Írta: Czimbalmos Zsolt – PMP, PBA, ACP, DASSM
Stakeholderek, érdekeltek szerepe a projektekben
A projektmenedzsment területén a stakeholderek kulcsfontosságú szerepet játszanak a projekt sikeres megvalósításában. Bejegyzésünkben az alábbi kérdésekre igyekszünk válaszokat adni: Kik is azok a stakeholderek? Honnan ered a kifejezés? Milyen menedzsment technikákkal, eszközökkel támogathatjuk a velük való közös munkát?
HA INKÁBB HALLGATNÁL VAGY NÉZNÉL HASONLÓ TARTALMAT, KATTINTS AZ ALÁBBI VIDEÓRA!
Kik azok a stakeholderek a projektmenedzsmentben?
A stakeholder kifejezést leginkább érdekeltként, vagy esetenként érintettként használjuk a magyar nyelvben. Legyen szó akár agilis, akár tradicionális projektekről, azok sikerét nagyban meghatározza, hogy az érdekelt felek hogyan képesek együttműködni a (remélhetőleg) közös cél érdekében.
A stakeholderek lehetnek csoportok (pl. felhasználók, szakterületek), vagy egyének, akik a projektre, fejlesztésre közvetlen hatást gyakorolnak, és/vagy akik napi működését a projekt által leszállítandó eredménytermék befolyásolhatja.
A stakeholderek típusai
Ezek mentén már jól látható, hogy az egyes projektek során az érdekeltek köre egészen széles is lehet, nem ritka, hogy egy-egy komolyabb projekt esetében akár többszáz stakeholder is „felbukkan” a feladatok tervezése és megvalósítása során.
Tipikusan stakeholderek lehetnek például:
- Megrendelő képviselője
- Bevont szakterületek
- Projektvezető
- Projektcsapat
- Beszállítók
- Felhasználók
A stakeholder kifejezés eredete
Képzéseinken gyakran felmerül a kérdés, hogy a stakeholder kifejezés honnan ered, miért így hívják a nemzetközi szaknyelvben az érdekelteket? A kérdésre nincs egységes válasz, általában a szóhasználatot két kifejezésből eredeztetik.
Az egyik verzió szerint a stake kifejezés cölöpöt is jelent, vannak olyan elméletek, mely szerint ez a szó a gyarmatosítás során használt kontextusból fakad. A gyarmatosítások során az stakeholderek azok a személyek voltak, akik ún. cölöpök segítségével jelölték ki az elfoglalt, elidegenített területek határait.
A másik verzió szerint a kifejezés a lóversenyekből ered, ahol a stake szó, mint tét jelent meg. A stakeholderek e megközelítés szerint azok a személyek voltak, akik a téteket a verseny végéig, illetve a kifizetésig gondozták, őrizték. Ebben az értelmezésben a stakeholderek nem voltak közvetlenül anyagilag érdekeltek a verseny kimenetelében.
A stakeholder kifejezés először a menedzsment szakirodalomban a Stanford Research Institute egyik belső memorandumában jelent meg 1963-ban. (Freeman, 1984, 31. o.) A szó ebben a kontextusban minden olyan csoportot vagy egyént jelent, aki befolyásolhatja a szervezet céljainak elérését, vagy akire hatással van a szervezet céljainak elérése.
A fentiek szerint tehát a stakeholder kifejezést először szervezeti aspektusban alkalmazták, a projektmenedzsment – mint oly sok más kifejezést is – ezt átvette, ezen a területen ezt később kezdték el alkalmazni.
A stakeholderek szerepe a projektekben
A stakeholderek projektekre gyakorolt hatása több okból is magas lehet:
- Célrendszerre, scope-ra, azaz terjedelemre gyakorolt hatás – Mivel az igénygazda, illetve az igényeket megfogalmazó területek képviselői is stakeholderek lehetnek, ezek a személyek vagy csoportok a projekt célrendszerére, illetve scope-jára is hatást gyakorolhatnak.
