Agilis információs táblák jelentése és használata
Az információs táblák fontos szerepet töltenek be az agilis csapatok életében, hiszen biztosítják, hogy a csapat minden tagja hozzáférjen a fejlesztésekkel, a projekt előrehaladásával kapcsolatos legfrissebb információkhoz, elősegítve az átláthatóságot és a hatékony kommunikációt. Cikkünkben most megnézzük, hogy mit érdemes tudni az információs táblákról, beszélünk a szerepükről és előnyeikről.
Mik azok az információs táblák?
Az információs tábla kifejezés – angolul information radiator – Alistair Cockburnnek, az Agilis Kiáltvány egyik aláírójának tulajdonítható. Big Visible Chart (BVC) néven is ismert. Olyan kézzel írt, rajzolt, nyomtatott vagy elektronikus kijelzőn megjelenő megoldásokat foglal magában, melyek egy adott fejlesztésről vagy munkáról gyorsan és könnyen tájékoztatják az érdekelteket.
Az információs táblákat rendszerint egy központi helyen helyezik el, hogy a csapattagok azonnal értesülhessenek a legfrissebb információkról, például az automatizált tesztek számáról, az incidens jelentésekről, az integrációk állapotáról stb.
Valahogy úgy kell elképzelni, mint egy hirdetőtáblát egy iskolai aulában. Mindig olyan helyre kerül, ahol jellemzően sokan járnak, így a diákok és a tanárok nagyobb valószínűséggel látják a fontos bejelentéseket. Ehhez hasonlóan az információs táblákon a legfontosabb adatok kerülnek kiemelésre az agilis csapat tagjai, a projekt érdekeltjei és más érdeklődők számára.
Ezek nem statikusak, hanem folyamatosan frissülnek a projekt előrehaladásának megfelelően.
Kanban tábla vs. Scrum tábla
A Kanban tábla talán a legismertebb példája az információs tábláknak. Külön oszlopokba helyezi a kártyákat vagy öntapadós jegyzettömb lapokat, követve a projekt előrehaladását. Például a bal oldali oszlop lehet a “Tervezett”, a középső a “Folyamatban”, a jobb oldali pedig a “Befejezett”, de természetesen a legjobb megoldás, ha a teljes folyamatot egyedi, a fejlesztésre leginkább jellemző fázisokra bontjuk. A Kanban tábla ún. WIP limiteket is tartalmaz, melyek meghatározzák az egy munkafolyamatban található feladatok, elemek maximális számát.
A Scrum táblákra hasonló elrendezés jellemző, annyi a különbség, hogy a Scrumban meghatározott időintervallumra betervezett feladatok vannak, sprintekben dolgoznak, és ennek megfelelően alakítják a táblákat is és a WIP limitek meghatározása nem szükségszerű.
Az agilis információs táblák szerepe
Az információs táblák jó motivációs eszközt jelenthetnek az agilis csapatok számára. Bár ma már az információk mindenhol digitálisan érhetők el, ezek a fizikai vizuális táblák remekül szemléltetik a fontosabb adatokat, és madártávlatból mutatják az előrehaladást, ami nagyon inspiráló a projektben résztvevők számára.
Így a csapattagoknak nem szükséges mindent online ellenőrizniük, információk után kutatniuk, egyszerűen rápillanthatnak a táblára, hogy pontosan tisztában legyenek azzal, hol tartanak aktuálisan a projektben.
Az információs táblák előnyei
Nézzük most meg, hogy miért is érdemes használni az információs táblákat!
Könnyen hozzáférhető információk
Az információs táblák egy fejlesztőcsapat összes fontos adatának központi csomópontjaként működnek, és könnyen érthető vizuális formában jelenítik meg azokat. Ez lehetővé teszi a fejlesztők, a vezetők és más érdekelt felek számára, hogy azonnal és egyszerűen hozzáférjenek az infókhoz, amikor csak szükségük van rájuk.
Nagyobb fókusz
Az információs táblák segítik az agilis csapatokat a feladatok megfelelő rangsorolásában a Kanban vagy Scrum táblán. Ez megkönnyíti az aktuális prioritások megértését, és támogatja, hogy a csapattagok a legfontosabb feladatokra összpontosítsanak.
Jobb kommunikáció
Az információs táblák hatékony eszközei lehetnek a csapaton belüli nyílt kommunikáció előmozdításának és a visszajelzések ösztönzésének. Lehetővé teszik, hogy a csapat minden tagja egy nyilvános térben, vizuális eszközök segítségével megossza az elért eredményeket, ami központosítottabbá és hatékonyabbá teheti a kommunikációt.
Átláthatóság
Az egyik legfontosabb előny, hogy az információs tábla átláthatóságot biztosít a csapat és az érdekelt felek számára. A csapat tagjai elszámoltathatók maradnak, láthatóvá válik a fejlődés, és a vezetők a fejlesztési folyamat minden részét felügyelhetik.
A csapat egészség ellenőrzése
A csapat egészség (leterheltség, feladatok száma, kapacitások áttekintése) rendszeres monitorozása segít feltárni azokat a problémákat, amelyek egyébként lassíthatnák a projektet és hosszabb távon kiégést okozhatnak.
Motiváció
Ha egy fejlesztőcsapat nem látja az elért eredményeket, az a motiváció hiányához vezethet. Az információs táblák olyan egyszerű vizuális megjelenítést biztosítanak a csapat előrehaladásáról, ami rendkívül inspiráló és előremozdító a célok elérésében.
Információs táblák a scrumban: hatékonyabb retrospektív
Az agilis csapatoknál a retrospektív keretén belül értékelik az előző sprintet. Ezek alapvető fontosságúak az agilis csapatok és minden olyan szervezet számára, amely törekszik a munkafolyamatok javítására.
