Írta: Végh Domonkos, PMP, PMI-ATP trainer
Projektportfólió-menedzsment gyorstalpaló
A projektportfólió-menedzsment (PPM) a megfelelő projektek kiválasztására és megfelelő időben történő elindítására összpontosít, ebből kifolyólag alapvetően különbözik a projektmenedzsment gyakorlatáról, hiszen az pedig a helyes megvalósításra fókuszál. A projektportfóliók témaköre sokszor nehezebb, összetettebb kérdés, mint a projektmódszertani fejlesztések, de a tudatosan tervező szervezetek számára fontos szervezetfejlesztési fókuszt képvisel. Blogposztunkban feltérképezzük, hogyan kezelhetők hatékonyan a projektportfóliók, és kiderítjük, milyen előnyökkel – de ugyanakkor buktatókkal is – járhat.
Tartalomjegyzék
Bevezetés
Tanácsadási és tréningmunkáink közben rengetegszer halljuk ezeket a kérdéseket, megjegyzéseket:
- „Mi az a projektportfólió?”
- „Mi az a projektportfólió-menedzsment?”
- „Nálunk ilyen biztosan nincs…”
- „Sosem hallottunk ilyenről, nálunk még egyértelmű stratégiai irányok sincsenek, bár…”
Mivel számos szervezet a projektmenedzsment módszertani fejlesztéseivel is küszködik, sokszor már nem marad elég lendület és elköteleződés a projektportfólióval való foglalkozáshoz, pedig a megfelelő portfólió folyamat a projektek szintjén is jelentős javulást és kapacitásfelszabadulást hozhat. Nem elég a projekteket jól megcsinálni, a jó projekteken kell dolgoznia a szervezetnek.
Nincs olyan szervezet, ahol ne lenne több projektötlet, mint szabad kapacitás és erőforrás. Nagyon gyakran például a vezetőségnek esik nehezére nemet mondani egy-egy szerelemprojektre, ezért mindenáron betolják azokat a már amúgy is túlterhelt projektcsapatok naptárába. Annak ellenére, hogy a szervezet nagy mennyiségű munkaórát és tőkét fektet a projektekbe, az eredmények középszerűek, a kollégák is nagy terhelésre panaszkodnak és az ügyfelek mosolya sem tűnik őszintének átadáskor. A fenti példa tökéletes recept, hogy kollégáink a rossz projekteken és/vagy túl sok projekten dolgozzanak, miközben a siker zárás minimum kétséges, az eredmények pedig szuboptimálisak.
A projektportfólió-menedzsment feladatok a megfelelő projektek kiválasztásával indulnak, de ide tartozik azoknak a folyamatos kezelése és összehangolása, valamint gyakran a zárás utáni sikerességük visszamérése is. Tekinthetünk a projektportfóliókra szervezteti beruházási portfólióként is, hiszen a szervezetek jellemzően azért kezdenek bele valamilyen projektbe, hogy üzleti értéket teremtsenek maguk számára. Így a projektmenedzsment és a portfóliómenedzsment egészen más technikákat és perspektívákat igényelnek, mégis szoros összefüggésben vannak.
A jó PPM eljárások a projekteket összehangolják a szervezet stratégiai irányával és éves célkitűzéseivel, segítik a korlátozott erőforrások felhasználását és a projektek közötti szinergiákat, átfedéseket segítenek hatékonyan kezelni.
A projektportfólió előkészítése
Mik a projektportfólió-menedzsment céljai?
Definíciószerűen tehát a projektportfólió-menedzsment a szervezet összes projektjének összességét és azt a folyamatot jelenti, amelynek során a szervezet által végzett projektek összehangolásra kerülnek, hogy a szervezeti célkitűzések teljesüljenek és ezáltal a szervezet értéke vagy üzleti eredménye növekedjen. A PPM több céllal rendelkezik:
- Elsődleges célja, hogy megvalósítsa a szervezet által végzett projektek és a szervezeti célok, stratégia közötti összhangot és összehangoltságot.
- Másodlagos célja, hogy meghatározza a szervezet által végzett projektek költségeit és azok várható megtérülését, hogy megtalálják a legjobb projektbefektetési lehetőségeket.
- Harmadlagos célja, hogy segítse a szervezetet abban, hogy megfelelően használja fel a rendelkezésre álló erőforrásokat.
- Negyedleges célja, hogy átláthatóvá tegye az egyes projektek státuszát és az általa elért eredményeket.
- Végül pedig ötödleges célja, hogy lehetővé tegye a szervezet számára az időbeli reagálást a portfólió/stratégiai szintű változásokra.
