A hatékony teljesítményértékelés ismérvei
A teljesítményértékelés minden szervezet számára fontos és hatékony eszköz, de eredményessége attól függ, hogy hogyan végzik. Elsődleges célja egy olyan munkahelyi légkör megteremtése, ahol az alkalmazottak támogató közegben végezhetik a munkájukat, szeretnek dolgozni, elismerik a teljesítményüket és gyengeségeiket is erősséggé formálhatják. Ugyanakkor, ha a teljesítményértékelés céltalan és nem elég átgondolt, számonkéréssé, vizsga szituációvá válhat és akár felmondásokhoz is vezethet.
Cikkünkben most áttekintjük, hogy:
- Mi az a teljesítményértékelés?
- Milyen típusai vannak?
- Milyen teljesítményértékelési módszerek vannak?
- Milyen gyakori hibák fordulhatnak elő a teljesítményértékelés során?
- Mik a legtipikusabb kérdések a teljesítményértékelés során?
- Milyen szoftverek segíthetnek a teljesítményértékelésben?
Mi az a teljesítményértékelés?
A teljesítményértékelés a munkavállaló munkájának és eredményeinek mérésére szolgáló módszer, amely az alkalmazott munkaköri feladatai alapján történik.
Remek lehetőség arra, hogy a vezető és a beosztottja visszajelzést adhassanak egymásnak egy meghatározott időszakról, a célok megvalósulásáról, az esetleges nehézségekről és megbeszéljék, hogy hogyan tudnak a lehető leghatékonyabban dolgozni a jövőben. Nagyon fontos, hogy szó essen arról is, hogy a beosztott hogyan érzi magát a munkahelyi környezetében, milyen szerepet tölt be a szervezetben, mennyire motivált és milyen karrier lehetőségek előtt áll.
Mi a célja a vállalati teljesítményértékelési rendszernek?
A teljesítményértékelés fontos visszajelzés a szervezetek részére, hogy milyen támogatási rendszerekre, képzésekre, vagy esetleges változásokra van szükség a munkavállalók leghatékonyabb munkavégzéséhez.
Emellett a teljesítményértékelési rendszer célja:
- Rendszeres visszajelzést adni az alkalmazottaknak, hogy jobban tisztában legyenek erősségeikkel és eredményességükkel a teljesítménymutatókat illetően.
- Amennyiben bármilyen hiányosság merült fel, a munkavállaló fejlődésének ösztönzése az adott területen.
- A beosztottak motivációjának növelése.
- A kommunikáció, a kompetencia és a hatékonyság javítása.
- Objektív szempontok biztosítása fontos döntésekhez, például fizetésemelés, előléptetés vagy elbocsátás.
- A csapat vagy a szervezet működésének javítása, ezáltal az ügyfél-elégedettség növelése.
- A munkavállalók pozícionálása a szervezeten belül.
- Karriercélok meghatározása.
Ki végezze az értékelést?
Mindenképp olyan személynek kell értékelnie, aki a legjobban ismeri az alkalmazottat, a leginkább rálát a feladataira, a viselkedésére és tisztában van az elért eredményeivel. Ez legtöbb esetben a közvetlen felettese, de olykor előfordul, hogy egy külső partner vagy akár egy kolléga tölti be ezt a szerepet.
Milyen gyakran és formában tartsunk teljesítményértékelést?
Ezzel kapcsolatban megoszlanak a vélemények. Vannak, akik évente monitoroznak, akadnak, akik fél- vagy akár negyedévente. Sok szervezet az írásos formára esküszik, míg mások szerint a szóbeli értékelés is kiváló. A teljesítményértékelési rendszer kialakítását mindenképp a szervezet igényeihez kell igazítani, nincsenek kőbe vésett irányelvek.
A teljesítményértékelés típusai
A teljesítményértékelés történhet akár egyéni, akár csapatszinten, de nem csak a munkavállalók, hanem sokszor a vezetők teljesítménye is górcső alá kerül az egyes módszerek esetén. Tekintsük most át ezeket!
Munkavállalói önértékelés
A módszernél először egy teljesítményértékelési kérdőív készül, amely többnyire pontozásos és szöveges elemeket tartalmaz. Az alkalmazott a kitöltés során osztályozza a teljesítményét, erősségeit, gyengeségeit. Ugyanezt megteszi a vezető is a beosztottal – így jól láthatóvá válnak azok a pontok, ahol egyezés vagy különbözőség mutatkozik. A teszt kitöltését beszélgetés követi, amelynek célja a motiváció és a hatékonyságnövelés.
