Célokat kitűzni nem nagy dolog, hiszen nap mint nap így teszünk – sokan gondolják így, sajnos tévesen. Mind a privát mind az üzleti területen gyakran előfordul, hogy valahogy elvész a lendület és félúton már azt sem tudjuk, hova indultunk és miért. Ennek az oka, hogy céljaink valójában homályos elképzelések, amelyek csak részben vagy egyáltalán nincsenek definiálva. Ebben segít a SMART módszer, ami 5 egyszerű lépésben segít meghatározni az ideális és valóban hatékony célokat. Cikkünkben arról, lesz szó, hogyan.

A SMART szó, amelynek jelentése egyébként “okos”, ebben az esetben egy betűszó, angol szavak kezdőbetűiből áll össze. Ezek egy kritériumrendszert alkotnak, amelyek segítségével pontosan meghatározhatjuk a céljainkat, megteremthetjük a munkához szükséges fókuszt, és könnyebben kijelölhetjük a feladatainkat. 

Mik ezek a “mágikus” kritériumok? 
A SMART cél kritériumai:

• Specific: specifikus, konkrét
• Measurable: mérhető, követhető
• Achievable / attainable /actionable: elérhető / megvalósítható / akció orientált
• Relevant: releváns, fontos
• Time-related: határidőhöz kötött

A SMART módszer eredete

A Smart módszer ötlete eredetileg George T. Daran tollából származik. Daran célja az volt, hogy egyszerűen alkalmazható és könnyen megjegyezhető segítséget nyújtson a menedzserek számára a helyes célok megfogalmazásában és megvalósításuk részletes kidolgozásában. Bár rengeteg a témával foglalkozó szakirodalom, sok vezető mégsem tudja, hogy hogyan kellene jó célkitűzéseket alkotni. 

Hogyan tűzzünk ki SMART célokat?

Specific: a cél legyen konkrét!

Mi az amit pontosan el szeretnénk érni? Határozzunk meg minél több részletet a célunkkal kapcsolatban! Ennél a kritériumnál a következő kérdéseket érdemes megválaszolni.  

• Mi az a projekt, termék, produktum, amiről szó van? 
• Kit érint ez a cél?
• Milyen területen kell dolgozni a cél elérése érdekében? 

Measurable: a mérhetőség

Egy SMART cél esetében alapvetően két dolognak kell mérhetőnek lennie. Az egyik az előrehaladás, a másik pedig, hogy teljesült-e a célunk. 

Az előrehaladás mérése

Az előrehaladás mérése azért fontos, hogy ne térjünk le a célhoz vezető útról, segít abban, hogy a tervezett időkeretben maradjunk, és megteremtsük a szükséges fókuszt. A pontos követhetőség érdekében a következőket tehetjük: 

• Határozzunk meg mérföldköveket! Ha a nagyobb célt kisebb célokra bontjuk, akkor a kis sikerélményekkel egyrészt könnyebben fenntartjuk a motivációt, másrészt sokkal jobban láthatjuk az előrehaladás mértékét
• Használjunk feladatlistákat!
• Bevezethetünk olyan mutatószámokat, metrikákat, diagramokat, amik szemléltetik az előrehaladást: például az egy héten elvégzett feladatok száma vagy a hátralék diagram
• Nagyon fontos a rendszeres időközönként történő felmérés, hogy folyamatosan átlátható legyen, hol tartunk a cél elérésében

A cél teljesülésének mérhetősége

Lényeges, hogy már a cél meghatározásánál olyan kritériumrendszert állítsunk fel, ami világossá teszi, milyen feltételeknek kell igaznak lenniük ahhoz, hogy a célt megvalósultnak tekinthessük. Sokan esnek abba a hibába, hogy nem tudják megmondani, mikor érik el a céljukat, és erre rengeteg időt pazarolnak el. 

Achievable: olyan célt válasszunk, amit el is tudunk érni!

A célok kitűzésénél nagyon fontos, hogy ne rugaszkodjunk el teljesen a realitástól, tehát ne legyen lehetetlen megvalósítani.Ugyanakkor jelentsen kihívást, mert különben nem motivál és nem mozdít előre. A SMART cél legyen egyben cselekvésközpontú is (Actionable), tehát a teljesülésnek elsősorban a megvalósításért tett lépésektől és nem külső tényezőktől kell függnie.

Ahhoz, hogy ez megvalósuljon, pontosan ismernünk kell: 

• A személyi/pénzügyi/eszköz/időbeli erőforrásainkat
• A gazdasági/társadalmi/jogi stb környezetet

Relevant: egy SMART cél fontos és illeszkedik a többi célunkhoz

A cél kiválasztásánál elengedhetetlen, hogy kontextusban is értelmezzük. Ha szervezeti vagy üzleti célt szeretnénk elérni, vizsgáljuk meg, hogy nem csak nekünk fontos-e az adott cél! Illeszkedik-e a szervezet stratégiai céljaihoz, illetve a projekt többi célkitűzéséhez? Csak így nyerhetjük el a szervezet vagy projektcsapat többi tagjának támogatását. Személyes célnak pedig mindig olyat tűzzünk ki, ami valóban motivál, amiben örömünket leljük.

