Folyamatfejlesztés és automatizálás

A szervezeti folyamatok alapvetően határozzák meg, támogatják, vagy akár gátolják a szervezeti teljesítményt. Sok esetben találkozunk olyan helyzettel amikor a nem megfelelően alakított folyamatok az alábbi tüneteket okozzák:

  • nem egyértelmű feladat-, felelősség- és hatáskörök, nem tudják a résztvevők, hogy kinek mi a feladata, ami gyakran egymásra mutogatást eredményez
  • túlzott, vagy éppenséggel nem elégséges adminisztráció, mely a szervezetben dolgozók túlzott adminisztratív leterheltségéhez, vagy ad-hoc működéshez vezethet
  • túl sok manuális, adminisztratív folyamatlépés, aminek köszönhetően az érintett terület elveszíti az igazi értékteremtő képességét
  • üzleti területek, szervezeti egységek nem megfelelő együttműködése, melynek köszönhetően ezek veszítenek hatékonyságukból
  • nem jól szervezett döntési mechanizmusok, meetingek és kommunikáció, mely eredményeképp a folyamatok lassulnak és a szervezet veszít sebességéből, hatékonyságából.
folyamatautomatizálás

Optimalizálás vagy automatizálás?

A cél minden esetben a hatékonyság növelése, azaz kerülni kell az öncélú folyamatátalakításokat. Tapasztalataink szerint sok helyen már az is gyors eredményeket jelenthet, ha a folyamatokat megfelelően szervezzük és tisztázzuk a hatásköröket. Abban az esetben ha ez már megvalósult, lehet folyamatautomatizáláson gondolkodni, mely manapság a divatos RPA (Robotic Process Automation) nevet kapta.

A folyamatoptimalizálás az alábbi esetekben lehet előnyös:

  • szervezeti átalakulás esetén (pl. agilis transzformáció, új szervezeti egység létrejötte, vagy annak felépítésének változása)
  • nem hatékony működés esetén, illetve ezek tüneteinek érzékelésekor (nem megfelelő együttműködés, tisztázatlan feladat- és felelősségi körök, túl sok várakozási idő, értéket nem teremtő folyamatok túlsúlyba kerülése, lassú döntési mechanizmusok)
  • új informatikai eszköz bevezetése előtt (pl. projekt- és projekt-portfólió menedzsment eszköz, vállalat- vagy gyártásirányítást támogató megoldás stb.), hiszen sok esetben ilyenkor nem a meglévő folyamatokat érdemes leképezni, hanem egy hatékonyabb work-flowra érdemes informatikai megoldást alakítani.

A folyamatautomatizálás lehetőségét ezzel szemben már optimalizált folyamatokra az alábbi esetekben célszerű mérlegelni:

  • az adminisztratív teendők szükséges szintje definiálásra került, azonban ez még így is túlzott időt, energiát igényel
  • bizonyos monoton, de kötelező teendők elviszik a fókuszt és a kapacitás nagy részét
  • nincs elegendő kapacitás a feladatok elvégzésére pl. munkaerőhiány miatt.

Természetesen a fentiek nem jelentik azt, hogy minden folyamat automatizálható, de alább tapasztalataink alapján felsorolunk pár példát ahol ezek sikerrel alkalmazhatók.

Fontosnak tarjuk hangsúlyozni, hogy a folyamatautomatizálási igények mögé megfelelő szervezeti célok kialakítása szükséges. Tapasztalataink szerint manapság nem a leépítések, hanem a munkaerőhiánnyal járó problémák, nehézségek csökkentése hosszú távon megfelelőbb stratégiát jelenthetnek, átképzésekkel, a munkakörök optimalizálásával a hatékonyság nagy mértékben javítható. Egy RPA projekt esetében kritikus figyelmet igényel a folyamatban dolgozók kezelése és a kommunikáció is, a félelmek, feltételezések csökkentése növeli a projektek sikerét, a munkatársak aktív bevonásával jobb eredmények érhetőek el.

Akik minket választottak

Mivel tudjuk ezt támogatni?

Felmérés, optimalizálás és work-flow kialakítás

Tartalom:

• Folyamatok feltérképezése, szabályozása
• Folyamatok optimalizálása
• Együttműködés, feladat-, felelősség- és hatáskörök tisztázása
• Értékáramok mérése, hatékonyság mérés
• Governance fejlesztés és kialakítás, rendszeres auditok
• Kapcsolódó szervezetfejlesztés a mérhető célok elérése érdekében

Automatizálható folyamatok feltérképezése, megtérülés kalkuláció és RPA megoldások bevezetése 

Tartalom:

• Automatizálható elemek feltérképezése
• Automatizációt megelőző felmérés, megvalósíthatósági vizsgálat
• Folyamatautomatizáló megoldás implementálása
• Standardizált folyamat bemenetek definiálása
• Automatizálási projektek vezetése
• Kapcsolódó oktatások

Milyen folyamatok automatizálhatók sikerrel?

Tapasztalataink szerint az alábbi folyamatjellemzők esetén célszerű az automatizálást támogatni:

  • Manuális és ismétlődő folyamatok,
  • Standardizált, beolvasható bemenetek esetén (pl. Excel, word, e-mail, ppt, xml, beolvasható pdf stb.)
  • Egyértelmű szabályok mentén megvalósuló folyamatok esetén
  • Nagy mennyiségű adat feldolgozása, kezelése esetén
  • Amennyiben a folyamatok automatizálásával minimum 2-3 FTE munkamennyiség megtakarítható
  • Kevés eltéréssel, vagy alternatív “útvonallal” rendelkező folyamatok
  • Megfelelő érettséggel rendelkező stabil, közeljövőben nem változó folyamatok, rendszerek esetén.

Folyamatautomatizálás példák

Területek, ahol leggyakrabban felmerülnek folyamatautomatizálási igények amikre sikerrel lehet megoldást bevezetni:

  • HR terület – tipikusan automatizálható, monoton, adminisztratív folyamatok a bérszámfejtéshez kapcsolódó HR feladatok, cafeteria, ki- és beléptetési folyamatok, melyek bár fontosak, gyakran elviszik a kapacitás egy részét és a HR e korlátok miatt nem tud megfelelő hatékonysággal stratégiai partnere lenni az alaptevékenységet végrehajtó szervezeti egységeknek.
  • Képzésmenedzsment – nagy mennyiségű képzés esetén a képzésszervezés, csoportképzés, vizsgáztatás, tanúsítványok fenntartása, oklevelek, jelenléti ívek generálása sok adminisztratív teendőt igényel melyek automatizálásával komoly munkamennyiség takarítható meg.
  • Logisztika – Raktározás, készletnyilvántartás, anyagáramlás nyomon követése, mellyel általában több munkavállaló teljes rendelkezésre állását tudjuk megspórolni.
  • Beszerzés – Nagyvállalati probléma a beszerzési folyamatok lassú átfutási ideje, sok esetben tapasztaljuk hogy a projektek, megrendelt szolgáltatások teljesítése sok esetben a nehézkes kiválasztási, adminisztrációs, megrendelési, szerződéskötési folyamatok miatt csúszik. Ezek átfutási ideje megfelelő megoldással akár felére csökkenthető.
Kérdése van, segíthetünk? Lépjen velünk kapcsolatba!
info@promanconsulting.hu
+36 30 663 2069