360 fokos értékelés
Ez egy átfogó értékelési módszer, melyre elnevezése is utal: azaz az illetőt minden oldalról – 360 fokban – vizsgálják.
Az önértékelést követően az alkalmazottat a felettesén túl a munkavállalóval azonos szinten lévő kollégák, valamint – amennyiben vannak – a beosztottjai is véleményezik. Előfordulhat olyan eset is, hogy a vele napi kapcsolatban lévő ügyfeleket vagy beszállítókat szintén megkérdezik. A tesztek anonimek, így a megkérdezettek teljesen őszintén mondhatnak véleményt az illetőről és tevékenységéről.
Az értékelés az értékelőlap alapján írásban vagy szóban történik. Az értékelt személy ugyanazon kérdőíven jellemzi magát, mint amelyet róla töltenek ki a kollégák.
Ez egy nagyon hatékony módszer, ugyanakkor rendkívül időigényes.
Vezetői értékelés
Ennél a felmérésnél a munkavállalók értékelhetik közvetlen vagy közvetett vezetőjük munkahelyi hatékonyságát. A válaszok abban segítenek, hogy jobban megértsék a vezetők teljesítményét, a munkahelyi hozzáállásukat és hogy mennyire támogatják beosztottjaikat.
Felsővezetői értékelés
A módszer arra szolgál, hogy megismerjék a munkavállalók nézőpontját a felsővezetőkről, értékeljék képességeiket és hogy az eredmények támogassák azt, hogy a vezetők zökkenőmentesen működtetni tudják a szervezetet. Ennek a kérdőívnek olyan kérdéseket kell tartalmaznia, amelyek segítenek betekintést nyerni többek között a hatékonyságba, az irányításba, a szabályalkotási képességekbe.
Munkavállalói elégedettség mérése
A felmérésnek fontos szerepe van abban, hogy kiderüljön, hogy mennyire elégedettek vagy elégedetlenek az alkalmazottak. Ennek azért van jelentősége, mert az elégedetlenség nem csak azt eredményezi, hogy a beosztottak nem teljesítenek olyan jól, de a magas fluktuáció kiváltó oka is lehet. Sokszor előfordul, hogy ha egy munkavállaló nem érzi elég kihívásokkal telinek a munkáját, vagy az elismerést hiányolja, akkor elégedetlen lesz a napi feladataival. A teljesítményértékeléssel rá lehet világítani az okokra és ezt követően megtalálni ezekre a megoldást.
Csapatértékelés
A csapatértékelő felmérésekben betekintést nyerhetünk abba, hogy a vezetőség mit gondol az egyéni és a csapatteljesítményekről.
Képzési és fejlesztési igények felmérés
Alapvető fontosságú, hogy az alkalmazottak úgy érezzék, elérhetőek a szervezeten belül különböző képzési lehetőségek. Nagyon motiváló, ha a vállalat a jelenlegi munkakörhöz kapcsolódó kompetenciák fejlesztését is támogatja, vagy esetlegesen átképzést biztosít egy másik munkakörhöz. Az ilyen irányú igények feltérképezése segít a képzési és fejlesztési programok kialakításában vagy finomhangolásában is.
Teljesítményértékelési módszerek
A teljesítményértékelés többféle metódus alapján történhet, nézzünk most meg néhány bevett módszert.
Osztályozó, értékelő skála
Ez az egyik legismertebb értékelési eljárás, melynek többféle változata létezik. Meghatározzák a teljesítmény ismérveit és azokat például egy 1-5-ig terjedő skálán osztályozzák. A módszer előnye, hogy az értékelő folyamat gyorsan zajlik, költséghatékony és könnyen összehasonlítható.
Kötetlen formájú értékelés, esszé
Az esszét elsősorban fejlesztési célok megvalósítására használják, mivel egy átfogóbb képet mutat az értékelt munkavállalóról. A módszer hátránya, hogy nem ad lehetőséget az alkalmazottak összehasonlítására.
Kritikus esetek módszere
Az értékelő meghatározza a beosztott kimagaslóan jó illetve rossz eseteit, feladatait, projektjeit, azonban ezt csak más módszerek kiegészítésére szokták használni.
Munkanorma
Ez a metódus kizárólag a termékekre és azok előállításához felhasznált tényezőkre (munkaidő, darabszám stb.) fókuszál.
Ellenőrző lista skála
Az ellenőrző lista esetén igen-nem válaszok alapján jellemzik a munkavállalót.