Hogy valóban releváns célt tűzzünk ki, érdemes a következő kérdéseket átgondolni: 

• A cél elérésével megoldunk-e egy valós problémát? Létrehozunk-e egy valós produktumot?
• Milyen igényeket elégít ki a cél elérése?
• Megéri-e belevágni?
• Megfelelő-e az időzítés? 
• Megfelel-e a gazdasági és társadalmi trendeknek? 

Time-related: határozzuk meg a megvalósítás időtartamát, tűzzünk ki határidőt!

Rengeteg célkitűzés úszik el azon, hogy megvalósítása valahova a “nemsokára” és a “egyszer majd” közé esik. Sajnos ez nem fog működni! Meghatározott időkeret szükséges ahhoz, hogy megfelelő időben a megfelelő feladatokat jelölhessük ki és végezhessük el. Ráadásul időkeret nélkül az előrehaladás mérése sem értelmezhető. 

Mire érdemes még odafigyelni egy SMART cél megfogalmazásánál és teljesítésénél?

Vonjunk be másokat is!

A fenti kérdéseket, szempontokat érdemes megvitatni másokkal is. Üzleti cél kitűzésénél elengedhetetlen a munkatársak, a projekt-team többi tagja, vezetőség és egyéb stakeholderek bevonása. Ez egyrészt segít leszűkíteni a lehetőségeinket, másrészt mindenki számára világossá válik, hogy mit szeretnénk elérni. 

Legyünk rugalmasak!

Ne feledjük, semmi sincs kőbe vésve! A célt időről időre érdemes felülvizsgálni, és ha kell, finomítani rajta. Vegyük figyelembe a mérhetőségnél kialakított mutatók eredményeit és ennek megfelelően gondoljuk át újra, hogyan lehet még pontosítani!

Használjunk olyan eszközöket, amik segítenek a tervezésben, monitorozásban!

Rengeteg olyan eszköz áll a rendelkezésünkre, amivel segíthetünk átlátni, milyen feladatokat kell elvégezni és hol tartunk. Íme, néhány lehetőség:

• Készítsünk táblázatot! Akár egy Excel tábla is nagyon hasznos társunk lehet
• A WBS, azaz munkalebontási struktúra segít tisztán láttatni a feladatokat és a haladást
• A szűk keresztmetszetek elkerülésére és az idő szemléltetésére használhatunk Gantt-diagramot 
• Önszerveződő csapatoknál a Kanban tábla növeli a résztvevők autonóm működését , ugyanakkor folyamatosan áttekinthetővé teszi a vezető számára a folyamatot

SMART cél a gyakorlatban: példa a módszer alkalmazására

A kiindulási pont legyen egy egyszerű, de igen gyakori vezetői célkitűzés: “Hatékonyabb meetingeket szeretnénk a jövőben”

1. Konkretizálás: A csapat prezentációs és tárgyalási képességeinek fejlesztésével, gyorsabb, hatékonyabb csapat meetingek, kevesebb kérdés a meetingek során.
2. Mérhetőség: A célunk, hogy 50%-kal kevesebbre csökkentsük a feltett kérdések számát. A célkitűzésre szánt időtartam alatt jól mérhető a fejlődés, a kérdések számának folyamatos, heti szintű mérésével
3. Realitás és aktivitáshoz köthetőség: Lehetőségünk van a csapattagok képzésére online tanfolyamokkal, coach bevonásával, vagy workshopok szervezésével
4. Relevancia: Rengeteg időt spórolhatunk, ha az üzenetek jobban átmennek, és ez segíti a közös munkát is. A csapattagok szakmai fejlődése pedig motiváló hatású és növeli az elkötelezettséget is. 
5. Időtartam: A cél elérésére 6 hónapunk van. Az első két hónapban az online tanfolyamok – tanfolyami képzések bonyolíthatóak le, ezután kerül sor a workshopok szervezésére.

A pontosan megfogalmazott cél tehát a következőképp fog hangzani: 

A cél a csapat meetingek hatékonyságának javítása 6 hónap alatt a prezentációs és tárgyalási képességek célzott fejlesztésével. A célt akkor teljesül, ha a meetingeken a feltett kérdések száma 50%-kal csökken. 

A SMART módszer elsajátítása és alkalmazása nem csak üzleti területen, de a tanulás során, vagy privát életünk bármelyik célja esetében rendkívül hasznos. Sok sikert kívánunk az alkalmazáshoz! 

Kérdése van? Vegye fel velünk a kapcsolatot!

Ha a hatékonyabb stratégiai tervezés, vagy a projektmenedzsment egyéb területeit illetően kérdése van, várjuk szíves megkeresését. Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérjen ingyenes konzultációt!