Az Eisenhower-mátrix jelentése, fogalma és használata
Az Eisenhower-mátrix praktikussága éppen viszonylagos egyszerűségében rejlik: bárki könnyedén használhatja a feladatok priorizálására.
A sikeres és hatékony emberek számára gyakran nem a pénz jelenti a legszűkösebb erőforrást, hanem a rendelkezésre álló idő. Sokan tapasztalják, hogy az elvégzendő feladatokhoz képest kevés a megoldásukra fordítható idő. Az Eisenhower-mátrix egy kiváló eszköz arra, hogy rendet teremtsünk a vég nélkülinek tűnő feladatok között, és azonosítsuk az igazán fontos és sürgős tennivalókat.
Mi az az Eisenhower-mátrix?
Az Eisenhower-mátrix egy egyszerű és könnyen használható módszer a feladatok priorizálására és a hatékonyabb időgazdálkodás kialakítására. A mátrix segítségével minden elvégzendő feladatot rangsorolunk a feladat fontossága és sürgőssége szerint. Így az Eisenhower-mátrix alapján pillanatok alatt áttekinthetjük, a ránk váró feladatok fontossági sorrendjét és időbeli ütemezését.
Honnan ered az Eisenhower-mátrix neve?
Az Eisenhower-mátrix megalkotása Stephen R. Covey nemzetközi hírű szervezetfejlesztési és vezetési tanácsadó nevéhez fűződik. Az Eisenhower-mátrix egyik legsikeresebb könyvében, A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása című nemzetközi bestsellerben jelent meg először.
Maga a mátrix azonban David D. Eisenhowerről, az USA hadseregének tábornokáról, vezérkari főnökéről, későbbi elnökéről kapta a nevét. Covey azért nevezte el Eisenhowerről a mátrixot, mert az egykori elnök híres volt a hatékonyságáról. Egyik mondása szerint: “Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos”.
Az Eisenhower-mátrix jelentése
Az Eisenhower-mátrix egy négy cellából álló táblázat, amelyben fontosság és sürgősség szerint négy kategóriába soroljuk az elvégzendő teendőket. (Nem véletlenül emlegetik kissé pongyola, köznyelvi kifejezéssel “sürgős-fontos mátrix” néven is ezt a táblázatot.)
Miután minden ránk váró teendőt beírtunk a fenti négy kategória valamelyikébe, az addig átláthatatlan feladathalmaz jól strukturált táblázattá alakul át.
Tekintsük át, mit is kezdjünk az egyes kategóriákba tartozó feladatokkal.
1. Fontos+sürgős: Csináld meg most!
Első pillantásra ez a leghangsúlyosabb kategória az Eisenhower-mátrixon belül. Ide tartozik minden olyan feladat, ami fontos és nem tűr halasztást. Érdemes ezek elvégzésével kezdeni a napot, és utána rátérni a 2., illetve a 3. csoportba tartozó tevékenységekre.
Mégis mi tartozhat ide? Többek között:
- a hatáirdős feladatok (nagyon közeli határidővel),
- olyan feladatok, amelyek elvégzése nélkül más, kapcsolódó tevékenységeket nem tudunk elkezdeni.
2. Fontos+nem sürgős: Tervezd be!
Éppen olyan fontos tevékenységek kerülnek ebbe a csoportba, mint az 1. kategóriába, de a határidő még odébb van. Ez a kategória tulajdonképpen azokat a feladatokat tartalmazza, amelyek átkerülnek az 1. kategóriába, ha nem tervezzük be őket időben.
Hosszú távon tehát a legokosabb stratégia, ha kellő figyelmet fordítunk a fontos, de nem sürgős teendők elvégzésére is. Ezzel elkerülhető, hogy a fontos+sürgős halmazban összetorlódjanak a feladatok.
Sokak szerint nem is az 1., hanem ez az Eisenhower-mátrix legfontosabb rubrikája. Az itt található feladatok ugyanis elvégezhetőek anélkül, hogy kapacitásaink egy részét a szoros határidő miatti aggodalom kötné le. Ezeknek a tevékenységeknek köszönhető a leginkább hatékony és hosszú távon is eredményes munka, és ennek nyomán a személyes elégedettség is. Tehát minél több időt töltünk a 2. kategóriában található feladatokkal, annál jobb!
3. Sürgős+nem fontos: Delegáld!
Bár sok menedzser ösztönösen próbál minél több feladatot maga megoldani, a siker záloga a feladatok egy részének delegálása. Igazán eredményes akkor lesz a munkánk, ha a teendők egy részét rábízzuk azokra a beosztottakra, akik képesek velük megbirkózni. Annál is inkább, mivel ezek között a feladatok között jellemzően túlsúlyban vannak az egyszerű, rutinfeladat jellegű tevékenységek.
4. Nem sürgős+nem fontos: Töröld!
Tipikus példái az ebbe a csoportba sorolható tevékenységeknek a teljesen haszontalan, de sokszor kellemes időtöltések. Ilyen például a munkahelyi fecsegés, Facebookozás vagy éppen a telefonunk ellenőrzése.
De más típusú feladatok is bekerülhetnek ide. Vegyünk például egy lapszerkesztőséget, ahol a korrektor nem állt a helyzet magaslatán, ezért a felelős szerkesztőnek is át kell néznie a cikkeket megjelenés előtt. Amikor hosszú idő után új korrektor érkezik a céghez, aki érti a dolgát, ez a második körös ellenőrzés a felelős szerkesztő részéről feleslegessé válik.
Azonban nem magától értetődő, hogy erre akár a szerkesztő, akár a korrektor, akár az újságírók maguktól rájönnek. Főleg abban az esetben, ha hosszú ideje létező rutin az utóellenőrzés. Ezért érdemes időről időre átgondolni vagy akár átvilágítani az általunk rendszeresen elvégzett feladatokat, hogy azonosítsuk azokat, amelyeknek esetleg a 4. kategóriában van a helye.
Az Eisenhower-mátrix használata a gyakorlatban
Zárásként következzen egy kis segítség a feladatok kategorizálásához, priorizálásához, besorolásához az Eisenhower-mátrixba. Ha bizonytalanok vagyunk benne, hogy az adott tevékenység hová tartozik, az alábbi kérdések segíthetnek ezt eldönteni:
- Milyen következményei lehetnek, ha a feladatot nem végzem el? (Mennyire fontos az adott feladat?)
- Mi a feladat bejezésének optimális időpontja? (Valóban nem sürgős?)
- Mi a feladat befejezésének végső időpontja? (Valóban sürgős?)
- Biztosan nekem kell elvégezni, vagy más is megteheti? (Delegálható-e a feladat?)
Természetesen az Eisenhower-mátrix sem jelent a teendők priorizálásása vagy az időgazdálkodás tekintetében mindenre kiterjedő csodaszert. Lehetnek a fontosság és a sürgősség mellett más szempontok is, amelyek lényegesek egy feladat szempontjából. Ráadásul ha nincs kire rábízni egy-egy feladatot, a 3. kategória eleve értelmezhetetlenné válik (vagy át kell nevezni arra, hogy “Lényegtelen, de muszáj megcsinálni”). Ám az összes hiányosságával együtt is jól használható és praktikus eszköz az Eisenhower-mátrix, amit éppen viszonylagos egyszerűsége tesz univerzálisan alkalmazhatóvá akár a projektmenedzser számára a napi feladatok rendezésében is.
Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!
Ha feladatok priorizálása, az időgazdálkodás vagy a projektmenedzsment egyéb területeit illetően kérdése van, várjuk szíves megkeresését. Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérjen ingyenes konzultációt!
Designabc