Kommunikációs készségek a projektmenedzsmentben: ezt foglald bele az önéletrajzodba
A sikeres projektek lebonyolításához az elejétől a végéig szükség van bizonyos kulcsfontosságú készségekre. Az ütemezés, az időgazdálkodás és a belső és külső felekkel való tárgyalási képesség mind elengedhetetlen kompetenciák. A vezetés, a kockázatkezelés és a kritikai gondolkodás szintén előkelő helyen szerepel a listán. Azonban a legfontosabb mind közül, a kommunikáció.
Írásunkban most megnézzük, hogy:
- Miért fontos a hatékony kommunikáció a projektmenedzsmentben?
- Milyen típusú kommunikációs formákat használhatunk a projektek során?
- Hogyan tegyük hatékonyabbá a kommunikációt?
- Mik a projektmenedzserek legfontosabb kommunikációs készségei?
Miért fontosak a jó kommunikációs készségek a projektmenedzsmentben?
Hatékony kommunikáció nélkül a projektvezetők számára hihetetlenül nehéz – ha nem lehetetlen – hatékonyan irányítani a csapatokat és koordinálni a munkát. A közös célok ugyanis csak így lesznek elérhetőek.
A projektmenedzserek kommunikációs tevékenységének fő célja, hogy összehangolják az erőfeszítéseket. A siker érdekében azonban rengeteg információt kell összegyűjteniük és átadniuk a projektben résztvevők számára.
Ennek hiányában:
- a csapatok erőfeszítései megsokszorozódhatnak
- fontos célok és mérföldkövek maradhatnak ki a rossz erőforrás- és információ elosztás miatt
- a projekt hatóköre kezdhet eltérni az eredetileg tervezettől
Mindez pedig azt eredményezheti, hogy a projekt leállhat vagy teljesen kudarcba fulladhat.
A projektmenedzsereknek folyamatosan nyomon kell követniük és felül kell vizsgálniuk a projekt- és erőforrás-mérőszámokat annak biztosítása érdekében, hogy azok összhangban legyenek a projekt célokkal. Eltérések esetén pedig különféle kommunikációs metódusokat kell alkalmazniuk, hogy megértsék az akadályokat, és megtalálják azok kiküszöbölésének legjobb módját.
A kommunikáció típusai a projektekben
A projektmenedzsmentben, mint minden más üzleti folyamatban, többféle információátadási forma és kommunikációs stílus létezik, amelyek hatással lehetnek egy projektre.
Projekt szemlélet
A kommunikáció projekt szemszögből általában két kategóriára bontható:
- belső kommunikáció
- külső kommunikáció
Belső kommunikáció
A belső kommunikáció jellemzően a projekten aktívan dolgozó személyek – a projektvezető és a csapatuk – közötti információcserét jelenti. Ennek során gyakoriak az olyan megbeszélések, amelyek a tervezés vagy a problémamegoldás során fontosak.
Külső kommunikáció
A külső kommunikáció ezzel szemben a projektcsapat tagjai és a projektben közvetlenül részt nem vevő kulcsfontosságú személyek közötti információáramlásra utal. Ilyenek a projekt különböző stakeholderei, például a vezetőség, más részlegek dolgozói, vagy más projektcsapatok tagjai, a sajtó vagy az ügyfelek.
Mivel ez a kommunikáció olyan személyek felé irányul, akik nincsenek benne mindennapos szinten a projektben, gyakran formálisabb és kifinomultabb a belső kommunikációhoz képest.
A formalitás szemlélete
Ha a kommunikációt a formalitás szemszögéből vizsgáljuk, akkor kétfélét különíthetünk el:
- Informális kommunikáció
- Formális kommunikáció
Informális kommunikáció
Ez legtöbbször a belső kommunikáció szinonimája. A napi e-mailek, a kapcsolattartások és a nem tervezett megbeszélések alkotják, melyek általában lazább hangvételűek, nem kötöttek.
Formális kommunikáció
A hivatalos kommunikációba tartoznak a jelentések, sajtóközlemények, a komolyabb prezentációk. Ezek a kommunikációs formák megtervezettek, kidolgozottak és hivatalosabb nyelvezetűek.
