A hatékony időmenedzsment fontossága a projektekben
A projektek megvalósításához elengedhetetlen a szervezett csapatmunka, a megfelelő kommunikáció és természetesen az idő, azaz a határidők profi kezelése. Sok projektmenedzser küzd azonban azzal a problémával, hogy folyamatos időszűkében szenved.
Írásunkban, most azt fogjuk megnézni, hogy:
- Mi az az időmenedzsment?
- Miért fontos az jó időgazdálkodás a projektmenedzsmentben?
- Milyen következményei lehetnek, ha nem szentelünk kellő figyelmet a megfelelő időbeosztásnak?
- Hogyan alakíthatunk ki hatékony időmenedzsmentet?
Mi az az időmenedzsment?
Az időgazdálkodás a projektmenedzsmentben a projektre szánt idő megfelelő felhasználását jelenti annak érdekében, hogy a tervezett eredményeket teljesíteni lehessen, és a projekt befejezésének időpontjáig vagy azelőtt elkészülhessen a munka.
Az időgazdálkodás során megtervezzük, ütemezzük, nyomon követjük és ellenőrizzük a projekt tevékenységet.
A hatékony időmenedzsment megköveteli a projektmenedzserektől, hogy csapataik mindig szervezettek, produktívak és gyorsak legyenek.
Miért fontos az jó időgazdálkodás a projektmenedzsmentben?
Egy projektnek minden esetben van egy hivatalos végdátuma. Ahhoz, hogy ezt a dátumot tartani lehessen, szükség van ütemtervre, valamint arra, hogy a saját és a csapat idejével megfelelően gazdálkodjunk annak érdekében, hogy a határidőket tartani lehessen.
Képzeljük csak el azt az esetet, hogy szeretnénk felújítani a nyaralónkat szabadidőnkben, de nem tervezzük meg pontosan ennek lépéseit és hogy mikorra kell elkészülnie. Emiatt folyamatosan más feladatokat helyezünk előtérbe és az átépítés egyáltalán nem halad. Nincs ugyanis semmilyen motiváló tényező, ami miatt rendszeresen időt szánnánk a megvalósításra.
Ha ugyanezt az attitűdöt alkalmazzuk egy projekt kapcsán, akkor az soha nem kerül megvalósításra. Folyamatos halogatás, késés lesz jellemző, ami rombolja a hatékonyságot és megakadályozza a célok elérését.
Az időmenedzsment előnyei a projektmenedzsmentben
Mint láthatjuk a projekt sikeréhez elengedhetetlen, hogy a résztvevők megfelelően tudjanak gazdálkodni az idejükkel.
Íme a hatékony időmenedzsment néhány fontos előnye:
1. Több idő
A jó időgazdálkodás teret enged a fókuszáltabb munkának, melynek következménye a nagyobb hatékonyság. Emellett azok az emberek, akik jól tudják beosztani az idejüket, élvezik, hogy nagyon figyelmet szentelhetnek hobbijaiknak vagy más személyes elfoglaltságaiknak, ezzel nagyobb munka-magánélet egyensúlyt teremtve.
2. Több lehetőség
A jó időmenedzsment több lehetőséget eredményez, ugyanis a kiváló időgazdálkodási készségek kulcsfontosságú tulajdonságok, amelyeket mind a projektvezetők, mind a munkáltatók keresnek. A feladatok rangsorolásának és ütemezésének képessége nagyon hasznos képesség minden projekt és szervezet számára.
3. A célok megvalósításának képessége
A jó időgazdálkodás támogatja a célok megvalósítását, ráadásul rövidebb idő alatt.
4. Kevesebb stressz
A feladatlista készítése és hatékony kezelése jelentősen csökkenti a szorongást. Ahogy kipipáljuk a teendők listáján szereplő tételeket, látható a kézzelfogható haladás. Ez csökkenti az aggodalmat és a stresszt, amely pozitívan befolyásolja az elvégzett munka mennyiségét és minőségét.
Milyen következményei lehetnek, ha nem szentelünk kellő figyelmet az időmenedzsmentnek?
Nézzük most meg, hogy mi történik, ha nem gazdálkodunk megfelelően az időnkkel.
1. Rossz munkafolyamatok
Tervek készítése, célok meghatározása és időponthoz rendelése nélkül a folyamatok nem produktívak. Fontos pontosan látni, hogy a feladatok hogyan követik egymást annak érdekében, hogy a lehető leggyorsabban elvégezhetőek és hatékonyak legyenek. Szükséges tudni, hogy időben hogyan gondolkodjunk.
