A prioritás jelentése a projektmenedzsmentben
A projektek rangsorolása az egyik legfontosabb képesség minden olyan szervezet számára, amely projekteket működtet. Fontos összehangolni a stratégiai célokat a projekttervekkel, számszerűsíteni a hozzáadott értéket, felmérni a költségeket, erőforrásokat. Emellett egyensúlyba hozni a vállalt projektek mennyiségét a megvalósítási képességgel. Cikkünkben most megnézzük, hogy mi a prioritás jelentése. Miért fontos a priorizálás és hogyan osztályozzuk hatékonyan projektjeinket.
A prioritás jelentése
A projektmenedzsmentben a prioritás szó jelentése: egy feladat vagy projekt sürgőssége és fontossága. A projektmenedzserek a prioritást arra használják, hogy meghatározzák, ki felelős egyes feladatokért, és mikorra várják az eredményeket.
A prioritást számos tényező határozza meg, többek között a ráfordított idő és pénz, a rendelkezésre álló és szükséges erőforrások, valamint a vállalatspecifikus igények. A projektvezetőknek ezeket a tényezőket kell mérlegelniük és egymáshoz viszonyítaniuk, hogy meghatározzák a prioritásokat.
A magas és alacsony prioritás jelentése
A magas prioritás jelentése, hogy valami különösen fontos, előnyben kell részesíteni más feladatokhoz képest a projekttervezés során. A prioritási sorrendben általában ezek a feladatok járulnak hozzá legjobban a stratégiai célkitűzésekhez és mind erőforrásban, mind megtérülésben kecsegtető eredményt ígérnek.
Az alacsony prioritású projektek közé azok sorolhatók, ahol kisebb a megtérülési ráta vagy túlzott az erőforrás igény, esetleg vannak a magasabbrendű célokat jobban támogató elképzelések vállalaton belül.
Miért fontos a priorizálás a projektek során?
A priorizálás képes biztosítani, hogy az erőforrások a projekt igények alapján helyesen kerüljenek beosztásra. A feladatok rangsorolásával minimalizálható a kevésbé sürgős és fontos feladatokra fordított idő és pénz.
A prioritás magukra a projektekre is vonatkozhat, azaz hogy azok kerüljenek megvalósításra, amelyek valóban meg is térülnek.
Ha javul a rangsorolás folyamata, és olyan projektek kerülnek kiválasztásra, amelyek jobban támogatják a szervezeti célkitűzéseket, az az alábbi előnyökkel jár:
- Növekvő projektsiker arány – A jó priorizálás biztosítja a projektek összehangolását és a kevesebb hibát.
- Nagyobb megtérülés (ROI) – Az üzleti célokhoz jobban igazodó projektek nagyobb értéket – nem kizárólag pénzt – biztosítanak a szervezet számára.
- A projektkérelmek jobb minősége – A stratégiai célok felismerésével a kezdeményezések is ehhez fognak igazodni.
- Elavult projektek eltávolítása – A strukturált projekt priorizálási folyamat biztosítja, hogy csak a jól összehangolt projektek kerüljenek jóváhagyásra, és az elavult projektek előzetesen azonosítva legyenek.
- Hatékonyabb erőforrás-elosztás – Egy jó priorizálási folyamat lehetővé teszi a portfólió megfelelő méretezését. Az erőforrások így hatékonyabban oszthatók el.
Hogyan priorizáljuk a projekteket?
A projektek rangsorolási folyamata elengedhetetlen ahhoz, hogy a kritériumok konzisztensek maradjanak a portfólió egészében, és hogy a szervezet sajátos igényeinek és céljainak megfeleljenek.
Nézzük most meg, hogy hogyan tudjuk hatékonyan rangsorolni a projekteket?
1. Célok és mérőszámok meghatározása
Ahhoz, hogy megfelelő prioritási szinteket tudjunk kialakítani a projektek során, először meg kell határozni a szervezet vagy a csapat általános stratégiai céljait. Egyes vállalatok kizárólag a projektek pénzügyi értéke alapján rangsorolnak, míg mások egyéb típusú értékeket helyezhetnek előtérbe.
Elképzelhető például, hogy prioritást élvez egy olyan belső projekt, ami javítja a vállalat működésének hatékonyságát. Vagy akár egy olyan ügyfélprojekt, amely a misszió és a társadalmi értékek szempontjából fontos.
