Együttműködés, a projekt sikerek záloga
Az együttműködés projekten belül elengedhetetlen ahhoz, hogy egy csapat zökkenőmentesen tudjon együtt dolgozni – akár a világ több pontján -, és hatékonyan érje el céljait. Cikkünkben most megnézzük, hogy mit is jelent pontosan az együttműködés a projektmenedzsmentben és miért fontos? Hogyan ismerhetjük fel, ha probléma van a csapattagok közötti kollaborációval és ez miként javítható.
Mit jelent az együttműködés a projektmenedzsmentben?
Amikor együttműködésről beszélünk, voltaképp a csapatmunkát értjük a fogalom alatt. Mivel egyre gyakoribbá válik, hogy a különböző projekteken a világ számos pontjáról dolgoznak a csapattagok, egyre nagyobb szerepe van a projekt együttműködésnek, hogy gördülékeny lehessen a mindennapos munka.
A projekteken belüli együttműködés alapvetően három dologra támaszkodik:
- a hatékony kommunikációra
- a következetes folyamatokra
- a megfelelő projekt kollaborációs eszközökre
Miért fontos a jó együttműködés elve a projekt környezetben?
Az együttműködés több okból is elengedhetetlen a gördülékeny csapatmunkához.- Jobb kommunikáció Az együttműködés támogatja a csapattagok közötti nyílt és egyértelmű kommunikációt, ami segít kiküszöbölni a félreértéseket, és biztosítja, hogy mindenki ugyanazon cél
- Nagyobb hatékonyság Ha a csapattagok összhangban dolgoznak együtt, a feladatokat gyorsabban és eredményesebben lehet elvégezni. Meg tudják osztani egymással a tudásukat, hogy megtalálják a legjobb megoldást a problémákra. Az együttműködés révén a csapatok képesek azonosítani a fejlesztendő területeket, és stratégiákat dolgozhatnak ki a produktivitás növelésére. Az együttműködés lehetővé teszi, hogy több ember közösen dolgozzon egy feladaton, ami így rövidebb idő alatt és nagyobb hatékonysággal készül el.
- Fokozott kreativitás A másokkal való együttműködés új és innovatív ötletekhez és megközelítésekhez vezethet, mivel az egyének saját egyedi tapasztalataikkal és képességeikkel járulnak hozzá a közös munkához. A csapatban való együttműködés a munkamorálra és a motivációra is pozitív hatással lehet, ami jobb teljesítményhez és kiválóbb eredményekhez vezet.
- Több motiváció A közös cél érdekében végzett munka növelheti a motivációt és az elkötelezettséget, mivel a csapattagok úgy érzik, hogy hozzájárulnak egy nagyobb eredmény eléréséhez. Az együtt végzett munka révén a projektben résztvevők nagyobb felelősséget vállalnak a sikerekért, és könnyebben felismerik az esetleges problémákat.
- Jobb döntéshozatal Az együttműködés lehetővé teszi a különböző nézőpontok és ötletek megosztását, ami jobb döntéshozatalhoz és problémamegoldó képességhez járul hozzá. A közös munka révén a csapatok kihasználhatják közös tudásukat és tapasztalataikat, hogy kreatívabb megoldásokat dolgozzanak ki a nehézségek esetén.
- Minőségi munka Az együttműködés alaposabb és hatékonyabb minőségellenőrzést tesz lehetővé, mivel a csapattagok képesek egymás munkáját felülvizsgálni és konstruktív visszajelzést adni. Az együttműködés segíthet biztosítani, hogy a projektek a legmagasabb színvonalon és a lehető legjobb eredménnyel készüljenek el.
Milyen jelek utalnak rá, ha nem hatékony az együttműködés csapaton belül?
A jól együttműködő csapatok ismertetőjegye a produktivitás, a céltudatosság és a remek problémamegoldó készség, ami a mélypontokon is könnyen átlendíti őket a munka során. Annak is vannak azonban árulkodó jelei, ha az együttműködés nem éppen zökkenőmentes. Lássuk most ezeket!- Közös célok hiánya Ha nincsenek közös célok, bármilyen jó is a projekt, hamar zátonyra futhat. Erre elsősorban a határidők képesek rávilágítani, hiszen ha egy csapattag céljai különállóak és ellentétesek a csapat célokkal, akkor nem a legfontosabb feladatok kerülnek középpontba.
- Távolság Vannak olyan csapatok, akiknél már az is gondot okoz az együttműködés során, ha egyes tagok más szobában dolgoznak, pláne ha más emeleten vagy épületben. Ez biztos jele annak, hogy dolgozni kell a jobb együttműködés érdekében, hiszen annak fizikai korlátok nélkül is zökkenőmentesen kell működnie.
