Hogyan legyen hatékony a projekt kommunikáció?
A jó kommunikáció a projektmenedzsment kulcsfontosságú eleme, amely lehetővé teszi a projektek zökkenőmentes és időben történő előrehaladását. Biztosítja, hogy a csapattagok a projektcélokkal összhangban dolgozzanak, és pontosan megértsék, hogy mit várnak el tőlük. Emellett segít a bizalom kiépítésében is, a jobb együttműködésben a projekt elejétől a végéig.
Cikkünkben most megnézzük, hogy:
- Mit jelent a kommunikáció a projektmenedzsmentben?
- Miért fontos a hatékony kommunikáció?
- Hogyan készítsünk kommunikáció menedzsment tervet?
- Milyen kommunikációs hibákat tanácsos elkerülni a projektek során?
- Hogyan tehető sikeressé a projekt kommunikáció?
Mit jelent a kommunikáció a projektmenedzsmentben?
Mindennapi munkájuk során a projektmenedzserek számos feladatot látnak el. Olyanok, mint a karmesterek. Alapvetően az a szerepük, hogy a projektben az összes résztvevő munkáját koordinálják a közös célok elérése érdekében.
A projektvezetők prioritása, hogy biztosítsák a megfelelő információáramlást annak érdekében, hogy a projekten dolgozó minden egyes szakember tisztában legyen a célokkal és elvárásokkal. Ez segíti a csapat hatékonyabb munkavégzését, és javítja munkájuk minőségét is.
Az ütemezési fegyelemnek, az elemzői képességeknek, valamint a jó kommunikációs készségeknek minden sikeres projektmenedzserben ott kell lennie. A megfelelő kommunikációs stratégia kialakítása teljesen új szintre emeli a projektek levezénylését.
A siker kulcsa, a hatékony projekt kommunikáció
Több módja is van annak, hogy projektsikereket érjünk el, a megfelelő és eredményes kommunikáció azonban minden esetben elengedhetetlen. A projektek kudarcának ugyanis az egyik leggyakoribb oka, a minőségi kommunikáció hiánya.
Milyen problémák merülhetnek fel, ha nem jó a kommunikáció?
- a projektben dolgozók erőfeszítései megsokszorozódnak
- fontos célok és mérföldkövek maradnak ki
- az erőforrások rosszul kerülnek elosztásra
- a projekt hatóköre más irányt vesz
Végeredményben az elégtelen kommunikáció lelassítja a projekteket, vagy akár teljesen kudarcba is fulladhat az.
Miért fontos a kommunikáció menedzsment terv?
A megfelelően kidolgozott kommunikációs tervnek számos előnye van:
- Reális elvárások kialakítása az érdekeltek körében azzal kapcsolatban, hogy mikor és hogyan történik a kommunikáció (pl. a projekt szponzorának nem szabad napi updateket várnia, ha az elfogadott kommunikációs terv szerint ez heti szinten történik).
- A projekt láthatóságának növelése, mivel a csapattagok visszajelzést adhatnak, ha eltérést észlelnek.
- Növeli a bizalmat, mivel az érdekeltek nem aggódnak amiatt, hogy kimaradnak valamiből.
- A produktivitás növelése azáltal, hogy a megbeszélések hatékonyabbá és célzottabbá válnak.
Hogyan készítsünk projekt kommunikáció menedzsment tervet?
Nézzük most meg részletesen, hogy hogyan érdemes elkészíteni a kommunikációs tervet.
1. A kommunikációs cél kitűzése
Bármit is szeretnénk elérni, a sikeres kommunikációs terv kidolgozásának első lépése, hogy meghatározzuk a célját. Ez a legtöbb esetben az, hogy az érdekeltek folyamatosan tájékozódhassanak a projekt állásáról. Vagy akár az, hogy a résztvevők mindvégig tudatában legyenek a projekt előnyeinek, hogy továbbra is támogatni tudják.
2. Milyen formátumú legyen kommunikációs terv?
Sok projektmenedzser egy szöveges dokumentumban vagy táblázat formájában készíti el, egy projektkommunikációs terv sablonból kiindulva, de választhatunk ennél vizuálisabb megoldást is. Például egy idővonalat vagy folyamatábrát, hogy világosan elmagyarázzuk a kommunikáció gyakoriságát és módját.
Az alábbiakat érdemes feltüntetni:
- Kinek szól a kommunikáció (pl. projekt csapat, vezetőség, külső partnerek stb.)
- A kommunikáció típusa (pl. heti jelentés, státusz update stb.)
- Gyakoriság (pl. heti, napi, amikor szükséges, mérföldkő teljesítésével)
- A kommunikáció felelőse
- Prioritás (pl. magas, közepes, alacsony)
- A kommunikáció csatornája (pl. e-mail, meeting, videóhívás stb.)
3. Az érdekelt felek meghatározása, akik felé kommunikálunk
A projekteknek számos érintettje van, akik többsége különböző mértékben érdekelt a projektben és más-más befolyással rendelkezik. Meg kell határozni és fel kell sorolni mindenkit, akikkel a projekt során kommunikálni fogunk.
Továbbá fontos rangsorolni őket befolyásuk szerint, hogy meghatározhassuk a szükséges kommunikáció szintjét.
4. A kommunikációs módszerek, technikák lefektetése
Mivel eltérőek a szokások csapaton belül is, ezért fontos kommunikálni, hogy milyen formában történik az információcsere a projekt során.
