Mikor és hogyan fejlesszük a szervezet projektmenedzsment képességét?

2017-06-09
Czimbalmos Zsolt
Mikor lehet szükség a szervezeti projektmenedzsment képesség fejlesztésére?

projektmenedzsmentSok cég találkozik azzal a problémával, hogy a szervezet bizonyos életciklusában a projektek nem megfelelő eredményeket produkálnak. Rossz hír, hogy az ilyen jellegű nehézségek megoldására nincs egyértelmű, minden esetben alkalmazható megoldás. Mint minden esetben, ilyenkor is kritikus, hogy a probléma gyökerét megtaláljuk és megértsük. Leggyakrabban azonban az okok összetett, komplex hálót alkotnak, melynek nem elég egy elemét fejleszteni, azokat rendszer szinten érdemes kezelni. Fontos kérdés, hogy a problémák egy-egy adott projekt esetében, vagy általánosan, visszatérő módon jelentkeznek?

Amennyiben egy-egy projekttel van probléma, jó eséllyel nem a szervezet működését, kultúráját, hanem az adott projekt érintetteit szükséges támogatni attól függően, hogy a célok, határidők, költségek, a folyamatos változások, kockázatok, a termék minősége, erőforráshiány, elkötelezettség, vagy esetleg a kommunikáció okozza a nehézségeket.

Amennyiben a probléma több projekt esetén is visszatérő jelenség, úgy felmerülhet a szervezeti projektmenedzsment érettség fejlesztésének lehetősége. Több modell is foglalkozik a szervezeti projektmenedzsment képesség felmérésével és fejlesztésével, bármelyiket is válasszuk, a cél minden esetben az üzleti eredményesség és hatékonyság javítása.

 

Nemzetközileg elismert projektmenedzsment szakértő szeretnék lenni!

Egy lehetséges megközelítés a helyzet beazonosítására

Az általunk leggyakrabban használt szintek az alábbi jellemzőkkel bírnak:

  • 1. szint – Eltérő folyamatok, nem egységes nyelvezet és dokumentumok jellemzik a projekteket, melyek definíciója, végrehajtása, nyomon követése sem egységes. A cél ebben az esetben még egyértelműen a projektek egyedi sikerre vitele, nincs központi erőforrás allokáció és hatékony, egységes informatikai támogatás. Leggyakrabban a szervezetek kezdeti életciklusában, illetve olyan működés esetén jellemző, amikor a projektek nem töltenek be fontos szerepet a szervezet életében.
  • 2. szint – A projektek tervezése, végrehajtása egységes, ám a hangsúly továbbra is a projektcélok elérésén van. Itt már felmerülhetnek egységes támogató informatikai megoldások, ám az előzetes igények, üzleti szükségletek nem egységesen kerülnek megfogalmazásra. Ez gyakran a projektek indítását megelőző kalkulációkat (megvalósíthatóság, üzleti terv stb.) nem teszi összehasonlíthatóvá. A projekteket egyéni “bajnokok” viszik sikerre, ám az ilyen szereplőkből gyakran kevés van és nagyon leterheltek. Általában ez a szint a növekedésben lévő szervezetekre jellemző, ahol már a projektmenedzsment külön “szakmaként”, feladatként jelenik meg.
  • 3. szint – A projektek a stratégiai célkitűzések megvalósulása érdekében indulnak, a cél sokkal inkább a szervezeti eredmények optimalizálása, mintsem a projektek egyedi sikerre vitele. Itt már megjelenik a szervezeti projektiroda, illetve a projektportfólió menedzsment, mely a projektek előkészítését, kategorizálását, priorizálását és központi nyomon követését is egységesíti a szervezeti erőforrás kapacitások figyelembe vételével. A projektek számosságától, komplexitásától függően szükséges lehet egy hatékony projekt- és projektportfólió menedzsment informatikai eszköz alkalmazása is. Ebben az esetben már egyértelműen “projektérett” szervezetről beszélhetünk, akik projektalapon, esetleg projektorientált módon működnek.
  • 4. szint – A cél a folyamatos fejlődés, javulás. Kiemelt szerepet kap a tudásmenedzsment, a tapasztalatok megosztása, profi, “fekete öves” projektvezetők végzik a projektmenedzsment feladatokat. Gyakori a szervezeti projektmenedzsment minőségbiztosítási rendszer, folyamat működtetése, mentoring rendszer és a project governance fenntartása, fejlesztése. A projektmenedzsment szempontból igazán hatékony szervezetek ebben az esetben önállóan képesek folyamataik, kollégáik fejlesztésének segítségével üzleti eredményük és a hatékonyság növelésére.

A szervezetre jellemző szint meghatározásánál vegyük figyelembe, hogy a helyzet itt sem egyértelműen fekete vagy fehér. A szervezetek gyakran 2 szint között helyezkednek el, határon mozognak, így ezek inkább iránymutatásként szolgálhatnak.

Hol tartunk, mit fejlesszünk?

A legfontosabb kérdés az aktuális helyzet feltérképezését követően az, hogy milyen irányba induljon el a szervezet, milyen fejlesztéseket indítson el a szervezeti projektmenedzsment képesség növelése érdekében? Erre a kérdésre minden esetben azt javasoljuk válaszként, hogy a szervezet alakítson ki egy projektmenedzsment képességet fejlesztő programot, egyértelmű mérföldkövek, célok beazonosításával. Egy ilyen program gyakran éveket vesz igénybe, folyamatos működtetést igényel, ám megfelelő elkötelezettség mellett rendkívüli eredményeket jelenthet a szervezet számára.

Amennyiben szeretnénk beazonosítani a jelenlegi helyzetet, illetve a lehetséges fejlesztendő területeket, az alábbi állítások értékelésével ezt egy 0-2-es skálán történő pontozással (0- egyáltalán nem igaz; 1- részben igaz; 2-teljesen igaz) megtehetjük:

  • Minden érintett számára egyértelmű, hogy mit nevezünk projektnek.
  • A projektek egységes folyamat szerint zajlanak.
  • A projektdokumentáció egységes sablonok szerint történik.
  • Valamilyen módon különbséget teszünk projektek között (akár méret, akár szakmai alapon).
  • Az érintett kollégák egyértelműen tudják, hogy milyen a projektek aktuális teljesítménye.
  • Merünk projekteket leállítani, a szervezeti célok elérése érdekében változásokat eszközölni.
  • A projektek indításakor figyelembe vesszük a szervezeti erőforrás kapacitásokat.
  • A szervezet megosztja a projektek során szerzett tapasztalatokat.
  • Törekszünk az érintettek projektmenedzsment ismereteinek és készségeinek folyamatos fejlesztésére.
  • Ismerjük, látjuk a projektek egymásra gyakorolt hatásait, azok kapcsolódásait.
  • Az adminisztrációt az érintettek nem “szükséges rosszként” élik meg.
  • A támogató területek (HR, jog, informatika stb.) ténylegesen segítik a projektvezetőt és a projekteket.

Iránymutatásként az értékek az alábbiakat jelenthetik:

0-6 pont – 1. szint
7-13 pont – 2. szint
14-22 pont – 3. szint
23-24 pont – 4. szint

Természetesen a fentiek az elindulásban segíthetnek, ne feledkezzünk meg olyan belső szereplők számára kevésbé látható korlátokról, mint a szervezeti kultúra, elkötelezettség vagy az egyéni érdekek. Amennyiben szükségét érzi, lépjen velünk kapcsolatba, vegyen igénybe ingyenes konzultációt.

No comments

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

3 × négy =