Üzleti kontextusban a SWOT analízis egy igen hatékony elemzési technikát jelent. Segítségével elemezhetjük és megérthetjük egy vállalkozás jelenlegi helyzetét. Erre alapozva pedig megtervezhetjük a jövőbeni stratégiai lépéseit.
Hatékony eszköz lehet egy felkészült project manager kezében is, hiszen egy SWOT analízis nem csak szervezeti, hanem projekt szinten is segít meglátni a lehetőségeket és veszélyforrásokat.
Sőt, beszélhetünk személyes SWOT analízisről is, mivel ezzel az elemző módszerrel azonosíthatjuk a saját gyengeségeinket és kiaknázhatjuk az erősségeinket. A személyes brand-ünk fejlesztésében nagy haszna lesz ennek.
A viszonylag egyszerű metodikája miatt, néhányan nem tekintik valós eszköznek a SWOT-ot, pedig nélkülözhetetlen fegyver a stratégiai tervezésben. Az elemzésből kapott információk a belső és külső folyamatok javításának alapköveit képezhetik.
A SWOT ELEMZÉS LÉNYEGE
“A SWOT egy olyan elemzési technika, amivel egy cég, termék, ötlet vagy projekt életképességét vizsgáljuk meg. Feltérképezi az elemzés tárgyának az erősségeit, gyengeségeit, lehetőségeit és veszélyeit. A stratégiaalkotás egyik lépése.”
Az SWOT elnevezés az elemzés során vizsgált négy terület angol elnevezéseinek kezdőbetűiből tevődik össze:
- Strengths – erősségek
- Weaknesses – gyengeségek
- Opportunities – lehetőségek
- Threats – veszélyek
(A magyar szakzsargonban a GyELV elemzés elnevezést is szokták használni, lásd magyar szavak kezdőbetűi.)
A fenti négy területet a SWOT elemzés 2 külön kategóriába rendezi:
- Belső tényezők – ezekre van ráhatásunk. Ide tartoznak az erősségek (S) és a gyengeségek (W).
- Külső tényezők – ezekre nincs közvetlen ráhatásunk, mert a hatáskörünkön kívül esnek. Ilyenek a lehetőségek (O) és a veszélyek (T).
Vizuálisan így ábrázolhatjuk egy úgynevezett SWOT táblázatban:
Hasoníthatnánk egy 4 darabos puzzle-hoz is, aminek a darabjai egyenként is értelmezhetőek kell legyenek, de mivel szorosan összefüggnek egymással, összerakva prezentálniuk kell a teljes egészet.
Nézzük az elemeket egyenként.
Erősségek
A vállalkozásuk vagy az azon belüli projektünk erősségeinek megkeresésében a következő kérdések segíthetnek:
- Mit csinálunk jobban, mint a konkurencia?
- Milyen eszközökkel rendelkezünk, amivel mások nem?
- Milyen kimagasló készségek jellemzik a csapatunkat?
- Miért szeret minket a célközönség?
A SWOT szerint az erősségek belső tényezők, ezért tudunk rájuk alapozni, tervezni, építeni.
Gyengeségek
Ide soroljuk azokat a negatív faktorokat, amik gyengítik az erősségeinket. Ezeket érdemes folyamatosan monitorozni.
- Nem kellően képzett a team-ünk, szükség lenne a képzésükre?
- Nem Ideális a vállalkozásunk geológiai helye?
- Vannak-e belső működési problémáink?
- Leterheltek a munkatársaink?
- Romlik a kivitelezés minősége?
- Miért nem tudjuk tartani a határidőket?
- Min csúszik el általában egy deal?
- Gyenge reputáció
- Tőkehiány
Mivel ezek is belső tényezők, tudunk, sőt kell is rajtuk javítani.
Egy egyszerű példa: ha a projektvezetőink jelentős hányada junior, a fejlődésüket támogathatjuk egy projektmenedzseri vizsgafelkészítő programmal, valamint a legmagasabb szintű szakmai, Project Management Professional (PMP) minősítés megszerzésével. Máris tettünk valamit a üzletünk gyengeségeinek minimalizálásáért.
A gyengeségek felsorolásánál törekedjünk több nézőpontból vizsgálódni: talán egy külső szemlélő olyan gyengeségekre is felhívhatja a figyelmet, amit mi nem látunk azonnal. Ne féljünk szembesülni a realitásokkal.
Lehetőségek
Olyan külső tényezői egy üzleti területnek, amik potenciálisan hozzájárulhatnak a sikerünkhöz. Ezekre nincs közvetlen ráhatásunk, de meglovagolhatjuk őket.
- Lehet piaci növekedésre számítani az iparágunkban?
- Várható valamilyen szociális vagy populációs változás, amit ki lehetne aknázni?
- Származhat e valamilyen előnyünk a legújabb technológiai fejlődésekből, fejlesztésekből?
Jó példa erre az automatizáció. Ha egy task elvégzése eddig 3 nap munkát igényelt, de van már lehetőség automatizálni és így elvégezhető akár 4 óra alatt is, érdemes kihasználni ezt az új lehetőséget.
