Magyarországon a 2000-es évek óta egyre nagyobb hangsúlyt kapnak az agilis eszközök a projektmenedzsmentben. Bár az agilis eszköztárak “könnyűsúlyúak”, a hagyományos projektmenedzsment eszközökhöz képest egyszerűbbek, azok alkalmazása mégis sok szervezetnél problémákat okoz. Ennek okai a kulturális elemekben, a megváltozott szerep- és felelősségi körökben, illetve a nagyon eltérő gondolkodásmódban keresendő.
![agilitás jelentése](https://promanconsulting.hu/wp-content/uploads/2019/01/agilis-e1547045183352-optimized.jpg)
Sok esetben az érintettek rosszul értelmezik az agilitás fogalmát és arra, mint egy “módszertanra” tekintenek, illetve többször találkozunk olyan esetekkel is, ahol az agilis alapértékek és alapkövek közül a benne dolgozók, csupán a számukra kényelmes elemeket alkalmazzák, ezzel káoszba fordítva a projektet.
Tévhitek az agilis projektekkel kapcsolatban
A fentiek mentén lássuk tehát első körben a leggyakrabb félreértelmezéseket, tévhiteket, amikkel találkoztunk:
- Agilis projektekben nem szükséges a dokumentáció
- Az agilis projektek gyorsabban/olcsóbban zárulnak le
- A megrendelő oldalnak kevesebb feladata van az agilis projektek során
- Az agilis irányzatok minden projekt esetében sikerrel alkalmazhatóak
- Agilis projektek esetén nem kell előre célokat meghatározni, mivel azok “menet közben” alakulnak ki
- Napi stand-upokat tartunk, tehát már agilisak vagyunk
- Az agilis projekteket nem kell tervezni
A fenti lista bár korántsem teljes, jól mutatja, hogy mennyire kaotikussá válhat egy agilisnak gondolt projekt, ami természetesen nem megfelelő eredményekre vezethet. A tévhitek egyik következménye lehet, hogy a csapatok mindenféle tudatos előkészítés nélkül “beleugranak” a sprintekbe, nem tisztázzák a célokat, nem tudják ténylegesen kinek szállítanak (nem, nem minden esetben annak szállítunk aki finanszírozza a projektet), sőt, sok esetben azt sem mérlegelik, hogy egyáltalán a projekt anyagi szempontból megtérülő lehet-e.
Agilis projektek tervezési szintjei
Tapasztalataink szerint az agilis projektek jól definiálható területekre bonthatóak. Ezek során különböző eszközökkel valósulhat meg az agilis tervezési hagyma, azaz az agilis tervezés öt szintje, melyek:
- vízió meghatározása
- termék roadmap tervezése
- release tervezés
- iteráció tervezés
- napi munka tervezése
![agilis tervezés](https://promanconsulting.hu/wp-content/uploads/2019/01/planning-onion-300x277-optimized.png)
Természetesen ezek az elemek nem egy alkalommal valósulnak meg, hiszen a projekt során felmerülő változások a tervezési hagyma minden szintjére hatással lehetnek. Ennek érdekében ezek a szintek egy folyamatos iterációt igényelnek.
Milyen elemekből áll az agilis projektek tervezése, előkészítése?
Véleményünk szerint az agilis projektek akkor lehetnek legeredményesebbek, ha a csapat a különböző jó gyakorlatokat fejleszti és saját magára szabja. Ennek következtében a most leírt eszközök egy lehetséges megoldást jelenthetnek, ám ezek megvalósítására is egy igen széles eszköztár áll rendelkezésre.
