Agilis projektmenedzsment és szervezeti agilitás fejlesztése
Tartalom
Mit értünk agilitás alatt?
A felgyorsult környezet és elvárások egyre inkább szükségessé teszik, hogy a szervezetek képesek legyenek gyorsan, hatékonyan reagálni a szükségletekre, igényekre, problémákra.
Ennek alapvető pillére egy közvetlenebb, gyorsabb kommunikáció, illetve a hagyományos autokratikus működési módok újragondolása. A sikeres agilis szervezetek képesek megújulni, változni, és ami talán a legfontosabb, a hibákból tanulni, így folyamatosan fejlődni is.
A magas agilitású szervezetekre jellemző az értékközpontúság és hatékonyság, tehát a szervezetek így törekednek arra, hogy csak olyan feladatokat valósítsanak meg, amik tényleges értéket jelentenek a szervezet, vagy megrendelő számára. Az agilis szemlélet, mely sokkal inkább egy gondolkodásmód, mintsem egy módszertan, megjelenhet projektek, vagy akár napi szintű feladatok végrehajtásában is.
Agilis projektek
Mielőtt azonban agilis szervezetről beszélhetnénk, először a szervezet által szállított projekteket is érdemes megvizsgálni.
Tekintettel arra, hogy ma már minden szervezetnél megjelennek projektek (termékfejlesztés, informatikai rendszerfejlesztés, belső folyamatfejlesztés, ügyfeleknek szállított egyedi megoldások stb.), gyakran felmerül a kérdés, hogy mikor érdemes egy projektet agilisan megvalósítani?
Tapasztalataink szerint nincs egy, mindenhol jól bevált megoldás a projektek kezelésére, ezért nem feltétlenül jó irány minden projektet agilis alapon megvalósítani. Meggyőződésünk, hogy a projektek között vannak olyanok, amik tradicionális megközelítéssel és vannak olyanok amelyek agilis irányzatok szerinti megvalósítással lehetnek eredményesebbek.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy az alábbi jellemzőkkel bíró projektek alkalmasak lehetnek agilis alapon történő szállításra:
- újszerűség, kevésbé ismert megoldási irány (nem sorozatprojektek),
- jól definiálható inkrementumok, termék részegységek,
- magas fokú kreativitás szükségessége,
- megrendelő általi hajlandóság a folyamatos kapcsolattartásra és közös munkára,
- változékony környezet, a konkrét követelmények, elvárások bizonytalansága,
- megfelelő feladatkultúra.
Tudta?
Mikor célszerű az agilitás fejlesztése?
Megfigyelhetőek tünetek, melyek esetén célszerű megfontolni a szervezeti agilitás fejlesztését, melyek leggyakrabban az alábbiak:
- hatékonytalan működés, feleslegesen végzett folyamatok,
- túlzott adminisztrációs terhek,
- termék-, és értékfókusz elvesztése,
- nem használt eredmények,
- megrendelő általi elégedetlenség,
- agilisan működő csapatok nehézkes összehangolása.
Természetesen a fenti tünetek megjelenhetnek napi szintű feladatok (pl. BAU, üzemeltetés stb.) és projekt kereteken belül is, melyek során az agilis eszköztár elemei jól alkalmazhatóak.
Kézzel fogható eredmények
Az agilis irányelvek megfelelő alkalmazásával a szervezet képessé válik:
- az üzleti igényekre gyorsabban reagálni,
- a nem használt funkciók minimalizálására,
- az igénygazdával, megrendelővel gyorsabb, szorosabb kommunikációra,
- a felesleges, közvetlen értéket nem jelentő folyamatok és erőforrás lekötések elkerülésére,
- az igényeknek megfelelő eredmények leszállítására,
- valamint a változások gyorsabb, hatékonyabb megvalósítására.
Tapasztalataink szerint a projektek bizonyos típusai az agilis irányelvek szerinti megvalósítása kézzelfogható, számokban is kimutatható eredményeket jelenthet a szervezetek számára.
