A workshop jelentése és fontossága a projektek során
A workshopok a sikeres projekt folyamat szerves részei. Támogathatják a stratégiai tervezést, megkönnyíthetik a feladatok hatékony végrehajtását, problémák esetén továbblendíthetik a projekteket, valamint segíthetnek a szükséges következtetések levonásában, hogy a csapat a későbbiekben minél eredményesebb lehessen. Cikkünkben most megnézzük, hogy mi a workshop jelentése projekt környezetben? Milyen céllal szervezzük és hogyan legyen hatékony egy workshop?
Mi a workshop jelentése projekt környezetben?
A workshop egy olyan interaktív találkozó, melynek során egy csapat egy sor tevékenységen, feladaton megy keresztül egy probléma megoldása vagy egy projekt megtervezése, kidolgozása céljából. A workshopokat legtöbb esetben egy képzett facilitátor vezeti.
Miben különbözik egy workshop egy hagyományos meetingtől?
Ha egyszerűen szeretnénk megfogalmazni, akkor minden workshop meeting, de nem minden meeting workshop. Lássunk most néhány fő különbséget!
#1. Időtartam
A workshopok általában hosszabb ideig tartanak, mint a megbeszélések. Míg egy átlagos értekezlet 30 perc és két óra közötti időintervallumban zajlik, addig egy átlagos workshop több órát, vagy akár több napot is igénybe vehet. Amennyiben egy workshop fókusza a stratégiai tervezés, van, hogy több héten át zajlik a folyamat.
#2. Téma
A meetingek olykor több téma köré épülnek, többnyire az akutalitásokról szóló tájékoztatás a cél, vagy bizonyos döntések meghozatala, felülvizsgálata, ellenőrzése. A résztvevők az értekezletek során sok esetben passzívak. Ezzel szemben a workshopok aktivitást követelnek, rendszerint nagyobb kaliberű tervezés és kézzelfogható eredmények elérésének, problémák feltárásának érdekében szerveződnek.
#3. Moderátori semlegesség
A meetingek vezetőitől nem elvárt a semlegesség. Gyakran formálnak véleményt vagy hoznak döntéseket.
Egy workshop vezetőjének a siker érdekében azonban minden lehetséges módon törekednie kell arra, hogy elkerülje a sugalmazást, a befolyásolást. A résztvevőknek maguknak kell vállalniuk a döntéseiket, véleményüket. Egy facilitátor a workshop sikerét kockáztatja azzal, ha megsérti a semlegességet.
Miben más egy szeminárium, mint egy workshop?
Egy szemináriumon előadásokon keresztül ismereteket és készségeket sajátíthatnak el a résztvevők. A workshop ugyanakkor a csoport tagjai közötti interakcióra épül, hogy támogassa az ismeretek cseréjét és a készségek fejlesztését.
Mi a célja a workshopoknak?
A workshopok teret biztosítanak az alábbiaknak:
- csapattagok, külső partnerek stb. találkozójának
- kérdések megvitatásának
- ötletek gyűjtésének
- problémák azonosításának
- döntések meghozatalának
- megoldások kidolgozásának stb.
A workshop speciális közege nem létezik a mindennapi munka feszes menetrendje során. Érdekes tény, hogy a szakemberek átlagosan 21,5 órát töltenek egy héten különböző megbeszéléseken, ezért kevés idő marad az elmélyült munkára. Különösen, ha figyelembe vesszük, hogy nem minden meeting zajlik egymást követően, így a megbeszélések a napot 1-2 órás érdemi munkával töltött blokkokra szabdalják.
A workshopok lehetőséget adnak a hatékony feladatmegoldásra, és segítenek a csapat tudására és bölcsességére építeni azt. Ez különösen akkor érdekes, ha egy olyan összetett, több területet is érintő kihívás előtt állnak, mint például a stratégiai tervezés.
A workshop szó jelentése a gyakorlatban: milyen típusai vannak?
A workshopoknak különböző formái és méretei vannak. Más és más célokkal szervezhetjük őket. Lehetnek kiscsoportosak, meghatározott személyeket érintők, vagy olyan események, ahol a projekt teljes csapata – beleértve akár a külsős partnereket is – meghívást kapnak. Szerveződhetnek tervezési fázisban, vagy épp a projektek értékeléseként. Tekintsünk is át két példa workshopot!
1. példa: Stratégiai tervezési workshop
Mi a workshop fókusza? Olyan stratégia kidolgozása szükséges, amely segít a prioritások felállításában és az erőfeszítések projekt célok érdekében történő összehangolásában. Meghatározza, az elérendő mérföldköveket és a jelenlegi legfontosabb kihívásokat, valamint azt, hogy milyen stratégiával küzdhetők le a problémák?
Milyen eredményeket várunk a worskhoptól? Egyoldalas stratégiai dokumentumot, amely tartalmazza a következő fél évre vonatkozó fókuszterületeket és célkitűzéseket.