Egy házépítés példáján szemléltetve, a tetőszerkezet felépítése nem előzheti meg az alapozást és a falak felhúzását. Tehát az ácsra csak akkor lesz szükség, ha a korábbi munkafolyamatok lezajlottak.
2. Elvesztegetett idő
A rossz időgazdálkodás elvesztegetett időt eredményez. Például azzal, hogy egy feladat elvégzése közben közösségi média posztokat nézegetünk vagy barátokkal chatelünk, eltereli a figyelmet és értékes idő esik ki a projektmunkából.
4. A munka rossz minősége
A rossz időbeosztás rendszerint rosszabb minőségű munkát eredményez. Ha az utolsó pillanatban kell kapkodni, hogy határidőre elkészüljenek a feladatok, az sok esetben hibákat eredményez.
4. Presztízsveszteség
Ha az ügyfelek, a projekt résztvevői vagy a munkáltató nem számíthat arra, hogy mindig pontosan, időben elvégezzük a feladatainkat, akkor negatív kép születhet rólunk, ami a presztízsveszteség mellett projektek, munkák elvesztésével is járhat, így anyagi veszteséget is okoz.
Tippek a hatékony időmenedzsmenthez
A Development Academy által végzett kutatás szerint csak minden ötödik ember (18%) menedzseli megfelelően az idejét. Azaz sokan nem tudják, hogyan legyenek produktívak. De egy kis segítséggel mindenki elsajátíthatja, hogy hogyan gazdálkodjon megfelelően az idejével.
Lássuk most a legjobb tippeket!
1. Elérhető célok kitűzése
A hatékony időmenedzsment alapja, a konkrét célok kitűzése. Fontos, hogy ezek minden esetben elérhetőek és mérhetőek legyenek. Ezek meghatározásakor érdemes a SMART módszert használni.
Azaz, a célok legyenek:
- Specific: specifikusak, konkrétak
- Measurable: mérhetőek
- Achievable / attainable /actionable: elérhetőek / megvalósíthatóak / akció orientáltak
- Relevant: relevánsak, fontosak
- Time-related: határidőhöz kötöttek
2. Megfelelő priorizálás
Ebben nagyszerű segítség lehet a fontos és sürgős mátrix, amit Stephen Covey, A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása című könyve tett igazán ismertté.
Eszerint célszerű átnézni teendőinket és az alábbiak szerint kategorizálni:
- Fontos és sürgős – Ezeket a feladatokat azonnal el kell végezni.
- Fontos, de nem sürgős – Ebben az esetben meg kell határozni, hogy mi a teendő határideje.
- Sürgős, de nem fontos – Amennyiben lehetőség van rá, érdemes valakinek delegálni a tennivalót.
- Nem sürgős és nem fontos – Ilyenkor félre lehet tenni az elintéznivalót és a későbbiekben foglalkozni vele.
Azokat a teendőket, amelyeket feleslegesnek és időrablónak gondolunk, egyszerűen törölni kell napirendünkből. Ezzel nagyon sok plusz energiát és idő tudunk felszabadítani önmagunk számára, amit valóban előremutató dolgokra fordíthatunk.
3. Tűzzünk ki határidőt a feladatok elvégzésére
Ha van egy konkrét időpont, ameddig a munkát el kell végezni, az sokkal tervezhetőbbé teszi a napirendet, koncentráltságot és hatékonyságot eredményez. Egyben segíti annak átgondolását, hogy az adott feladat mennyi időt vesz majd igénybe és olyan problémákra is rávilágíthat már a tervezési szakaszban, melyek csak később bukkannának fel. Így azonban már korábban lehetőség nyílik megoldási terv kidolgozására.
Tegyük fel, szükség van három esettanulmány elkészítésére, de a tervezésnél világossá válik, hogy maximum két dokumentum fér bele az időnkbe. Ebben az esetben a harmadikat egy kollégának adhatjuk, így minden elkészül időre.
Ha azonban nem tervezünk előre, akkor a probléma az utolsó percben derülhet ki, amikor már nincs idő mást bevonni a teendőkbe.
4. Mindig tervezzük meg előre a napi, heti, havi feladatainkat
Fontos, hogy minden napot úgy kezdjünk, hogy pontosan tudjuk, milyen feladatok vannak soron. Érdemes már előző nap egy pontos listát készíteni a másnapi teendőkről, így a reggel azonnal hatékony munkával indulhat. Emellett elengedhetetlen az is, hogy heti és havi szinten is lássuk a teendőket.
A munka megtervezéséhez használhatunk naptárat, de számos kiváló feladatkezelő applikáció is létezik, amelyekkel könnyen készíthetünk to-do listákat és remekül kezelhetők projektjeink.
