A folyamatban lévő munka (WIP) limit fontossága, előnyei, legjobb gyakorlatai
Sok esetben a projektek azért akadnak el, mert rengeteg a félbe maradt, még befejezésre váró feladat. A csapat megmagyarázhatatlanul sok időt veszít annak ellenére, hogy mindenki keményen dolgozik. Ilyen esetekben lehet jó megoldás a folyamatban lévő munka (WIP) limit bevezetése, ami az aktuális munkafolyamatok befejezésére fókuszál, jelentősen növelve a hatékonyságot. Cikkünkben most megnézzük, mit is a jelent pontosan a folyamatban lévő munka (WIP) limit, mik az előnyei és hogyan alkalmazzuk őket a gyakorlatban.
Mi az a folyamatban lévő munka limit?
Az agilis fejlesztések során a folyamatban lévő munka limit (angolul: Work in progress (WIP) limit) határozza meg a munka maximális mennyiségét, amely egy munkafolyamat egyes szakaszaiban elvégzésre kerülhet. A WIP limit alkalmazása a Kanban során terjedt el leginkább.
Ez a korlátozás megkönnyíti a csapat munkafolyamatában a nem hatékony elemek azonosítását. Világossá válnak ugyanis a teljesítési folyamat szűk keresztmetszetei még azelőtt, hogy komoly problémák jelentkeznének az előrehaladásban.
A limitek lehetővé teszik az agilis szervezetek számára, hogy zökkenőmentes munkafolyamatokat hozzanak létre, és megakadályozzák a túlterhelést.
A folyamatban lévő munka limit előnyei
A folyamatban lévő munka (WIP) limitek korlátozzák a munkafolyamat különböző szakaszaiban (Kanban tábla oszlopaiban) lévő munkaelemek maximális számát. Ezeket személyenként, munkafázisonként/típusonként vagy a teljes munkafolyamatra vonatkozóan lehet meghatározni.
A folyamatban lévő munka (WIP) limit bevezetésének előnyei:
- Lehetőséget ad az egyes munkaelemek gyorsabb befejezésére, mivel biztosítja, hogy csapat az aktuális feladatok teljes elvégzésére összpontosítson, mielőtt újakba kezdene.
- Láthatóvá teszi a blokkoló tényezőket, a szűk keresztmetszeteket, a krónikus tétlenség vagy túlterheltség területeit, amelyek csökkentik a produktivitást.
- A csapat képes lesz megérteni és megoldani az akadályozó problémákat. Amint ezek megszűnnek, a munka az egész csapatban újra áramolni kezd, növekszik a hatékonyság.
- Megkönnyíti, hogy a leggyorsabban értéket szolgáltassunk az ügyfeleknek.
Mindezek azért kulcsfontosságúak, mert a fejlesztések során gyakori, hogy több folyamatban lévő feladat esetén az egyik félbemarad, míg a másikon dolgozik a csapat, ami idő- és fókuszvesztést okoz. Sokkal kifizetődőbb egy munkára összpontosítani és befejezni, mint belekapni feladatokba és nem végigvinni. A WIP limitek tehát segítenek abban, hogy ne korlátozhassuk saját munkafolyamatainkat.
Ezekre érdemes figyelni a folyamatban lévő munka limitek használata során: a legjobb gyakorlatok
Egy új munkafolyamat bevezetésekor fontos a WIP határértékek kialakítása. Ezeket az egyes státuszokban lévő munkaelemek átlagos számának néhány sprintig tartó megfigyelése után célszerű meghatározni.
A Kanbanban a folyamatban lévő munka határértékeit szükség esetén módosítani kell. Nincs előre meghatározott képlet, amely megmondja, hogyan kell kiszámítani a WIP határértékeket, hogy optimális számot állítsunk be.
Íme néhány dolog, amire érdemes odafigyelni:
- Célszerű áttekinteni, hogy hogyan nyújtunk szolgáltatásokat csapatszinten, és figyelembe venni, hogy hogyan öregednek a munkaelemek a táblán. Ezt megtehetjük egy Kanban visszatekintő megbeszélés során.
- Ne feledjük, hogy a munkafolyamatok dinamikusan változnak majd, mivel ez nem egy elszigetelt rendszer.
