Miért fontos a csapatmunka a projektek során?

2023. július 9.

Miért fontos a csapatmunka a projektek során?

A projektvezetők mindannyian egyetértenek abban, hogy a jó csapatmunka gyorsabb feladatvégzést, nagyobb produktivitást és egészséges munkakörnyezetet eredményez. Javítja a munkamorált, és képessé teszi a csapattagokat arra, hogy könnyedén leküzdjék az akadályokat a projektmunka során. Ezért az együttműködő team kritikus fontosságú a projektmenedzsmentben. Cikkünkben most megmutatjuk, miért is olyan fontos és mik az előnyei a csapatmunkának, valamint azt is megnézzük, hogy hogyan kovácsolható össze a csapat.

A csapatmunka fogalma

A csapatmunka az a folyamat, amelynek során különböző kvalitású és tapasztalatú emberek közösen dolgoznak egy projekt sikeres megvalósítása érdekében. Bár egyszerű feladatnak tűnhet, az eredményes csapatmunka mégsem működik minden esetben.

Már maga a megfelelő csapattagok megtalálása is kihívást jelenthet, azonban az, hogy a szakemberek viták és nézeteltérések nélkül, hatékonyan tudjanak együtt dolgozni, komoly szakértelmet igényel. Türelemet, kitartást, empátiát, soft skilleket kíván meg a projekt vezetőjétől.

A csapatmunka lényege: miért fontos és mik a csapatmunka előnyei?

A hatékony csapatmunka kulcsfontosságú a projektmenedzsmentben, mivel a projekt sikere közvetlenül függ a csapat összetartásától és együttműködésétől. Nézzük most meg, hogy hogyan támogathatja a csapat ereje az eredményes munkát.

Célkitűzések zökkenőmentes elérése

Az egyéni erőfeszítésekkel szemben a csapatmunka során a csapattagok közösen dolgoznak a projekt célok elérésén, így optimalizálható az erőforrások felhasználása és növelhető a produktivitás. A projektek során gyakori lehet a terjedelem növekedése, a határidők kitolódása, nehézséget okozhat az ügyfelek, továbbá az érdekelt felek igényeinek kielégítése. A csapatmunka azonban biztosítani tudja a könnyű ütemezhetőséget és segíthet a felmerülő problémák megoldásában. Egyszerűbbé teheti a plusz feladatok elvégzését a megfelelő erőforrás elosztással anélkül, mindez komolyabb erőfeszítéseket igényelne és jelentősebb csúszásokat eredményezne. Ennek köszönhetően lehetővé válik a projekt mérföldköveinek ütemezett időn belüli teljesítése, valamint az, hogy az egész projekt a kitűzött határidőre legyen befejezve.

Személyes erősségek kiaknázása

Minden csapattagnak van egy sor olyan készsége, amiben nagyon jó. Lehet, hogy az egyikük kiválóan ért a tervezéshez, míg a másik a csapat koordinálásában nyújt nagyszerű teljesítményt. A hatékony csapatmunka során a team tagjai kiaknázhatják egymás erősségeit és egymást kiegészítve dolgozhatnak a projekt céljainak elérése érdekében.

Bizalom, kommunikáció és információáramlás

A jó kapcsolatok alapja, a bizalom. A bizalmon alapuló csapatmunka egészséges munkakörnyezetet és jobb személyes kapcsolatokat biztosít. A csapattagok ilyen esetekben több akadályon képesek átsegíteni egymást, ami nagyobb produktivitást eredményez. A hatékony csapatmunka javítja a kommunikációt és az információáramlást a csapat tagjai között, ami elősegíti az ötletek és javaslatok megosztását, a problémamegoldást és az eredményes döntéshozatalt.

Rugalmasság és alkalmazkodóképesség

Csapatban dolgozni kiváló lehetőséget biztosít a projektben résztvevőknek, hogy könnyebben alkalmazkodjanak a változó körülményekhez és rugalmasan kezeljék a projekt kihívásait és problémáit.

Felelősségvállalás

A kölcsönös tisztelet alapján működő csapat minden egyes tagot arra ösztönöz, hogy vállalja a felelősséget a saját munkájáért, hiszen ellenkező esetben a közös sikerek kerülnek veszélybe. Egy csapat részének lenni és együtt dolgozni a célokért, segít a motiváció fenntartásában és a teljesítmény növelésében.

