A facilitátor szerepe és a hatékony facilitáció alapjai
A csoportos munka, megbeszélések során sokszor alakul ki olyan helyzet, amikor a résztvevők valahogy elbeszélnek egymás mellett, nem értik egymást, vagy konfliktus keletkezik. Szintén gyakori, hogy egy-egy megbeszélés vagy meeting valahogy céltalan, nem világos, honnan és hova kellene eljutni, vagy éppen a rendelkezésre álló idővel nem sikerül jól gazdálkodni. Ezekre a problémákra jelenthet megoldást egy segítő, azaz facilitátor bevonása.
A cikkben körbejárjuk, hogy ki is az a facilitátor, mi a szerepe, és milyen típusai vannak ennek a szerepkörnek, illetve milyen személyes kompetenciák szükségesek hozzá. Végül pár gyakorlati tanáccsal is szolgálunk a hatékony facilitáció érdekében.
Ki az a facilitátor és mi a feladata?
A facilitátor egy olyan pártatlan segítőt jelent, aki részt vesz valamilyen eseményen és megkönnyíti és elősegíti az együttműködést és hatékony csapatmunkát. annak érdekében, hogy a csapat elérje a célokat és megtalálja a legjobb megoldásokat. Az esemény lehet akár egy megbeszélés, meeting, de valamilyen szélesebb körű rendezvény is.
A facilitátor feladatai
- Megtervezi az esemény napirendjét, a megfelelő csapatstruktúrát
- Biztosítja a résztvevők megfelelő információkkal való ellátását és a közös munkához szükséges technikai hátteret
- Irányítja és vezeti a közös munkát, miközben teljesen pártatlan marad
- Segít kitűzni és megérteni a közös célokat
- Növeli a résztvevők aktivitását, segít az ötletek előhívásában, rendszerezésében
- Beazonosítja a nehézségeket és eszköztárával segít ezek megoldásában
- Felismeri a régi és az új konfliktusokat és segít egymás megértésében, valamint a konszenzus megtalálásában
- Segít működő megoldásokat találni
- Növeli az elköteleződést és ezáltal a résztvevők felelősségét és motivációját a született megoldások későbbi megvalósításában
- Rögzíti, összefoglalja és lezárja az eseményt
Facilitátor típusok
Facilitátorra az élet számos területén szükség lehet: üzleti területen, események lebonyolításában, oktatásban, felnőttképzésben, de akár társadalmi vagy érdekcsoportok közti párbeszéd elősegítésében, békéltetésben is.
Business facilitátor (üzleti facilitátor)
Az üzleti facilitátor segít a hatékony megbeszélések, meetingek lebonyolításában, strukturálásában az üzleti élet különböző szerepői, csoportosulásai számára. Mindezt anélkül, hogy bármilyen szinten is érvényesítené saját véleményét.
A cél, hogy a résztvevők minél aktívabban vegyenek részt az eseményen, és ezáltal képesek legyenek megtalálni a számukra legmegfelelőbb közös megoldást, tudjanak jó döntéseket hozni, és elköteleződni ezek megvalósítása mellett.
Az üzleti facilitátornak fel kell tudnia ismerni a érdekek okozta különbségekből és szervezeti hierarchiából keletkező konfliktusokat, segítenie kell a feleknek egymás jobb megértésében és közelebb hozni az álláspontokat.
Facilitátor az oktatásban
A modern oktatási megközelítés szerint az oktató egyben facilitátor is lehet. A facilitátor-oktató tudása szakterületén megegyezik más tanárokéval, ugyanakkor célja, hogy a diákok a hagyományosnál sokkal mélyebben vonódjanak be saját tanulási folyamatukba és ezáltal nagyobb legyen a felelősségvállalásuk a tanulásban.
Facilitátor a társadalmi konfliktusok megoldásában
A facilitátor szerepe kiemelkedő a békéltetési folyamatok során is, mind a konfliktusok alatt és után. Ilyen esetekben a felek álláspontja általában nagyon különböző, akár teljesen ellentétes is lehet. A facilitátor:
- Támogatja a konstruktív és demokratikus párbeszédet
- Teljesen független a felek álláspontjától és el tud határolódni személyes véleményétől
- Segít egy közös jövőképet és álláspontot kialakítani
- Segít meghallgatni, megérteni és értékelni a szembenálló felek érzéseit, tapasztalatait és nézőpontjait
Milyen készségekkel kell rendelkeznie a facilitátornak?
A facilitátor alapkészségei közé tartozik a jó szervezőképesség, jó időérzék és magabiztos fellépés annak érdekében, hogy az események résztvevői képesek legyenek megtartani a fókuszt, követni a kitűzött napirendet. Ezen kívül azonban még számos készség szükséges ahhoz, hogy a folyamat eredményes legyen:
- A csoportdinamikai folyamatok ismerete, a csoportok, egyének viselkedésének felismerése
- Értő figyelem mind az egyén, csoport, mind a saját érzelmi viszonyulásának tekintetében.
- Kiemelkedő kommunikációs és közvetítő képesség, amelynek segítségével a facilitátor képes átogalmazni a felek mondanivalóját úgy, hogy jobban megértesse egymással a konszenzust gátló nézeteket
- A döntéshozatali folyamatok ismerete és a csoportok döntéshozatalának elősegítése
- A megfelelő napirend, csoportstruktúra kialakításának képessége
- Magabiztos fellépés a bántó-sértő megjegyzések megfelelő kezelésében
- Vizuális, írásos, grafikai módszerek átfogó ismerete, amey segít az elhangzottak jobb megértésében, szemléltetésében
Hogyan lehet a facilitáció hatékony?