Melyek a legnépszerűbbek?
- Trello – Ez az egyik legtöbbet használt időmenedzsment app, amely felér egy projektmenedzsment platformmal. Számítógépen és mobiltelefonon is használható, könnyen megosztható a csapattagokkal. Alkalmas szövegek, képek, videók kezelésére. Könnyedén áttekinthetők a napi, heti és havi feladatok.
- Asana – Nagyszerű platform komplett projektek kezelésére. A feladatok mellett alfeladatokat, felelősöket és határidőket is meg lehet adni, csapatmunkához kiváló.
- Microsoft To-do – A Wunderlist utódjaként született. A feladatokhoz egyszerűen rendelhetők határidők, figyelmeztetések, fájlok és jegyzetek. Szintén remek team work eszköz.
5. Korlátozzuk az e-mailek megválaszolásával töltött időt
Az e-mailek ellenőrzése és megválaszolása megterhelő és sokszor időrabló feladat. Statisztikák szerint átlagosan heti 30 órát töltünk elektronikus leveleinkkel. Ha belegondolunk, ez idő alatt rengeteg egyéb fontos feladatot el tudnánk végezni.
Érdemes kijelölni a napon belül egy meghatározott időt, amit csak az e-mailezésre fordítunk. Célszerű reggel megnézni a leveleket és válaszolni a legfontosabbakra, valamint a nap folyamán még egy rövidebb időt rájuk szánni.
6. Akkor dolgozzunk, amikor a legproduktívabbak vagyunk
Vannak, akik korán kelő típusok, míg mások inkább éjszakai baglyok. Mindannyian különbözőek vagyunk, és a nap vagy épp az éjszaka különböző szakaszaiban szeretünk dolgozni.
Az időmenedzsment során ennek azért van óriási szerepe, ugyanis akkor tudjuk feladatainkat a legrövidebb idő alatt a leghatékonyabban elvégezni, ha a legtermékenyebb óráinkat használjuk ki.
A korán kelő típusoknak érdemesebb a fontos feladatokat a reggeli órákra időzíteni, míg a későn fekvők jobb, ha az esti órákban látnak neki a tennivalóknak. Soha ne kényszerítsük magunkat olyankor a munkára, amikor tudjuk, hogy nem vagyunk produktívak, ezzel ugyanis rengeteg időt pazarolunk el.
7. Tartsunk szünetet a feladatok között
Az egyhuzamban végzett nagy mennyiségű munka több kárt okozhat, mint hasznot. Szükségünk van szünetekre, hogy agyunk felfrissülhessen, majd újra a feladatokra koncentrálhasson. Jót tehet egy séta, egy kávészünet, a test átmozgatása vagy akár egy rövid relaxáció is.
Érdekesség: Az ún. pomodoro technika Francesco Cirillo nevéhez fűződik, aki azt mondta, hogy akkor tudunk a leghatékonyabban dolgozni, ha bizonyos ideig kizárólag egy feladatra koncentrálunk, majd szünetet tartunk. Tehát amíg a munkát végezzük, addig kerülni kell minden más tevékenységet, a telefonálást, e-mailek megválaszolását stb. Nagyon hatékonyan működik, ha mindezt akár papíron vagy elektronikus felületen rögzítjük is. Például 25 perc munkát követően 5 perc szünetet tartunk, hogy biztosítsuk a pihenést agyunk számára. Az eredményesség kulcsa, hogy kerüljük a multitaskingot.
8. Igazítsuk a feladatainkat másokhoz is
Miután minden egyes projekt feladathoz határidőket rendeltünk, itt az ideje azt is átgondolni, hogy mely napok a legideálisabbak a teendők elvégzéséhez. Például ha olyan munka adódik, ami mások bevonását is igényli, akkor ezeket az elintéznivalókat össze kell hangolnunk a többiek napirendjével.
Összefoglalva
Mint láthattuk, az eredményes munkához, a célok eléréséhez elengedhetetlen, hogy folyamatosan fejlődjünk időnk menedzselésében. A projektek sikere múlhat azon, hogy hogyan osztjuk be saját időnket és bírunk rá másokat a munkafolyamatok során a határidők betartására és a minél hatékonyabb munkavégzésre.
Miben tudunk mi segíteni?
A projektek sikeres koordinálásához erős vezetői és kommunikációs készségekre és módszertani ismeretekre is szükség van, továbbá az időmenedzsmentben is profinak kell lenni. Válasszon képzéseink közül, szélesítse ismereteit, fejlessze készségeit, illetve szerezzen nemzetközi minősítést projektvezetőknek ajánlott képzéseinken!
Designabc