Célközpontos vezetés
Ez a technika a jövőbeli célokat határozza meg a teljesítménnyel szemben és az értékelt és az értékelő együttesen fogalmazzák meg ezeket.
Míg az előző esetekben csak egy személy értékelése történik, vannak olyan módszerek is, amikor több személy egyidejű vizsgálatát is lehetővé teszik.
Rangsorolás
Itt az alkalmazottak egymáshoz viszonyított sorba állításáról van szó a legjobbtól a legrosszabb felé haladva.
Jack Welch kényszerelosztási módszere
Ennél a módszernél az alkalmazottakat eltérő teljesítmény csoportokba osztják 20-70-10%-os arányban. A cél szintén az, hogy beazonosítsák a legjobban és legrosszabbul teljesítőket.
- 20% – ide azok az alkalmazottak kerülnek, akik kulcsfontosságúak, húzóerők a csapatban
- 70% – ők azok, akik jó teljesítményt nyújtanak
- 10% – ezek azok a munkavállalók, akik a legrosszabbul teljesítenek
Sokan élesen bírálják ezt a módszert amiatt, hogy nem lehet feltétlenül objektív képet kapni a teljesítményről és ezáltal döntést hozni, hiszen előfordulhat olyan életszakasz, amikor egy egyébként kiválóan teljesítő munkatárs rosszabb teljesítményt nyújt.
Milyen gyakori hibák fordulhatnak elő a teljesítményértékeléskor?
Ugyan a teljesítményértékelés elsőszámú célja a hatékonyságnövelés és a motiváció, előfordulhatnak olyan hibák, amik miatt nem éri el a kívánt hatást. Melyek lehetnek ezek?
Nincsenek konkrét célok
Probléma: Sok szervezet esetében nincs kidolgozott, valós teljesítményértékelési rendszer, hanem csak egy szükséges rossz a vállalat életében, amit kötelezően el kell végezni. Éppen ezért nem is hatékony, mert nem előre felépített célok mentén történik az értékelés, a munkavállalók vizsgaként, számonkérésként élik meg a folyamatot.
Megoldás: A munkavállalók hatékonysága egyértelműen támogatással, motiválással növelhető, ezért nagyon fontos az ő érdekeik, igényeik szerint lebonyolítani az értékelést. Beszélni a képzésekről, a karrierútról, az erősségekről, hogy a gyengeségeket hogyan javíthatjuk, mik a rövid és hosszú távú célok.
Nincs elismerés, motiváció
Probléma: A munkavállaló szép növekedést ért el a munkája során, de csak egy egyszerű szóbeli gratulációt kap.
Megoldás: Nagyon fontos a beosztottak motiválása, különben veszítenek hatékonyságukból. Célszerű ilyenkor átbeszélni a további terveket, célokat, hogy az illető pontosan lássa, hogy merre tart és lendületben maradjon.
Béremelési tárgyalás
Probléma: Bár a teljesítményértékelésnek lehet folyománya a fizetésemelés, alapvetően ennek a folyamatnak nem ez a célja, ezért nem érdemes ennek a részleteibe belemenni a megbeszélés során.
Megoldás: A fő fókusznak az elvégzett munkán, a kompetenciákon és a fejlesztendő területeken, további célokon kell lennie. A bérről természetesen nem kell megfeledkezni, de arról egy következő lépésben érdemes szót ejteni.
Teljesítményértékelés minta: a legtipikusabb kérdések a teljesítményértékelés során
A teljesítményértékelésre általános minta nem létezik, hiszen ez vállalatonként, profilonként eltérő, illetve attól is függ, hogy a teljesítményértékelés egyéni vagy csoportos szinten történik.
Vannak azonban olyan kedvelt és hatékony kérdések, amelyek gyakran előfordulnak a felmérések során.
Lássunk néhány példát!
Végzettséggel, munkakörrel kapcsolatos kérdések
- Miként tervezed fejleszteni önmagad?
- Pontosan ismered a munkakörödbe tartozó feladatokat?
- Pontosan tudod, hogy mik az elvárások veled szemben?
- Ha megkapsz egy feladatot, a vezetőd megbízhat-e benne, hogy azt elvégzed?
- Ha plusz feladatot kapsz, képes vagy azt is megoldani?
- Jól tudsz összpontosítani a munkádra?
- Komplex feladat esetén átlátod azt?
- Nyitott vagy az új informatikai megoldásokra?
- Tudsz csapatban dolgozni?
- Tudod képviselni a saját érdekeidet?
- Képes vagy képviselni a szervezet érdekeit?
Munkahelyi elégedettséggel kapcsolatos kérdések
- Mi motivál arra, hogy jól végezd a munkádat?
