Mi az a projektháromszög?
A projektháromszög egy olyan modell a projektmenedzsmentben, amely megmutatja, hogy a terjedelem, az idő és a költségek közötti egyensúly hogyan befolyásolja a projekt minőségét.
Egy projekt sikeréhez a projektmendzsereknek mindhárom kötöttséget vagy korlátozó tényezőt felügyelniük kell.
A projektháromszög elemei
Ahhoz, hogy egy projekt során ellenőrizni tudjuk a projektháromszög összes komponensét, fontos, hogy jól ismerjük az elemeit és tisztában legyünk vele, hogy miként lehet a leghatékonyabban és legrugalmasabban kezelni őket.
1. Terjedelem (scope)
A terjedelem a projekt mérete a projekt eredményeinek minősége, részletessége és nagyságrendje szempontjából. Minél nagyobb a projekt mérete, annál több időre és pénzre lesz szükség a befejezéséhez.
A scope elemei az alábbiak lehetnek:
- a projekt komplexitása
- befejezett termék(ek)
- termék(ek) minősége
- részletezési szint
- jellemzők és összetettség stb.
2. Költség
A költség önmagában nem korlátozódik pusztán a pénzösszegekre, hanem minden olyan eszközt, erőforrást magában foglal, amely szükséges a projekt megvalósításához. Azaz a teljes költségvetést jelenti.
A költségek elemei közé tartozhatnak például a:
- költségvetés
- csapatméret
- létesítmények
- támogatások
- rezsiköltségek stb.
3. Idő
Idő alatt azt értjük, hogy mennyi időbe telik egy projekt során a feladatok elvégzése. Amennyiben a scope bővül, az növelheti az időkeretet. De ha például egy csapattagot költségvetési korlátok miatt eltávolítanak a teamből, a projekt befejezése szintén hosszabb időt vehet igénybe
A projektnek számos időtényezője lehet, például a:
- projekt teljes idővonala
- projektre fordított idő
- belső naptár
- tervezési idő
- projekt fázisai stb.
Amennyiben a költségvetés csökken vagy a scope nő, akkor megoldást kell arra találni, hogy hogyan lazíthatók az időkorlátok, például a határidők kitolásával, vagy plusz munkaórák hozzáadásával, esetleg az ütemezés kiigazításával.
+1: Minőség = idő + pénz + terjedelem
A minőség, a projektháromszög negyedik eleme, amely a középpontban található. A projektháromszög szépsége, hogy egyetlen változója sem változtatható meg anélkül, hogy az a háromszög másik két pontját ne érintené. A projektek során tehát mindhárom elemet egyensúlyba kell hozni annak érdekében, hogy a projektet a költségvetésen és a határidőn belül lehessen tartani, miközben a projekt scope előírásai is teljesülnek.
A terjedelem, az idő és a költségek kapcsolata
Tekintsük most át részletesebben, hogy hogy milyen hatással van a scope, az idő vagy a költségek változása a projektek menetére.
Hogyan befolyásolja a scope az időt és a költségeket?
A terjedelem egyenesen arányos az idővel és a költségekkel, azaz ugyanabba az irányba mozog, mint a másik két tényező. Mit jelent ez? Ha a terjedelem növekszik, az időnek és a költségeknek is növekednie kell ahhoz, hogy egy nagyobb projektet sikerre lehessen vinni.
Mi a helyzet az idővel és a költségekkel?
Az idő és a költségek fordítottan arányosak. Azaz, ha a költségeket csökkenteni kell, akkor a határidőket meg kell hosszabbítani. Ugyanez igaz fordítva is. Amennyiben nincs elegendő idő, akkor plusz költségek fognak jelentkezni, hogy a feladatokat rövidebb határidő alatt el lehessen végezni.
Ez a két összefüggés állandó, azaz nem lehetséges, hogy egyik komponens ne befolyásolja a másikat. Ezért is szokták a projektháromszöget hármas korlát modellnek (Triple constraint model) vagy vasháromszögnek (Iron triangle) nevezni. Bármilyen képzett és tapasztalt ugyanis egy projektmenedzser, a vasháromszöget nem tudja akaratával elhajlítani.
Miért fontos a projektháromszög?
Most pedig lássuk, hogy miben segítheti a projektháromszög a projektmenedzserek munkáját.
1. Prioritások tisztázása
A három korlát ismerete megkönnyíti a prioritások meghatározását és kezelését a minőségi végeredmény érdekében.
Tételezzük fel, hogy van egy nagyon szigorú költségvetésű projekt. A korlátok miatt a projektmenedzser tudja, hogy fokozott figyelmet kell fordítania a projekt terjedelmére és idejére. Ugyanis ha a scope növekszik, akkor akkor a költségvetésnek is növekednie kell. A többletidő pedig több fizetett erőforrást – például fizetést – igényelhet.
2. Könnyebb ügyfélkommunikáció
Az ügyfelek minőségi eredményt várnak egy projekttől, ugyanakkor sok esetben nem sokat tudnak a projektmenedzsment gyakorlatokról. A projektmenedzser feladata, hogy amennyiben változások történnek, akkor azt a lehető legérthetőbben elmagyarázza számukra. A projektháromszög világos útmutatást nyújt a költségek, az idő és a terjedelem közötti függőségek szemléltetéséhez, és tájékoztatja őket arról, hogy egy-egy változás hogyan befolyásolja ezeket a korlátokat.
