Írta: Czimbalmos Zsolt, PMP, PBA, ACP, DASSM vezető tanácsadó, ügyvezető
Bajba jutott a projektem! Mit tegyek?
Mindenki hallott már olyan projektekről, melyek elakadnak, bajba jutnak, egy bizonyos pont után minden próbálkozás ellenére képtelenek továbblépni. Az értékes erőforrásokat ezek, a jellemzően óriás méretű projektek égetik, mégis általános értelemben a projekt válik a szervezeten belül szitokszóvá.
Bejegyzésünkben azt járjuk körbe, hogy leggyakrabban milyen tényezők okozzák e tetszhalott projektállapotot, illetve, hogy az agilitás milyen módon alkalmazható, hogy a projektet kimozdítsuk ebből a helyzetből.
Leggyakoribb gyökérokok, amik a projekt megállásához vezetnek
A fent leírt állapotot, jellemzőket tapasztalataink szerint legritkább esetben okozza a projektcsapat szaktudásának hiánya. Amikor ügyfeleink olyan igénnyel keresnek meg minket, hogy egy adott, elakadt projekt előmozdítását segítsük, az alábbiakat tapasztaljuk leggyakrabban:
- Mozgó vagy nem ismert célok
A projekt kezdeti célja folyamatosan változik, a csapat napról napra dolgozik, a projekt folyamatos újra tervezést igényel. Ez a bizonytalanság nem a terjedelem (scope), hanem sokkal inkább a végső cél változását jelenti.
- A fókusz hiánya
A projektben dolgozók a feladatokat másodrangúnak gondolják a napi operatív vagy más projektfeladatok mellett. Túl sok téma fut párhuzamosan, nem jut elegendő fókusz a projektre.
- Nem elegendő erőforrás
Tipikus probléma a projektek alultervezése. Sok esetben az erőforrásgazdák nem veszik figyelembe, hogy a projekttagok a projektben nem csupán a szakmai feladatok megvalósítását látják el, hanem egyeztetéseken, adminisztratív feladatokban is részt kell venniük. Ne felejtsük el, hogy példa kedvéért egy fejlesztői nap a legritkább esetben jelent 7-8 óra fejlesztést, sokkal életszerűbb napi 4-5 órával kalkulálni.
- Vezetői támogatás, motiváció hiánya – nem hiszünk a sikerben
Sajnos tapasztalataink szerint sok esetben a megbízók csak formális szerepet töltenek be a projektekben, érdemi hozzáadott érték nélkül. Az esetleges eszkalációs folyamatok, a jóváhagyások a lassú, vagy elmaradt döntések miatt lelassulnak, ez a hozzáállás pedig átragad a csapattagokra is.
- Nem megfelelő emberek a csapatban
A projektcsapat felépítése, kijelölése nem minden esetben magától értetődő. Ezt a többtényezős döntést jól megalapozott és átgondolt folyamat mentén érdemes meghozni. A szakmai tudás, kompetenciák mellett a csapatban dolgozók készségei, együttműködési hajlandóságuk és motivációjuk is fontos szerepet tölthet be.
- Rosszul választott módszertani irányok
Gyakran emlegetjük, hogy nem mi vagyunk a módszertanért, a módszertan van értünk. Az egyes projektek jellemzőik alapján eltérő megközelítést igényelhetnek, egy rosszul megválasztott módszertan akár a projekt megrekedését is okozhatja.
- Rögtön „űrhajót akarunk építeni” – túlzott elvárások
Gyakori probléma, hogy a projekttel szemben túlzott elvárásokat fogalmaznak meg, rögtön a lehető legteljesebb, minden funkcionalitással bíró eredmény szállítására törekednek. Ez nem csupán a megvalósítást teszi bonyolultabbá, késlelteti is az értékszállítást is.
- A hangsúly csak a feladatokon van
Egy csoport, csapat hatékony működéséhez nem elég csak a munkára, feladatokra helyezni a hangsúlyt. A csapaton belüli dinamika, illetve a csapat működési kereteinek hangsúlyozása, fejlesztése is szükséges ahhoz, hogy egy csapat jól működjön és tudjon szállítani.