A hatékony facilitáció alapja, hogy meg kell érteni a csoport által elérni kívánt eredményt és ennek hátterét, kontextusát. Csak ekkor válik lehetségessé, hogy a megfelelő eszközöket válasszunk ki és kialakítsuk a struktúrát, napirendet. Előfordulhat olyan eset is, hogy egyszerre több kérdés vagy cél van, amely az adott esemény témája lesz: ilyenkor minden egyes célt meg kell értenünk.
A struktúra megtervezése
A struktúra megtervezésénél első szempontként figyelembe kell venni, hogy mekkora csoportosulásról van szó. Kis- és közepes létszámú eseményeknél a nyílt, jól facilitált megbeszélés is lehet eredményes.
Nagyobb csoportok esetében ugyanakkor érdemes fontolóra venni, hogy kisebb csoportokat hozunk létre, amelyekben a résztvevők kényelmesen tudják közzétenni az ötleteiket, és megvitatni ezeket. Ehhez meg kell tervezni a megfelelő technikai hátteret és azt is, hogy később a csoportok milyen formában tudják prezentálni eredményeiket.
A struktúra megtervezésénél egyúttal érdemes átgondolni a helyszín elrendezését is annak érdekében, hogy az elrendezés a lehető legjobban ösztönözze a résztvevőket az aktív részvételre.
A napirend létrehozása
Egy jó napirend az eredményekre összpontosít és megpróbálja elérni, hogy az események természetesen terelődjenek a megfelelő irányba. A következő pontokat érdemes átgondolni a napirend létrehozásakor:
- Mit kell tudnia a résztvevőknek az esemény előtt és az eseményen? Hogyan, mikor tudjuk átadni ezeket az információkat?
- Mi legyen a felvetendő témák sorrendje és mekkora időkeret álljon rendelkezésre témakörönként?
- Hogyan ismerhetik meg egymást a résztvevők? Itt érdemes átgondolni, hogy milyen érdekes, figyelemfelkeltő módszereket alkalmazhatunk
- Hogyan biztosíthatjuk, hogy a célokat mindenki megértse, illetve hogyan határozhatjuk meg és priorizálhatjuk a közös célokat?
- Ha több üléses eseményről van szó, mennyi idő lesz az egyes üléseken és kik tudnak részt venni az egyes üléseken?
- Az egyes ülések eredményei hogyan fognak kapcsolódni a következő ülésekkel?
- Hogyan és mikor foglaljuk össze az elhangzottakat? Hogy zárjuk az eseményt?
Az esemény vezetése és irányítása
Az esemény lebonyolításakor az első, nagyon fontos feladat, hogy fektessük le az alapszabályokat. Ilyen lehet például, hogy egyszerre csak egy ember beszél, vagy hogy a résztvevők nem vághatnak egymás szavába. Ezután következhet a célok, napirend és a szerepek tisztázása.
A résztvevők interaktív, szórakoztató bemutatása segít megszerezni azt a lendületet, amely a kreatív csoportfolyamatok kialakulásához szükséges. Ugyanakkor ez a lendület később elfogyhat, ilyenkor olyan technikákat (pl. brainstorming) kell alkalmazni, amellyel újra felpörgethető a párbeszéd. Az is előfordulhat, hogy a csapat túllelkesedik, esetleg elszabadulnak az indulatok – ilyenkor fontolóra kell venni szünet beiktatását. A lényeg, hogy az optimális működéshez szükséges egyensúlyi állapot megmaradjon.
Mire érdemes még figyelni a az esemény közben?
- Próbáljuk meg kiszűrni és lezárni a mellékes szálakat, hogy megtartsuk a fókuszt!
- Figyeljünk arra, hogy minél jobban kézben tartsuk a napirendet! Tudatosítsuk, hogy mit értünk el eddig és foglaljuk össze gyakran az elhangzottakat!
- Használjunk olyan technikákat, amellyel bevonhatjuk a visszahúzódó személyeket is!
- Ha egyetlen ember uralja a vitákat, akkor köszönjük meg az aktív részvételét, de jelezzük határozottan, hogy a többiek részvétele is szükséges a sikeres működéshez
- Bármilyen sértő vagy bántó megjegyzést érzékelünk, azonnal jelezzük és kezeljük!
Összegzés
A facilitátori szerepkör egy igen összetett feladat, amelyhez jól kell ismerni a csoportok működését, a csoportdinamikát, birtokában kell lenni a különböző konfliktuskezelési módszereknek. Ismerni és támogatni kell a csoportok döntéshozatali folyamatait, amely végül egy konszenzus kialakításához vezet. A facilitátor szerepkör tehát nem könnyű szerepkör, ugyanakkor óriási eredményeket lehet vele elérni az élet rengeteg különböző területén.
Kérdése van? Vegye fel velünk a kapcsolatot!
Bizonytalan abban, hogy milyen támogatási forma jelenthet megoldást a problémáira? Coaching szolgáltatásainkról itt olvashat bővebben, vagy vegye fel velünk a kapcsolatot!
Designabc