Milyen változásmenedzsment modellek léteznek?

Számos változáskezelési modell létezik. Lássunk most ezek közül hármat, melyet a világ sikeres vállalatai használnak.

1. Kotter változásmenedzsment elmélete

Ez a változásmenedzsment módszer az egyik legnépszerűbb és legelfogadottabb a világon. 

Nyolc szakaszból áll, amelyek mindegyike egy-egy kulcsfontosságú elvre összpontosít:

• •  A változás halaszthatatlanságának érzékeltetése – Első lépésben fel kell ismerni, hogy változásra van szükség.
  • A változást irányító csapat létrehozása – Ezután jöhet egy erős, irányító csapat felállítása, melynek tagjai rendelkeznek a megfelelő tudással, tapasztalattal, kompetenciával és képesek kidolgozni a jövőképet.
  • Jövőkép és stratégia kidolgozása – A hatékony jövőkép hat fontos jellemzője:
    • elképzelhető
    • kívánatos
    • megvalósítható
    • fókuszált 
    • rugalmas
    • kommunikálható
  • A változtatás jövőképének kommunikálása –  A munkatársak megismertetése a jövőképpel és annak támogatása, hogy azonosulni tudjanak vele. 
  • Az alkalmazottak hatalommal való felruházása – A döntési jogkörök kialakítása.
  • Gyors győzelmek kivívása –  A már elért eredmények alapján tájékoztatás és jutalmazás.

•  Az eredmények megszilárdítása és további változások elérése.

•  Az új megoldások meggyökereztetése a kultúrában – A napi munkafolyamatok változtatási javaslatai a jövőképnek megfelelően.

2. ADKAR modell

A változások sikere és kudarca több tényezőn múlik. Az ADKAR modell az angol kezdőbetűk segítségével az emberi sikerfaktorokat határozza meg a változásmenedzsment során.

• Awareness of the need for change – A változás szükségességének tudatosítása.
• Desire to participate in the change – A vágy a változásban való részvételre.
• Knowledge of how to change – Annak ismerete, hogy hogyan kell változni.
• Ability to implement required skills and behaviours – A szükséges képességek és magatartásformák megléte.
• Reinforcement to sustain the change – Megerősítés a változás fenntartására.

3. Lewin változásmenedzsment modellje

Lewin modellje szintén nagyon népszerű és rendkívül hatékony. Lehetővé teszi a vállalatok számára a szervezeti és strukturális változások megértését. 

A modell három fő szakaszból áll:

1. Felengedés (unfreezing) –  A változási folyamat első szakasza, a változás előkészítése. Itt a munkáltatóknak fel kell készülniük a változásra, és el kell magyarázniuk az alkalmazottaiknak, hogy miért van szükség az átalakulásra. Mivel a legtöbb ember ellenáll a változásnak, ez a lépés segít megtörni a jelenlegi állapotot.
2. Változtatás (change/movement/transition) – Ebben a szakaszban zajlik a változás folyamata és az új status quo megteremtése. A jó vezetés és a hatékony munkavállalói kommunikáció döntő fontosságú ebben a lépésben. Továbbá szükség lehet a támogatásra, mentorálásra.
3. Megszilárdítás (refreezing) – A harmadik szakasz annak biztosítása, hogy a változás tartós maradjon. Ezen a ponton az alkalmazottak kezdenek visszatérni a megszokott rutinjukhoz. Ez az utolsó lépés megköveteli, hogy a vezetők gondoskodjanak arról, hogy a változásokat a változásmenedzsment céljainak elérése után is elfogadják és használják.

Milyen tényezők akadályozhatják a sikeres változásmenedzsmentet?

• • Gyenge vezetés és az együttműködés hiánya – A vezetésnek nagy hatása van a munkavállalók elkötelezettségére. Amennyiben nincsenek meggyőződve a változás előnyeiről, akkor nehéz lesz végrehajtani azokat. A rossz vezetés és a vezetők közötti kooperáció hiánya az egyik fő oka a szervezeti változások sikertelenségének. Ugyanakkor az együttműködő vezetők tudják, hogyan kell inspirálni a munkatársaikat, és miként lehet elfogadtatni a változást.

     

  • Nem világos, strukturálatlan probléma – A változásmenedzsment akkor tud hatékony lenni, ha  jól körülhatárolható problémával kell szembenézni. A zavaros, átláthatatlan helyzetek kezelése  sok esetben kudarcra ítéli a folyamatot.

     

  • Az agilitás hiánya és a lassú jóváhagyási folyamat – A nem agilis szervezetek nehezen tudják végrehajtani a változásokat. A lassú jóváhagyási folyamatok késedelmet okozhatnak a célok elérésében. Fontos, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon és hogy a folyamat zökkenőmentesen és időben megszülethessen.
  • Félelem és konfliktusok – A szervezeteken belüli változások bizonytalanságot és félelmet szülnek. Ez arra késztetheti a munkavállalókat, hogy frusztrációjukat egymáson töltsék ki. Ebben az esetben a vezetők felelőssége a nehézségek leküzdése és a konfliktusok megoldása.

• A változással szembeni ellenállás és az elkötelezettség hiánya – Sokszor a munkatársak ellenállnak a változásnak, és nem akarnak együttműködni vagy elkötelezni magukat az új gyakorlatok mellett. A vezetőknek képesnek kell lenniük arra, hogy pszichológiai szinten kezeljék az ellenállást, és proaktívan megszüntessék a változást korlátozó viselkedési akadályokat.

• Nem megfelelő kommunikáció  – A kommunikáció hiánya vagy a nem hatékony kommunikáció okozza gyakran a változáskezelési projektek kudarcát, ezért nagyon fontos energiát fektetni a megfelelő belső kommunikációs stratégiára.

