SWOT elemzés: jelentése, lényege, elkészítése – konkrét példákkal!

2019-10-31
ProMan Consulting

Üzleti kontextusban a SWOT analízis egy igen hatékony elemzési technikát jelent. Segítségével elemezhetjük és megérthetjük egy vállalkozás jelenlegi helyzetét. Erre alapozva pedig megtervezhetjük a jövőbeni stratégiai lépéseit.

Hatékony eszköz lehet egy felkészült project manager kezében is, hiszen egy SWOT analízis nem csak szervezeti, hanem projekt szinten is segít meglátni a lehetőségeket és veszélyforrásokat.

Sőt, beszélhetünk személyes SWOT analízisről is, mivel ezzel az elemző módszerrel azonosíthatjuk a saját gyengeségeinket és kiaknázhatjuk az erősségeinket. A személyes brand-ünk fejlesztésében nagy haszna lesz ennek.

A viszonylag egyszerű metodikája miatt, néhányan nem tekintik valós eszköznek a SWOT-ot, pedig nélkülözhetetlen fegyver a stratégiai tervezésben. Az elemzésből kapott információk a belső és külső folyamatok javításának alapköveit képezhetik.

A SWOT elemzés lényege

A SWOT egy olyan elemzési technika, amivel egy cég, termék, ötlet vagy projekt életképességét vizsgáljuk meg. Feltérképezi az elemzés tárgyának az erősségeit, gyengeségeit, lehetőségeit és veszélyeit. A stratégiaalkotás egyik lépése.”

Az SWOT elnevezés az elemzés során vizsgált négy terület angol elnevezéseinek kezdőbetűiből tevődik össze:

  • Strengths – erősségek
  • Weaknesses – gyengeségek
  • Opportunities – lehetőségek
  • Threats – veszélyek

(A magyar szakzsargonban a GyELV elemzés elnevezést is szokták használni, lásd magyar szavak kezdőbetűi.)

A fenti négy területet a SWOT elemzés 2 külön kategóriába rendezi:

  1. Belső tényezők – ezekre van ráhatásunk. Ide tartoznak az erősségek (S) és a gyengeségek (W).
  2. Külső tényezők – ezekre nincs közvetlen ráhatásunk, mert a hatáskörünkön kívül esnek. Ilyenek a lehetőségek (O) és a veszélyek (T).

Vizuálisan így ábrázolhatjuk egy úgynevezett SWOT táblázatban: 

SWOT elemzés mátrix ábrája
SWOT diagram, vagy mátrix (forrás: marketing91.com)

Hasoníthatnánk egy 4 darabos puzzle-hoz is, aminek a darabjai egyenként is értelmezhetőek kell legyenek, de mivel szorosan összefüggnek egymással, összerakva prezentálniuk kell a teljes egészet.

Nézzük az elemeket egyenként.

Erősségek

A vállalkozásuk vagy az azon belüli projektünk erősségeinek megkeresésében a következő kérdések segíthetnek:

  • Mit csinálunk jobban, mint a konkurencia?
  • Milyen eszközökkel rendelkezünk, amivel mások nem?
  • Milyen kimagasló készségek jellemzik a csapatunkat?
  • Miért szeret minket a célközönség?

A SWOT szerint az erősségek belső tényezők, ezért tudunk rájuk alapozni, tervezni, építeni.

Gyengeségek

Ide soroljuk azokat a negatív faktorokat, amik gyengítik az erősségeinket. Ezeket érdemes folyamatosan monitorozni.

  • Nem kellően képzett a team-ünk, szükség lenne a képzésükre?
  • Nem Ideális a vállalkozásunk geológiai helye?
  • Vannak-e belső működési problémáink?
  • Leterheltek a munkatársaink?
  • Romlik a kivitelezés minősége?
  • Miért nem tudjuk tartani a határidőket?
  • Min csúszik el általában egy deal?
  • Gyenge reputáció
  • Tőkehiány

Mivel ezek is belső tényezők, tudunk, sőt kell is rajtuk javítani. 

Egy egyszerű példa: ha a projektvezetőink jelentős hányada junior, a fejlődésüket támogathatjuk egy projektmenedzseri vizsgafelkészítő programmal, valamint a legmagasabb szintű szakmai, Project Management Professional (PMP) minősítés megszerzésével. Máris tettünk valamit a üzletünk gyengeségeinek minimalizálásáért.

A gyengeségek felsorolásánál törekedjünk több nézőpontból vizsgálódni: talán egy külső szemlélő olyan gyengeségekre is felhívhatja a figyelmet, amit mi nem látunk azonnal. Ne féljünk szembesülni a realitásokkal.

Lehetőségek

Olyan külső tényezői egy üzleti területnek, amik potenciálisan hozzájárulhatnak a sikerünkhöz. Ezekre nincs közvetlen ráhatásunk, de meglovagolhatjuk őket.

  • Lehet piaci növekedésre számítani az iparágunkban?
  • Várható valamilyen szociális vagy populációs változás, amit ki lehetne aknázni?
  • Származhat e valamilyen előnyünk a legújabb technológiai fejlődésekből, fejlesztésekből?
    Jó példa erre az automatizáció. Ha egy task elvégzése eddig 3 nap munkát igényelt, de van már lehetőség automatizálni és így elvégezhető akár 4 óra alatt is, érdemes kihasználni ezt az új lehetőséget.