Attól függően, hogy mik az elérendő célok, megadhatunk néhány olyan mérőszámot, amely a priorizálás alapját képezi.
A célok és a mérőszámok segítenek eldönteni, hogy mely projektek élveznek prioritást a csapat erőforrásai és ideje tekintetében. Például elképzelhető, hogy a pénzügyi haszon a legfőbb prioritás, és az innováció egy következő szempont. Azaz, a nagy nyereséget hozó projektek az innovációt fejlesztő projektekkel szemben előnyt élveznek, noha mindkettő fontosnak számít.
2. Alakítsunk ki pontozási rendszert
A pontozási rendszer kiváló módszer a priorizáláshoz. Ezzel meghatározható, hogy például egy aktuálisan futó projektet érdemes-e folytatni.
Úgy kell kialakítani, hogy a legmagasabb prioritás a legnagyobb, a legalacsonyabb prioritás pedig a legkisebb pontszámot kapja.
3. Az értékek és erőforrások összehasonlítása
A projektek pénzügyi vagy stratégiai haszna mellett nagyon fontos az erőforrások vizsgálata is. Lehet, hogy bizonyos projektek óriási haszonnal kecsegtetnek, de egyben hatalmas az erőforrás igényük.
Még ha egy kiemelt fontosságú projektről is van szó, elképzelhető, hogy nem éri meg a befektetést, ha a vállalat összes erőforrását fel kell használni, és emiatt más projektek háttérbe szorulnak. Hasonlóképpen, egy alacsony értékű projekt magasabb prioritási szintet érhet el, ha csak minimális erőforrást igényel, és gyorsan megtérül a befektetés.
4. A projektek kockázatának mérlegelése
A prioritások meghatározásánál érdemes a kockázatokat is számba venni, hogy mennyi az esélye annak, hogy a csapat esetleg nem tudja megvalósítani a projektet. Vagy hogy a tervezettnél nagyobbak lesznek a költségek, esetleg több munkaerő bevonása szükséges.
A kockázatot célszerű összevetni a projekt potenciális értékével, amikor felállítjuk a rangsort.
Egyes magas prioritású projektek kockázati szintje is magas lehet, ami befolyásolhatja, hogy valóban erre szeretnénk-e fordítani az erőforrásainkat.
5. A sürgősségi szint felmérése
A prioritások meghatározásának egyik legfontosabb szempontja – különösen a már ütemtervben szereplő projektek esetében – a sürgősségük felülvizsgálata. Áttekinteni a jelenlegi határidőket, és aszerint meghatározni a prioritást, hogy mely feladatok elvégzése esedékes a közeljövőben.
Becsüljük meg, hogy mennyi időre van szükség az egyes projektek befejezéséhez, és az esedékességi dátum alapján határozzuk meg az adott projekt legkésőbbi lehetséges kezdési időpontját, hogy a határidőt tartani tudjuk.
Ezek a dátumok alapját képezhetik a priorizálásnak a hasonló fontosságú és értékű projektek közötti döntések meghozatalakor.
6. Személyes preferenciák figyelembe vétele
Előfordulhat olyan eset is, hogy egy-egy projekt a stratégiai célkitűzések és határidők tekintetében nagyjából azonos fontosságú. Ilyen esetben az egyéni preferenciák is döntőek lehetnek. A személyes munkastílusunk határozhatja meg a rangsort.
Például az egyik projekt nagyobb kihívást jelent, több odafigyelésre, szervezésre van szükség, amit egy könnyedebb projekt elé helyezünk.
7. Egyensúly a magas és alacsony prioritású feladatok között
A projekt egyensúlynak is nagy szerepe van. Ezt úgy alakíthatjuk ki, ha megfelelő kombinációban vannak a nagyobb értékű és az egyszerű projektek.
Amennyiben ugyanis kizárólag magas prioritású projekteket választunk, a csapat hamar túlterheltté válhat. Azonban ha sokszínűbb és olykor könnyebb feladatokat végeznek, kiegyensúlyozottabbá tehető a munkaterhelés.
8. Projektek elutasítása
A projektek rangsorolásának része az olyan projektek elutasítása, amelyek nem illeszkednek a prioritási stratégiába.
Amennyiben úgy értékeljük, hogy egy projekt nem térül meg, mert túl sok erőforrást igényel, akkor határozott döntést kell hozni annak elutasításáról. Így idő szabadul fel a magasabb prioritású projektek számára.