3. Kockázatok csökkentése
Amennyiben ismerjük a prioritásokat, az jelentősen csökkenti a kockázatokat, ugyanis hatékony terv készíthető a veszélyek minimalizálására. Tegyük fel, hogy egy új szoftver bevezetésére irányuló projektnek túl szoros a határideje és félünk, hogy a mérnökök nem tudják időben befejezni a munkát. Ebben az esetben például készíthető pótköltségvetés (tartalék) arra az esetre, ha plusz szakembereket kell bevonni a folyamatokba annak érdekében, hogy időben befejeződhessen a projekt.
Hogyan kezeljük a projektháromszöget?
Íme néhány hatékony gyakorlati módszer a projektháromszög korlátainak kiegyensúlyozására.
1. Határozzuk meg a prioritásokat!
A projektháromszög központi koncepciója az, hogy egyetlen projekt sem lehet sikeres három mereven rögzített ponttal. Legalább egy pontnak rugalmasnak kell lennie, hogy tudjuk, hogy ha módosításra van szükség, akkor mely terület lesz kiigazítható. Itt érdemes megemlíteni, hogy tervezés szempontjából a tradicionális projektek általában elsőként a terjedelmet, míg az agilis irányzatok sokkal inkább az idő, esetleg költség dimenziót rögzítik.
Tegyük fel, hogy a prioritásunk a költségvetés betartása, akkor egy váratlan akadály esetén ezt a határidő kitolásával tudjuk kezelni. Ez a szempontunkból célravezetőbb, mint ha például munkatársakat vennénk fel a feladatok gyors elvégzésére.
2. Legyenek egyértelműek az elvárások!
Ha ismerjük a prioritásokat, világosan közölnünk kell azt mind az ügyfelekkel, mind a projekt érdekeltjeivel, hogy a munka során megelőzhessük a teljesíthetetlen elvárásokat és az esetleges elégedetlenséget.
Vannak például olyan iparágak, ahol gyakoribbak a nem várt nehézségek. Ilyen lehet akár az építőipar, akár a mérnöki tevékenység. A projektmenedzser feladata, hogy ezeket már a szerződéskötés során belevegye a dokumentációba, hogy minden érdekelt fél pontosan tisztában lehessen a kritikus pontokkal. Ilyen lehet például:
- a gyakori lehetséges késleltetési tényezők (pl. időjárás, természeti katasztrófák, helyi események stb.)
- milyen események fordulhatnak elő, és azok hogyan befolyásolhatják a költségeket és az ütemtervet, és melyek az ügyfél preferenciái
- a rendkívüli események milyen költségekkel és idővonzattal járhatnak
Amennyiben ezek rögzítésre kerülnek, jó kiindulási alapok lesznek, ha a projektháromszögben kiigazítást kell végezni. Így a projekt befejeztével is nyilvánvaló lesz a változások oka.
2. Dolgozzunk ki kockázat- és változáskezelési folyamatokat
A projektmendzsment folyamatokba fontos beiktatni kockázatkezelési tervet, hogy tarthatóak legyenek az időpontok, a költségvetés és scope. Minden egyes tényező esetén határozzuk meg azokat a pontos lépéseket, amelyeket változások esetén alkalmazhatunk.
Ezzel hatékonnyá és strukturálttá tehetjük a változások jóváhagyását és elutasítását, valamint biztosíthatjuk, hogy a csapattagok pontosan tisztában legyenek a módosításokkal és azok hatásával.
3. Rendszeres tájékoztatás
A projekt során ügyelni kell arra, hogy folyamatosan informáljuk az összes érdekelt felet a változásokról és az előrejelzésekről.
Például, ha az a tájékoztatás érkezik egy beszállítótól, hogy hiányzik egy szükséges erőforrás, akkor a késedelem lehetőségéről mind az ügyfelet, mind a product ownert értesíteni kell. Ha elfogy az erőforrás, akkor az érdekelteket nem éri váratlanul a helyzet és készek lesznek a szükséges pontok kiigazítására. Ha pedig rendelkezésre áll az erőforrás, az magabiztosságot ad és minden fél tudja, hogy felkészült az összes várható forgatókönyvre.
4. Válasszunk módszertant a korlátok alapján
A szigorú kötöttségekkel rendelkező projekteknél még mindig elterjedt a vízesés módszer alkalmazása. Ha nagyobb rugalmasságra van szükség, akkor egy olyan agilis módszertan, mint a Scrum, megfelelőbb lehet. Azoknál a projekteknél, ahol a hatékonysági hiányosságokat a lehető legalacsonyabbra kell csökkenteni, a Lean megközelítés lehet a legcélravezetőbb. Fontos azonban, hogy a módszert kiválasztás szempontja nem korlátozódhat kizárólag a korlátokra.
Konklúzió
Bár a projektháromszög rendszere elsőre korlátozónak tűnhet, ha megtanuljuk megfelelően alkalmazni a projektmenedzsment folyamatában, akkor megtapasztalhatjuk, hogy a valóságban támogatólag hat a projektre és sokkal gördülékenyebbé teszi a megvalósítást. A korlátok megismerése támogatja a rugalmasságot és ezzel elkerülhetők a pénzügyi kudarcok, valamint a minőség csorbulása.
Fejlessze Ön is tudását!
Módszertani ismeret- és softskill-fejlesztést, valamint nemzetközi minősítés megszerzését célzó képzéseink segítségével mind a projektcsapattagok, mind a projektvezetők megtalálják nálunk a legmegfelelőbb képzéseket. Válasszon szakmai programjank közül!
Designabc