A PPM folyamata
A projektportfólió-menedzsment folyamata több szekvenciális lépésből áll. A folyamatban először meg kell vizsgálni a szervezet stratégiai céljait rövid, közép és hosszú távon, mivel a PPM egyik legfontosabb feladata a stratégiai célokhoz kapcsolódó projektportfólió kidolgozása. Az üzleti célokhoz igazodó projektportfólió biztosítja, hogy az erőforrások hatékonyan lesznek felhasználva, és a projektek hozzájáruljanak az üzleti célok eléréséhez. Szélsőséges esetben, ha a szervezetnek nincs egyértelmű stratégiája, akkor a portfóliómenedzserek feladata akár a szervezeti stratégia definíciójával is kezdődhet.
Itt fontos megjegyezni, hogy ez a folyamat állandó tevékenységekből áll, mivel a szervezet céljai és stratégiái változhatnak, így szükség lehet a projektek újraértékelésére és a portfólió újratervezésére. Szintén szélsőséges eset, de nagyobb stratégiai irányváltások esetében akár a teljes projektportfóliót szükséges lehet újraépíteni. Emellett a projektportfólió-menedzsment folyamata felsővezetői döntéseket is gyakran igényel, mivel a projektek kiválasztása és összehangolása gyakran nagy hatással lehet a szervezet működésére és sikerességére.
Tehát az első lépés, hogy meghatározzuk azokat a kiemelt szervezeti stratégiai célokat, amelyek alapján a projektkiválasztás történni fog – az az a portfóliónk összeállításának elsődleges támpontját definiáljuk. Ez történhet éves, negyedéves, extrém változékony üzleti környezetekben akár havi szinten is.
Második lépésben a szervezet által megvalósítandó projektek, ötletek azonosítása és szűrése és kategorizációja történik. A futó projekteket szintén ki kell értékelni, mennyire illenek a stratégiai irányokhoz. Ha egy projekt az új stratégiát már nem támogatja, gyakran lesz az idő előtti elkaszálás áldozata. Az, hogy egy projektötlet maximálisan illeszkedik a szervezet stratégiai irányaihoz egyáltalán nem jelenti azt, hogy be is kerül a végső portfólióba, mivel ezen a ponton a szervezet erőforrás korlátait szintén figyelembe kell venni, mint az emberi erőforrások kapacitás- és kompetenciabeli korlátait, az időbeli kötöttségeket és a finanszírozási lehetőségeket.
Harmadik lépésben a már megszűrt, de még nem végleges portfólió jelölt elemek priorizálása történik. A prioritások figyelembevételével a szervezetek eldönthetik, mely projekteket fognak ténylegesen megkezdeni – azaz melyek kerülnek be a projektportfólióba –, melyeket utasítanak el, melyeket ütemeznek későbbre, illetve az esetlegesen futó projektek közül melyeket fogják véglegesen leállítani.
A priorizáció során a szervezetek figyelembe vehetik a projektek várható eredményeit (számszerűsíthető és nem számszerűsíthető elemeket is vizsgálhatunk), a projektek kockázati szintjét, a megvalósíthatóságot és a kivitelezés nehézségeit, az erőforrások és az időkeretek rendelkezésre állását, a projektportfólióban szereplő többi elemhez való kapcsolódását, átfedéseit is.
Portfólió priorizálási módszertanok rövid áttekintése
A projektportfólió-menedzsmenttel ismerkedő ügyfeleink, tréningrésztvevőink leggyakrabban a projektpriorizáció menetére kíváncsiak, a kapcsolódó módszertanokhoz mindig sok kérdésük kapcsolódik. A projektportfólión belüli projektek priorizálása tehát azt jelenti, hogy meghatározzuk a projektek relatív fontosságát a szervezet által végzett projektek között. A priorizálás célja, hogy megtaláljuk a legfontosabb projekteket, amelyek elősegítik a szervezet céljainak elérését, és előnyösebb helyzetbe hozzák a szervezetet.
Priorizálására több lehetőség áll rendelkezésre, az egyik a súlyozásos módszer, amely során a projektek kiértékeléséhez a szervezetek több, jellemzően 5-15 szempontot azonosítanak a projektek vizsgálatára. Ezeket a szempontokat utána jellemzően anonim kérdőíves módszerrel besúlyoztatják a döntéshozókkal. Ezek után, a megadott és besúlyozott szempontrendszeren belül egy meghatározott skálán értékelik az egyes projekteket, amelyből így kialakul egy prioritási sorrend.
