A retrospektív jelentése, kérdései, menete
Az élet minden területére igaz, hogy ha nem tanulunk a múltból, nem vonjuk le a megfelelő tanulságokat, akkor ismét elkövetjük majd ugyanazokat a hibákat. Nincs ez másként az üzleti életben sem. Az agilis projektmenedzsmentben elterjedt retrospektív éppen ezt a problémát hivatott megoldani. A cikkből kiderül, hogy mi a retrospektív jelentése, célja, hogyan zajlik és hogyan ütemezzük.
A retrospektív jelentése és definíciója
A retrospektív jelentése szó szerint “visszatekintő”. A retrospektív meeting pedig – a szó eredeti jelentéséhez híven – nem más, mint egy visszatekintő ceremónia, amely során a csapat átgondolja, hogy mi történt az előző időszakban, és meghatározza a további fejlesztési lépéseket. A retrospektív eredetileg az agilis szoftverfejlesztésben alakult ki – az agilis csapatok minden iteráció végén tartanak ilyen értekezletet.
Ugyanakkor célszerű a hagyományos működésű szervezetek esetén is tartani retrospektívet, lehetőség szerint rendszeresen.
A retrospektív legfontosabb kérdései
A retrospektív során az alábbi kérdéseket érdemes feltenni:
- Mi működött jól az előző időszakban?
- Mi az, amivel kapcsolatban kihívások merültek fel?
- Mit tudnánk tenni, hogy a folyamatot fejlesszük?
Az agilis retrospektív során a csapat tehát arra reflektál, hogy hogy mentek a dolgok az előző iteráció során és milyen változtatások szükségesek a jövőben. Az értekezlet csapat központú: a csapattagok közösen döntik el, hogy hogyan fog zajlani a ceremónia és hogyan hozzák meg a döntéseket a fejlesztésekről, de természetesen a Scrum Master ebben is hatékonyan támogatja őket.
Hogyan készüljünk fel a retrospektívre?
Előkészületek
Első lépésben szükség lesz egy táblára, ahová 3 különböző oszlopba fogjuk felírni, hogy “Mi működött jól”, “Min kellene javítani” és “Akcióterv”. Ezen kívül elő kell készíteni egy Post-it tömböt is, valamint írószert.
Ha a csapat fizikailag nincs egy helyen, akkor valamilyen csapatmunka támogató alkalmazásban, például Muralban készíthetünk egy közös táblát a 3 oszloppal.
Szabályok felállítása
Ha előzetesen már tartottunk retrospektívet, akkor érintsük a korábbi témákat, hogy meglegyen a folyamatosság érzése. Tisztázzuk, hogy pontosan mekkora időintervallumról fog szólni a találkozó – lehet szó az utolsó sprintről, az utolsó negyedévről vagy a projekt egészéről is.
Ezen kívül pedig érdemes tisztázni az alábbi szabályokat:
- Ne személyeskedjünk és ne vegyük magunkra az észrevételeket!
- Próbáljuk nyitottan hozzáállni a felvetett kihívásokhoz és ötletekhez!
- Mindenkinek a tapasztalatait tekintsük validnak!
- A fejlődésre koncentráljunk és próbáljunk meg nem hibáztatni senkit!
A kérdések megválaszolása
Elsőként válaszoljuk meg, hogy mi volt jó az előző időszakban!
A csapat minden tagja írja fel a saját ötleteit. Cédulánként egyetlen gondolatot érdemes megfogalmazni. Ha elkészültek a csapattagok, akkor gyűjtsük össze a cetliket és csoportosítsuk a hasonló vagy ismétlődő gondolatokat. Végül haladjunk végig az egyes észrevételeken, és a csapat bevonásával beszéljük meg őket.
Második pontként következhet a kihívások feltérképezése, az előzőek szerint: a gondolatok begyűjtésével, rendszerezésével és megvitatásával.
Az akcióterv felállítása szintén az előző pontokhoz hasonlóan zajlik, de a teendők fontos priorizálni és mérhető célokat rendelni hozzájuk. Ezeket az akciókat a találkozó végével rögtön elindítjuk.
A retrospektív zárása
Végül pár percet érdemes arra szánni, hogy értékeljük magát az értekezletet és megköszönjük a csapatnak a munkájukat és közreműködésüket
Mennyi időt szánjunk a retrospektívre?
Az agilis retrospektív természetesen igény szerint testreszabható, de az alábbi ütemezés csapatmérettől függően általában jól működik:
- Előkészületek, szabályok pontosítása – 10 perc
- Mit csináltunk jól? – 15 perc
- Mit lehetne fejleszteni? – 15 perc
- Akcióterv – 15 perc
- Zárás – 5 perc
Összesen: 60 perc
Záró gondolatok
Bár a retrospektív során néha előfordul, hogy komoly problémákra derül fény, jóval gyakoribb, hogy inkább a meglévő folyamatok és szokások folyamatos fejlesztése lesz központban. Nagyon fontos szem előtt tartani, hogy sose az egyének hibáztatása és hibáinak keresése legyen a középpontban, hanem konstruktív vita alakuljon ki.
Ennek érdekében érdemes az egyes szokások és viselkedések hátterében rejlő összefüggéseket feltárni. A cél, hogy a résztvevők úgy hagyják el az értekezletet, hogy értsék, mások hogyan élték meg az előző időszakot.
Ilyen módon a retrospektív meetingek rendkívül értékesek lehetnek a csapatdinamika, a termelékenység és a folyamatok javítására.
MIBEN TUDUNK MI SEGÍTENI?
Az elmúlt években agilis coach, product owner, fejlesztő és tanácsadó/tréner tapasztalattal rendelkező kollégáink több tucat agilis csapatot és szervezeti agilitás fejlesztési folyamatot támogattak.
Nem vagyunk agilis evangelisták, nem hisszük, hogy mindenre az agilis irányzatok jelentenek megoldást. Hisszük, hogy ezek az eszközök segíthetnek a mindennapokban, illetve ennek a gondolkodásmódnak a napi munkába való megfelelő mértékű beépítése rövidtávú sikereket hozhat a projektek és a szervezetek számára.
Amennyiben az agilitás alapjairól, a scrum, esetleg kanban irányzatokról szeretne többet megtudni, ajánljuk agilis képzéseinket.
Kérdése van? Keressen minket bizalommal!
Designabc