A produktivitás szó hallatán sokak fejében ott motoszkál, hogy vajon valóban olyan kulcsfontosságú-e projektmenedzsmentben, vagy csak egy újabb divatos kifejezés, amit manapság sokan szívesen használnak. Röviden összefoglalva, a produktivitás a legfontosabb paraméter, amelyet figyelembe kell venni ahhoz, hogy valóban sikerre vihessünk egy projektet. Cikkünkben most megnézzük, hogy mit is jelent pontosan a produktivitás? Milyen jelentőséggel bír, mik az előnyei és hogyan válhat valaki produktív projektmenedzserré?
Mi a produktivitás jelentése a projektmenedzsmentben?
A produktivitást a projektmunka során a végeredmény és a költségek, vagy az idő közötti kapcsolat megfigyelésével határozzuk meg. A magasabb produktivitás azt jelenti, hogy azonos vagy kisebb mennyiségű ráfordítással nagyobb teljesítményt értünk el.
A produktivitás számszerűsítésével tudjuk felmérni egy projekt sikerességének vagy kudarcának mértékét. Mint ilyen, a projektmenedzser feladata és felelőssége, hogy a kívánt célok megvalósításához a leghatékonyabb módszereket használja.
A valóságban azonban ez nem is olyan egyszerű, mivel a projektmenedzsereknek más feladatok mellett az ügyfelek elvárásait is szem előtt kell tartaniuk, továbbá zsonglőrködni a csapat erőforrásaival és menedzselni az előrehaladást. Emellett pedig elengedhetetlen a kockázatok kezelése és szükség esetén a hibák javítása.
Miért is annyira fontos a produktivitás?
Most, hogy tisztáztuk a produktivitás fogalmát, láthatjuk, hogy ez az egyik kulcs siker paraméter.
Minél produktívabb egy csapat, annál több munkát tudnak elvégezni ugyanannyi idő alatt. Azaz minél nagyobb a produktivitás – legyen szó akár egy egész cégről, projektcsapatról vagy alkalmazottakról -, annál kevesebb időt alatt érhetünk el ugyanolyan eredményeket, mint mások, amivel jelentős üzleti előnyre tehetünk szert.
A produktivitás konkrét előnyei
Most pedig nézzük meg, milyen eredmények várhatók projekt szinten a produktivitás növekedése esetén.
Hatékony erőforrás menedzsment
A projektmenedzsment során felhasznált fő erőforrások:
- az idő
- a pénz
- az erőforrások
A gyakorlatban a legtöbb esetben van valamilyen kompromisszum a projekt terjedelmének teljesítéséhez szükséges idő, valamint az eredmények elérésének költségei tekintetében. A magasabb produktivitás ugyanakkor optimalizálhatja az eredményeket, így ez mind a cég vagy projekt, mind az ügyfelek számára előnyös.
Gyorsabb projekt eredmények
Az idő kulcsfontosságú erőforrás a projektek során. Produktivitással és hatékony időmendmenedzsmenttel a projekt befejezéséhez és átadásához szükséges idő arányosan csökken.
Nagyobb nyereség
Az előző pontokban már láthattuk, hogy a nagyobb termelékenységgel időt is spórolhatunk és hatékonyabb lesz az erőforrások felhasználása is. Ezzel egyenes arányban csökkennek a költségek. Értelemszerűen, ha projekt költségen belül teljesítünk, azzal a nyereség nő.
Jobb ügyfélkapcsolatok
Nincs jobb módja az ügyfelekkel való egészséges kapcsolat kialakításának és a bizalmuk elnyerésének, mint az elvárásaik teljesítése, vagy azok meghaladása. A nagyobb produktivitás lehetővé teszi, hogy az ügyfél költségvetésén belül, határidőre teljesített projektek révén szilárd ügyfélkapcsolatokra tegyünk szert.
Versenyelőny és több üzlet
A nagyobb produktivitás és az elégedett ügyfelek növelik a jó hírnevet, ami megkülönböztethet versenytársainktól. Ez segít abban is, hogy nagyobb számú ajánlást kapjunk a meglévő partnerektől. Minden ügyfél a produktív vállalkozásokat és projektmenedzsereket ajánlja jó szívvel az ismeretségében. A nagyobb produktivitás tehát több üzleti lehetőséget is teremt.
Jobb kockázatkezelés
A produktivitás képes szoros kontrollt adni a projekt dinamika felett. Ezáltal nagyobb biztonsággal jelezhetők előre az esetleges kockázatok is. Ezek prognosztizálása lehetővé teszi, hogy eleve megelőzzük őket, vagy hatékony tervet készítsünk a rizikófaktorok kezelésére, ha azok felmerülnek.
Hogyan válhatunk produktív projektmenedzserré?
Tekintsünk most át néhány konrét módszert, amellyel hatékonyan növelhetjük a produktivitást és egyben a projektek sikerét.
Folyamatok pontos kidolgozása
A projektműködés pontos kialakítása, a folyamatábrák készítése növeli a produktivitást. Ugyan minden projekt egyedi stratégiát igényel a sikeres megvalósításhoz, mégis szükség van valamilyen szabványos struktúrára.
A kereteket minden ügyfél számára úgy alakíthatjuk, hogy személyre szabott megoldásokat nyújtson, ugyanakkor a megszokott, erős alapokra épüljön. Egy szabványos keretrendszer csökkenti az erőfeszítéseket és növeli a produktivitást, iránymutatásként szolgál a projektmenedzsment során.