- Figyeljük rendszeresen a csapat munkafolyamatát, és ellenőrizzük, hogyan korlátozzák a folyamatban lévő munkát a folyamatosan változó tényezők, például az új üzleti követelmények, az ügyfelek igényei, a csapat mérete és kapacitása, a váratlan technikai problémák stb.
E célból a legtöbb modern online Kanban platformot erős adatelemző képességekkel szerelték fel. Így a mérőszámok lehetővé teszik a csapat munkafolyamatára vonatkozó lényeges információk elemzését.
Mit tegyünk, hogy a Kanban rendszer működőképes legyen a csapat számára?
- Jó gyakorlat, hogy nem szabad túllépni a WIP limiteket, kivéve, ha erre jó ok van (pl. sürgős feladat, amely magasabb prioritással jár).
- Az is bölcs dolog, ha jelzést adunk (pl. a Kanban tábla oszlopának teteje pirosra vált), amikor ez történik, hogy a csapat azonnal láthassa, mi történik éppen a munkafolyamatban.
Ha ezekre nem figyelünk, elszalaszthatjuk a zökkenőmentes munkafolyamat megteremtését és a csapat hatékonyságának növelését. Ezért fontos, hogy a csapat értse a Kanban alapelveit és gyakorlatát.
Természetesen a WIP korlátokat a csapat aktuális munkakapacitásának megfelelően kell meghatározni. Miután beállítottuk őket, figyeljük a munkafolyamatot, és szükség esetén módosítsuk a korlátokat.
Mikre érdemes odafigyelni az agilis csapatoknak a folyamatban lévő munka korlátok használatakor?
Mint minden új dolog, a folyamatban lévő munka limitek is kellemetlenek lehetnek eleinte. A cél a folyamatok középtávú optimalizálása, és a rövid távú kellemetlenség valójában pozitív. A csapatot ugyanis arra készteti, hogy érezzen meg néhány fájdalmas pontot a folyamatokban. És miután néhány hétig használjuk a WIP-határértékeket, szükség szerint módosítsuk azokat.
Érdemes ezt az időszakot a kapacitás növelésére használni, ideális esetben a csapat oktatásával, hogy minden tag új készségeket szerezzen, vagy a fejlesztési folyamat valamely aspektusának hatékonyabbá tételével.
1. Az egyes feladatok mennyiségének következetes elosztása
A követelmények és user story-k lebontásakor fontos, hogy az egyes feladatok ne legyenek túl nagyok. Ez növeli a csapat magabiztos becslési képességét, és segít megelőzni a szűk keresztmetszeteket. Semmi sem lassítja le a csapatot és nehezíti a WIP-korlátokat jobban, mint egy nagy munkaelem, amely eltömíti a csővezetéket.
2. Folyamatban lévő munka limit hozzárendelése a csapat képességeihez
A csapattagok eltérő képességekkel rendelkezhetnek. Ha a teamben vannak szakemberek, a folyamatban lévő munka határértékei eltérhetnek, amennyiben egy ilyen kvalitású ember is részt vesz a munkában. Ezért érdemes a profi feladataira is jellemző állapotot is létrehozni, további kapacitást adni a szakember készségeinek, és növelni a munkaáramlást a teljes csapatban.
3. A tétlenség csökkentése
Ha egy csapattagnak van némi üresjárata, érdemes arra ösztönözni, hogy segítsen más kollégáknak. Ezzel hozzájárulhat a csapat általános produktivitásához, és közben tanulhat.
4. A fenntartható mérnöki kultúra védelme
A folyamatban lévő munka korlátozása nem jelenti azt, hogy a fejlesztőknek sietniük kell a munkával, hogy elkerüljék a munka túlterheltségét egy adott státuszban. Sokkal inkább az a cél, hogy támogassa a szilárd agilis mérnöki gyakorlatokat, amely védi a termék minőségét és a kódbázis egészségét.
Szeretne sikereket elérni agilis projekt környezetben? Fejlessze gyakorlati eszköztárát és szerezzen nemzetközi képesítéseket! Mélyítse el tudását profi képzéseinken!
Designabc