Konfliktusok kezelése

A csapattagok különböző területekről érkeznek, így nem meglepő, ha olykor nézeteltérések adódnak. A viták rendezése azonban időigényes lehet és elviszi a fókuszt a feladatok megoldásáról. A jó csapatmunka segít a konfliktusok kezelésében és a kölcsönös tisztelet kialakításában. Ez javítja a csapat összetartását és produktivitását.

Az anyagi erőforrások hatékony kezelése

Minden projekt esetén bizonyos mennyiségű – anyagi, emberi – erőforrásra van szükség a lebonyolításhoz. Ha a csapat nem összetartó, akkor előfordulhat, hogy rövid időn belül kimerülnek ezek az erőforrások, ami megnövekedett költségeket eredményez. Kiváló csapatmunka esetén azonban tökéletes a feladathoz szükséges erőforrások elosztása és felhasználása, ami biztosítja, hogy a projekt a költségkereteken belül maradjon.

Kreativitás

Amikor a csapattagok megbíznak egymásban és remekül működnek együtt, sokkal több ötletet osztanak meg egymással a projekt egyes elemeit illetően. Mindez több kreatív megoldáshoz vezet a projekt kapcsán felmerülő problémák megoldása érdekében. Emellett minden egyes egyedi ötlet jobb stratégiák kidolgozását eredményezheti a projekt tervezett időn belüli befejezéséhez.

Nagyobb kockázatvállalási hajlandóság

Egységben az erő – tartja a mondás. A csapatmunka erőt ad a nagyobb kockázatvállaláshoz. Míg az egyének esetében sokkal gyakoribb a kudarctól való félelem, addig a csapatszellem támogatólag hat a tagokra, és egymás segítségével úgy vállalhatnak nagyobb rizikót, hogy nem kell bukástól tartaniuk. A hatékony kockázatkezelés a projektmenedzser munkájának fontos része. Ha össze tudja fogni a csapatát, akkor könnyedén mérsékelheti az összes felmerülő kockázati faktort.

Hatékony visszajelzések

Akármilyen profin követjük is a csapat előrehaladását, a legjobb visszajelzéseket mégis a csapattagoktól kaphatjuk a napi munka során. Ez természetesen csak akkor lehetséges, ha a csapattagok között megfelelő bizalmi kapcsolat van.

Könnyebb delegálás

Egy projektben minden feladat egy másiktól függ. Gyakori azonban, hogy a munka során sürgős és ad hoc kérések is érkeznek, amelyek általában növelik a csapat terhelését és a függőségeket. Hatékony csapatmunka esetén az új feladatok delegálásának folyamata gördülékeny, mivel a csapat hatékonyan tudja elosztani a terheket, esetleg plusz munkát vállalni annak érdekében, hogy a teljes határidő tartható legyen.

A hatékony a csapatmunka titka: tippek projektmenedzsereknek

Az alábbiak segíthetnek, hogy egy erős és összetartó csapatot kovácsoljunk.

1. tipp: Teremtsünk olyan helyzeteket, ahol a csapattagok megismerhetik egymást

A hatékony csapatmunka egyik legfontosabb szempontja, hogy az egyes csapattagok ismerjék társaikat. Így jobban tudnak kommunikálni, reálisabb elvárásokat fogalmazhatnak meg, és könnyebben ráláthatnak mások erősségeire és gyengeségeire.

Fontos, hogy a kommunikáció ne csak a projekt környezetre terjedjen ki, hanem legyenek olyan közös programok, ahol nyíltan és szabadon beszélgethetnek, közelebbről is megismerhetik egymást. A csapatépítés kiváló lehetőséget biztosít a bizalom kiépítésére, a kommunikáció hatékonyabbá tételére.

2. tipp: A projekt vezetői készségek pallérozása

A projektvezető feladata, hogy mikromenedzselés nélkül vezesse a csapatot a sikerhez. Nincs szükség arra, hogy a vezető folyamatosan ellenőrizze az előrehaladást, javaslatokat tegyen és hátráltassa a csapatot az önálló munkavégzésben. A csapatmunka javítása érdekében fontos a jó vezetői készségek gyakorlása.