Kik vegyenek részt? Mivel a stratégia az egész projektet érinti, célszerű minden terület (pl. értékesítés, termék, marketing stb.) érdekeltjeit meghívni.
Hogyan zajlik a workshop? A folyamat elején mindenki egyénileg időt kap arra, hogy leírja a területét érintő kihívásokat és problémákat. Ezt követően a kihívásokat felírják egy táblára, és a résztvevők megvitatják. Majd a projektre gyakorolt hatása alapján prioritás szerint rangsorolják azokat. Így létrejön a mindenki számára kulcsfontosságú kihívások listája.
A második fázisban a csapat olyan stratégiai célokat fogalmaz meg, amelyek a legfőbb kihívásokat kezelik. Ezeket ismét megvitatják és osztályozzák, de ezúttal egy hatás-erőfeszítés mátrix segítségével, amelyet minden területre elkészítenek. Ezek alapján megfogalmazásra kerülnek a pontos célkitűzések.
2. példa: Retrospektív workshop
Mi a workshop fókusza? A retrospektív workshop célja egy projekt áttekintése, amin egy csapat 1 évig dolgozott. Az eredeti tervek szerint a projekt 6 hónapos lett volna, azonban akadtak váratlan nehézségek és kihívások. Mi haladt megfelelően a projekt során, és mi nem? És mit tanulhat belőle a csapat?
Milyen eredményeket várunk a worskhoptól? Tanulni a múltból, megérteni, hogy mi működőképes és hol vannak gyengeségek, továbbá az erősségekre koncentrálni a jobb csapatmunka és a későbbi sikerek érdekében.
Kik vegyenek részt? A projekt csapat.
Hogyan zajlik a workshop? Egy szemléletes eszköz a folyamathoz, a Rózsa, tüske, bimbó módszer:
- Rózsa = Siker, kis győzelem, vagy valami pozitív dolog, ami történt
- Tüske = Egy kihívás, vagy valami, amiben több támogatásra lenne szükség
- Bimbó = Új ötletek, amelyek kivirágoztak, vagy valami, ami a jövőben sikerre vihet
A csapattagok kis post-itekre írják fel a fentiek szerint projekt tapasztalataikat, ezután egy táblán osztják meg mindezt a többiekkel. Miután minden öntapadós lapocska felkerült, a csapat csoportosítja a hasonló post-iteket. A legfontosabb problémás területek vizuális összerendezése alapján a csapat 3 csoportot állít fel:
- Kezdjük el!
- Fejezzük be!
- Folytassuk!
Ezek alapján ötletbörzét tartanak a folyamatok módosítására. Ezeket addig a pontig vitatják meg, amíg a csapat meg nem állapodik abban, hogy a későbbiekben milyen elvek mentén haladjon a munka.
Mitől lesz sikeres egy workshop?
A workshopok gyakran nehéz, összetett kihívásokkal foglalkoznak. És mivel sokan vesznek részt a munkában, mindig fennáll annak a veszélye, hogy az esemény nem hozza meg a kívánt eredményt. Van azonban néhány bevált gyakorlat, amely segít abban, elérjük a kívánt célokat. Nézzük most meg ezeket!
1. Legyen célja a workshopnak
Semmi sem frusztrálóbb egy csapat számára, mint az, ha nem ismerik egy workshop célját. Moderátorként mindig világossá kell tenni, hogy milyen eredményeket várunk egy workshoptól, és azt is ki kell emelni, hogy ez miért értékes a csoport számára. Ez segít növelni az elkötelezettséget.
2. Mindig legyen egy megfelelő facilitátor
A workshopok esetében elengedhetetlen, hogy legyen valaki a fedélzeten, aki végigvezeti a csoportot a folyamaton és a tevékenységeken. Ez megkönnyíti, hogy a csapat teljes mértékben a workshop témájára koncentráljon és érdemi előrelépést érjen el.
3. Fontos a felkészültség
A workshopok sikere az előkészületeken áll vagy bukik. Minél jobban megértjük a kihívásokat, annál jobban meg tudjuk tervezni a folyamatot. És minél jobban ismerjük az egyes résztvevők céljait és igényeit, annál jobban fel tudunk készülni a konfliktusok megelőzésére és arra, hogy a csapattagok elégedetlenül távozzanak. A workshopok megtervezése és előkészítése a munka legnehezebb része. Szükséges hozzá a megfelelő szakmai tudás és a kreativitás, hogy igazán hatékony lehessen.
Amennyiben Ön is fontosnak tartja, hogy a projekt sikerek érdekében folyamatosan fejlessze magát és sikeres workshopokat szervezzen a még jobb eredmények érdekében, akkor válasszon aktuális projektvezetőknek ajánlott képzéseink közül!
Designabc