Nemzetközi viszonylatban a projektek több, mint 70%-a már alkalmaz agilis elemeket
Javasolt megoldás, fejlesztési ív
A fenti eredmények realizálása érdekében minden esetben testre szabott megoldási irányt javaslunk, mely felsőszintű tartalma az alábbiak szerint alakulhat:
- Célok definiálása, elvárások, sikerkritériumok és KPI-ok
- Helyzetfeltárás, változást érintő korlátok és támogató elemek feltérképezése
- Változási folyamat és tartalom kialakítása, szerepek definiálása, gyors eredmények kitűzése
- Vezetői coaching és fejlesztés
- Változási ügynökök felkészítése, pilot csapatok fejlesztése
- Közös nyelvezet kialakítása, szemléletformálás workshopok és tréningek segítségével
- Szerepkörök menti fejlesztés (pl. csapatok, product ownerek, scrum masterek, coachok, chapter leadek, RTE-k stb.) és agile coaching
- Infrastruktúrát, szervezeti felépítést és működési módot érintő változások bevezetése
- Változás támogatása, rögzítése
- Folyamatos fejlődés támogatása
Miért lehet szükség külső szakértő bevonására?
Bár az agilis irányelvek rendkívül egyszerűek, azok szervezeti működésbe való építése nem egyszerű feladat. Leggyakrabban ezek a fejlesztések a “mindset” és szervezeti kultúra változását is igénylik.
Munkatársaink egy sor szervezet agilis fejlesztését kísérték figyelemmel akár munkavállalóként, akár tanácsadóként, trénerként, amelyek során felhalmozott tapasztalat segítségével az amúgy nem egyszerű folyamatot kevésbé fájdalmassá tudjuk tenni.
Naponta találkozunk olyan szervezeti vezetőkkel akik szerint agilisan működnek, mert napi stand-up-okat tartanak. Sajnos ettől önmagában nem lesz agilis egy működés, ez csupán egy eszköz, aminek megfelelő alkalmazása segíthet, de ezeket az eszközöket nem öncélúan, hanem az értékközpontúság és hatékonyság jegyében célszerű alkalmazni.
Nemzetközi minősítésekkel rendelkező kollégáink az érintettekkel együttműködésben közösen dolgozzák ki a szervezethez és résztvevőkhöz illeszkedő megoldást, melynek bevezetését, támogatását akár napi szintű közreműködéssel is képesek vagyunk lefedni.
Kihívások a fejlesztés során vezetői oldalról
A fejlesztés során tanácsadóként, trénerként feladatunk, hogy az alábbi kihívásokra, kérdésekre választ adjunk, melyek leggyakrabban vezetői szinten merülnek fel:
- A szerepköröket milyen felelősségek és hatáskörök mentén alakítsuk ki? Hogyan lehet ténylegesen autonóm csapatokat alakítani?
- Az agilisan működő projekteket hogyan tudnánk a meglévő, hagyományos irányzatok szerinti projektek portfóliójához illeszteni?
- Miként kezeljük, tervezzük a szervezeti erőforrásokat agilisan működő projektek esetén?
- Szükség van továbbra is projektvezetőre? Miben tudnak ők segíteni?
- Hogyan válhat a csapat önfejlesztő csapattá, hogyan tudnánk saját agile coachokat, scrum mastereket kinevelni?
- Milyen kontrollt alkalmazzak a csapatokra, mi az amiben tudom őket segíteni?
- Miben kell nekem máshogy működnöm agilis vezetőként?
- Milyen megközelítést alkalmazzak, hallottam már SAFE-ről, Spotify modellről és Nexus-ról is, melyik lehet a legjobb irány?
- Hogyan szabjuk saját szervezetünkre a más által alkalmazottakat, hogyan alakítsuk ki saját modellünket?
- Hogyan motiválhatom a csapatokat, hogyan kerülhetem el a magas fluktuációt?
Vezetői támogatás nélkül nem megy
Kihívások a fejlesztés során csapat oldalról
Megvalósító, operatív szinten gyakran találkozunk az alábbi kérdésekkel, melyekre tanácsadóként, változásmenedzserként az érintettek bevonása mellett javaslatokat teszünk:
- Milyen támogató eszközöket használjunk?
- Milyen eszköztárat használjunk és mit ne?
- Hogyan “használjuk” jól a Scrum Mastereket?
- Hogyan tudnak a PO-k a csapattal hatékonyan együtt élni, dolgozni?
- Hogyan becsüljük, tervezzük és kövessük nyomon a munkát?
- Hogyan tudnánk elérni, hogy a retrospektívek tényleg hasznos ceremóniákká váljanak?
- Hogyan kezeljük a munka során felmerülő konfliktusokat?
- Mit tehetünk azért, hogy a vezetők számára is transzparens legyen a munka előrehaladása?
- Miben változzunk, hogy a nagyobb felhatalmazással élni tudjunk?
Designabc