9. Változtassunk, ha szükséges
Ahogy sokszor a célok és az ütemtervek is változnak, úgy lehet szükség a rangsorok módosítására. Ezért fontos, hogy rugalmasan tudjunk gondolkodni és készen állni esetlegesen arra, hogy a vállalat vezetői vagy az ügyfelek felől más kérések érkeznek. Amíg ezek a módosítások a csapat sikerét szolgálják, a prioritások rövid távú kiigazítása hosszú távú előnyökkel járhat.
Projekt prioritási technikák és folyamatok
Lássunk most néhány olyan módszert, mellyel hatékonyan alakíthatjuk ki a prioritásokat a projektmunka során.
Prioritási mátrix
A prioritási mátrix egy egyszerű eszköz, amely segít meghatározni a legfontosabb projekteket egy listán. A mátrix lehet olyan egyszerű, mint egy 2×2-es négyzet, amely a sürgősséget és a fontosságot méri. Lehet egy nagyobb mátrix is, amely számos változót hasonlít össze.
MoSCoW módszer
A MoSCoW egy rövidítés, amely a “Must have, Should have, Could have, Won’t have” szavak rövidítése. A MoSCoW szintén egy prioritási mátrix, amely négy kategóriába sorolja a lehetőségeket. Ez egy variációja a hagyományos prioritási mátrixnak.
- M – Ez kell: Ezek olyan prioritások, amelyek nélkül a projekt nem lehet sikeres, és kudarchoz vezet.
- S – Ha lehetséges, ezt meg kell adni: Ide tartoznak azok a pontok, amelyek valódi értéket biztosítanak és/vagy fontosságuk hozzájárul a célok eléréséhez. A hagyományos prioritási mátrixban a ‘fontos, de nem sürgős’ kategória felel meg ennek.
- C – Lehet, ha semmi mást nem érint: Ezek jók, ha megvannak, ugyanakkor szükség esetén eltávolíthatók a prioritások közül. Többnyire kényelmi követelmények.
- W – Nem lesz rá idő, de tervezzük a jövőben: Bár most kizárásra kerül, de a későbbiekben még elővehetjük.
Kano modell
A Kano modell szerint a végtermékben elérhető funkciók határozzák meg az ügyfél elégedettségét az adott projekttel kapcsolatban. Határozzuk tehát meg azokat a funkciókat, amelyek magas szintű elégedettséget biztosítanak a végfelhasználó számára, és rangsoroljuk ezeket a projekteket.
Visszafizetési időszak
A megtérülési idő az az idő, amely alatt egy befektetés költségei megtérülnek. A megtérülési időszak kiszámításakor vegyük figyelembe mind a folyamatos költségeket, mind a potenciális bevételeket. Bár a rövidebb megtérülési idővel rendelkező projekt előnyösebb lehet, számolni kell a projekt időtartamával és a folyamatos megtérülési potenciállal is. Ez egy egyszerű módszer, amely a cash flow-ra összpontosít, és nem veszi figyelembe a lehetséges kockázatokat vagy akadályokat.
Pontozási modell
A pontozási modellek a döntéshozók által előre meghatározott kritériumok alapján számértéket rendelnek a projektekhez. A magasabb pontszámok magasabb prioritású projekteknek felelnek meg.
Story mapping
A story mapping a felhasználó termékkel kapcsolatos élményének hipotetikus térképét alkotó folyamat. Ez segít kiemelni a termék azon jellemzőit, amelyekkel a felhasználó a legnagyobb valószínűséggel kapcsolatba kerül, és amelyek ezért a legfontosabbak.
Analitikus hierarchikus folyamat
Az analitikus hierarchiafolyamat a projektek prioritását a projektek közötti páros összehasonlítások sorozatán keresztül határozza meg. Minden egyes projekthez számszerű pontszámot hoz létre a vállalat igényei szempontjából legmegfelelőbb kritériumok alapján. A magasabb pontszámok magasabb prioritású projekteknek felelnek meg.
Nettó jelenérték
A nettó jelenérték a projekt jelenlegi költségeit hasonlítja össze a megtérüléssel. Figyelembe veszi a diszkontált pénzáramlás lehetőségét, de számos nem pénzügyi változót figyelmen kívül hagy.
Ha Ön is fontosnak tartja, hogy projektvezetőként minél jobb eredményeket érjen el a projektmunka során, folyamatosan fejlessze kompetenciáit, akkor tekintse meg aktuális projektvezetőknek ajánlott képzéseinket!
Designabc