- Énközpontúság Óriási különbség van, hogy a munka során csakis a saját érdekeinket vesszük figyelembe, vagy minden energiánkkal a közös csapatsikereken dolgozunk. Ha túl sok az énközpontú, csakis a saját feladataira összpontosító csapattag, akkor a projekten belüli együttműködés nagyon nehézkessé válik.
- Túl sok a döntéshozó Ezt a helyzetet nagyjából ahhoz lehetne hasonlítani, mintha egy étteremben a vacsoránkat egyszerre több chef készítené. Ha túl sok a döntéshozó, káosz alakul ki. A csapat egyszerűen elakad, vagy előfordulhat, hogy nem a legkompetensebb hoz meg egy olyan döntést, ami utólag tévesnek bizonyul.
- Duplán elvégzett feladatok Nagyon kellemetlen helyzet, amikor kiderül, hogy egy feladatot, amellyel hosszú órákat vagy épp napokat töltöttünk, korábban már valaki megcsinálta. A dupla munka idő- és pénzpocsékolás, amely azonnal a helyzett jobb koordinációért kiált.
- Nem tiszta mérföldkövek Még a jól megfogalmazott célok ellenére is előfordulhat, hogy egyes csapatok nem tudják, hogyan érjék el azokat. Nagyobb szervezeteknél, ahol egyes csapatokat kisebb teamek alkotnak, gyakran előfordul, hogy míg a vállalat egészére vonatkozó célok napnál világosabbak, a kisebb mérföldkövek és a hogyan tovább kérdése teljesen homályos. Ha azt látjuk, hogy egyes csapattagok inkább körbe-körbe forognak, mint előre haladnának, akkor biztosan gond van az együttműködés során.
Hogyan javítható a szakmai együttműködés és kommunikáció?
Az eredmények elérése érdekében a szakmai együttműködés lehetőségei és formái kulcsfontosságúak. Jöjjön most néhány hasznos tipp a sikeres kollaborációhoz!
Hangsúlyozzuk a célokat!
Újra és újra el kell mondani a csapatnak, hogy merre felé tartunk, mik a közös célok és ha változtatásra van szükség, rendszeresen ismételni az új irányokat. Így tudjuk az elkötelezettséget is növelni, és a megfelelő kommunikáció révén sokkal hatékonyabb lesz az együttműködés.
Közös brainstorming
A projekt minden lépésénél – az ötletelés, a tervezés és minden megbeszélés során – fontos kikérni a csapat véleményét és elképzeléseit. Figyelni kell arra is, hogy ne csak azok kapjanak szót, akik amúgy is aktívabbak, hanem fontos megtudni, hogy a kevésbé extrovertált csapattagok miként vélekednek. Így a későbbiekben is nagyobb valószínűséggel osztják meg gondolataikat, mivel tudják, hogy számítanak az elképzeléseik.
Hatékony kommunikáció
A csapatsikerekhez a következetes és világos kommunikáció kiemelkedően fontos. Mivel a projektek során rengeteg csatornán érkeznek az információk, nem ritka az sem, hogy elvesznek. Már a projekt indításakor, vagy még jobb, ha már a csapat megalakulásakor elengedhetetlen megállapodni abban, hogy milyen formában és milyen időközönként történjen az aktualitások megosztása, hogy azok minden illetékeshez a megfelelő időpontban eljussanak.
Kollaborációs eszközök használata
Minél erősebb az együttműködés egy adott projekt során, annál jobb az eredmény mind a csapattagok, mind a szervezet egésze számára. Mára a modern kollaborációs eszközök mindezt jelentősen megkönnyítették. Konferenciahívásokkal, virtuális táblákkal még a több ezer kilométeres távolság sem akadály. A problémák és projektek nyomon követésére szolgáló alkalmazások segítenek a csapatoknak a prioritások kezelésében, a vezetőknek a tervezésben, a HR elemzőknek pedig az adatbányászatban.
A különböző csapatok virtuális tudásbázisokat és közös munkaterületeket használhatnak az információk keresésére, anyagok benyújtására és a feladatok kezelésére a projekt előrehaladásához.
Ha projektvezetőként Ön is fontosnak tartja a hatékony együttműködést csapatán belül, hogy minél eredményesebben kommunikáljon munkája során, és szívesen fejlesztené kompetenciáit, akkor tekintse meg aktuális projektvezetőknek ajánlott képzéseinket!
Designabc