Testreszabott projektmenedzsment módszertan kialakítása
Testreszabott projektmenedzsment módszertan kialakítása a létesítménykezelési üzletág fit-out projektjeinek hatékony kezelésére
Iparág: Létesítménykezelés (Facility Management)
Célok, vezetői összefoglaló
A projekt célja a megbízó létesítménykezelési üzletága számára egy testreszabott, egyszerűsített projektmenedzsment (PM) módszertan kidolgozása volt, amely hatékonyan kezelni tudja a fit-out projektek növekvő számát. A megbízó terület ezt megelőzően a beruházási terület projektmódszertanának implementálásával kísérletezett, ez viszont túlzottan komplex és szabályozott volt a főleg operatív üzemeltetési feladatokat végző csapat projektszerű feladatainak és fit-out projektjeinek kezelésére. A cél egy könnyen követhető, de hatékony PM folyamat és dokumentációs rendszer kialakítása volt, amely támogatja a gyorsan megvalósítható projekteket, és biztosítja az átláthatóságot és hatékonyságot.
Megbízói háttér és környezet
A megbízó egy nemzetközi háttérrel rendelkező magyar ingatlankezelő cég létesítménykezelési üzletága, amely a növekvő számú projektjeinek – különösen a fit-out (irodaátalakítási) projekteknek – menedzselésére keresett hatékony megoldást. Az üzletág alapvetően üzemeltetési feladatokkal foglalkozott, azonban az elmúlt időszakban jelentősen megnövekedett az általuk kezelt projektek és projektszerű feladatok száma. A cégnek van egy saját kivitelezési üzletága, amely már rendelkezik egy szigorúan szabályozott projektmódszertannal, de az operatív üzemeltető csapat számára ez a módszertan túlságosan komplexnek bizonyult napi használatra, ezért egy saját, egyszerűsített projektmenedzsment folyamat kidolgozására formáltak igényt.
Célok, feladatok
A projekt célkitűzései és feladatai a létesítménykezelési üzletág projektmenedzsment (PM) folyamatainak kialakítására és egyszerűsítésére irányultak, különös tekintettel a fit-out projektekre, amelyek az irodahelyiségek átalakítására és belsőépítészeti munkákra vonatkoztak.
Az egyik elsődleges cél volt, hogy egy oktatás keretében a csapat számára közös nyelvezetet és megértést építsünk a waterfall (vízesés) modell sajátosságaira építve. A csapatnak meg kell értenie a folyamat alapú projektmegközelítést, és egységes elvek szerint kell dolgoznia. Az oktatásnak biztosítania kellett, hogy minden érintett szereplő – a projektvezetőktől a csapattagokig – tisztában legyen az egyes projektfázisok céljaival és eszközeivel.
A másik fő cél egy fit-out projektekhez testreszabott, egyszerűbb, operatív feladatokhoz igazított projektmenedzsment folyamat kialakítása volt az érintettekkel közösen. A módszertannak rugalmasnak kellett maradnia, ugyanakkor biztosítania a projektek átláthatóságát és követhetőségét, figyelembe véve az üzletág specifikus igényeit és a fit-out projektek gyors lefutását.
Harmadik fő célkitűzés volt egy projektmenedzsment folyamatábra kialakítása, amely vizuálisan mutatja be az egyes projektfázisokat és a hozzájuk kapcsolódó dokumentációt, időbeli sorrendben. Az ábrának tartalmaznia kellett a kulcsszereplők feladatait és felelősségeit, így biztosítva a folyamat átláthatóságát.
Végül, szükség volt egy projektmenedzsment szabályozás és módszertani segédlet („PM kézikönyv”) létrehozására, ami lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy a későbbiekben önállóan is könnyen kövessék a kialakított folyamatokat, alkalmazzák az eszközöket és a dokumentációt.
Kihívások, nehézségek
- A létesítménykezelési üzletág kollégái frusztrációt éreztek, mivel a beruházási projektekkel foglalkozó területről nem kaptak megfelelő támogatást a saját igényeikre szabható projektfolyamat kialakításához.
- A koronavírus járvány és lezárások eredményeképpen a kiüresedő irodahelyiségek lehetőséget adtak a fit-out projektek gyors kivitelezésére, ez pedig nem tervezhetően növelte meg a terület kapacitásigényét, feladatait. Ezzel azonban a szervezeti létszám nem tudott lépést tartani, az új projektek által generált feladatmennyiség kezdte maga alá gyűrni a területet. Mivel a kapacitásnövelés rövid és középtávon sem volt realitás, kiemelten fontos volt, hogy a belső PM folyamatokat a lehető leghatékonyabbá tegyük a munkaterhek csökkentése szempontjából.