A pontos információk összegyűjtése minden témáról elengedhetetlen ahhoz, hogy a retrospektív megbeszélések során elhangzottakat tápláljuk. A sprintek eltérő hosszúságúak lehetnek, ám sokszor nagy kihívást jelent mindenre emlékezni, ami ez idő alatt történt. Azok a scrum retrospektívek, amelyek nem támaszkodnak a sprint során az eseményeket, visszajelzéseket, ötleteket és megjegyzéseket rögzítő információs táblákra, hajlamosak az utolsó néhány napra összpontosítani, így pedig az előnyök nagy része elvész.
Hogyan használjuk az agilis információs táblákat?
Ahhoz, hogy valóban minden előnyét élvezhessük az információs tábláknak, az alábbiakat érdemes szem előtt tartani!
Pontos információk
Figyelni kell arra, hogy az információs táblák precízek legyenek, mindig a pontos, aktuális információk jelenjenek meg rajtuk.
Folyamatos frissítések
Az információ csak akkor releváns, ha folyamatosan frissül. Egyes csapatokban minden tag szabadon megoszthatja az adatokat. Másokban lehetnek bizonyos szabályok az új infók kommunikálására vonatkozóan. Az agilis csapatoknál például sok esetben a napi megbeszélést követően történik a frissítés.
Egyszerűség és jó olvashatóság
Az információs tábláknak olvashatóknak és egy pillantásra érthetőknek kell lenniük. Ha ugyanis túl összetett a megjelenítés, nem fogja elérni a célját. A hatékonyság és az áttekinthetőség növelése érdekében fel kell hívni a figyelmet, például színes matricákkal, jegyzettömbökkel.
Könnyű hozzáférhetőség
Minden csapattagnak és érdekelt félnek hozzá kell tudnia férni az információs tábla legfrissebb változatához, bárhol is tartózkodjon. Ez viszonylag könnyű, ha a csapat egy irodában, egy épületben tartózkodik, hiszen ilyenkor egy központi helyre kerül a vizuális platform. Távoli csapatok esetében digitális formában szükséges mindezt megoldani.
Hogyan készítsünk információs táblát?
Az alábbi lépések segíthetnek hatékony vizuális felületet alkotni!
1. Gondoljuk át a célt, Válasszunk egy stílust!
Először is fontos eldönteni, hogy milyen információt szeretnénk ezen keresztül megosztani, illetve milyen is legyen ez a felület. Digitális vagy fizikai formában fogjuk megjeleníteni?
Érdemes úgy megtervezni, hogy könnyű legyen frissíteni és ne igényeljen komolyabb moderálást. Digitális kijelzőt is bevethetünk táblaként, ha a csapat olyan alkalmazást használ, amely rendelkezik ezekkel a képességekkel. Ha digitális formában hozzuk létre, gondoskodni kell arról, hogy központi helyen legyen egy nagy képernyő a megjelenítéshez, és hogy minden csapattag könnyedén tudja frissíteni a státuszát.
Ezután válasszuk ki a feladattáblák hatékony formázásának módját. Ha a csapat scrum keretrendszert használ, akkor a scrum tábla vagy sprint burn-down-chart használata a legalkalmasabb az előrehaladás nyomon követésére. Használhatunk Kanban táblát is, ha az jobban alkalmazkodik a csapat munkafolyamataihoz. Ha egyik módszert sem szeretnénk használni, egyszerűen létrehozhatunk egy feladatlistát, valamint egy táblát a folyamatokról.
2. Készítsük el az információs táblát!
Miután megvan a formátum, itt az ideje létrehozni a táblát! A fizikai megjelenítéshez sok vállalat oszlopokra és sorokra osztott, nagyméretű táblák sorozatát használja, nagyobb jegyzetlapokra vagy öntapadós post-itekre írja fel a csapat elvégzendő feladatait. Hasznos lehet, ha a különböző kategóriákhoz vagy folyamatokhoz különböző színű kártyákat alkalmazunk. A tábla mindig kerüljön egy mindenki által jól látható helyre.
Ha digitális kijelzőt használunk, akkor azt a csapat projektmenedzsment alkalmazásával is létrehozhatjuk. Számos ilyen platform lehetővé teszi a szakemberek számára, hogy Kanban vagy Scrum stílusú táblákat alkossanak. Gondoskodni kell arról is, hogy a csapat minden tagja hozzáférjen és frissíthesse feladatai állapotát. Hasznos lehet, ha a táblát az irodában egy nagy képernyő vagy kivetítő segítségével jelenítjük meg.
3. Színesítsük naptárral, ábrákkal, grafikonokkal!
Fontos, hogy a táblák a száraz információk mellett vizualizációs elemeket is tartalmazzanak. Érdemes lehet akár naptárt is hozzáadni, amely például a roadmap-et is vizualizálhatja.
Ez akár tartalmazhat egy listát azokról az akadályokról is, amelyekkel a csapatnak szembe kell néznie. Így mindenki tisztában lesz a lehetséges kihívásokkal, és ösztönző lehet a problémamegoldás tekintetében.
További elem lehet a tesztek nyomon követése, az incidens jelentések és az előrehaladási grafikonok feltüntetése.
4. Képezzük ki a csapatot!
Miután elkészült az információs tábla, fontos, hogy mindenki tudja, hogyan kell használni. Érdemes egy rövid, belső információátadást szervezni, ahol a csapattagok megtanulhatják a tábla kezelését.
Szeretné Ön is fejleszteni agilis eszköztárát? Szerezzen nemzetközi képesítéseket! Mélyítse el tudását profi képzéseinken!
Designabc