Néhány fontos kérdés a business case megírása előtt

Mielőtt részletesebben is megnéznénk, hogy hogyan készítsünk sikeres üzleti esettanulmányt, fontos, hogy átgondoljunk néhány projekttel kapcsolatos kérdést:

• Mit szeretnénk elérni a projekttel? Mi a vízió?
• Milyen eredményeket várunk rövid-, közép- hosszú távon?
• Hogyan illeszkedik bele a projekt a szervezet stratégiájába?
• Mik a projekt becsült költségvonzatai?
• Milyen erőforrások szükségesek a megvalósításához?
• Milyen veszélyek, kockázatok adódhatnak és hogyan kezelhetők ezek?
• Hogyan és mennyi idő alatt térül meg a projekt?
• Ki és mikor méri vissza az eredményeket?

Hogyan írjunk business case-t?

A business case az alapja a projekt alapító okiratának és a projekttervnek. Nagyon fontos, hogy az üzleti terv a valósághoz legyen igazítva, különben a projekt nem lesz összhangban a szervezet nagyobb üzleti célkitűzéseivel és értelmetlenné válik.

Minden cég életében más és más az üzleti esettanulmány, így a business case-nek nincsenek szigorú tartalmi és formai kritériumai. A tanulmány kisebb projektek esetében például sokszor mindössze néhány oldal, nagyobb projekteknél azonban általában terjedelmesebb dokumentáció.

Business case minta

Számos üzleti terv sablon létezik, mi minden esetben azt javasoljuk, hogy a dokumentum tartalmát, terjedelmét a döntéshozók igényeire szabjuk. Nem minden esetben előny a nagy terjedelem, a lényeg, hogy a döntéshozatalhoz minden releváns információ rendelkezésre álljon. Most pedig tekintsük át azokat a legfontosabb területeket, melyeket érdemes lehet részletesen is kidolgoznunk, hogy hatékony üzleti esettanulmányt készíthessünk induló projektünkhöz. 

1. Összefoglaló

A vezetői összefoglaló a business case egyes szakaszainak rövid változata. Arra szolgál, hogy a vezetők gyors áttekintést kapjanak a projektről. Ez a rész készül el mindig legutoljára és nagyon fontos szerepe van, hiszen a döntéshozóknak sok esetben kevés az idejük, így ebben a részben kelthetjük fel legjobban az érdeklődésüket.

2. A projekt meghatározása

Itt kerülnek bemutatásra a projekt kezdeménnyel kapcsolatos általános tudnivalók és az üzleti célok. Részletesen mutassuk be, hogy mit szeretnénk elérni, vagy mi az alapprobléma, valamint a megoldási javaslat. Sok esetben hasznos lehet, ha bemutatjuk, hogy milyen következményekkel járna, ha nem tennénk lépéseket.  

3. Víziók, célkitűzések

A következő lépés a projekt jövőképének és célkitűzéseinek felvázolása. Ez segíteni fog a projekt hatókörének kialakításában és a teljesítendő feladatok meghatározásában is. A tudatos projektindítás szempontjából fontos lehet, hogy a projekt céljai összhangban legyenek a szervezeti célokkal és stratégiával, így ezek egymásra hatását is célszerű felvázolni. 

4. A legfontosabb eredménytermékek

Komoly segítséget nyújthat, ha már indulás előtt átgondoljuk és legalább felső szinten meghatározzuk, hogy mik azok a termékek, szolgáltatások, eredmények, amiket a projekt során le szeretnénk szállítani. 

5. Sikerkritériumok, KPI-ok

Attól függően, hogy milyen típusú projekten dolgozunk, határozzuk meg, hogy a projekt milyen eredmények elérésével nevezhető sikeresnek. A legjobb – bár ez nem minden esetben egyszerű feladat – ha ezeket objektív, mérhető KPI-okkal, teljesítménymutatókkal tudjuk támogatni. Fontos továbbá, hogy a projekt és a termék siker nem mindig azonos, hiába sikerül egy projekt hatókörét határidőre, a költségkeret betartása mellett leszállítani, ha az az üzleti eredményeket, vagy a kívánt ügyfélelégedettséget nem szállítja. 

6. Megvalósíthatósági elemzés

Előfordulhat, hogy a kívánt eredmények elérésének módja nem egyértelmű, vagy akár több technológiai megközelítés, irány is szóba jöhet. Ebben az esetben hasznos lehet egy megvalósíthatósági elemzés készítése, mely során számba vesszük a lehetséges megoldási irányokat, azokat mérlegeljük, összehasonlítjuk, vagy akár priorizáljuk. Ez segít feltérképezni a lehetőségeinket és megalapozottabb döntést hozni az esetleges indításról.  