A súlyozásos módszer előnye, hogy relatív könnyen használható, gyors, egyértelmű sorrendet azonosít a projektek között, közvetlenül értékelhető a stratégiai célokkal való kapcsolat szorossága a projektnek. Hátránya, hogy a súlyozásos módszer nem feltétlen vesz figyelembe kvalitatív tényezőket és nehéz lehet a súlyok meghatározása.
További lehetőség a kritériumalapú módszer, amely során azt vizsgáljuk, hogy egy projekt igen-nem-részben skálán mennyire teljesít előre definiált kritériumokat. A kritériumalapú módszer előnye, hogy egyszerű, gyors, a kritérium rendszer rugalmasan alakítható. Hátránya, hogy kvantitatív tényezőket nem vesz figyelembe, az értelmezés rugalmasságai okozhatnak kommunikációs problémákat, helyenként túl egyszerű és kiadhat nem egyértelmű végeredményt.
További könnyedebb, rugalmasabb módszerek is rendelkezésre állnak projektprioritizálásához, mint például a prioritási mátrixok. A Monopoly pénzes „projektvásár” és a MoSCoW technika is hasznos eszközök lehetnek, melyek főleg a projektmenedzsment területén használt módszerek, de portfólió szinten is hatékonyak lehetnek a projektek rangsorolásában. A Monopoly pénzes módszer során minden résztvevő meghatározott összegű játékpénzt kap, amiből aztán a projektötletek mellé tehetnek tetszőleges összeget – ezzel szimbolizálva, hogy szerintük a projekt mennyit „ér”. Miután mindenki elköltötte a pénzét, a letett játékpénzeket összeszámolják, kialakítva a portfolió sorrendjét.
Végül, egy utolsó lehetőség a szavazási módszer, amely során a projektekről egy döntéshozó bizottság vagy szervezeti egység priorizál. A szavazási módszer előnye, hogy előtte diskurzus előzi meg, a lebonyolítás nem igény nagy technikai előkészületet. Hátránya, hogy nehéz a szavazók által képviselt preferenciák meghatározása, valamint több időt igényel a használata és gyakran okoz kompromisszumos helyzeteket, amelyek az üzleti értékteremtés szempontjából ritkán ideálisak.
Összefoglalva, mindegyik módszernek megvannak az előnyei és hátrányai, és a szervezet számára a legmegfelelőbb módszert a projektkörnyezet és a szervezet stratégiai céljai alapján kell kiválasztani. Fontos megjegyezni, hogy a projektportfólión belüli projektek priorizálás szintén folyamatos tevékenység, ahogy fentebb már jeleztük, a szervezet stratégiai irányai idő közben változhatnak.
A projektportfólió gondozása
Miután a portfóliót feltöltöttük a megfelelő projektekkel a következő feladat a folyamatban lévő projektek felügyelete és gondozása. Ezen a ponton a vezetői felügyeletet a PPM szakemberek mellett kinevezett szponzorok is ellátják, gyakori, hogy a két szerep (szponzor és portfóliómenedzser) felelősségei nem válnak precízen külön. Az összeállítást követő feladatok:
- Projektportfólió elemzése és értékelése: A végrehajtási státuszba került projektek nem esnek ki a PPB figyelme alól, hogy a kiválasztásnál validált feltételeknek továbbra is megfelelnek-e egy folyamatosan ellenőrizendő kérdés, így a projektportfólióban szereplő projekteket gyakran kielemzik és értékelik, különösen az előrehaladás közben feltárt új információk fényében (pl. új kockázatok felmerülése, eddig nem ismert átfedés más projektekkel, a környezet változásai stb.). Ennek során figyelembe veszik a projekt prioritását, kockázatait, a szükséges erőforrásokat és a projekt időtartamát. Az értékelés eredményei alapján döntenek a projektportfólióban szereplő projektek további sorsáról.
- Projektek koordinálása: A projektportfólióba került projektek között időnként szükséges alapvető koordinálási feladatokat ellátni. Például, ha bizonyos projektek átfedésben vannak, ott felmerülhet, hogy azokat egy programba (tulajdonképpen „mega projektbe”) szervezzék össze, mivel gyakran hasonló célokat támogathatnak. Az egyes projektek fennakadásainak tovagyűrűző hatásai lehetnek más projektekre, ezek gyakran okoznak erőforráskorlátokat és generálnak új kockázatokat más kezdeményezéseknél. A koordinálás során figyelembe kell tehát venni az egyes projektek hatásait a többi projekt végrehajtására és a szervezet egészére.
