A projekttervezés sarokköve: a pontos, precíz projektterv

2020-04-16
ProMan Consulting
A projektterv a projekttervezés alapvető eleme.

A projekttervezés sarokköve: a pontos, precíz projektterv

A projektterv kulcsfontosságú a projekttervezés és -megvalósítás szempontjából. Ha kellően kidolgozott, pontos és precíz, az a projekt céljának elérését illetően nyugodtan mondhatjuk, hogy már félsiker. 

A projektterv szerepe a projekttervezés folyamatában

Egy cég működése során kulcsfontosságú a különféle vállalati projektek sikeres lebonyolítása. A hatékony projektmenedzsment alapvető feltétele pedig az átgondolt és precíz projekttervezés. Egy nem kellő alapossággal megtervezett projekt jelentős károkat okozhat a vállalatnak, ezért erre mindenképpen érdemes nagy hangsúlyt fektetni. 

A projektterv definíciója főbb funkciói

A projekttervezés folyamatának fókuszpontja a projektterv. A projektterv egy olyan jóváhagyott dokumentum, amely magában foglalja a projekt hatókörét és elérendő célját. Továbbá tartalmazza a cél eléréséhez vezető lépéseket,azok ütemezését, a hozzájuk rendelt költségelemeket és erőforrásokat, valamint egy  kockázatkezelési, esetleg kommunikációs, vagy minőségmenedzsment tervet is. A nemzetközileg elfogadott módszertanok a projektterv helyett gyakran a projektmenedzsment terv kifejezést alkalmazzák, mely tartalma némileg bővebb az itthon megszokott projekttervtől. 

A projektmenedzsment terv további funkciói:

  • a projektben érdekelt résztvevőkkel (stakeholder) történő együttműködés megtervezése 
  • beszállítók, alvállalkozók bevonásának tervezése
  • a minőségmenedzsment tervet
  • az alkalmazni kívánt projektmenedzsment folyamatokat
  • A projekttervnek része a projekt ellenőrzésének terve is. 

A projektterv jelentősége 

A projektterv sokkal több egy szimpla dokumentációnál: a projekt sikere szempontjából kiemelkedő a jelentősége. Éppen ezért folyamatosan ellenőrizni kell, hogy a a projekt kivitelezése során felmerülő újabb információk tükrében szükséges-e a projektterv frissítése. 

Milyen a jó projektterv? Ennek feltétele, hogy a következő kérdésekre választ adjon:

  • Mi a projekt célja?
  • Milyen feladatok elvégzése szükséges a cél eléréséhez?
  • Ki(k) hajtja(‘k) majd végre ezeket a feladatokat?
  • Mikorra várható a projekt megvalósítása?

A projektterv elkészítése, felépítése

A projektterv készítőinek és a projekt céljának meghatározása

A projektterv készítésénél az első lépés, hogy kijelöljük azt a személyt vagy csoportot, aki/amely a terv összeállításáért felel. Óriáscégeknél, nagyvállalatoknál erre gyakran külön teamet állítanak fel (Planning Process Group). 

A projektterv megalkotásához a projektben érintett felek (stakeholders) azonosítása, valamint a szponzor (megrendelő) és projektvezető előzetes megállapodása, hatáskör definíciója (projekt alapítás) szükséges. A projekt kulcsszereplői általában a következők: 

  • a megrendelő (szponzor, ügyfél),
  • projektmenedzser, 
  • projektcsapat,
  • további szakértők,
  • felhasználók köre.

A következő fontos lépés a projekt hatókörének, terjedelmének meghatározása. Ebbe beletartoz(hat)nak:

  • a projekt megrendelőjének (szponzorának) elvárásai,
  • a projektben közvetlenül érdekelt további szereplők szempontjai,
  • a projekt egyéb résztvevőinek céljai,
  • valamint a leszállítandók, illetve kapcsolódó munkacsomagok listája is.

WBS – Feladatlebontási struktúra 

A projekttervezés során a projektterv zsinórmértékként szolgál.

A hatókör megállapításában, valamint a tradicionális projektmenedzsment az ez alapján kialakítandó költség-, ütem- és erőforrás terv létrehozásában a projekt darabolása, kisebb egységekre bontása segítségünkre lehet. 

Erre szolgál a Work Breakdown Structure (WBS), azaz a feladatlebontási struktúra.

A WBS alapján megállapítható az egyes feladatok erőforrás- és költségigénye, illetve lehetővé válik az ezek alapján meghatározható feladatok (activity) időbeli ütemezése is. A két legfontosabb erőforrás gyakran az élő munkaerő és a pénz. Az erőforrás-tervezés során tehát meg kell határozni minden egyes részfeladat esetében a várható munka- és költségráfordítás nagyságát. 

A scope 

A többek közt WBS segítségével tisztázott scope vagy hatókör-meghatározás tartalmazza, hogy mire irányul a projekt, vagyis mit fog megvalósítani. A scope-ból tehát kiderül, milyen termék, szolgáltatás vagy eredmény tartozik a projekt hatókörébe. 

A scope a projektterv elemei közül az egyik legjelentősebb, ezért a projektterv szívének is nevezhetjük. Képzéseinken mindig hangsúlyozzuk, hogy a projekt célja és hatóköre, nem keverendő. A cél egy rövid pár mondatos leírás, ami megfogalmazza a projekt indításának okát, míg a hatókör ún. munkacsomagokat, követelményeket, leszállítandó listát tartalmaz. 

A scope abból a szempontból is alapvető fontosságú, hogy a megrendelő és a többi érdekelt fél közötti kommunikációs zavarokat képes elhárítani, tehát segít a feladat közös értelmezésében.

A projektterv további fontos elemei

A kész projekttervek, egy jó projektterv minta a laikusoknak nagy segítség lehet.

Kockázatelemzés

Ennek során számba kell venni a projekt megvalósulását akadályozó (veszélyek), vagy épp elősegítő (lehetőségek) potenciális tényezőket, illetve az ezek elhárítását, vagy elősegítését célzó lehetséges megoldásokat, akciókat.

Minőségmenedzsment

A minőségmenedzsment során cél, hogy a projekt eredménye minden szempontból megfeleljen a megrendelő elvárásainak. A minőségmenedzsment fókusza kettős:

  • egyrészről, hogy a projekt végrehajtása közben megelőzze, illetve javítsa a projekt eredményeként létrejövő produktum esetleges hibáit,
  • másrészről a projekt folyamatainak minőségbiztosítása, azaz a tervek szerinti végrehajtatásának biztosítása.

Kommunikációs terv

Ez a dokumentum a projekt résztvevői közötti kommunikáció hatékony lebonyolítását szolgálja. Célja a felek közötti kommunikációs folyamatok egyértelműsítése, illetve hogy valamennyi érintett hozzáférjen a projekt kivitelezéséhez szükséges információkhoz. 

Néhány projektterv minta, kész projekttervek

Annak érdekében, hogy a projektterv fogalmával most ismerkedő olvasókat segítsük, az alábbiakban hivatkozunk néhány egyszerűbb, idevágó oldalt. Ezeken a honlapokon számos különböző projektterv sablon, illetve projektterv vázlat érhető el magyar és angol nyelven. 

Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!

Szeretne többet megtudni a hagyományos, vagy akár agilis projekttervezéssel kapcsolatban? Esetleg egyéb, projektmenedzsmenttel kapcsolatos kérdése van? Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérjen ingyenes konzultációt!

No comments

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

15 + 1 =