7. A projekt becsült költségvonzata

Alapvetés, hogy minél inkább előrehaladottabb a tervezés, annál pontosabb becslés készíthető a projekt várható költségeire. Mivel az üzleti terv a projekt indítás előtt jön létre, nem lehet elvárás egy nagyon részletes, pontos költségvetés készítése. A cél, hogy nagyságrendi becslést készítsünk a várható költségdimenzióról, melyet akár külső partner, szállító  esetén indikatív ajánlatkérés, vagy piacelemzés is támogathat. 

8. Becsült üzleti eredmények, előnyök

Annak érdekében hogy megalapozott döntés születhessen egy projekt indításáról, a döntéshozók teljesen jogos elvárása, hogy a várható költségeket és előnyöket összehasonlíthassák. Üzleti eredmény nem csupán közvetlen bevétel lehet, például a hatékonyságjavulás, a költségcsökkentés, a hírnév erősítése is tekinthető előnynek. Nagy segítséget jelent a későbbiekben, ha meghatározásra kerül az is, hogy a várt előnyöket ki és mikor méri majd vissza, sok esetben az előnyök nem rögtön a projektzárás után jelennek meg. A visszamérés sajnos a legtöbb esetben nem kap elegendő hangsúlyt, pedig ez a szervezeti tanulást, és a döntéshozatal minőségének javítását is elősegíti.

9. Pénzügyi értékelés

A pénzügyi értékelés célja:

• a projekt pénzügyi vonzatainak azonosítása
• lehetővé tenni a projekt költségeinek összehasonlítását az előre jelzett haszonnal
• annak biztosítása, hogy a projekt megfizethető legyen
• a költséghatékonyság értékelése
• a pénzforgalom előrejelzése

Ez egy nagyon fontos pontja a business case-nek, hiszen itt mutatjuk be, hogy a projekt során a pénzügyi előnyök hogyan haladják meg a költségeket. Össze kell hasonlítani a projekt pénzügyi költségeit és előnyeit. Ezt érzékenységi elemzéssel és költség-haszon analízissel tehetjük meg.

10. Piaci értékelés, kockázatok

Vizsgáljuk meg a piacunkat, a versenytársainkat és az iparágat, hogy feltérképezhessük a lehetőségeket és a veszélyeket, valamint gondoljuk át azokat a kockázati tényezőket amik hatással lehetnek a termék vagy szolgáltatás fejlesztésére. 

+1. Felhasználók, vevők 

Furcsán hangzik, de a tapasztalataink szerint sok esetben úgy indulnak el projektek, hogy bár a célok meghatározásra kerültek, ám a projektek később megvalósító csapat számára nem egyértelmű, hogy ki fogja a végterméket, leszállítandókat használni. Kritikus fontosságú, hogy egyértelmű legyen, hogy a projekt eredményei kinek szólnak, ki fogja azokat használni, hiszen ez később a követelmények pontosításának, vagy akár a fejlesztési irányok meghatározásának is az alapja lehet. Amennyiben van lehetőség, érdemes indulás előtt az ötletet a potenciális felhasználókkal validáltatni. 

A business case utóélete

Az elkészült üzleti esettanulmány egy élő dokumentum, a környezeti változások sokszor felülírhatják ennek tartalmát, ezért azt rendszeresen referenciaként kell használni, és nem szabad a fiókba tenni.

Ennek megfelelően a kulcsfontosságú szakaszokban felül kell vizsgálni és frissíteni kell a business case-t, hogy ellenőrizhető legyen, hogy a projekt továbbra is életképes és szükséges-e. Ez leggyakrabban az üzleti elemző, business analyst feladata. Ideális esetben a felülvizsgálatra egy új szakasz megkezdése előtt kerül sor, hogy elkerülhető legyen a felesleges idő- és pénzbefektetés.

Ahogy korábban írtuk, egy jó business case segít a projekt megalapozott indításában, strukturált információt nyújt a döntéshozóknak, illetve pozitív döntés esetén a projekt jövőbeni vezetőjének is.

Összefoglalva

Első olvasatra talán bonyolultnak tűnhet a business case megírása, azonban megéri az idő- és energiabefektetést. 

Fontos, hogy minél lényegretörőbben és világosabban fogalmazzunk, hiszen ezzel a dokumentummal támaszthatjuk alá tervezett projektünk létjogosultságát és támogathatjuk a felsővezetést a döntéshozatal során. És bár az üzleti esettanulmány a projekt kezdeti fázisban készül, a teljes életciklusa során referenciaként szolgál.

Ha projektvezetőként, vagy üzleti elemzőként szeretné bővíteni tudását és mélyebben betekinteni a projektmenedzsment világába,  válasszon minőségi projektvezetőknek, vagy üzleti elemzőknek ajánlott képzéseink közül!