- Projektek követése és felügyelete: Az előző pontban már előrevetítettük, de projektportfólióban szereplő projektek előrehaladását és eredményességét folyamatosan megfigyelik és monitorozzák a szakemberek. Ennek során figyelemmel kísérik a projektek költségvetését, határidőit, teljesült vagy elmulasztott mérföldköveit és eredményeit, szükség esetén pedig beavatkoznak a projektek menedzselésébe. Amennyiben egy projekt már nem reális, hogy szállítsa a meghatározott üzleti értéket, esetleg már nem megtérülő, vagy nem szolgálja a szervezeti stratégiát, az mind jó indok lehet a befejezés előtti leállításra. Sajnos sűrűn alkalmazott rossz gyakorlat, hogy a már „régóta futó” projekteket még ilyen egyértelmű esetekben is a szervezet már csak becsületből is befejezi. Ez nyilvánvalóan a szervezeti erőforrásoknak nem ideális felhasználását jelenti, emiatt kerülendő.
- Kommunikáció elősegítése: A projektportfólió-menedzsmentnek további lehetséges feladata, hogy biztosítsa a hatékony kommunikációt a projektportfólióban szereplő projektek és érintettek között is. Ennek célja az erőforrások és az információk hatékony megosztása, valamint az egységes célok és stratégiák megértése és elfogadása.
A projektportfólió-menedzsment szervezeti előnyei
Már idáig is számos szervezeti előnyt említettünk meg a bejegyzésben, mégis talán érdemes őket összefogóan is felsorolni. A legfontosabb, általános szervezeti előnyök közé az alábbiak tartoznak:
- A célok összehangolása: Az üzleti és stratégiai célok azonosítása és meghatározása, majd a projektek e célokhoz történő illesztése és hozzájárulása azok eléréséhez.
- Az erőforrások hatékony felhasználása: Az idő, pénzügyi források és munkaerő hatékonyabb felhasználása a prioritizálás és a projektek portfólió-menedzsmentjének segítségével, amely könnyebb irányítást és ellenőrzést biztosít.
- A kockázatok csökkentése: A projektek kockázatának csökkentése a projektportfólió-menedzsment által, mely segítségével a szervezet meghatározhatja a legjobb eredményeket hozó projekteket és elkerülheti a nem kívánatos projekteket.
- Jobb döntéshozatal: A döntéshozók átlátják a projektportfóliót és így képesek a projektek prioritásairól és források elosztásáról jobban dönteni.
- Nagyobb transzparencia projektsiker vonatkozásában: A lezárt projektek sikerességének visszamérésére számos lehetőség van, ezek meghatározására a portfóliómenedzsment felelősei követő lépéseket, akciókat határozhatnak meg egy elem portfólióból való kivezetésekor. Az visszamérés előnyei közé tartozik természetesen az, hogy a szervezetek képesek megérteni, hogy melyik projekt volt sikeres és melyik nem, és miért. Az ilyen értékelések segíthetnek a szervezeteknek a projektmenedzsment folyamatok feljavításában és a jövőbeli projektek tervezésében is.
- Projektmenedzsment-érettség és -szemlélet javulása: A megfelelő előszűréssel és priorizációval a kevesebb, de fontos projekt nagyobb gondossággal és így szakértelemmel kezelhető, mely javítja az eredmények minőségét projekt és szervezeti szinten is.
- A visszajelzés és a tapasztalatok megosztása: A projektmenedzsment tapasztalatainak és a legjobb gyakorlatoknak az összes projektcsapattal történő megosztása, melynek segítségével a szervezet képes az eredmények javítására és további projektek hatékonyabb végrehajtására.
A projektportfólió-menedzsment lehetséges szervezeti hátrányai
Az előnyök mellett természetesen vannak olyan elemek, amelyek miatt nem baj, ha némi óvatossággal érdemes közelítünk a projektportfólió-menedzsment témájához. Vannak bizonyos hátrányai is, amelyeket érdemes figyelembe venni:
- Megnövekedett költségek: a bevezetés és karbantartás magasabb költségeket jelenthet a szükséges technológiai, oktatási és személyi ráfordítások miatt. Bár a hatékony PPM nem igényli mindenáron drága IT rendszerek bevezetését, egy bizonyos szervezeti méret felett ezt sajnos nem lehet kis ráfordítással megúszni. A kezdeti PPM folyamatok és eljárások még bőven működtethetők a megszokott sablonokkal és akár Microsoft Office termékekkel.
- Komplexitás: a folyamat nagyon összetett lehet, és speciális szakértelemre lehet szükség a hatékony alkalmazáshoz.
- Időigény: a bevezetés és karbantartás hosszabb időt vehet igénybe, és az erőforrások hosszabb lekötésére is szükség lehet.