- Mely feladatokat végzed a legszívesebben?
- Melyek azok a feladatok, amelyeket egyáltalán nem élvezel és miért?
- Mi az a 3 dolog, amit szervezetként/csapatként jobban tudnánk csinálni?
- Egy 0-10-es skálán mennyire valószínű, hogy ajánlanál minket a ismerőseidnek, barátaidnak?
Attitűddel kapcsolatos kérdések
- Viselkedésed minta lehet-e mások számára?
- Betartod a vállalásaidat?
- Amit mondasz, abban meg lehet bízni?
- Tisztelettel beszélsz a munkatársaiddal?
- Türelmes vagy konfliktushelyzetekben?
- Ha probléma adódik, azonnal jelzed azt?
- Probléma esetén megfogalmazol kritikát?
- A probléma esetén tudsz a megoldásra fókuszálni?
- Toleráns vagy a munkatársakkal?
- Segítesz a munkatársaidnak, ha rászorulnak?
- Probléma esetén tudsz önállóan dönteni?
- Részt veszel a munkaidőn kívüli közös programokban?
Hatékony vezetéssel kapcsolatos kérdések
- Úgy érzed, hogy a szervezet vezetése mindenkivel tisztességesen bánik?
- Milyen vezetői tulajdonságokkal rendelkezel?
- Mondj példát egy olyan esetre, amikor ebben a szervezetben vezetői tulajdonságokat használtál?
- Szerinted hatékony a kommunikáció a munkavállalók és a vezetés között?
Értéknöveléssel kapcsolatos kérdések
- Mi az, amit a szervezet általános sikerének javítása érdekében tettél?
- Mi az elképzelésed az elismerésről?
- Kapsz-e rendszeres visszajelzést a kollégáidtól, vezetődtől?
- Úgy érzed, hogy megbecsülnek ebben a szervezetben?
A munkahelyi kultúrára vonatkozó kérdések
- Javasoltál-e hatékony változtatásokat az irodai irányelvekben vagy eljárásokban?
- Milyen gyakran kommunikálsz a vezetőddel, kollégáiddal?
- Segítesz a társaidnak feladataik sikeres elvégzéséhez szükséges információkkal?
- Volt-e már kellemetlen vitád munkatárssal, menedzserrel, felettessel?
- Mit gondolsz, hogyan tudnál pozitív változást elérni a munkahelyi kultúrában?
Szoftveres segítség a teljesítményértékelésben
Ma már léteznek szoftveres megoldások is, amelyek támogatják a teljesítményértékelési folyamatokat, rengeteg időt és energiát spórolva.
Employment Hero
Az Employment Hero kiváló az egyedi értékelési skálák készítésében. Egyszerűen meghatározhatók azok a területek, ahol az alkalmazottak remekül teljesítenek, illetve azok is, ahol fejlődésre szorulnak. Ezen kívül ellenőrizhető, hogy az alkalmazottak teljesítménymutatói összhangban vannak-e a vállalat céljaival.
Engagedly
Ez a szoftver segít a vezetőknek és az alkalmazottaknak a közös célok elérésében való együttműködésben, biztonságos környezetben, ahol mindkettőjüknek meg kell bíznia egymásban. Biztosítja a szükséges eszközöket a legfőbb vállalati mutatók irányába történő előrehaladás nyomon követéséhez, miközben a szervezet minden szintjén bevonja, motiválja és jutalmazza az alkalmazottakat.
Factorial
A Factorial azért nagyon jó szoftver, mert a vállalat saját rendszerére szabható. Alkalmas automatikus értékelési rendszert bevezetésére. Az eredményeket egy helyen tárolhatjuk és hozzáférés adható a vezetőknek, menedzsereknek az eredményekhez. A vállalat teljesítménymenedzsmentje is nyomon követhető.
Összegzés
A teljesítményértékelés, ha jól csináljuk, növeli a munkavállalók motiváltságát, elköteleződését és javul a teljesítményük, emellett lehetőséget ad az esetleges gyengeségek fejlesztésére. Ehhez minden esetben tudnunk kell, hogy mi a pontos célunk az értékeléssel és a munkavállalók igényeire kell fókuszálni. Sosem szabad érezniük, hogy nincsenek megbecsülve és elszámoltatják őket.
Bár jónéhány munkáltató számára csak egy felesleges adminisztrációs teher, ha igazán profikká válunk benne, kiváló eszköz lehet a szervezet hatékonyságának növelésére, a fluktuáció csökkentésére.
Designabc