Szervezeti nézőpont
Szervezeti szempontból három kategóriát különböztethetünk meg, amelyek figyelembe veszik a szervezet különböző felépítési módjait:
- vertikális
- horizontális
- diagonális
A vertikális, horizontális vagy diagonális kommunikáció során kritikus fontosságú, hogy a projektcsapat tagjai megértsék a céges policy-t és ennek mentén tudjanak kommunikálni.
Vertikális kommunikáció
A vertikális kommunikáció a szervezeten belül, a különböző hierarchikus szinteken működő személyek vagy csapatok között zajlik, és szokták felfelé vagy lefelé irányuló kommunikációként is aposztrofálni.
A felfelé irányuló kommunikáció magában foglalhatja, hogy a projektcsapat egyik tagja tájékoztatja a projektmenedzsert egy adott problémáról, amely akadályozza a feladat elvégzését, vagy a projektmenedzser kommunikál a felettesével a projekt előrehaladásáról.
A lefelé irányuló kommunikáció épp ellentétesen működik, például a projektmenedzser feladatokat oszt ki a csapatában dolgozóknak.
Horizontális kommunikáció
A horizontális kommunikáció a szervezeten belül azonos szinten működő egyének között zajlik. Ez a kommunikáció történhet a munkatársak között, például amikor a csapat összegyűlik a napi scrum meetingen, hogy összehangolják, milyen feladatokat fognak elvégezni.
Diagonális kommunikáció
A diagonális kommunikáció a nagyobb és összetettebb szervezetekre jellemző és az egyes részlegek, osztályok közötti megbeszélésekre utal.
Például egy mobilalkalmazás fejlesztésének felügyeletével megbízott projektmenedzser fordulhat a szoftvercsapat egyik tagjához, hogy megértse, hogyan kezelték a hasonló problémákat vagy kihívásokat.
A csatorna nézőpontja
Ez arra a csatornára vagy médiumra utal, amelyen keresztül a kommunikáció továbbításra kerül.
Általános kommunikációs csatornák lehetnek:
- verbális vagy nem-verbális kommunikáció
- személyes, távoli vagy virtuális kommunikáció
- írásbeli vagy szóbeli kommunikáció
A kommunikációs csatornák mindegyikének megvannak a maga előnyei és hátrányai, amelyekkel a projektmenedzsernek tisztában kell lennie, és ennek megfelelően kell kihasználnia azokat.
Például a személyes kommunikáció lehetővé teszi a felek számára, hogy megfigyeljék a testbeszédet és a viselkedést, ami befolyásolhatja a küldött üzenetet. Ez azonban nehezen megvalósítható egy olyan vállalati környezetben, ahol a távoli, virtuális kommunikáció a leginkább bejáratott.
Tippek a hatékony projekt kommunikációhoz
1. A technika csodákra képes
Mára olyan fejlettek a technológiai megoldások, hogy abban az esetben sincs szükség pusztán írásbeli kommunikációra, ha a projektcsapat tagjai akár más kontinensen élnek. A személyes találkozóknak óriási értéke van, és a technológia jelentősen megkönnyíti ezeket az interakciókat, amelyek pozitívan befolyásolják a projekt előrehaladását. A virtuális megbeszélések és videókonferenciák rendkívül hasznos eszközök ebben a tekintetben.
2. Értsük meg, hogy kikhez kell eljutnia az információknak
A projektmenedzser az információk kapuőre, azaz felelős azért, hogy az érintettekhez minden szükséges információ eljusson. Emellett azt is biztosítania kell, hogy lényegtelen információk ne terheljék az egyes csoportokat.
Fontos továbbá az is, hogy a kommunikáció minden esetben a legjobb és leghatékonyabb csatornán jusson el az érdekeltekhez. Figyelembe kell venni emellett a másik fél prioritásait, például ha valaki az elemzéseket kedveli, akkor a leghatékonyabb a számokkal alátámasztott jelentések készítése.
3. A kulturális és nyelvi akadályok kezelése
A vállalatok és szervezetek egyre sokszínűbbek, ami növeli annak a lehetőségét, hogy a projektcsapat tagjai nem azonos anyanyelvűek. Ebből adódóan pedig nőhet a félreértések kockázata a projekttel kapcsolatos kommunikáció során.
