Szervezeti projektmenedzsment fejlesztése

Gyakran előfordul, hogy bár a projektek kiemelt szerepet töltenek be a szervezet életében, azokat mégsem sikerül a megfelelő eredményekkel megvalósítani. Nem egyértelmű kérdés ilyen esetben, hogy milyen akciók indításával lehet a projektek hatékonyságát növelni.

Tapasztalataink szerint az ilyen esetekben az alábbi négy dimenzió vizsgálata, majd esetleges fejlesztése lehet indokolt:

  • projektekben közreműködők tudása és készségei,
  • a szervezeti kultúra és a különböző egységek kapcsolatai,
  • a projekt-, program- és portfólió menedzsment folyamatok,
  • valamint az informatikai támogatás.
Projektmenedzsment képesség

Miben tudunk segíteni?

Amennyiben szervezete projektjeinek eredményességét szeretné javítani, az alábbi területeken gyakorlatias, működő megoldásokat tudunk kialakítani:

  • Projektmenedzsment folyamatok (hagyományos, agilis és hibrid megoldások), project governance fejlesztése
  • Projekt-portfólió menedzsment folyamatok, work-flow és támogató informatikai megoldás szállítása
  • Projektek kiválasztási, priorizálási és kategorizálási szempontrendszerének kialakítása
  • Különböző területek együttműködésének fejlesztése a projektek sikere érdekében
  • Projekt-, program- és portfólióirodák, PMO-k fejlesztése
  • Projekt kontrolling folyamatok és KPI-ok meghatározása
  • Felelősségek, hatáskörök és feladatok tisztázása
  • Programok, projektek támogatása, igény esetén vezetése

Segítségre van szüksége?

Vegye fel velünk a kapcsolatot díjmentes konzultáció céljából!

Fejlesztés alapelemei

  • Szervezeti projektmenedzsment tudás, készségek
    A projektek hatékony, sikeres végrehajtása nem érhető el úgy, hogy a fő érintettek (projekttagok, projektvezetők, megbízók, beszállítók) nem ugyanazt a nyelvezetet beszélik. Mindezek mellett a projektvezetők módszertani ismeretei és készségei is nagy mértékben befolyásolhatják az eredményeket. Ezek megerősítésére megfelelő megoldások lehetnek testre szabott képzések, projekt coachingok, vagy közös műhelymunkák, workshopok.
  • Projekt-, program- és portfólió menedzsment folyamatok
    Hiába van az érintetteknek magas ismerete, nagy tapasztalata, ha a projektmenedzsmentet érintő folyamatok nincsenek megfelelő módon szabályozva, nagyobb a hibázás lehetősége. Ennek elkerülése érdekében rövid, felhasználóbarát folyamatok kialakítása, standardizálása a felelősségi- és hatáskörök tisztázásával célszerű.
  • Szervezeti kultúra és szervezeti egységek kapcsolódásai
    Egy ilyen jellegű változás, fejlesztés nem valósulhat meg felsővezetői támogatás nélkül. Érdemes megvizsgálni, hogy projekt-, vagy programirodák kialakítása támogatja-e a szervezeti célokat, illetve azokat milyen módon célszerű a szervezeti struktúrába beépíteni. Fontos tényező továbbá a projektmenedzserek karrierútja is, a fluktuáció és a szervezeti tudásvagyon vesztésének elkerülése, csökkentése érdekében ezek kialakításában, fejlesztésében is állunk rendelkezésre.
  • Informatikai támogatás
    Manapság több jó megoldás is rendelkezésre áll a szervezeti portfóliók, projektek támogatására. Ezek között elérhetőek felhő alapú, vagy saját környezetben működtethető rendszerek is. Bármely megoldás is kerüljön kiválasztásra, fontos, hogy e rendszerek csak akkor lesznek képesek megfelelően támogatni a szervezeti projekteket, ha azok folyamatai, a kapcsolódó szerepkörök felelősség- és hatáskörei előzetesen definiálásra kerültek. Vegyük figyelembe, hogy nem mi vagyunk az informatikai rendszerért, hanem az van értünk!

Akik minket választottak

Tudta?

Tudatos projektmenedzsment fejlesztéssel a projektek eredményességi mutatója kimutatható mértékben növelhető!

Projektirodák, PMO-k szerepe

A fenti elemek fejlesztésében, kialakításában központi szerepet tölthetnek be a projektirodák, PMO-k mint szervezeti egységek.

Természetesen nem minden esetben szükséges projektirodák kialakítása, ez nagyban függ a:

  • projektek számától,
  • a projektek szervezetben betöltött fontosságától
  • és a szervezeti kultúrától is.

Az olyan esetekben azonban ahol éves szinten viszonylag nagyobb számú és magas prioritású projekt valósul meg, a projektirodák szerepe fontos lehet. Ezek a projektirodák elláthatják többek között:

  • a szervezeti projekt-portfóliók menedzsmentét,
  • az igények, projektötletek megfelelő előkészítését,
  • valamint programok stratégiai felügyeletét is.