A megfelelő csapat toborzása
Projektmenedzserként elengedhetetlen, hogy a legjobb embereket válasszuk ki annak érdekében, hogy a projekt zökkenőmentesen haladjon. Nem csoda, hogy a legjobb vállalatok a csapattagokat tekintik a legfontosabb prioritásnak.
Ha kiváló munkatársakat alkalmazunk és ösztönözzük a képzésüket, projektvezetőként együttműködő és produktív munkakörnyezetre számíthatunk. Egy jó alapcsapat nélkül nehéz egy projektet sikerre vinni. Hosszú távon az alulteljesítő tagok időbe, pénzbe és erőfeszítésbe kerülhetnek a projektnek.
A csapattagok kiválasztásakor tehát nagyon fontos az emberi és szakmai szempontokat is figyelembe venni. Meg kell győződni arról, hogy tisztában vagyunk a leendő kolléga képességeivel, gyengeségeivel és lehetőségeivel, hogy eldönthessük, ideális lesz-e a projektmunkára.
Projektmenedzsment és kollaborációs szoftverek használata
A projektmenedzsment szoftverek kiváló segítséget nyújtanak egy projekt életciklusának megtervezéséhez és irányításához. Nem számítanak luxusnak, ugyanakkor hatétkonyan növelik a produktivitást. Érdemes minél felhasználóbarátabb verziót választani és olyat, amely az egész csapat számára gördülékeny működést biztosít.
Az olyan kollaborációs szoftverek, mint a Google Naptár, az Asana, a Slack, a Trello és a Facebook Workplace bármilyen projektméretnek és modellnek megfelelnek. Fontos, hogy projektmenedzserként megismerjük és használjuk ezeket az eszközöket a csapat hatékonysága érdekében, és hogy az információk eredményesen szinkronizálhatóak legyenek különböző platformokon. Használatukkal rengeteg idő és energia takarítható meg, mivel könnyedén megoszthatók az információk és nyomon követhető a teamen belüli előrehaladás.
Adatvezérelt projektmenedzsment
A megérzések ideje már lejárt a projektek megvalósítása terén. Kizárólag az a projekt lehet igazán sikeres, amely adatokra épül. Ezért fontos a projektmenedzsment szoftver adatainak folyamatos értékelése, és ha szükséges, a folyamatok javítása, valamint az adatalapú döntéshozatal.
Csak a fontos meetingekre fókuszáljunk
A projektmenedzser feladata, hogy mindenkit folyamatosan tájékoztasson a projekt előrehaladásáról és a felmerülő problémák elhárításáról. Előfordulhat, hogy személyes vagy online meetinget kell szerveznie, hogy bejelentse a változásokat, vagy megbeszéljen egy problémát.
Ezek a találkozók remek lehetőséget kínálnak arra, hogy összehozzák a csapatot, remek ötletek szülessenek, ugyanakkor senki sem szereti a hosszú, különösen az értelmetlen meetingeket.
Tanulmányok szerint egy felsővezetők átlagosan 28, a középvezetők pedig 21-23 órát töltenek heti átlagban értekezleteken. Ha ezeket lefordítjuk projekt órákra, akkor jól látható, hogy rengeteg feladat lenne megvalósítható ez idő alatt. Tehát a produktivitást csökkentik.
Ezért fontos mérlegelni, hogy csak olyan megbeszéléseket hívjunk össze, amelyek az eredményességet növelik és valóban megérik a ráfordított időt.
Hatékony kommunikáció
A megfelelő kommunikáció elengedhetetlen produktivitás szempontjából. Ahhoz, hogy a munka megfelelően haladjon, fontos az összes érdekelt felet folyamatosan tájékoztatni a projekt előrehaladásáról, így mindig gyors visszajelzést kaphatunk az esetlegesen felmerült problémákról, elakadásokról is. Emellett segít a kockázatok felmérésében, illetve azok kezelésében.
Produktivitás növelés folyamatos képzésekkel
A produktivitás tanulással és gyakorlással magas szintre fejleszthető. Ezért minden projektmenedzser számára fontos, hogy tudását naprakészen tartsa, tisztában legyen azzal, hogy milyen eszközökkel érhetők el legjobb az eredmények. Emellett érdemes figyelmet szentelni a csapatnak, workshopokat szervezni, hogy a sikerek érdekében kellően tudjuk motiválni őket.
TIPP: Ha Ön is fontosnak tartja a produktivitást, emellett fejlesztené vezetői és kommunikációs készségeit, módszertani ismereteit, akkor válasszon aktuális projektvezetőknek ajánlott képzéseink közül!
Összegezve
A produktivitás minden sikeres projekt sarokköve. Ennek növelése a csapattagok körében az egyik prioritásnak kell lennie. Nemcsak a minőségi eredmények elérésében segít, hanem abban is, hogy a projektcélok időben megvalósuljanak.
A produktivitás maximalizálása hatékony gyakorlatokkal mind a projektek, mind a szervezetek számára segít az eredményesség és költséghatékonyság elérésében. Ahhoz, hogy a projektmenedzsment terén valóban sikeressé váljunk, fókuszba kell helyeznünk, és ezzel mérhetjük, hogy munkánk során valóban jó úton járunk-e.
Designabc