- Megvalósításra gyakorolt hatás – A célok mellett a stakeholderek a projekt végrehajtására, a szakmai feladatokra is hatást gyakorolhatnak. Ilyen szereplők lehetnek például a projektcsapat tagjai, a beszállítók, alvállalkozók, vagy a projektbe bevont külső szakértők is.
Támogatás vagy akadály?
Tekintettel arra, hogy a stakeholderek körét emberek alkotják, nem mehetünk el szó nélkül az ún. humánfaktorok mellett. Az emberek általában egyéni célokkal, motivációkkal rendelkeznek, melyek bevonódásukat, illetve a közreműködésük módját is meghatározhatják. Lehetnek olyan személyek a projektek körül, akik az „egy csónakban evezünk” elvet képviselik, ám megjelenhetnek olyan személyek is, akik ellenérdekeltek a projekt sikerében. Természetesen ezt az ellenérdekeltséget nem minden esetben vállalják fel, ilyenkor leggyakrabban a háttérben, akár közvetlen konfrontáció nélkül próbálják a projekt előrehaladását gátolni, nehezíteni. Többek közt ezért is javasoljuk, hogy a projektek előkészítése során a projektvezetők, igénygazdák, vagy adott esetben az üzleti elemzők fektessenek kellő energiát és időt a célok pontosítására, azok minél szélesebb körű kommunikálására és elfogadtatására.
Természetesen a stakeholderek jellemzően széles köre közül mindig vannak olyan személyek vagy csoportok, akik fontosabbak a többinél, de erre még később visszatérünk.
Stakeholder-menedzsment vagy velük való együttműködés?
Korábban a nemzetközi szakirodalom egységesen a stakeholder management kifejezést alkalmazta a stakeholderekkel való teendők tervezésére, megvalósítására, ám mára az egyre inkább emberközeli és együttműködés alapú projektmenedzsment gyakorlatok elterjedésével ezt felváltotta a stakeholder engagement (érdekeltekkel való együttműködés) kifejezés. Ez jól mutatja annak a megközelítésnek az erősödését is, mely szerint az embereket, érdekelteket nem „menedzselni”, hanem őket a projektekbe sokkal inkább bevonni szükséges. A kellő bevonódás, illetve a közös célokon és a felek által közösen elfogadott együttműködési mód növeli a hatékonyságot, a motivációt és az elkötelezettséget, mely a projektek számára komoly lendületet és előnyöket biztosíthat.
Stakeholder elemzés és annak eszközei
A stakeholderekkel való együttműködés megtervezése a hagyományos- és az agilis projektek során is feladat. A különbség itt sokkal inkább a tervezésért felelős szerepekben keresendő, mintsem az alkalmazható eszközök körében. A tradicionális projektmenedzsmentben a stakeholder elemzés feladata elsősorban a projektvezetőnél (bizonyos esetekben az üzleti elemzőnél is) jelenik meg, agilis irányzatok alkalmazása során ez sokkal inkább a Product Owner és a csapat feladata.
Egy kis utánajárással több tucat jól alkalmazható modellt, eszközt találhatunk, melyek az érdekeltelemzést képesek támogatni, sőt, ha számunkra az megfelelőbb, saját modellt, vizualizációs technikát is kialakíthatunk. Az alkalmazható eszközök kiválasztásakor – tekintettel arra, hogy a stakeholder elemzés eredménye leggyakrabban nem egy leszállítandó termék, e feladat elvégzése saját, jól felfogott érdekünk – egy alapszabályt érdemes szem előtt tartani: a kiválasztott eszköz a lehető leginkább támogassa munkánkat, kellő áttekinthetőséget és hatékony felhasználást biztosítson.