Tipp: Ne keverjük össze a lehetőségeket a gyengeségekkel. Ez sokszor megtörténhet és borítja az analízisünket. Az “Belső- és ügyfélkommunikáció javítása” hangozhat lehetőségnek, de valójában egy gyengeségünkre hívja fel a figyelmet. A lehetőségek külső tényező: nincs rá direkt hatásunk. Arra viszont van, hogy az account és project managereink hogyan kommunikáljanak az ügyfelekkel. Tehát használjuk inkább a “Nem megfelelő kommunikáció” kifejezést, és tegyük át a gyengeségek listájára.

Veszélyek

Szintén külső elemek, amik felett nincs kontrollunk.  Például:

  • Növekvő és erősödő konkurencia
  • Változó vásárlói magatartás
  • Beszállítói kapacitás csökkenése
  • Munkaerő hiány
  • Politikai, gazdasági viszonyok változása

Bármi, ami negatívan befolyásolhatja, veszélyeztetheti az üzlet vagy projekt sikerességét, ide tartozik. De ha tudatosan előre készülünk rájuk, előre kidolgozhatjuk a válság stratégiánkat.

Tipp: Ne feltételezésekre alapozva listázzuk a belső és külső tényezőket, használjunk valós adatokat, így objektív marad az elemzés. Használhatunk saját statisztikákat az előző időszakokból, kérdezzük ki a team-ünk tagjait és mindenképpen elemezzük a célközönség feedback-jét. Az iparágra jellemző trendeket is figyelembe kell vennünk, és a konkurenciát is elemezni kell.

Swot elemzés készítése 

A SWOT elemzés lépései a következők:

  1. Fogalmazzuk meg a kérdéseket. Néhány ötletet a fentiekben már találhatunk is.
  2. Rendezzük a válaszokat a SWOT mátrix megfelelő mezőjébe, priorizáljunk.
  3. Cselekedjünk! Ez a legfontosabb lépés. 

Az állapotfelmérés magába nem hoz javulást. Az analízisből leszűrt következtetéseknek megfelelően fogjunk hozzá a gyengeségek kijavításához minimalizálásához. A veszélyeket tudatosan elkerülve pedig figyeljük a lehetőségeket.

Példa SWOT elemzésre

Íme néhány konkrét, egyszerű SWOT elemzés példa:

SWOT elemzés példa
Példa SWOT elemzésre egy cukrászda esetén
SWOT analízis példa
Példa SWOT analízisre egy sörfőzde esetén

Forrás és további példák, SWOT diagramok: bplans.com

SWOT elemzés a projektmenedzsmentben:

Mint említettük, a SWOT analízis nem csak a vállalati stratégia kialakításában lehet hasznos módszer. Projekt szinten is a segítségünkre lehet. A koncepció egyszerű: kiemelni a projekt azon aspektusait, ahol növelni lehet a sikert, hatékonyságot, és megtalálni a lehetséges buktatókat.

  • Praktikus, ha a brainstormingba bevonjunk a projekten dolgozó team legtöbb tagját. 
  • Törekedjünk a pontosságra, egyszerűségre és átláthatóságra. 
  • A csapat gyorsan és egyértelműen kell átlássa, amit a PM célként megfogalmaz az elemzés során.
  • Kerüljük a túl hosszú listákat. 10-15 elem elég egy listára. 
  • Priorizáljuk az elemeket, így tudunk koncentrálni a legfontosabbakra.
  • Csak pontos és minél konkrétabb, igazolható adatokkal érdemes dolgozni az elemzés során. A “Jó ár-érték arány” jellegű kifejezések helyett például nevezzük meg pontosan, hogy X Ft az előnyük a konkurenciához képest.
  • A diagram legyen elérhető mindenki számára. Nyomtassuk ki, küldjük ki emailben vagy legyen kint a whiteboardon, stb. 
  • Hivatkozzunk rá referenciaként, hogy a team előtt legyen mindig világos a cél.

Összefoglalva a SWOT röviden: 

A SWOT elemzés fogja egyértelműen elénk tárni, hogy

  • Mik egy adott vállalkozás vagy projekt fő erősségei, gyengeségei, lehetőségei és veszélyei.
  • Ezek fényében pedig látni fogjuk, milyen területekre támaszkodhatunk és hol kell javítanunk, optimalizálnunk.
  • Irányt mutat fejlesztésnek és a hosszú távú tervezésnek.
  • Működik egyszemélyes mikrovállalkozások, sok száz fős óriás cégek esetében is.
  • Vizsgálhatunk vele egyetlen adott szakterületet, pl. a vállalkozásunk online marketingjét.
  • Elemezhetünk vele konkurenciát, vagy valamelyik saját projektünket.
  • Használhatjuk a saját vagy munkatársaink szakmai, alkalmazotti helyzetük felmérésére, fejlesztésére.

Tipp: A projektmenedzser képzéseinken részt vett PM-ek mindegyike a SWOT-on túl egy sor hasznos eszközt, technikát tanul meg.

A következő PMP vizsgafelkészítő programunk pedig 2019. november 8-án indul, illetve a 2020-as képzési naptár is elérhető.

No comments

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

egy × egy =