Időkeret tervezés: mit jelent a timeboxing az agilis projektmenedzsmentben?
A sikeres projektmenedzserek erősek számokban, tervezésben és jól bánnak a csapatokkal. Különösen fontos azonban az a képességük, hogy mennyire tudják hatékonyan beosztani az időt, irányítani a koncentrált és meghatározott időkereten belüli feladatvégzését. Az idő pénz, ezért aki kitűnően tud gazdálkodni vele, sokkal produktívabbá válik. Cikkünkben most megismerkedünk az időkeretes tervezéssel, az ún. timeboxinggal és megnézzük, hogy mit tehetünk azért, hogy a lehető legjobban sáfárkodhassunk a munkaórákkal.
Mi az az időkeretes tervezési módszer?
Az időkeretes tervezés vagy timeboxing a scrum és az agilis projektmenedzsmentben használt időgazdálkodási technika, ahol a konkrét feladatokhoz rögzített és reális határidőket rendelnek. Ez biztosítja az idő hatékony felhasználását, hogy a munkát a meghatározott időszakon belül elvégezzék, ami összetettségtől függően percektől, heteken át hónapokig terjedhet.
A módszer célja, a fókuszáltság és produktivitás növelése. Hatékonyan csökkenti a halogatást, optimálissá teszi az elvégzendő munkára fordított időt.
A hagyományos megközelítésekkel ellentétben, amelyek a feladatok elvégzésére összpontosítanak, az időkeret alapú megközelítés a kiosztott idő betartásának fontosságát hangsúlyozza. A szigorú határidő motiváló tényezővé válik a feladat végrehajtásához.
Fontos szabály, hogy a csapatoknak be kell fejezniük a munkát, amikor az időkeret lejárt, áttekinteni előrehaladást, elemezve a sikert vagy kudarcot a jövőbeli iterációk és sprint tervezési idődobozok javítása érdekében. Megvizsgálni, hogy sikerült-e elérni a kívánt célt.
Az időkeret technika használható az egyéni feladatok ütemezésére, de segíthet a csapatmunka szervezésben, valamint jól irányíthatóvá teszi a megbeszéléseket.
Hogyan növelhető a hatékonyság időkeretes tervezéssel?
Parkinson törvénye azt mondja, hogy minden munka elvégzéséhez pont annyi időre van szükség, amennyi rendelkezésre áll.
Az emberek hajlamosak a munkát úgy kitolni, hogy kitöltsék a teljesítésre rendelkezésre álló teljes időt. Ezáltal pedig csökken a produktivitás.
PÉLDA: Tegyük fel, hogy 2 hét van egy bizonyos feladat elvégzésére. Függetlenül attól, hogy reálisan hamarabb is be lehetne fejezni, tudat alatt úgy alakítjuk a feladatokat, hogy ne legyen kész 2 hétnél korábban. Ha marad még egy kis idő, azt jellemzően inkább a munka eredményének tökéletesítésére fordítjuk, mintsem arra, hogy a befejezést követően azonnal leadjuk.
Az időkeretes tervezés segíthet mindezt elkerülni. Ezért ideális esetben az idődobozokat rövidre kell fogni. A nagyobb feladatokat pedig apró darabokra bontani a megfelelő hatékonyság érdekében.
Mik a timeboxing előnyei?
Nézzük most meg az időkeret alapú tervezés legfőbb pozitív hatásait:
- Javítja az időgazdálkodási készségeket
- Csökkenti a maximalizmust
- Segít a halogatás elleni küzdelemben
- Növeli a fókuszt
- Megakadályozza a multitaskingot, ami rontaná a hatékonyságot
- Fokozza a produktivitást
- Jól működik az egyéni és csapatmunkában egyaránt
- Meghatározza az egyes feladatokra rendelkezésre álló időt
- Segít mérni a termelékenységet
- Időt takarít meg
Időkeret tervezés az agilis és hibrid projektmenedzsmentben
Az időkeret egy fix időtartam, amely egy projekten belüli folyamat esetében kerül meghatározásra. Lényege, hogy egy a timebox tartalmát és terjedelmét a tervezett időn belül hajtsuk végre a kitűzött célt szem előtt tartva.
Ahhoz, hogy ez lehetséges legyen, az idődoboznak megfelelően rövidnek kell lennie ahhoz, hogy biztosítsa a produktivitást, ugyanakkor elég hosszúnak ahhoz, hogy minőségi eredményeket tudjunk szállítani.
