Folyamatfejlesztés és automatizálás

A szervezeti folyamatok alapvetően határozzák meg, támogatják, vagy akár gátolják a szervezeti teljesítményt. Sok esetben találkozunk olyan helyzettel amikor a nem megfelelően alakított folyamatok az alábbi tüneteket okozzák:

  • nem egyértelmű feladat-, felelősség- és hatáskörök, nem tudják a résztvevők, hogy kinek mi a feladata, ami gyakran egymásra mutogatást eredményez
  • túlzott, vagy éppenséggel nem elégséges adminisztráció, mely a szervezetben dolgozók túlzott adminisztratív leterheltségéhez, vagy ad-hoc működéshez vezethet
  • túl sok manuális, adminisztratív folyamatlépés, aminek köszönhetően az érintett terület elveszíti az igazi értékteremtő képességét
  • üzleti területek, szervezeti egységek nem megfelelő együttműködése, melynek köszönhetően ezek veszítenek hatékonyságukból
  • nem jól szervezett döntési mechanizmusok, meetingek és kommunikáció, mely eredményeképp a folyamatok lassulnak és a szervezet veszít sebességéből, hatékonyságából.
Folyamat optimalizálás

Optimalizálás vagy automatizálás?

A cél minden esetben a hatékonyság növelése, azaz kerülni kell az öncélú folyamatátalakításokat. Tapasztalataink szerint sok helyen már az is gyors eredményeket jelenthet, ha a folyamatokat megfelelően szervezzük és tisztázzuk a hatásköröket. Abban az esetben ha ez már megvalósult, lehet folyamatautomatizáláson gondolkodni, mely manapság a divatos RPA (Robotic Process Automation) nevet kapta.

A folyamatoptimalizálás az alábbi esetekben lehet előnyös:

  • szervezeti átalakulás esetén (pl. agilis transzformáció, új szervezeti egység létrejötte, vagy annak felépítésének változása)
  • nem hatékony működés esetén, illetve ezek tüneteinek érzékelésekor (nem megfelelő együttműködés, tisztázatlan feladat- és felelősségi körök, túl sok várakozási idő, értéket nem teremtő folyamatok túlsúlyba kerülése, lassú döntési mechanizmusok)
  • új informatikai eszköz bevezetése előtt (pl. projekt- és projekt-portfólió menedzsment eszköz, vállalat- vagy gyártásirányítást támogató megoldás stb.), hiszen sok esetben ilyenkor nem a meglévő folyamatokat érdemes leképezni, hanem egy hatékonyabb work-flowra érdemes informatikai megoldást alakítani.

A folyamatautomatizálás lehetőségét ezzel szemben már optimalizált folyamatokra az alábbi esetekben célszerű mérlegelni:

  • az adminisztratív teendők szükséges szintje definiálásra került, azonban ez még így is túlzott időt, energiát igényel
  • bizonyos monoton, de kötelező teendők elviszik a fókuszt és a kapacitás nagy részét
  • nincs elegendő kapacitás a feladatok elvégzésére pl. munkaerőhiány miatt.

Természetesen a fentiek nem jelentik azt, hogy minden folyamat automatizálható, de alább tapasztalataink alapján felsorolunk pár példát ahol ezek sikerrel alkalmazhatók.

Fontosnak tarjuk hangsúlyozni, hogy a folyamatautomatizálási igények mögé megfelelő szervezeti célok kialakítása szükséges. Tapasztalataink szerint manapság nem a leépítések, hanem a munkaerőhiánnyal járó problémák, nehézségek csökkentése hosszú távon megfelelőbb stratégiát jelenthetnek, átképzésekkel, a munkakörök optimalizálásával a hatékonyság nagy mértékben javítható. Egy RPA projekt esetében kritikus figyelmet igényel a folyamatban dolgozók kezelése és a kommunikáció is, a félelmek, feltételezések csökkentése növeli a projektek sikerét, a munkatársak aktív bevonásával jobb eredmények érhetőek el.

Akik minket választottak

Mivel tudjuk ezt támogatni?

Felmérés, bevezetés és oktatás
Felmérés, optimalizálás és work-flow kialakítás

Tartalom:

• Folyamatok feltérképezése, szabályozása
• Folyamatok optimalizálása
• Együttműködés, feladat-, felelősség- és hatáskörök tisztázása
• Értékáramok mérése, hatékonyság mérés
• Governance fejlesztés és kialakítás, rendszeres auditok
• Kapcsolódó szervezetfejlesztés a mérhető célok elérése érdekében

DPO
Automatizálható folyamatok feltérképezése, megtérülés kalkuláció és RPA megoldások bevezetése 

Tartalom:

• Automatizálható elemek feltérképezése
• Automatizációt megelőző felmérés, megvalósíthatósági vizsgálat
• Folyamatautomatizáló megoldás implementálása
• Standardizált folyamat bemenetek definiálása
• Automatizálási projektek vezetése
• Kapcsolódó oktatások – RPA fejlesztői és előkészítés

Milyen folyamatok automatizálhatók sikerrel?

