A GANTT-DIAGRAM KÉSZÍTÉSE ÉS SZEREPE A PROJEKTMENEDZSMENT TERÜLETÉN
A Gantt-diagram készítése manapság is alapvető eleme a projektek tervezésének, illetve a megvalósítás nyomon követésének. Az alábbiakban áttekintjük, hogyan a legegyszerűbb a Gantt-diagram készítése Excelben, milyen további szoftverekben van ilyen funkció, illetve milyen dedikált Gantt-diagram készítő programok tölthetőek le a világhálóról.
Egy projekt rendszerint többféle részfeladatból tevődik össze, a projektmenedzsmentet ennek alapján úgyis meghatározhatjuk, mint a projektet alkotó tevékenységek folyamatként való megtervezése, ütemezése és végrehajtása. Az első lépés tehát a tervezés, amelynek alapvető eszköze a modellezés.
Egy szimbolikus modell segítségével a projekt résztvevői számára jobban áttekinthetőek a különböző részfeladatok, a köztük fennálló logikai, kronologikus és egyéb összefüggések, valamint a végrehajtás közben jelentkező esetleges eltérések az ütemezéshez képest. Egy jól megválasztott modell a projekt közben felmerülő esetleges lemaradások, problémák azonosítását, kiküszöbölését, megoldását is hatékonyabbá teszi.
A projektmenedzsmentben alkalmazott egyik legrégebbi és máig klasszikusnak számító modell a Gantt-diagram. Az alábbiakban egyebek között áttekintjük jellegzetességeit, funkcióit és elkészítésének módját.
A GANTT-DIAGRAM FOGALMA
A Gantt-diagramot Henry L. Gantt dolgozta ki 1910 és 1915 között. Célja az volt, hogy az Egyesült Államok Haditengerészetének hajógyártási programját hatékonyabbá tegye.
A Gantt-diagram lényegében egy vonalas ütemterv, amely idősávokban ábrázolja, éppen hol tartanak az adott projekt részfeladatai. A Gantt-diagram vízszintes tengelye az idő vonala, függőlegesen pedig az adott projekt egymásra épülő munkafolyamatai helyezkednek el. A Gantt-diagram segítségével könnyen átláthatóak a tervezett tevékenységek az adott időhatárokon belül, valamint az egymásra épülő részfeladatok összefüggései.
A diagramra tekintve gyorsan áttekinthető és leolvasható továbbá:
- az egyes részfeladatok kezdési időpontja és határideje,
- az egyes részfeladatok aktuális állapota, például, hogy melyik részfeladatnál tapasztalható elakadás vagy a tervezetthez képest lemaradás,
- az egyes munkafolyamatok egymáshoz való időbeli viszonya,
- a párhuzamosan végezhető tevékenységek,
- a különféle részfeladatok közötti további összefüggések.
A Gantt-diagram szükség esetén megkönnyíti az egyes részfeladatok újraütemezését, az esetleges anyagi, emberi vagy egyéb erőforráshiány kiküszöbölését, illetve a projekt optimalizálását a rendelkezésre álló erőforrások alapján. Segít abban is, hogy az egyes tevékenységek minél gyorsabban, hatékonyabban, gördülékenyebben valósuljanak meg.
A Gantt-diagram készítése
A diagram készítése többféle szoftverrel is lehetséges. A leggyakoribb, legnépszerűbb felület azonban a Gantt-diagram készítésére az Excel, ezért ezt fogjuk részletesebben áttekinteni.
A Gantt-diagram készítése Excelben
A diagram készítésének első lépése, hogy a projektet, amit a diagram ábrázolni fog, részfeladatokra bontsuk. Ezek alkotják majd a diagram függőleges tengelyén ábrázolt tevékenységeket. A tervezés szempontjából ugyanilyen fontos, hogy ezeknek a feladatoknak meglegyen a kezdő időpontja és a határideje, mivel a vízszintes időtengelyen ennek megfelelően tudjuk elhelyezni őket.
Régebben az Excelben nem volt dedikált lehetőség Gantt-diagram készítésére, így sok lépésben (a “Halmozott sáv diagramból” kiindulva, vagy a diagram-varázsló segítségével) lehetett Gantt-diagramot készíteni. Szerencsére most már elérhető egy Gantt-diagram sablon, amely a legfrissebb Excelben a “Fájl” menüpont alatt a sablonok között elérhető, illetve innen is letölthető.
Gantt-diagram – példa
Az előző bekezdésben említett Excel-sablon így néz ki:
A sablon tulajdonképpen egy kész Gantt-diagram minta, amit csak ki kell tölteni a megfelelő adatokkal.
Amennyiben az adott projekt részfeladatait, dátumait felvezetjük a megfelelő cellákba, a diagramon leolvasható lesz az egyes részfeladatok:
- tervezett kezdési időpontja,
- tervezett időtartama,
- tényleges kezdési időpontja,
- tényleges időtartama,
- aktuális készültségi szintje,
- és készültségi foka a tervezetthez képest.
A GANTT-DIAGRAM TOVÁBBI PROGRAMOKBAN, ALKALMAZÁSOKBAN
A Gantt-diagram máig a projektmenedzsment szerves alkotóeleme, amit az is bizonyít, hogy többféle feladatütemező, feladatkezelő app, oldal vagy szoftver is használja, illetve elérhető a funkcióik között.
Néhány példa:
- Asana
- Just Doo
- Microsoft Project Online
- Easyproject
- EasyRedmine
- mProject Viewer
- MyProject
- ProjectPlan365
- Project Studio
GANTT-DIAGRAM SZERKESZTŐ PROGRAMOK
Vannak kimondottan Gantt-diagram készítésére szolgáló szoftverek is, mint például:
- Gantt Chart Designer
- Gantt Chart Maker
- GanttMagic
- GanttPro
- IntelliGantt for Office 365
- SimpleGantt 10
GANTT-DIAGRAM KÉSZÍTŐ PROGRAM LETÖLTÉSE
Számos Gantt-diagram készítő program letölthető az internetről. Ilyen például a Gantt Chart Designer, ami egy régebbi, kis helyigényű, de most is jól használható, a legújabb Windowson is futó, könnyen kezelhető program. Innen tölthető le.
További ingyenes Gantt-diagram készítő és ilyen funkcióval is rendelkező projektmenedzsment-programok (köztük a legtöbb ingyenes) letölthetőek a Microsoft weboldaláról.
NE ÁLLJON MEG A GANTT-DIAGRAMNÁL – TUDJON MEG TÖBBET A PROJEKTMENEDZSMENTRŐL
Bár a Gantt-diagramot a mai napig használjuk, rengeteget fejlődött és modernizálódott az 1900-as évek eleje óta. Ez pedig magára a projektmenedzsmentre is igaz, amely az egyik legdinamikusabban fejlődő szakterület. Egy professzionális tanácsadó cég magasan kvalifikált és komoly gyakorlati tapasztalattal rendelkező szakemberei által nyújtott, jól megválasztott képzés segítségével Ön is hatékonyan bővítheti tudását ezen a területen.
Ha felkeltettük érdeklődését, keressen meg minket e-mailben, az info@promanconsulting.hu címen, vagy telefonon, a +36 30 6632069-es számon, illetve tájékozódjon képzéseinkről weboldalunkon.
Vegye fel velünk a kapcsolatot, próbálja ki valamelyik képzésünket, és profitáljon az új ismeretekből egyéni, csapat- és szervezeti szinten is!
Designabc