Ezért kulcsfontosságú, hogy szem előtt tartsuk csapaton belül a kulturális különbségeket vagy nyelvi akadályokat. Ennek érdekében például érdemes kerülni a specifikus mondásokat, a szóviccek vagy szarkazmus használatát, amelyeket nehéz lehet lefordítani nyelvek és kultúrák között.
Kommunikációs készségek önéletrajzba – ezeket érdemes betenni!
A kommunikációs készségekről érdemes az önéletrajzok kapcsán is szót ejteni, hiszen minél részletesebb képet festünk önmagunkról a CV-ben, annál inkább kitűnhetünk projektmendzseri karrierünk során. Sokan követik el azt a hibát, hogy pusztán az olyan elcsépelt kifejezéseket építenek be az önéletrajzukba, mint a jó kommunikációs készség, jó csapatjátékos stb.
Nézzünk most meg néhány olyan fontos kompetenciát, melyekre érdemes nagyobb hangsúlyt fektetni az önéletrajzírás során.
1. Aktív odafigyelés
A projektmenedzserek jelentős eredményeket és változást érhetnek el, ha figyelmes hallgatók. Az aktív odafigyelés nem csupán arra utal, hogy a fülünket használjuk az információ befogadására; ennél sokkal többről van szó. Azt jelenti, hogy figyelmesen hallgatjuk, amit a másik személy mond, és olvasunk a non-verbális jelekből is. Ezek sokfélék lehetnek, de legkönnyebben az arckifejezés, a beszédhang, a szemkontaktus és a testbeszéd azonosítható.
2. Bizalomra és tiszteletre épülő kapcsolatok kiépítése
A bizalom és a tisztelet a személyes kapcsolatok sarokkövei. Fontos, hogy ezeket csak kiérdemelni lehet, megszerezni nem.
Mivel vívhatjuk ki a bizalmat?
- Őszinteség
- Integritás
- Szakértelem
- Nyitottság
- Ötletek és információk szabad megosztására való hajlandóság
- Következetesség
- Megbízhatóság
- Lojalitás
A bizalom arra ösztönzi az embereket, hogy sokkal nyitottabbá váljanak, bátran merjenek új ötletekkel előállni, elmondani az aggodalmaikat vagy tanácsot kérni.
3. A prioritások egyértelmű meghatározása
A projektmenedzsernek minden esetben tudniuk kell közvetíteni a csapatuk számára a stratégiát, mindezt a célok kitűzésével, tervezéssel és a prioritások felállításával. Azaz pontosan tudni, hogy ki, mikor, mit, hol, miért csináljon. A projektben résztvevőknek meg kell érteniük mind a nagyobb képet, az ún. big picture-t, mind az apróbb technikai részleteket. Csak így érhető el, hogy mindenki egy oldalon, közös célért dolgozzon.
4. Az együttműködés támogatása
Együttműködő környezetben a csapattagok támogatják és bátorítják egymást ahelyett, hogy kizárólag a saját feladataikra és felelősségeikre koncentrálnának. Hajlandóak együttműködni és megosztani az információkat, ötleteket és eszközöket, hogy segítsék egymást.
5. Az ellentétes vélemények értékelése
Projektvezetőként a csapat minden tagját arra kell bátorítania, hogy akkor is megfogalmazza a gondolatait, véleményét, ha az esetleg nem egyezik másokéval. A szervezeti sokszínűség mindig különböző nézőpontokat eredményez és az új szemléletmód új utakat nyithat meg korábban nem alkalmazott megoldások felé.
Fontos megfelelő platformot biztosítani arra, hogy mindenki elmondhassa az ötleteit, véleményét és ezáltal megbecsültnek érezhesse magát.
Ugyanakkor arra is törekedni kell, hogy mindig egy egészséges párbeszéd alakuljon ki.
Konklúzió
Láthattuk tehát, hogy a projektmenedzsment során mennyire nagy jelentősége van a megfelelő kommunikációnak. Már nem elegendő a munka koordinálása, legtöbb esetben az iparági ismereteken túl erős vezetői és módszertani ismeretekre, kommunikációs készségekre is szükség van. Amennyiben szeretné még jobban elmélyíteni tudását, válasszon professzionális projektvezetőknek ajánlott képzéseink közül!
Designabc