- Lassabb döntéshozatal: a folyamat időigényessége miatt a döntéshozatal is lassabb lehet az információk összegyűjtése és elemzése miatt, illetve a döntéshozó szervezeti egységek sem szoktak rugalmasan bármely pillanatban csak úgy összeülni.
- Rugalmasság csökkenése: a projekteknek szigorúbb szabályozásnak kell megfelelniük, amely csökkentheti a rugalmasságukat a változásokra való reagálás tekintetében. Ez a szervezeti érintettek számára egy idő után olyan frusztrációval is jár, hogy felismerik, sokkal kevésbé tudják szabadon alakítani az egyes projektek indítását, mint korábban.
- Kreativitás csökkenése: a szabályozó hatás miatt a projektek kreativitása és innovatív jellege is csökkenhet, mivel a stratégiai célokra és előre meghatározott irányelvekre kell összpontosítani.
- Kezdeti működési zavarok: projektportfólió-menedzsment rendszer bevezetése esetén előfordulhat, hogy a szervezet működése átmenetileg zavarodottá válik, mivel ez új folyamatokat és szabályokat is jelent a szervezetnek. Ebből kifolyólag ilyen rendszer bevezetése előtt fontos a szervezet működésének alapos megértése, és ennek figyelembevételével kell elkészíteni a bevezetési tervet is.
- Változásmenedzsment: a projektportfólió-menedzsment rendszer bevezetése nagy változásokat hozhat a szervezet működésében, amelyekkel meg kell küzdenie. Az érintetti kör egy része mindig nehezen fogadja a változás tényét, és nehezen is alkalmazkodik ehhez. Az emberi tényező figyelembevételé, a megfelelő szereplők megnyerése az ügynek kihívás, ugyanakkor kritikus a siker szempontjából.
Szervezeti PPM körkép és konklúzió
Ezek alapján tehát a projektportfólió-menedzsment a megfelelő projektek kiválasztására és megfelelő időben történő elindítására összpontosít, míg a projektmenedzsment a helyes megvalósításra fókuszál. A szervezetek gyakran túl sok projekten dolgoznak, és az eredmények szuboptimálisak, ezért fontos a PPM szemlélete és a folyamat működtetésének a megfontolása. A PPM feladatok a megfelelő projektek kiválasztásával kezdődnek, ide tartozik azok folyamatos kezelése és összehangolása, valamint a zárás utáni sikerességük visszamérése is lehet kapcsolódó feladat.
A PPM fő előnye pedig az, hogy a szervezet a megfelelő projekteken dolgozhat, amelyek tényleg támogatják a stratégia megvalósulását, hogy azok ne csak jól hangzó lózungok legyenek, mint rengeteg szervezetnél… Ez nem csak pikírt kritika, számos statisztika támasztja alá az állítást, hogy a szervezetek stratégiája nem kap kellő operatív, azaz kivitelezési fókuszt. Az elmúlt években több témába vágó felmérés is készült, amelyek fontos jelenségekre mutatnak rá:
- Az EMA 2018-as kutatása azt mutatta, hogy a vállalatoknak csak a 38%-a rendelkezik a projektportfólió kezeléséhez szükséges eszközökkel és rendszerekkel, ezekben viszont sokkal nagyobb arányban teljesültek a stratégiai célkitűzések.
- A KPMG 2018-as kutatása kimutatta, hogy a vállalatoknak csak a 27%-a rendelkezik megfelelő projektportfólió menedzsment folyamatokkal és eszközökkel – jóval kevesebb, mint az EMA kutatás, pedig az sem volt különösebben erős arány.
- A PwC szintén 2018-as felmérése nagyon hasonló eredményre jutott a KPMG-hez képest, ez azt mutatta ki, hogy a vállalatoknak csak a 24%-a rendelkezik olyan áttekinthető projektportfólióval, ami lehetővé teszi a szervezeti prioritások azonnali felismerését és a források hatékonyabb kezelését.
- Forrester 2019-es kutatása szerint a vállalatok 73%-a aggódik amiatt, hogy a projektportfóliójuk – megfelelő folyamat és technológia híján – nem áll összhangban az üzleti stratégiájukkal, és nem tudják biztosítani a befektetési megtérülést.
- Mindeközben a PMI 2019-es felmérése pedig azt mutatta, hogy a hatékony projektportfólió menedzsment bevezetése a vállalatok számára akár 36%-kal növelte az összesített üzleti eredményt.
Ezek a felmérések azt mutatják, hogy a vállalatoknak még rengeteg lehetőségük és mozgásterük van a hatékonyabb projektportfólió menedzsment folyamatok és eszközök bevezetésére.
Designabc