Tapasztalataink szerint az alábbi folyamatjellemzők esetén célszerű az automatizálást támogatni:

  • Manuális és ismétlődő folyamatok,
  • Standardizált, beolvasható bemenetek esetén (pl. Excel, word, e-mail, ppt, xml, beolvasható pdf stb.)
  • Egyértelmű szabályok mentén megvalósuló folyamatok esetén
  • Nagy mennyiségű adat feldolgozása, kezelése esetén
  • Amennyiben a folyamatok automatizálásával minimum 2-3 FTE munkamennyiség megtakarítható
  • Kevés eltéréssel, vagy alternatív “útvonallal” rendelkező folyamatok
  • Megfelelő érettséggel rendelkező stabil, közeljövőben nem változó folyamatok, rendszerek esetén.

Eredmények

Megfelelő előkészítés és folyamatdefiníció esetén az RPA megoldásoknak köszönhetően már első évben megtérülés érhető el.

Szakértőink díjmentes konzultációval segítenek eldönteni, hogy mely folyamatlépések alkalmasak automatizálásra üzleti megtérülés mellett, illetve igény esetén képesek az optimalizációt, fejlesztést és bevezetést is megvalósítani a kezdeti megtérülés elemzést követően.

Az elmúlt években gyártó, kereskedő és szolgáltató szervezetek is sikerrel alkalmaztak ilyen jellegű megoldásokat, melynek köszönhetően kockázat nélkül, első évben megtérülést értek el.

Milyen eredmények érhetők el?

Egy folyamatlépés automatizálásával akár havi 60-120 óra adminisztratív munka felszabadítható, a munkatársak a napi kényelmetlen adminisztratív feladatok helyett a valós értékteremtésre fókuszálhatnak nagyobb elégedettség és kisebb fluktuáció mellett.

Munkamódszerünk, egy korábbi sikeres projektünk

A folyamatautomatizálás csak megfelelő előkészítés és optimalizált folyamatok mellett lehet sikeres. Annak érdekében, hogy a fölösleges munkát és az értékes Megrendelő oldali erőforrás felhasználást elkerüljük, egy iteratív megközelítést alkalmazunk.

Az alábbiakban egy korábbi sikeres RPA bevezetési projektünkön (nagykereskedelemmel foglalkozó vállalat esete) keresztül mutatjuk be munkamódszerünket.

RPA bevezetés

Az érintett vállalat esetén a napi szinten különböző formátumban és nagy mennyiségben beérkező megrendeléseket manuálisan rögzítette 3 munkatárs.

Becsült havi adminisztratív munka mennyisége 200 óra.

A vizsgálat alapján a rajzolt specifikáció alapú megrendelések automatikus rögzítése nagy munka lenne, így első, pilot projektként a pdf, xls és word formátumú legnagyobb számú megrendelésekre helyeztük a fókuszt közös döntés alapján.

Becsült megtérülési idő: 6 hónap, havi 120 óra munka kiváltás.

 

A folyamatok optimalizálása során több duplikációt, fölösleges lépést azonosítottunk, mellyel már az automatizálás előtt kb. havi 30 óra munkát megtakarítottunk. A folyamatlépésekhez a be- és kimeneti dokumentumok, adatok is meghatározásra kerültek.

A 3 iterációból álló fejlesztés eredményeképp a megrendelések napi szinten egy kattintásra beolvasásra kerültek több rendszerbe, beleértve az SAP-t is.

 

Az érintett munkatársak oktatása fél napban lezajlott, majd ezt követően havi támogatást, rendelkezésre állást biztosítunk. Kb 3 hét elteltével a munkatársak magabiztosan külső támogatás nélkül használják az eszközt, mely segítségével a korábban napi 10 óra munkát igénylő feladatok időszükséglete 3 órára rövidült. Az egyik munkatárs a felszabaduló ideje a megrendelőkkel való kapcsolattartásra került átcsoportosításra, melynek köszönhetően az ügyfélelégedettség 10%-al nőtt.

A fent leírt feladatok 20 szakértő nappal 2 hónap átfutási idő mellett valósultak meg.

Kérdése van, segíthetünk? Lépjen velünk kapcsolatba!
info@promanconsulting.hu
+36 30 663 2069