A backlog jelentése a projektmenedzsmentben
A scrum módszertan eszközeiként gyakran hallunk az ún. hátraléklistákról, a product backlogról és a sprint backlogról, kevesebb szó esik azonban a projekt backlogról. De mi is az a backlog és hogyan használhatjuk hatékonyan a projektmenedzsmentben? Cikkünkben ezt fogjuk most áttekinteni.
A backlog jelentése
Mielőtt erre rátérnénk, kezdjük rögtön az alapoktól! A backlog jelentése, a projekthez tartozó teljesítendő feladatok rangsorolt és strukturált listája, vagy magyarul hátraléklista, amely részletesen lebontja az elvégzendő munkákat.
Mi az a projekt backlog?
A projekt backlog segít strukturálni a scope-ot, azaz a hatókört, amit a projekt során el kell érni, és azonosítani az üzleti prioritásokat, mielőtt a csapatok túl sok időt töltenének a részletek megtervezésével.
Hosszabb projektek esetében előfordulhat, hogy nem a teljes munkamegosztási szerkezetet (WBS) vezetik a projekt backlogban. Ehelyett csak arra koncentrálnak, amit egy adott időszak alatt kell elvégezni.
Mit jelent a backlog agilis szemszögből?
Az agilis módszertanokban elsősorban product- és sprint backlogot alkalmaznak. Azonban gyakran a hagyományos projektalapú szervezetek is alkalmaznak agilis gyakorlatokat, például a backlogokkal való munkát. Ebben az esetben viszont projekt backlogot használnak product backlog (azaz termék-hátraléklista) helyett.
A fő különbség az, hogy a projekt backlog ideiglenes. Azaz addig él, amíg a projekt tart. Míg a product backlognak elméletileg nincs végdátuma, hanem folyamatosan használható a termék teljes életciklusa alatt.
A product backlog legjobb gyakorlatát érdemes beépíteni a projekt backlogba. Például, ha azt szeretnénk, hogy a backlog priorizálást egyetlen személy végezze, akkor az alábbiakra érdemes hangsúlyt fektetni:
- munkák részletezése
- határidők becslése
- felhasználói történetek (user story)/követelmények pontosítása
- backlog elemek priorizálása
Mi a projekt backlog célja?
Alapvetően 3 célja van:
- a megrendelői oldal és érdekcsoportok (stakeholders) valamint a csapatok összehangolása azáltal, hogy a projekt hatókörének egyetlen, átláható forrásaként szolgál
- legyen rugalmas és alkalmazkodjon a projekt változásaihoz és a felmerülő új információkhoz
- Segítse a fókuszált munkavégzést
Mi a különbség a projekt backlog, a sprint backlog és a termék backlog között?
Különböző típusú backlogok léteznek, de miben különböznek?
Product backlog
A termék hátraléklistát (product backlog) az agilis szervezetek használják termékfejlesztési projektjeik során. Ez egy termék követelménylista, amely tartalmazza a funkciók leírásait, de ide kerülhetnek “kívánságok”, “ötletek” is. A terméktulajdonos (Product Owner) felelős a product backlog kezeléséért: annak tartalmáért, elérhetőségéért és az elemek priorizálásáért.
A product backlog sosem tekinthető teljesnek, folyamatosan változik annak érdekében, hogy meghatározza mi szükséges ahhoz, hogy a termék megfelelő és versenyképes legyen. Tartalmazza az összes olyan jellemző-, funkció-, követelmény-, továbbfejlesztés- és javítás formájában megjelenő változtatást, amiket a termék jövőbeni release-eiben el kell végezni.
Sprint backlog
A sprint teendőlista (Sprint Backlog) egy adott időszakra, egyetlen sprintre szól, amely általában két hetet ölel fel. Az egy sprint alatt elvégzendő feladatok listáját találjuk benne. Láthatóvá teszi mindazt a munkát, amelyet a fejlesztőcsapat szükségesnek gondol a sprint cél teljesítéséhez.
Az egyes funkciókat részfeladatokra bontják, majd a meghatározott prioritások, szükségletek és a csapattagok szaktudása alapján mindenki kiválasztja a saját feladatát.
Példák backlog elemekre
Nézzük most meg, hogy mire van szükség egy backloghoz, akár nagy, akár kisebb csapatról beszélünk!
A backlog elemek gyakran tartalmaznak funkciókat és hibákat (bugokat) , melyeket az ügyfelek is láthatnak. Tartalmazhatnak kutatásokat (spike) is, amelyek az ügyfelek számára láthatatlanok, de a csapatoknak fontosak.
#1 példa: Funkciók
Az új backlog elemek különböző forrásokból származhatnak. A végfelhasználók, az ügyfélszolgálat, az értékesítés, a projektmenedzsment és a fejlesztők mind küldhetnek új ötleteket a hátraléklistába. Ezeket gyakran nehéz priorizálni.
Egyensúlyt kell teremteni az alábbiak között:
- meglévő ügyfelek elégedettsége
- rövid távú értékesítési lehetőségek
- hosszú távú projektszemlélet
Projektmenedzserként rendszeresen felül kell vizsgálni és meg kell oldani az egymásnak ellentmondó, valamint a duplán előforduló kérdések problémáját. Ez biztosítja, hogy a backlog olyan funkciókból álljon, amelyek új ügyfeleket vonzanak és erősítik a meglévő ügyfélkör lojalitását.
#2 példa: Hibák és hiányosságok
Az ún. bugok és a hiányosságok a végfelhasználók által felfedezett problémák, amelyek a fejlesztés során átcsúsztak a minőségellenőrzésen. A tesztelés általában az egyes backlog elemek részeként történik. Ezeket egy hibakövető programon belül is lehet kezelni, de a backlogunkban is szerepelhetnek.
#3 példa: Kutatások
A kutatások akkor nagyon hasznosak, ha keveset tudunk arról, hogyan kell egy új funkciót vagy koncepciót megvalósítani, vagy ha valami újat szeretnénk kipróbálni. Bármelyikről is legyen szó, a körülmények megkövetelik, hogy időt szakítsunk a csapat ismereteinek bővítésére.
Egy backlog az összes projekthez
A tervezés és a szervezés kritikus fontosságú a sikerhez. A backlognak útmutatást kell adnia a csapatoknak és projektjeiknek. Ha helyesen hozzuk létre és kezeljük, akkor a backlogot nem csak egyetlen projekthez használhatjuk, hanem skálázni is tudjuk.
Ahogy a projektjeink egyre nagyobbá nőnek, úgy van értelme egyetlen backlogot kezelni az összeshez. Ez segít mindenkinek a csapatában eligazodni a változások között, kezelni a függőségeket, növelni a produktivitást, és a legnagyobb értéket nyújtani az üzlet és az ügyfél számára egyaránt.
Az agilis irányzatok egyre nagyobb teret hódítanak a projektek és a szervezetek életében és egyre többen választják az agilis átalakulást. Ha szeretné megismerni, vagy elmélyíteni a tudását az agilis módszertanokban, akkor válasszon minőségi agilis képzéseink közül!
Designabc