Elengedhetetlen a gyakori és világos, ugyanakkor tömör kommunikáció, mely biztosítja, a résztvevők számára, hogy tisztában legyenek a projektben betöltött szerepükkel. Emellett fontos, hogy mindenki nyugodtan végezhesse a maga feladatát. Amennyiben valami mégsem megfelelően teljesül, szükség lehet a folyamatok felülvizsgálatára és javaslatok tételére a jobb csapatmunka érdekében.

3. tipp: Egyértelmű elvárások megfogalmazása és a megfelelő eszközök biztosítása

Az elvárások kritikus fontosságúak a projektmenedzserek számára, mivel segítenek meghatározni az egyes csapattagok hozzájárulását a nagyobb projekthez. Még ha világosak is az elvégzendő feladatok, a csapattagok a szükséges eszközök nélkül nehézségekbe ütközhetnek.

Fontos tehát tisztázni a csapattal, hogy:

pontosan milyen feladatokat várunk el tőlük
mikorra várják el azok elvégzését
milyen minőségi előírások szerint dolgozzanak

Biztosítani kell továbbá számukra a megfelelő tárgyi feltételeket, erőforrásokat a projekthez, és megkérdezni, hogy van-e még szükségük valamire a hatékony munkavégzéshez.

4. tipp: A projektvezető legyen elérhető a csapat számára

A csapattagok gyakran fordulnak a projektvezetőhöz segítségért a felmerülő kihívásokkal, problémákkal vagy hibákkal kapcsolatban. A hatékony csapatmunka érdekében elengedhetetlen, hogy a projektvezető elérhető legyen, hogy biztosítsa a támogatást a csapatnak a projekt előrehaladása érdekében.

Fontos kommunikálni a résztvevők számára, hogy mikor és milyen formában – pl. személyesen, telefonon, e-mailben, projektmenedzsment szoftveren keresztül – érhető el.

5. tipp: A kommunikáció legyen a legfőbb prioritás

A kommunikáció a jó csapatmunka talán legfontosabb kritériuma. Az eredmények érdekében elengedhetetlen a megfelelő információáramlás. A projektvezető felelőssége a példamutatás, hogy amikor csak tud és fontos, kommunikáljon a csapattal, tartson megbeszéléseket a projektváltozások vagy a résztvevők összefogása érdekében.

Hogyan alakíthatunk ki csapatmunka kompatibilis munkakörnyezetet?

Jöjjön végezetül néhány tanács, hogy hogyan javíthatjuk a csapat összetartozását és együttműködését a projekt mindennapok során.

Használjunk projektmenedzsment szoftvereket

Ma már kiváló szoftverek állnak rendelkezésre, melyek segítségével folyamatosan tájékoztathatjuk a csapattagokat és kiválóan alkalmasak a projekt előrehaladásának nyomon követésére. Ezek lehetővé teszik, hogy mikromenedzselés nélkül egyetlen platformról osszunk ki feladatokat, beszélgessünk a csapattal vagy az ügyfelekkel.

TIPP: Az Asana, az Airtable, a ClickUp, a Jira, a Teamwork, a Basecamp mind nagyon hatékonnyá teszik a csapatmunkát, ráadásul számos hasznos funkciójuk ingyenesen is elérhető.

Fontos a jó példa

Projektvezetőként elengedhetetlen, hogy példát mutassunk a csapatnak. Gyakoroljuk az őszinteséget, a kommunikációt, mondjuk el, hogy mit várunk el, határozzuk meg a teljesítményükre vonatkozó minimum követelményeket.

Fontos, hogy mind a vezető, mind a csapat elszámoltatható legyen. Ez segít annak biztosításában, hogy minden egyes csapattag felelősséget tudjon vállalni a projektben betöltött szerepéért, ahelyett, hogy másokra mutogatna.

Kommunikáljunk az érdekelt felekkel

Nemcsak a csapattagokkal folytatott kommunikációra kell hangsúlyt fektetni, hanem az érdekelt felekkel, ügyfelekkel való információcsere is. Így gyorsabban értesülhetünk minden változásról, és azokat közölni tudjuk a csapattagokkal.

Ha projektvezetőként Ön is fontosnak tartja a jó csapatmunkát, hogy minél hatékonyabban kommunikáljon munkája során, és szívesen fejlesztené kompetenciáit, akkor tekintse meg aktuális projektvezetőknek ajánlott képzéseinket!