Előfordulhat például, hogy valaki ritkán ellenőrzi az e-mailjeit, mert például egész nap Slacket használ. Vagy pont fordítva.
A kommunikációs terv célja, hogy a megfelelő emberek a megfelelő információkra figyeljenek, ezért az érdekelt felek felsorolása mellett ezt is tartalmaznia kell.
Például:
- Személyes, telefonos vagy videókonferencián keresztüli megbeszélések
- Meeting összefoglalók
- Helyzetjelentések
- Hivatalos prezentációk
- Felmérések
- Feladatlisták
- Együttműködési alkalmazások, például a Slack vagy a Microsoft Teams használata
A választott kommunikációs módszer attól is függhet, hogy milyen információt kell átadnunk. Valószínűleg nincs szükség arra, hogy minden héten személyes megbeszélést tartsunk a projekt aktualitásainak megosztásához. Küldhetünk akár hetente egy e-mailt a frissítésekkel, és tarthatunk megbeszéléseket, amikor a csapat elér egy fontos mérföldkövet.
5. Határozzuk meg, hogy milyen gyakran kommunikálunk
Hogy minél pontosabb lehessen a terv, soroljuk fel, hogy milyen gyakoriak lesznek az egyes kommunikáció típusok.
Például:
- hetente hétfőnként küldjünk ki e-mailt a projekt előrehaladásáról, az elkészült eredményekre mutató linkekkel, az aktuális költségvetésről stb.
- milyen gyakran kell az egyes érdekelt feleket bevonni (pl. minden csapattag naponta e-mailt kap az aktuális update-ekről, de a vezetőket csak az egyes mérföldköveket követő videokonferencián vonjuk be).
FONTOS: Ezek ne csak a tervben szerepeljenek, hanem a naptárban vagy a feladatkezelő szoftverben is legyenek beütemezve.
6. Nevezzük meg a kommunikációs felelősöket
A legtöbb esetben ez a feladat a projektmenedzseré. Előfordulhat azonban az is, hogy más végzi a kommunikációs teendőket. Ebben az esetben meg kell határozni a felelőst.
Milyen kommunikációs hibákat tanácsos elkerülni a projektek során?
Lássunk most néhány olyan tipikus hibát, amit hátráltathatja a hatékony kommunikációt, ezért feltétlenül figyelni kell rá.
- Ne csak írásban kommunikáljunk – Az e-maileket, dokumentumokat és üzeneteket kövessük nyomon telefonhívással vagy személyes találkozóval is, amennyiben fontos és sürgős feladatmegoldásról van szó.
- Ne koncentráljunk egyfajta kommunikációra – Például ne találkozzunk mindig személyesen vagy csak online. Kombináljuk a négyszemközti és csoportos találkozókat, a videós és telefonos kommunikációt.
- Ne csak a státusz megbeszéléseken kommunikáljunk – A csapattagokkal érdemes a rendszeres, előre megtervezett megbeszéléseken túl is alkalmanként leülni és beszélni. Néha egy hét például túl hosszú idő ahhoz, hogy fontos kérdésekről egyeztessünk.
- Ne kommunikáljunk túl sokat, és ne adjunk túl sok információt – A kevesebb néha több. Ha túl sok az információ, a csapat elveszítheti az érdeklődését és olyan információk sem jutnak el ilyenkor az érdekeltekhez, amelyek valóban elengedhetetlenek az előrehaladáshoz. Sose legyen a kommunikáció egyoldalú. Mindig kérjük a csapat visszajelzését, véleményét.
Hogyan tehető sikeressé a projekt kommunikáció?
Íme néhány stratégia, amely segít a projektmenedzsment kommunikációs tervezésének hatékonnyá és sikeressé tételében:
- Használjunk felhő alapú projektmenedzsment szoftvereket – Ez támogatja, hogy a csapattagok valós időben, teljes képet kaphassanak a projektről. Így csökkenthető a meetingekkel töltött idő és több figyelem és energia jut a célok elérésére.
- Szabványosítuk a kommunikációs folyamatot, de legyünk rugalmasak – Fontosak a lefektetett alapelvek, ugyanakkor szükség lehet arra is, hogy változtassunk bizonyos taktikákon és megközelítéseken.
- Tartsuk naprakészen a kommunikációs tervet – Egy elavult terv nemcsak haszontalan, hanem árthat is a projektsikereknek.
- Legyenek protokollok és folyamatok az érzékeny információk kezelésére.
- Vegyük figyelembe a kulturális különbségeket – Elengedhetetlen szem előtt tartani, hogy más kultúrák esetén eltérőek lehetnek a szokások. Emellett különböző lehet a tudás, háttér és tapasztalat a csapattagok között.
- Figyeljünk arra, hogy mások lehetnek a technológiai ismeretek – A kommunikáció tervezésénél érdemes számításba venni, hogy csapaton belül lehetnek eltérések abban, hogy ki, mennyire nyitott és képzett a kommunikációs technikák tekintetében (pl. videókonferencia, projektmenedzsment szoftverek stb.)
Összefoglalva
A projektsikerek kulcsa egyértelműen a hatékony kommunikáció, amit érdemes alaposan megtervezni.
Ha Ön is fontosnak tartja, hogy projektvezetőként minél eredményesebben kommunikáljon munkája során, csapata megfelelően értesüljün a projekt előrehaladásáról és minden szükséges információról, valamint fejlesztené kompetenciáit, akkor tekintse meg aktuális projektvezetőknek ajánlott képzéseinket!
Designabc