Az agilitás, mint egy lehetséges megoldás?
Fontos hangsúlyozni, hogy az alábbi, általunk is alkalmazott kezelési mód ilyen helyzetekben nem arról szól, hogy a projektet „állítsuk át” agilis módszertanra, hanem sokkal inkább arról, hogy az agilis szemlélet és eszköztár egyes elemeinek használatával miként segíthetünk bajba jutott projekteken. A fenti gyökérokokból kiindulva, ha el tudjuk érni, hogy a csapat egy szűkített terjedelmet, scope-ot, fókuszált munkával, a megbízó szoros bevonása mellett egy lehetőség szerint rövidebb időkeretben le tudjon szállítani, jó eséllyel a projektet ki tudjuk mozdítani a megrekedt állapotból.
A már-már unalomig ismert ellenőrző listától (pl. pontosítsuk az elvárásokat, gondoljuk át az ütemtervet, értékeljük a kockázatokat stb.) most eltekintünk és gondolatébresztőként inkább az általunk is alkalmazott lépéseket mutatjuk be az alábbiakban:
1. Gyorselemzés
Az induláshoz feltételül szükséges, hogy megértsük a problémákat, az elakadás okát. Tapasztalataink szerint ez gyorsan, hatékonyan megvalósítható egy kulcsszereplőkkel megvalósuló pár órás workshop segítségével. A workshop során a célok pontosításra, a felmerült problémák, a csapat oldali kompetenciák, készségek, valamint a megcélzott felhasználói elvárások pedig feltárásra kerülhetnek.
2. Roadmap kialakítás
Akár a kezdeti projekttervet felhasználva, vagy akár azt figyelmen kívül hagyva a kulcsszereplőkkel közösen kialakításra kerül egy roadmap, melynek célja nem egy minden feladatra kiterjedő ütemterv készítése, hanem sokkal inkább egy első nagyobb eredmény átadására fókuszáló menetrend, mely a legfontosabb feladatokat tartalmazza. Kritikus, hogy ez az eredmény egy megfogható, szűkebb jellemzőkkel bíró leszállítandó legyen, ami bizonyos szinten választ ad a felhasználói elvárásokra. Hosszabb távon természetesen ez az eredmény tovább fejleszthető, kiegészíthető, de egy ilyen „gyors győzelem” új lendületet adhat a projektnek, növelheti a motivációt és ami talán még fontosabb, reményt adhat a projekt lezárásával kapcsolatban, így növelheti a kulcsszereplők és a megbízó elkötelezettségét is.
3. Kapacitások biztosítása, roadmap hangolása
Az előzetes roadmap alapján felmérjük, hogy milyen kapacitásokat tud a szervezet biztosítani a szállításhoz. Ez egy kulcsfontosságú kérdés, az irreális elvárásokat (pl. 2 fő heti 1 napos allokáció mellett nem lesz képes gyors eredményeket szállítani) jelezzük és megpróbálunk olyan feltételeket és csapat létszámot kiharcolni, amivel reális lehet az elvárások teljesítése.
Amennyiben ezt sikerül elérni, úgy a kijelölt csapattagok bevonásával közösen feltárjuk, hogy milyen kompetenciákra lesz szükség a szállításhoz. A kompetenciafelmérést nem az erőforrásgazdákkal, vagy szakmai felelősökkel, hanem a csapattagokkal végezzük, hiszen nekik kell majd a szakmai feladatokat megvalósítaniuk, nekik kell legjobban tudniuk, hogy milyen technológiai, vagy egyéb ismeretekre lesz szükség. Ha hiányosságot látunk, azt azonnal jelezzük a megbízó felé és javaslatot fogalmazunk meg annak kezelésére. Ezzel egyidőben a kialakított roadmap-et a csapattal közösen áttekintjük és szükség esetén a kulcsszereplőkkel egyeztetve módosítjuk, elkerülve a lehetetlen küldetéseket.
