Szervezeti projektmenedzsment fejlesztése
Gyakran előfordul, hogy bár a projektek kiemelt szerepet töltenek be a szervezet életében, azokat mégsem sikerül a megfelelő eredményekkel megvalósítani. Nem egyértelmű kérdés ilyen esetben, hogy milyen akciók indításával lehet a projektek hatékonyságát növelni.
Tapasztalataink szerint az ilyen esetekben az alábbi négy dimenzió vizsgálata, majd esetleges fejlesztése lehet indokolt:
- projektekben közreműködők tudása és készségei,
- a szervezeti kultúra és a különböző egységek kapcsolatai,
- a projekt-, program- és portfóliómenedzsment folyamatok,
- valamint az informatikai támogatás.
Miben tudunk segíteni?
Amennyiben szervezete projektjeinek eredményességét szeretné javítani, az alábbi területeken gyakorlatias, működő megoldásokat tudunk kialakítani:
- Projektmenedzsment folyamatok (hagyományos, agilis és hibrid megoldások), project governance fejlesztése
- Projektportfólió-menedzsment folyamatok, work-flow és támogató informatikai megoldás szállítása
- Projektek kiválasztási, priorizálási és kategorizálási szempontrendszerének kialakítása
- Különböző területek együttműködésének fejlesztése a projektek sikere érdekében
- Projekt-, program- és portfólióirodák, PMO-k fejlesztése
- Projektkontrolling folyamatok és KPI-ok meghatározása
- Felelősségek, hatáskörök és feladatok tisztázása
- Programok, projektek támogatása, igény esetén vezetése
Fejlesztés alapelemei
-
Szervezeti projektmenedzsment tudás, készségek
A projektek hatékony, sikeres végrehajtása nem érhető el úgy, hogy a fő érintettek (projekttagok, projektvezetők, megbízók, beszállítók) nem ugyanazt a nyelvezetet beszélik. Mindezek mellett a projektvezetők módszertani ismeretei és készségei is nagy mértékben befolyásolhatják az eredményeket. Ezek megerősítésére megfelelő megoldások lehetnek testre szabott képzések, projekt coachingok, vagy közös műhelymunkák, workshopok -
Projekt-, program- és portfóliómenedzsment folyamatok
Hiába van az érintetteknek magas ismerete, nagy tapasztalata, ha a projektmenedzsmentet érintő folyamatok nincsenek megfelelő módon szabályozva, nagyobb a hibázás lehetősége. Ennek elkerülése érdekében rövid, felhasználóbarát folyamatok kialakítása, standardizálása a felelősségi- és hatáskörök tisztázásával célszerű. -
Szervezeti kultúra és szervezeti egységek kapcsolódásai
Egy ilyen jellegű változás, fejlesztés nem valósulhat meg felsővezetői támogatás nélkül. Érdemes megvizsgálni, hogy projekt-, vagy programirodák kialakítása támogatja-e a szervezeti célokat, illetve azokat milyen módon célszerű a szervezeti struktúrába beépíteni. Fontos tényező továbbá a projektmenedzserek karrierútja is, a fluktuáció csökkentése és a szervezeti tudásvagyon vesztésének elkerülése. Ezek kialakításában, fejlesztésében is állunk rendelkezésre. -
Informatikai támogatás
Manapság több jó megoldás is rendelkezésre áll a szervezeti portfóliók, projektek támogatására. Ezek között elérhetőek felhő alapú, vagy saját környezetben működtethető rendszerek is. Bármely megoldás is kerüljön kiválasztásra, fontos, hogy e rendszerek csak akkor lesznek képesek megfelelően támogatni a szervezeti projekteket, ha azok folyamatai, a kapcsolódó szerepkörök felelősség- és hatáskörei előzetesen definiálásra kerültek. Vegyük figyelembe, hogy nem mi vagyunk az informatikai rendszerért, hanem az van értünk!
Tudatos projektmenedzsment fejlesztéssel a projektek eredményességi mutatója kimutatható mértékben növelhető!
Projektirodák, PMO-k szerepe
A fenti elemek fejlesztésében, kialakításában központi szerepet tölthetnek be a projektirodák, PMO-k, mint szervezeti egységek.
Természetesen nem minden esetben szükséges projektirodák kialakítása, ez nagyban függ a:
- projektek számától,
- a projektek szervezetben betöltött fontosságától
- és a szervezeti kultúrától is.
Az olyan esetekben azonban ahol éves szinten viszonylag nagyobb számú és magas prioritású projekt valósul meg, a projektirodák szerepe fontos lehet. Ezek a projektirodák elláthatják többek között:
- a szervezeti projektportfóliók menedzsmentjét,
- az igények, projektötletek megfelelő előkészítését,
- valamint programok stratégiai felügyeletét is.