- A növekvő projektszám és a bővülő feladatkör miatt szükségessé vált egy egyszerű, mégis hatékony projektmenedzsment rendszer kialakítása, amely a szervezeti létszám hiányosságait kompenzálni tudja.
A feladat megvalósítása
A projekt első lépése a létesítménykezelési üzletág érintett kollégáinak projektmenedzsment alapú oktatása volt. A cél az volt, hogy egységes nyelvezetet és közös értést biztosítsunk a csapat számára, amelyet később a projektek során hatékonyan tudnak használni. Az oktatás során a hangsúlyt a waterfall alapú projektmenedzsment módszertanra fektettük, a területi sajátosságokat figyelembe véve ez egyszerű és jól strukturált alapot adott a fit-out projektek kezeléséhez.
A résztvevők egy konkrét, általunk előkészített fit-out esettanulmány segítségével dolgoztak, ez lehetőséget biztosított arra, hogy azonnal kipróbálják a bemutatott PM eszközöket és módszereket. Az oktatás végén a résztvevők közösen értékelték az eszközöket, majd kiválasztották azokat, amelyeket a jövőben használni kívánnak. Ezek az eszközök később beépültek a projektmenedzsment folyamatba és a szabályozásba is.
Az oktatást követően számos workshopot és interjút szerveztünk az érintett csapattagokkal, hogy alaposan felmérjük és azonosítsuk a fit-out projektek sajátosságait, valamint az üzletág speciális igényeit. Ezek az interaktív ülések lehetőséget biztosítottak arra, hogy közösen vázoljuk fel az ideális projektmenedzsment folyamatot és meghatározzuk a ténylegesen szükséges és az opcionális dokumentációt.
A workshopok során részletesen kidolgoztuk a fit-out típusú projektekhez szükséges projektmenedzsment életciklust és ennek szakaszait egységesen definiáltuk mérföldkövekkel, tartalommal, határokkal. A szakaszok minden lépést felosztottunk kisebb, követhető feladatokra, és meghatároztuk, hogy melyik projektszereplőnek milyen szerepe és felelőssége van az adott szakaszban. Ezen a pontos a sikeres végrehajtásához szükséges összes dokumentumok tartalmi követelményeit is definiáltuk azonosítottuk.
Mivel a fit-out projektek gyors végrehajtást igényelnek, a dokumentációk egyszerűek és átláthatóak kellett legyenek, ugyanakkor nem maradhatott ki belőle kiemelt információ.
A kidolgozott projektfolyamat és meghatározott dokumentumok alapján elkészítettük a fit-out projektek teljes projektfolyamatábráját, amely világos képet adott a projektek végrehajtásának lépéseiről. A folyamatábra minden lépéséhez vizuálisan feltüntettük az azonosított és szükséges dokumentációt, meghatároztuk a felelősségeket a szereplők szintjén,
Miután a projektfolyamatok és a dokumentáció is jóváhagyást kapott, elkészítettük a projektmenedzsment kézikönyvet, amely átfogó útmutatást biztosít a fit-out projektet vezető kollégák számára. A kézikönyv részletes és gyakorlatias, mintákkal, példákkal ellátott leírást tartalmaz minden folyamatlépésről, dokumentumról és módszerről, amelyet a fit-out projektek menedzselése során használni szükséges.
A projekt során rendszeresen konzultációkat és visszajelzési alkalmakat facilitáltunk, ahol a csapat tagjai megoszthatták az eddigi tapasztalataikat és felmerülő kérdéseiket az új eszközök és folyamat kapcsán. A folyamatos visszajelzési körök lehetővé tették, hogy az eredménytermékeket finomhangoljuk, illetve, hogy a csapat magabiztosan építse be az új eszközöket a napi működésébe.
Eredmények
A projekt eredményeként a létesítménykezelési üzletág egy egyszerűsített, testreszabott projektmenedzsment folyamatot vezetett be, amely hatékonyan támogatja a fit-out típusú projektek kezelését. Az új PM folyamat és a projektdokumentumok lehetővé tették, hogy a projektek átláthatóbbá váljanak, a felelősségek tisztázottak legyenek, és a csapat hatékonyabban tudjon dolgozni. Az elkészült PM kézikönyv és módszertani segédlet hosszú távon támogatja a csapat önálló munkavégzését.
Designabc