MIT ÉRTÜNK ÜZLETI ELEMZÉS ALATT?
Az üzleti elemzés (business analysis) tapasztalataink szerint többféle értelmezéssel bír különböző iparágakban. Mielőtt ennek szerepét értelmezzük, célszerű tisztázni, hogy mi (a PMI megközelítésével azonosan) mit értünk üzleti elemzés alatt?
Megközelítésünk szerint az üzleti elemzés egy iparágfüggetlen tevékenység, mely szorosan kapcsolódik a projektekhez, illetve a szervezeti célokhoz is. Ezt a feladatot leggyakrabban üzleti elemzők, (business analyst-ok) töltik be, ám nem ritkán ezt a szerepkört a projektvezető, agilis projektek esetén product owner tölti be. Gyakran úgy emlegetik az üzleti elemzőket, mint egy kommunikációs hidat az informatika és az üzlet között.
Ez részben igaz, ám a szerepük ennél véleményünk szerint jóval tágabb. Egyrészt, az üzleti elemzés nem csupán informatikai projektek során lehet fontos. Legyen szó akár egy termékfejlesztési, folyamatfejlesztési, vagy bármilyen szolgáltatás megvalósulását célul kitűzött projektről, ez a tevékenység komoly hozzáadott értékkel bír. Másrészt, a BA-k szerepe véleményünk szerint túlmutat a kommunikáción, illetve a “tolmács” funkción.
Egy megfelelően kialakított üzleti elemző szerepkör segítségével nem csupán az igények kerülnek lefordításra, hanem azok a szervezeti, üzleti céloknak megfelelően kerülnek kialakításra, folyamatos “gondozásra” is. Nem véletlenül nem igények, követelmények gyűjtése kifejezést használjuk. Sajnos a legtöbb esetben ezek nincsenek meghatározva egyértelműen az érintettek részéről, ezek kialakítása komoly munkát igényel.
Értelmezésünk szerint az üzleti elemzés a szervezeti, üzleti célok felderítését, értelmezését, valamint ezek mentén a projektekkel kapcsolatos igények, később követelmények meghatározását, menedzsmentjét, az ezekkel kapcsolatos változások, konfliktusok kezelését jelenti.
MIÉRT VAN SZÜKSÉG ÜZLETI ELEMZÉSRE?
A nemzetközi projektmenedzsment felmérések szerint a sikertelen projektek közel 50%-a a nem megfelelő igénykezelés miatt bukik meg. Mindezek mellett a projektvezetők átlagosan a projektek 45%-a esetén tapasztaltak kontrollálatlan scope változtatást, vagy kiterjesztést. Ezek a számok jól mutatják, hogy a nem megfelelő igény- és követelménymenedzsment milyen mértékben képes az eredményességet rontani.
Másik érdekesség, hogy sok esetben a projektek azért nem lesznek sikeresek, mert a célok eleve nem tisztázottak, nem ismertek. Sok esetben bár definiálva vannak a termékkel kapcsolatos követelmények, azok nincsenek összehangolva az eredeti, tényleges üzleti célokkal, így sikeres projektmenedzsment mellett sem lesz a szállított megoldás igazán eredményes. Az üzleti elemzés megfelelő alkalmazásával a fenti negatív hatások csökkenthetők, áthidalhatók.
Hogyan alkalmazzuk az üzleti elemzést?
Az üzleti elemzés sikeres alkalmazásához szükség van:
- együttműködő, támogató szervezeti kultúrára,
- megfelelő kompetenciákkal rendelkező munkatársakra,
- valamint egy mindenki által ismert és elfogadott folyamatra és felelősségi körökre.
Szervezeti kultúra
Az együttműködésen alapuló szervezeti kultúra és vezetői elkötelezettség, mint minden más változási helyzetben, itt is kiemelt fontosságú. Sajnos senki sem rendelkezik a “bölcsek kövével”, így a cél itt is az, hogy az egyes területeken tapasztalt, nagy tudással rendelkező kollégák együttműködjenek. Ez elősegíthető képzési, vagy workshop programokkal, illetve szervezeti kultúrafejlesztés segítségével is.
Az üzleti elemzők számára elengedhetetlen egy bizonyos fokú szakmai ismeret, ám tapasztalataink szerint esetükben nem ez a legfontosabb.
Készségek
Egy jó üzleti elemző jól strukturált gondolkodásmóddal, jó problémamegoldó és kommunikációs készségekkel rendelkezik. Képes workshopot vezetni, facilitálni, jól kérdezni, illetve a problémákat, igényeket ábrázolni, azt másokkal megértetni. Ezeket a készségeket lehet fejleszteni, illetve ha erről nemzetközileg is elfogadott minősítést szeretnénk szerezni, a PMI-PBA megfelelő választás lehet. Az üzleti elemző képzés kiválasztása esetén célszerű eldönteni, hogy mit várunk egy ilyen programtól. Amennyiben karrierlehetőségeinket szeretnénk elősegíteni, úgy a vizsgafelkészítő programot ajánljuk, amennyiben a szervezetben tevékenykedő üzleti elemzők továbbfejlesztése a cél, úgy a szervezeti folyamatokra testre szabott megoldást tudjuk javasolni. Bármely irányról is legyen szó, célszerű a készségeket és metodológiai ismereteket is fejleszteni!
Folyamat
Az üzleti elemzés, ahogy sok más terület is, megfelelő szervezeti folyamat mellett valósulhat meg igazán sikeresen. Tapasztalataink szerint ez akkor ad igazán komoly hozzáadott értéket, ha összekapcsolásra kerül a szervezeti projektmenedzsment, projekt-portfólió menedzsment és az azokat támogató folyamatokkal is.
Legtöbbször a problémát azonban nem ez, hanem a feladat- és felelősségi körök tisztázatlansága jelenti. Az üzleti elemző a projektvezetőhöz képest egy sokkal “fiatalabb” szerepkör, mely alkalmazását sok szervezet még tanulja. Kiemelten fontos, hogy a projektvezetői “sapkát” szétválasszuk az üzleti elemzőitől.
Természetesen a 2 szerepet akár ugyanaz a személy is betöltheti, ám tisztázni kell, hogy melyik szerepkör milyen felelősség- és hatáskörökkel rendelkezik. Ez azért is kritikus, mivel ez a két szerepkör a projektek során nagyon szorosan együtt kell, hogy működjön. A megfelelő “kémia” és a feladatok szétválasztása nélkül a projektet sokkal nehezebb sikerre vinni.
Többször is megírtuk már, hogy véleményünk szerint a jövő azoké a szakértőké, akik projektvezetői és üzleti elemzői tapasztalattal, kompetenciákkal is rendelkeznek. Az előrejelzések szerint ezeket az egyéneket a piac rendkívüli módon megfizeti, megbecsüli majd, és a következő 10 évben szerepük is tovább növekszik.
Designabc