Hatalom-érdekeltség mátrix
Az egyik legelterjedtebb eszköz a stakeholderek elemzésére az ún. hatalom-érdekeltség mátrix. Ez az eszköz egy pillanatképet ad a projekt érdekeltjeiről, mely az alábbi struktúrában kerülhet megjelenítésre:
A mátrix, vagy ha tetszik a koordinátarendszer két dimenzióját a stakeholderek hatalmi, valamint érdekeltségi szintje adhatja. Ezen szempontok szerint az érdekeltek pontokkal, számokkal, vagy akár x-ekkel, mint egy térképen szépen megjeleníthetővé válnak. Fontos, hogy ez a térkép egy pillanatképet mutat, a mátrixban szereplő érdekeltek elhelyezkedése bármikor megváltozhat, pont ezért az érdekeltelemzést célszerű rendszeresen frissíteni a projektek során.
Attól függően, hogy az érdekeltek melyik negyedben helyezkednek el, a fenti modell javaslatot ad arra vonatkozóan is, hogy mely stakeholder csoporttal kapcsolatban milyen megközelítést alkalmazzunk:
- Kövessük nyomon! – A legkisebb prioritású érdekeltcsoport, ám érdemes őket, illetve az esetleges változásokat (pl. előléptetés, hatalmi pozíció változás, érdeknövekedés) figyelemmel kísérni és rögzíteni. Ne tegyünk bele túl sok energiát, a cél a minimálisan szükséges kommunikáció és tájékoztatás.
- Tartsuk elégedetten! – mivel ez az érdekeltcsoport magas hatalommal rendelkezik, érdemes őket elégedetten tartani, igényeiket figyelembe venni még akkor is, ha nem mutatnak érdeklődést a projekt irányába. Érdemes velük óvatosan bánni, a magas hatalom lehetőséget ad számukra, hogy a projektek segítsék, vagy akár komoly mértékben nehezítsék. A kulcsmondat: „Jobb a békesség!”
- Adjunk rendszeres tájékoztatást! – tipikusan ebbe a kvadránsba tartozó érdekeltek a felhasználók, az esetükben fontos a gyakori tájékoztatás, valamint visszajelzés kérése, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy nem merülnek fel komolyabb problémák. Amennyiben ezek a stakeholderek érzik, hogy a projekt az ő érdeküket is szolgálja, jó eséllyel segítőkész partnereink lesznek a fejlesztés során.
- Működjünk szorosan együtt! – ezek az érdekeltek legtöbb esetben döntéshozók, és nekik lehet a legnagyobb hatásuk a projektre, ők a kulcsszereplők a stakeholderek között. Ezeket az érdekelteket érdemes „közel tartani” magunkhoz, a kulcs a folyamatos együttműködés és bevonás.
Dokumentációs lehetőségek
A stakeholder elemzés eredményeit, valamint az érdekeltekkel kapcsolatos legfontosabb információkat – bizonyos esetekben – érdemes lehet dokumentálni is. Amikor az ezzel kapcsolatos döntést meghozzuk, a legfontosabb kérdés, amit feltehetünk magunknak, hogy segíti majd a munkámat, ha rögzítem ezeket az információkat? Próbáljuk kerülni a felesleges adminisztrációt, azonban lehetnek olyan projektek, amik érdekeltköre nagy (akár több száz stakeholder), vagy változékony, ilyen esetekben egy érdekeltjegyzék (stakeholder register) hasznos eszköz lehet. Egy ilyen táblázatba belekerülhetnek az érdekeltekkel kapcsolatos legfontosabb alapadatok (pl.: pozíció, elérhetőség, lokáció stb), az ismert elvárások, igények, illetve a stakeholder elemzés eredménye is. Az érdekeltjegyzéket ilyen esetekben a projektvezető, üzleti elemző, vagy a csapat saját használatra készíti, azt a megrendelőnek nem szükséges átadni az információk bizalmas jellege miatt.
Amennyiben projektjei hatékonyságát szeretné növelni, keressen fel minket díjmentes konzultáció céljából, vagy tekintse meg képzéseinket!