Az időkeret módszer iteratív jellegű – egy adott időintervallumon belül maximalizáljuk az erőfeszítéseket egy bizonyos cél elérése érdekében. Ezt követően pedig áttekintjük a munkát és áttérünk a következő idődobozra, ezáltal egy egymást követő időszakokból álló ciklust alkotva, mint egy iterációban és sprintben.
Az időkeretek célja az iteratív fejlesztés irányítása. Az iterációs ciklusok azok, amelyeket a csapattal követünk, hogy megfeleljünk az érdekelt felek követelményeinek.
De miért is olyan rövidek ezek az időkeretek? Mert a legtöbbször csak becsülni tudjuk, hogy egy feladat mennyi időbe fog telni. Ezért elengedhetetlen, hogy legyen egy elképzelés arról, hogy hogyan kontrolláljuk a ráfordított időt, ami lehetővé teszi, hogy a munkát az időkereten belül át tudjuk adni.
Milyen scrum események esetén alkalmazhatók időkeretek?
A sprint maga is egy timebox. Ez az az időkeret, amely alatt az agilis csapatoknak el kell végezniük a feladatot a sprint céljának megfelelően. De maga a sprint is események sorozatából áll, amelyeket szintén időkeretbe lehet foglalni.
Hogyan tervezzük meg az időkeretet?
Az időkeret az agilis projektmenedzsmentben az iteratív időszakok általános elnevezése. Ezek az periódusok általában azonosak, ezért nem kell minden egyes alkalommal a következő iteráció idődobozának meghatározásával foglalkozni.
Lehet azonban sok egyéb napi menedzsment tevékenység, amelyeknél jól jön a timeboxing.
Például a csapattal vagy az érdekelt felekkel való rendszeres megbeszélések, az elemzések futtatása, vagy a jelentések készítése stb. De hasznos lehet olyan meetingek esetében is, ahol a különböző álláspontok miatt megspórolhatók a véget nem érő viták a megfelelő időkeret meghatározásával.
Ezeket a szempontokat fontos figyelembe venni az időkeret tervezésnél!
Reális célok, reális időn belül
Mindig a célkitűzések áttekintése az első lépés, ehhez mérten kell meghatározni a szükséges időkeretet. Győződjünk meg arról, hogy a teljesítendő feladatok elvégzése lehetséges a meghatározott időintervallumon belül.
A feladatok pontos áttekintése
Meg kell vizsgálni a projekt minden egyes feladatát, és terveket készíteni arra vonatkozóan, hogy azokat miként lehet adott időn belül elvégezni. Az időkeret kulcsfontosságú az agilis menedzsmentben, mivel iterációkat generál. A rövid iterációk lehetővé teszik, hogy megosszuk a terheket, és biztosítsuk, hogy mindenki akkor tudjon haladni, amikor kell.
Áttekintés, tesztelés
A tesztelés a követő szakasz. Alapvető fontosságú, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy az elvégzett munka eléri a célját. Az agilis timebox eredményeit a tesztelés befejezése után be kell nyújtani az érdekelt feleknek jóváhagyásra, akik véleményezik azt.
Minden olyan inputot, amely cselekvést igényel, össze kell gyűjteni. A módosításokat figyelembe véve további tesztelésre lehet szükség. Az eredményeket ezután össze kell hasonlítani a célokkal, hogy megállapítható legyen, sikeres volt-e a timebox. Új sprint tervezési időkeretre lesz szükség, ha az idődoboz lejártáig valamelyik cél nem teljesül.
Az időkeret vizsgálata
Végezetül a timeboxot alaposan meg kell vizsgálni. Az agilis menedzsment a következő iteráció megtervezését javasolja, ha az időkeret során váratlan problémák merülnek fel, vagy ha bizonyos célok nem teljesülnek. Ne felejtsük el értékelni a befejezetlen munkát se, és eldönteni, hogy szükséges-e folytatni, határozatlan időre félre kell-e tenni, vagy egy későbbi időpontra célszerű ütemezni.
Szeretne sikereket elérni agilis projekt környezetben? Fejlessze gyakorlati eszköztárát és szerezzen nemzetközi képesítéseket! Mélyítse el tudását profi képzéseinken!
Designabc