A projektirodák működési fókusza a projektvezetők támogatásától, a projekt-, program- és portfólió menedzsment folyamatok szabályozásán át egészen a projektvezetők alkalmazásáig is terjedhet.

Project governance – a fejlődés kulcsa

Hogyan fejlesszük tehát a szervezeti projektmenedzsment érettséget, teljesítményt?

Erre jó irány lehet a project governance fejlesztése, mely a projektek menedzsmentje, azok működtetése szempontjából fontos elemeket tartalmazza. Véleményünk szerint egy jól összerakott governance az alábbi elemekre fókuszál, melyek kialakítása természetesen más érintett területek bevonását is igényli:

  • Stratégia
    Valós, hosszútávú fejlődés csak akkor érhető el, ha tudjuk, hogy mi a cél. Sikerkritériumok, célok, és a projektmenedzsment vállalati stratégiával való összehangolása nélkül bizonytalanná válhat egy fejlesztés. A projektmenedzsment sosem cél, az egy lehetséges eszköz a célok elérésére.
  • Teljesítmény
    Érintettekkel szembeni elvárások, metrikák, objektív teljesítményértékelési mutatók és rendszerek nagy mértékben növelik a motivációt, transzparenssé teszik a működést, amikhez egy motiváló, átlátható és tervezhető karrierút is illeszthető. A karrierút segítségével a fluktuáció csökkenthető.
  • Működtetés
    Az ad-hoc projektmenedzsment a legritkább esetben vezet eredményre. Bármilyen jó képességű emberekkel, csapatokkal is dolgozunk, jellemzően szükséges valamilyen egységes munkarend kialakítása. A folyamatok, felelősségek, hatáskörök, támogató eszközök, valamint a preferált kommunikációs csatornák rögzítése segíti a menedzsmentet a projektek áttekintésében, segít előrejelezni problémákat, segít azonosítani a problémás projekteket és egységes, összehangolt, összemérhető működést biztosít.
PMO
  • Tehetség és kultúra
    A szervezet alapértékei, normarendszere, kultúrája mérhető módon befolyásolja a teljesítményt. A bevonás mértéke, a vezetői stílusrendszer megfelelő kiválasztása növeli az elköteleződést a projektek iránt. Senki sem születik vezetőnek, ez egy fejleszthető terület, illetve a mai erőforrás korlátok miatt nagy hangsúlyt szükséges fordítani a tehetségek, a jövő meghatározó szereplőinek fejlesztésére és motiválására is.
  • Struktúra
    Amennyiben tudjuk hogy mit és hogyan szeretnénk elérni, ezt célszerű egy megfelelő felépítéssel, szervezeti struktúrával is támogatni. Mindenki hallott már steering committee-król, felügyelőbizottságokról, change control board-okról, ám az ő működésük, struktúrájuk is definiálandó. Célszerű meghatározni többek között hogy virtuális, ideiglenes, vagy állandó szervek legyenek ezek, mit, milyen fórumokon keresztül adnak, vagy várnak el ezek a szerepek a projektek számára, hogyan jussanak információkhoz, illetve milyen támogató területek, hogyan segíthetik a projektek hatékony szállítását.
  • Fejlődés, fejlesztés
    Minden rendszer fejleszthető, javítható. Tapasztalataink szerint nincs olyan pont, amikor a szervezet hátradőlhet, hogy készen vagyunk, minden tökéletes. Folyamatos javítással, finomhangolással az eredményesség folyamatosan növelhető, mely önálló működtetésével a szervezet önjáró, tanuló szervezetté fejlődhet.
  • Megfelelés, betartatás
    A folyamatokat, elvárt működést be is kell tartatni. Bár ez nagy mértékben a projektekben dolgozón múlik, ez több eszközzel is támogatható. Auditok segítségével biztosítható, hogy az érintettek betartják a folyamatokat és a dokumentációs rendet, illetve ez a következő, folyamatos fejlődés pont számára is inputot adhat.

Hogyan dolgozunk?

Munkánk során értéket, nem dokumentumokat, fióktanulmányokat szállítunk. A kezdeti egyeztetéseket követően az alábbi elemekből építkezünk:

  • Helyzetfeltárás, szervezet megismerése, korlátok, akadályok azonosítása
  • Mérhető sikerkritériumok meghatározása, melyet a munka végét követően és annak során mérünk
  • Megbízó oldali szereplők bevonása, folyamatos együttműködés, workshopok, interjúk
  • Rendszeres visszajelzések, eredmények folyamatos, közös értékelése
  • Csak olyan feladatot vállalunk, mely sikerében hiszünk
  • Folyamatos változásmenedzsment fókusz az eredmények rögzítése érdekében
  • Tapasztalataink, működő, jó gyakorlatok beépítése
  • Egyszerűség, nem túlbonyolított megoldások

Vegye fel velünk a kapcsolatot!