A projektirodák működési fókusza a projektvezetők támogatásától, a projekt-, program- és portfóliómenedzsment folyamatok szabályozásán át egészen a projektvezetők alkalmazásáig is terjedhet.
Project governance – a fejlődés kulcsa
Hogyan fejlesszük tehát a szervezeti projektmenedzsment érettséget, teljesítményt?
Erre jó irány lehet a project governance fejlesztése, mely a projektek menedzsmentje, azok működtetése szempontjából fontos elemeket tartalmazza. Véleményünk szerint egy jól összerakott governance az alábbi elemekre fókuszál, melyek kialakítása természetesen más érintett területek bevonását is igényli:
- Stratégia Valós, hosszútávú fejlődés csak akkor érhető el, ha tudjuk, hogy mi a cél. Sikerkritériumok, célok, és a projektmenedzsment vállalati stratégiával való összehangolása nélkül bizonytalanná válhat egy fejlesztés. A projektmenedzsment sosem cél, az egy lehetséges eszköz a célok elérésére.
- Teljesítmény Érintettekkel szembeni elvárások, metrikák, objektív teljesítményértékelési mutatók és rendszerek nagy mértékben növelik a motivációt, transzparenssé teszik a működést, amikhez egy motiváló, átlátható és tervezhető karrierút is illeszthető. A karrierút segítségével a fluktuáció csökkenthető.
- Működtetés Az ad-hoc projektmenedzsment a legritkább esetben vezet eredményre. Bármilyen jó képességű emberekkel, csapatokkal is dolgozunk, jellemzően szükséges valamilyen egységes munkarend kialakítása. A folyamatok, felelősségek, hatáskörök, támogató eszközök, valamint a preferált kommunikációs csatornák rögzítése segíti a menedzsmentet a projektek áttekintésében, segít előrejelezni problémákat, segít azonosítani a problémás projekteket és egységes, összehangolt, összemérhető működést biztosít.
- Képesség és kultúra A szervezet alapértékei, normarendszere, kultúrája mérhető módon befolyásolja a teljesítményt. A bevonás mértéke, a vezetői stílusrendszer megfelelő kiválasztása növeli az elköteleződést a projektek iránt. Senki sem születik vezetőnek, ez egy fejleszthető terület, illetve a mai erőforrás korlátok miatt nagy hangsúlyt szükséges fordítani a tehetségek, a jövő meghatározó szereplőinek fejlesztésére és motiválására is.
- Struktúra Amennyiben tudjuk hogy mit és hogyan szeretnénk elérni, ezt célszerű egy megfelelő felépítéssel, szervezeti struktúrával is támogatni. Mindenki hallott már steering committee-król, felügyelőbizottságokról, change control board-okról, ám az ő működésük, struktúrájuk is definiálandó. Célszerű meghatározni többek között hogy virtuális, ideiglenes, vagy állandó szervek legyenek ezek, mit, milyen fórumokon keresztül adnak, vagy várnak el ezek a szerepek a projektek számára, hogyan jussanak információkhoz, illetve milyen támogató területek, hogyan segíthetik a projektek hatékony szállítását.
- Fejlődés, fejlesztés Minden rendszer fejleszthető, javítható. Tapasztalataink szerint nincs olyan pont, amikor a szervezet hátradőlhet, hogy készen vagyunk, minden tökéletes. Folyamatos javítással, finomhangolással az eredményesség folyamatosan növelhető, mely önálló működtetésével a szervezet önjáró, tanuló szervezetté fejlődhet.
- Megfelelés, betartatás A folyamatokat, elvárt működést be is kell tartatni. Bár ez nagy mértékben a projektekben dolgozón múlik, ez több eszközzel is támogatható. Auditok segítségével biztosítható, hogy az érintettek betartják a folyamatokat és a dokumentációs rendet, illetve ez a következő, folyamatos fejlődés pont számára is inputot adhat.
Hogyan dolgozunk?
Munkánk során értéket, nem dokumentumokat, fióktanulmányokat szállítunk. A kezdeti egyeztetéseket követően az alábbi elemekből építkezünk:
- Helyzetfeltárás, szervezet megismerése, korlátok, akadályok azonosítása
- Mérhető sikerkritériumok meghatározása, melyet a munka végét követően és annak során mérünk
- Megbízó oldali szereplők bevonása, folyamatos együttműködés, workshopok, interjúk
- Rendszeres visszajelzések, eredmények folyamatos, közös értékelése
- Csak olyan feladatot vállalunk, mely sikerében hiszünk
- Folyamatos változásmenedzsment fókusz az eredmények rögzítése érdekében
- Tapasztalataink, működő, jó gyakorlatok beépítése
- Egyszerűség, nem túlbonyolított megoldások
Designabc