Agilis projekt előkészítése
Fontosnak tartjuk, hogy a projektek, legyenek azok agilis, vagy hagyományos irányok szerint menedzselve, előkészítést és konkrét célokat igényelnek. Az előkészítés fő célja, hogy ez a közösen elfogadott, ismert vízió megszülessen, rögzítésre kerüljön, illetve hangsúlyos az is, hogy a célok fontossága, értéke, valamint a projektek várható megtérülése is tisztázva legyen. Célok nélkül projekt nem jöhet létre és a végcél időközi változása véleményünk szerint megkérdőjelezi a jelenleg futó projekt létjogosultságát is. Fontosnak tartjuk továbbá, hogy egy agilis üzleti terv is elkészüljön, mely bár hasonló a hagyományos business case-hez, ebben az esetben a hangsúly kevésbé a részletezettségen van. Fontosabb, hogy nagyságrendileg lássuk a projekt várható megtérülését, a lehetséges kiadásokat, bevételeket, az üzleti célokat, elvárásokat és a vélt felhasználói réteget.
Agilis projekt indítása
Az indítás lényegében egy elköteleződés a vezetés részéről, hogy a projekt megvalósulhasson. Ez konkrét vezetői döntést igényel, mely alapja a korábban említett vízió és üzleti terv lehet. Fontosnak tartjuk, hogy a vezetés ilyen megközelítés mellett ne konkrét leszállítandók, hanem projekt célok mellett köteleződjön el, hiszen elfogadjuk, hogy a követelmények akár a projekt vége felé is változhatnak. Ezek a változások azonban jó esetben nem a felső szintű célt, víziót módosítják, csupán annak kézzel fogható termékeinek jellemzőit.
Egy agilis charter segíthet a célok rövid, egyszerű dokumentálásában, illetve szükséges, hogy megismerjük az érintetteket, felhasználókat is, melyben stakeholder elemzés és persona építés is segíthet. A fentiek ismeretében már lehet magas szintű funkcionalitásokat gyűjteni, azokat nagyságrendileg méretezni és roadmapbe rendezni.
Release tervezés
A release tervezés célja, hogy a legmagasabb értéket jelentő, de nem feltétlenül a legtöbb munkát igénylő elemeket minél korábban átadhassuk, melyek leggyakrabban releasen keresztül valósul meg. Nem cél, hogy minden release-t és minden tartalmat pontosan definiáljunk, elegendő lehet az első, vagy maximum két releaseben gondolkodni. Ha a legfontosabb funkciókat ügyesen daraboljuk és becsüljük, story mapping segítségével meghatározható az MVP, illetve a soron következő release célja is. Ebből már előrejelezhető, hogy a release kb. mennyi iterációt igényel majd.
Iterációk tervezése
A release cél meghatározása után indulhat az iteráció tervezése. Itt a csapat már az iteráció célja mellett köteleződik el, ám ne feledkezzünk meg arról sem, hogy a nulladik és a release előtti iterációk célja jellemzően eltér a többitől. Az iterációk menetére alkalmas megközelítés lehet a scrum, xp, kanban, vagy akár scrumban irányzat is.
Napi tervezés
A napi standupok segítenek a csapat számára a transzparencia kialakításában, valamint a napi munka tervezésében is. Ebben az esetben sem cél a hosszú ceremónia, próbáljuk ezt a napi szintű találkozót 15 percben megvalósítani.
Eszközök, technikák
Véleményünk szerint első sorban nem a technikákon múlik az agilis projektek sikere, ám ezek nagy segítséget nyújthatnak. A játékos feladatok segítenek a csapat bevonásában, valamint a feladatok élhetőbbé tételében.
Ilyen eszközök lehetnek például a vision board, product box, sailboat, persona, t-shirt sizing, big wall, poker planning, remember the future, prune the product tree is.
Hiszünk abban, hogy a fent leírt folyamatok mentén az agilis projektet sikeresebbek lehetnek, és ezek az eszközök minden scrum master, product owner és agilis projektmenedzser (igen, sokan használják ezt a kifejezést) eszköztárában manapság szerepelnie kell.
Amennyiben a gyakorlatban is szeretné kipróbálni, elsajátítani e folyamat és eszközök alkalmazását, jó szívvel ajánljuk agilis projektszimulációnkat, mely során a résztvevők egy konkrét projektet dolgoznak fel az ötlet felmerülésétől a projekt zárásáig.
Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!