4. Munkamódszer kialakítás, csapatépítés
Ahhoz, hogy a csapat hatékonyan tudjon dolgozni, egy mindenki által ismert és elfogadott munkamódszerre van szükség. Projekttől függően, ez lehet agilis, vagy tradicionális alapú módszertani megközelítés is, azonban válasszuk bármelyiket is, mi minden esetben feladatlistát (agilis kifejezéssel élve backlogot) használunk. Ennek segítségével a feladatok transzparenssé, jobban nyomon követhetővé válnak.
A munkamódszer kialakítását sok esetben „minitréninggel” kezdjük, ahol jó gyakorlatokat mutatunk be és ez alapján állapodunk meg a csapattagokkal az alkalmazandó menetrendről. Igyekszünk minél gyakrabban bemutatókat tartani a kulcsszereplők számára, illetve kapacitás függvényében stand-up-okat is tartunk heti több alkalommal. A szállítást lehetőség szerint iterációkba szervezzük és igyekszünk a feladatokat erősen priorizálni. A munkamódszer közös kialakítása és a közös workshopok remek alkalmak arra is, hogy a csapattagok motivációját megismerjük és a csapategységet erősítsük.
5. Gyors eredmények, kis győzelmek
Ahogy korábban írtuk, csodák sajnos nincsenek. Egy óriási „giga projekt” nem szállítható le pár hét alatt, viszont az elérhető, hogy gyorsan, akár pár hét alatt „kis győzelmeket” érjünk el, azaz valami olyan eredménytermék szülessen, ami értéket jelent a felhasználók, és/vagy a megbízó számára. Ez bár nem fedi le a teljes követelménylistát, mégis komoly előrelépést jelent.
Az elkészült eredmények megfelelő kommunikálására nagy hangsúlyt fektetünk, és ha eddig ez nem történt meg, igyekszünk minél több kulcsszereplőnek megmutatni, hogy igenis, a projekt megfelelő fókusz és elkötelezettség mentén sikeresen lezárható lesz. A sikeres szállítás érdekében a napi folyamatokat facilitáljuk, támogatjuk igény esetén gyakori coaching támogatással, akár klasszikus értelemben vett projektvezető vagy akár az agilitásban ismert Scrum Master/Agile Coach, és/vagy akár Product Owner szerepben.
A fenti folyamattal kapcsolatban két dolgot fontos hangsúlyozni. Az egyik, hogy a projekt tényleges előremozdítása érdekében a munkamódszer kialakításáig 2 hét alatt el kell jutni annak érdekében, hogy ne az legyen az érintettek megélése, hogy egy újabb lassú, nehézkes próbálkozás veszi kezdetét. A másik, hogy a munkamódszer kialakításának, valamint a szakmai feladatok támogatásának minden esetben egyedinek, a csapatra és projektre testre szabottnak kell lennie, ugyanis ezzel érhető el, hogy a könyvekben leírt, sokszor általánosnak tűnő feladatok valós, működő rendszerként működjenek.
Előfeltételek, melyek Megbízó oldali biztosításával tudunk segíteni
Ahogy az a fentebb leírtakból is látható, eredmények csak akkor érhetők el, ha a szükséges feltételek rendelkezésre állnak. Mi leggyakrabban ilyen helyzetben az alábbiakat kérjük a megrendelőtől:
- csak olyan projektbe kezdjünk, ami tényleg fontos a szervezet számára, ami nem fontos az úgysem kerül megvalósításra, vagy menet közben „elhal”
- Aktív közreműködés a megbízó részéről. Ez megjelenhet a projekt és eredmények kommunikálásának támogatásában, az elkötelezettség erősítésében bemutatókon való részvétellel, vagy akár rendszeres visszajelzésekben is.
- Megfelelő kapacitás és csapat rendelkezésre állás biztosítása. Erről már korábban is írtunk, az eredmények elérését mi is csak megfelelő létszámú csapattal és legalább előre rögzített projektnapokkal tudjuk biztosítani.
Designabc