Mire figyeljünk oda a belső kommunikáció során?

• Magyarázzuk el a munkatársaknak a bevezetésre kerülő változásokat, valamint a szervezeti változás tervének különböző lépéseit.
• Mondjuk el nekik, hogy miért szükségesek a konkrét átalakítások és milyen hatással lesz ez a munkájukra.
• Világosan vázoljuk fel a kitűzött célokat, és segítsünk annak felismerésében, hogy a munkatársak munkája milyen módon lesz hatással a csapatra és az eredmények elérésére.
• Bátorítsuk beosztottjainkat, hogy tegyék fel a felmerülő kérdéseket, és ami a legfontosabb, győződjünk meg arról, hogy minden dilemmájukra választ adjunk.  Ez építi a kapcsolatot és a bizalmat. 

A sikeres a változáskezelés 5 lépése

1. lépés: A szervezet felkészítése a változásra

Ahhoz, hogy egy vállalat sikeresen végrehajthassa a szükséges változásokat, mind logisztikai, mind szervezeti kultúra szempontjából fel kell készülnie. A vezetőknek arra kell fókuszálniuk, hogy segítsenek az alkalmazottaknak felismerni és megérteni, hogy miért van szükség a változásra. Továbbá felhívni a figyelmet a kihívásokra, problémákra, melyek felmerülhetnek és esetleg elégedetlenséget teremthetnek. Ez egyben egy lépés a bizalom elnyeréséhez is, mely csökkenti a súrlódásokat és ellenállást.

1. lépés: A vízió megalkotása, a terv készítése

Ha a szervezet készen áll a változásra, a következő lépcsőfok, amikor a vezetők kidolgozzák az alapos és reális megoldási javaslatot a változás megvalósítására. 

A tervnek az alábbiakat kell tartalmaznia:

• Stratégiai célok: Milyen célok eléréséhez segíti a szervezetet ez a változás?
• Kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-ok): Hogyan fogjuk mérni a sikert? Mik a mérőszámok? Mi a kiindulóhelyzet?
• A projekt érintettjei és a csapat: Ki lesz a felelős a végrehajtásért? Kinek kell jóváhagynia az egyes szakaszok eredményeit? 
• A projekt hatóköre: Milyen lépéseket és intézkedéseket tartalmaz majd a projekt? Mi nem tartozik a projekt hatókörébe?

A tervnek figyelembe kell vennie minden olyan ismeretlen tényezőt vagy akadályt is, amely a végrehajtási folyamat során felmerülhet, és amelynek leküzdése rugalmasságot igényel.

3. A változások végrehajtása

Miután elkészült a terv, jöhet az egyes lépések megvalósítása. Legyen szó akár a vállalat struktúrájának, stratégiájának, rendszereinek, folyamatainak, a munkavállalók viselkedésének megváltoztatásáról.

A végrehajtási folyamat során a vezetőknek arra kell összpontosítaniuk, hogy felhatalmazzák alkalmazottaikat a kezdeményezés céljainak eléréséhez szükséges lépések megtételére. Mindent meg kell tenniük annak érdekében is, hogy előre lássák az akadályokat, és amint azonosítják őket, megelőzzék, megszüntessék vagy enyhítsék azokat. 

A szervezet jövőképének folyamatos kommunikációja kritikus fontosságú a végrehajtási folyamat során, hogy a csapattagok emlékezzenek arra, hogy miért történik a változás.

4. A változások beágyazása a vállalati kultúrába és gyakorlatba

A változások végrehajtását követően fontos, hogy ne állhassanak vissza az eredeti állapotok. Ez különösen fontos a munkafolyamatokkal, kultúrával és stratégiával kapcsolatos szervezeti változások esetében. Megfelelő terv nélkül az alkalmazottak visszatérhetnek a régi rutinokhoz, különösen az átmeneti időszakban.

A változásoknak a vállalati kultúrába és gyakorlatba való beágyazásával nehezebbé válik a visszaesés. Az  ellenőrzések és a jutalmazási rendszereket olyan eszközök, amik segítik ezt a folyamatot.

5. Az eredmények elemzése

Az, hogy egy változás-kezdeményezés befejeződött, még nem jelenti, hogy sikeres is volt. Az elemzés és felülvizsgálat segít, hogy pontosan lássuk az eredményeket. Emellett értékes meglátásokat és tanulságokat is nyújthat, amelyek a jövőbeli változásmenedzsment kapcsán jól használhatók.

Végezetül: a változásmenedzsment legfontosabb eredményei

A hatékony változáskezelésnek számos kedvező hatása van a szervezetre:

• Egyszerűbbé és gyorsabbá válik a változások elfogadtatása és a javaslatok látható eredményeket hoznak.
• Csökken az ellenállás és a bizonytalanság projekten, szervezeten belül. 
• Nő a motiváció és elégedettség.
• Csökken a bizonytalanság.
• Csökken a fluktuáció, könnyebbé válik a tapasztalt, képzett kollégák megtartása.
• Növekszik az alulról jövő kezdeményezések száma, így a munkatársak, csapattagok sokkal  elégedettebbek, elkötelezettebbek és motiváltak lesznek.

Miben tudunk mi segíteni?

A vezetők számtalan kihívással néznek szembe, amelyek sorsdöntőek a szervezetek működése szempontjából. Létfontosságú, hogy döntéseiket mindig felkészülten és a szükséges tudás birtokában hozzák meg. Sajátítson el nemzetközi szinten is alkalmazott módszereket és eszköztárakat illetve szerezzen minősítéseket tradicionális vagy agilis képzéseink segítségével!