Tipp: Ne keverjük össze a lehetőségeket a gyengeségekkel. Ez sokszor megtörténhet és borítja az analízisünket. Az “Belső- és ügyfélkommunikáció javítása” hangozhat lehetőségnek, de valójában egy gyengeségünkre hívja fel a figyelmet. A lehetőségek külső tényező: nincs rá direkt hatásunk. Arra viszont van, hogy az account és project managereink hogyan kommunikáljanak az ügyfelekkel. Tehát használjuk inkább a “Nem megfelelő kommunikáció” kifejezést, és tegyük át a gyengeségek listájára.
Veszélyek
Szintén külső elemek, amik felett nincs kontrollunk. Például:
- Növekvő és erősödő konkurencia
- Változó vásárlói magatartás
- Beszállítói kapacitás csökkenése
- Munkaerő hiány
- Politikai, gazdasági viszonyok változása
Bármi, ami negatívan befolyásolhatja, veszélyeztetheti az üzlet vagy projekt sikerességét, ide tartozik. De ha tudatosan előre készülünk rájuk, előre kidolgozhatjuk a válság stratégiánkat.
Tipp: Ne feltételezésekre alapozva listázzuk a belső és külső tényezőket, használjunk valós adatokat, így objektív marad az elemzés. Használhatunk saját statisztikákat az előző időszakokból, kérdezzük ki a team-ünk tagjait és mindenképpen elemezzük a célközönség feedback-jét. Az iparágra jellemző trendeket is figyelembe kell vennünk, és a konkurenciát is elemezni kell.
Swot elemzés készítése
A SWOT elemzés lépései a következők:
- Fogalmazzuk meg a kérdéseket. Néhány ötletet a fentiekben már találhatunk is.
- Rendezzük a válaszokat a SWOT mátrix megfelelő mezőjébe, priorizáljunk.
- Cselekedjünk! Ez a legfontosabb lépés.
Az állapotfelmérés magába nem hoz javulást. Az analízisből leszűrt következtetéseknek megfelelően fogjunk hozzá a gyengeségek kijavításához minimalizálásához. A veszélyeket tudatosan elkerülve pedig figyeljük a lehetőségeket.
Példa SWOT elemzésre
Íme néhány konkrét, egyszerű SWOT elemzés példa:
Példa SWOT elemzésre egy cukrászda esetén
Példa SWOT analízisre egy sörfőzde esetén
Forrás és további példák, SWOT diagramok: bplans.com
SWOT ELEMZÉS A PROJEKTMENEDZSMENTBEN:
Mint említettük, a SWOT analízis nem csak a vállalati stratégia kialakításában lehet hasznos módszer. Projekt szinten is a segítségünkre lehet. A koncepció egyszerű: kiemelni a projekt azon aspektusait, ahol növelni lehet a sikert, hatékonyságot, és megtalálni a lehetséges buktatókat.
- Praktikus, ha a brainstormingba bevonjunk a projekten dolgozó team legtöbb tagját.
- Törekedjünk a pontosságra, egyszerűségre és átláthatóságra.
- A csapat gyorsan és egyértelműen kell átlássa, amit a PM célként megfogalmaz az elemzés során.
- Kerüljük a túl hosszú listákat. 10-15 elem elég egy listára.
- Priorizáljuk az elemeket, így tudunk koncentrálni a legfontosabbakra.
- Csak pontos és minél konkrétabb, igazolható adatokkal érdemes dolgozni az elemzés során. A “Jó ár-érték arány” jellegű kifejezések helyett például nevezzük meg pontosan, hogy X Ft az előnyük a konkurenciához képest.
- A diagram legyen elérhető mindenki számára. Nyomtassuk ki, küldjük ki emailben vagy legyen kint a whiteboardon, stb.
- Hivatkozzunk rá referenciaként, hogy a team előtt legyen mindig világos a cél.
ÖSSZEFOGLALVA A SWOT RÖVIDEN:
A SWOT elemzés fogja egyértelműen elénk tárni, hogy
- Mik egy adott vállalkozás vagy projekt fő erősségei, gyengeségei, lehetőségei és veszélyei.
- Ezek fényében pedig látni fogjuk, milyen területekre támaszkodhatunk és hol kell javítanunk, optimalizálnunk.
- Irányt mutat fejlesztésnek és a hosszú távú tervezésnek.
- Működik egyszemélyes mikrovállalkozások, sok száz fős óriás cégek esetében is.
- Vizsgálhatunk vele egyetlen adott szakterületet, pl. a vállalkozásunk online marketingjét.
- Elemezhetünk vele konkurenciát, vagy valamelyik saját projektünket.
- Használhatjuk a saját vagy munkatársaink szakmai, alkalmazotti helyzetük felmérésére, fejlesztésére.
Tipp: A projektmenedzser képzéseinken részt vett PM-ek mindegyike a SWOT-on túl egy sor hasznos eszközt, technikát tanul meg.
Designabc