SZERVEZETI PROJEKTMENEDZSMENT FEJLESZTÉSE
MIKOR ÉRDEMES A SZERVEZETI PROJEKTMENEDZSMENT KÉPESSÉGÉT FEJLESZTENI?
Gyakran előfordul, hogy bár a projektek kiemelt szerepet töltenek be a szervezet életében, azokat mégsem sikerül a megfelelő eredményekkel megvalósítani. Nem egyértelmű kérdés ilyen esetben, hogy milyen akciók indításával lehet a projektek hatékonyságát növelni.
Tapasztalataink szerint az ilyen esetekben az alábbi négy dimenzió vizsgálata, majd esetleges fejlesztése lehet indokolt:
- projektekben közreműködők tudása és készségei,
- a szervezeti kultúra és a különböző egységek együttműködése,
- a projekt-, program- és portfoliómenedzsment folyamatok,
- valamint az informatikai támogatás.
Mi történik miután felvesszük a kapcsolatot?
A projektmenedzsment érettség fejlesztés sikere szempontjából kritikus a kulcsszereplők folyamatos bevonása, így törekszünk arra, hogy a fejlesztés a felső- és operatív vezetők igényei szerint, a megvalósító kulcsszereplők folyamatos bevonása mellett valósuljon meg.
1. Díjmentes konzultáció: igények, célok, lehetőségek megértése, egyeztetése
2. Gyorsfelmérés, gyökérokok feltárása
3. Felsővezetői bemutató, reális célok meghatározása
4. Felsőszintű roadmap és ajánlat készítése
5. Szerződéskötés
6. Közösen meghatározott keretek szerinti támogatás
Kiemelt Szakértőink
Végh Domonkos
Pétercsák Réka
Szenkovits-Varró Orsolya
Varga Fanni Leila
Czimbalmos Zsolt
MIBEN TUDUNK SEGÍTENI?
Amennyiben szervezete projektjeinek eredményességét szeretné javítani, az alábbi területeken gyakorlatias, működő megoldásokat tudunk kialakítani:
- Projektmenedzsment folyamatok (hagyományos, agilis és hibrid megoldások), project governance fejlesztése
- Projektportfólió-menedzsment folyamatok, work-flow és támogató informatikai megoldás szállítása
- Projektek kiválasztási, priorizálási és kategorizálási szempontrendszerének kialakítása
- Különböző területek együttműködésének fejlesztése a projektek sikere érdekében
- Projekt-, program- és portfólióirodák, PMO-k fejlesztése
- Projektkontrolling folyamatok és KPI-ok meghatározása
- Felelősségek, hatáskörök és feladatok tisztázása
- Programok, projektek támogatása, igény esetén vezetése
FEJLESZTÉS ALAPELEMEI
SZERVEZETI PROJEKTMENEDZSMENT TUDÁS, KÉSZSÉGEK
A projektek hatékony, sikeres végrehajtása nem érhető el úgy, hogy a fő érintettek (projekttagok, projektvezetők, megbízók, beszállítók) nem ugyanazt a nyelvezetet beszélik. Mindezek mellett a projektvezetők módszertani ismeretei és készségei is nagy mértékben befolyásolhatják az eredményeket. Ezek megerősítésére megfelelő megoldások lehetnek testre szabott képzések, projekt coachingok, vagy közös műhelymunkák, workshopok
PROJEKT-, PROGRAM- ÉS PORTFÓLIÓMENEDZSMENT FOLYAMATOK
Hiába van az érintetteknek magas ismerete, nagy tapasztalata, ha a projektmenedzsmentet érintő folyamatok nincsenek megfelelő módon szabályozva, nagyobb a hibázás lehetősége. Ennek elkerülése érdekében rövid, felhasználóbarát folyamatok kialakítása, standardizálása a felelősségi- és hatáskörök tisztázásával célszerű.
SZERVEZETI KULTÚRA ÉS SZERVEZETI EGYSÉGEK KAPCSOLÓDÁSAI
Egy ilyen jellegű változás, fejlesztés nem valósulhat meg felsővezetői támogatás nélkül. Érdemes megvizsgálni, hogy projekt-, vagy programirodák kialakítása támogatja-e a szervezeti célokat, illetve azokat milyen módon célszerű a szervezeti struktúrába beépíteni. Fontos tényező továbbá a projektmenedzserek karrierútja is, a fluktuáció csökkentése és a szervezeti tudásvagyon vesztésének elkerülése. Ezek kialakításában, fejlesztésében is állunk rendelkezésre.
INFORMATIKAI TÁMOGATÁS
Manapság több jó megoldás is rendelkezésre áll a szervezeti portfóliók, projektek támogatására. Ezek között elérhetőek felhő alapú, vagy saját környezetben működtethető rendszerek is. Bármely megoldás is kerüljön kiválasztásra, fontos, hogy e rendszerek csak akkor lesznek képesek megfelelően támogatni a szervezeti projekteket, ha azok folyamatai, a kapcsolódó szerepkörök felelősség- és hatáskörei előzetesen definiálásra kerültek. Vegyük figyelembe, hogy nem mi vagyunk az informatikai rendszerért, hanem az van értünk!
Projektirodák, PMO-k szerepe
A fenti elemek fejlesztésében, kialakításában központi szerepet tölthetnek be a projektirodák, PMO-k, mint szervezeti egységek.
Természetesen nem minden esetben szükséges projektirodák kialakítása, ez nagyban függ a:
- projektek számától,
- a projektek szervezetben betöltött fontosságától
- és a szervezeti kultúrától is.
Az olyan esetekben azonban ahol éves szinten viszonylag nagyobb számú és magas prioritású projekt valósul meg, a projektirodák szerepe fontos lehet. Ezek a projektirodák elláthatják többek között:
- a szervezeti projektportfóliók menedzsmentjét,
- az igények, projektötletek megfelelő előkészítését,
- valamint programok stratégiai felügyeletét is.
A projektirodák működési fókusza a projektvezetők támogatásától, a projekt-, program- és portfóliómenedzsment folyamatok szabályozásán át egészen a projektvezetők alkalmazásáig is terjedhet.
Project governance – a fejlődés kulcsa
- Stratégia Valós, hosszútávú fejlődés csak akkor érhető el, ha tudjuk, hogy mi a cél. Sikerkritériumok, célok, és a projektmenedzsment vállalati stratégiával való összehangolása nélkül bizonytalanná válhat egy fejlesztés. A projektmenedzsment sosem cél, az egy lehetséges eszköz a célok elérésére.
- Teljesítmény Érintettekkel szembeni elvárások, metrikák, objektív teljesítményértékelési mutatók és rendszerek nagy mértékben növelik a motivációt, transzparenssé teszik a működést, amikhez egy motiváló, átlátható és tervezhető karrierút is illeszthető. A karrierút segítségével a fluktuáció csökkenthető.
- Működtetés Az ad-hoc projektmenedzsment a legritkább esetben vezet eredményre. Bármilyen jó képességű emberekkel, csapatokkal is dolgozunk, jellemzően szükséges valamilyen egységes munkarend kialakítása. A folyamatok, felelősségek, hatáskörök, támogató eszközök, valamint a preferált kommunikációs csatornák rögzítése segíti a menedzsmentet a projektek áttekintésében, segít előrejelezni problémákat, segít azonosítani a problémás projekteket és egységes, összehangolt, összemérhető működést biztosít.
- Képesség és kultúra A szervezet alapértékei, normarendszere, kultúrája mérhető módon befolyásolja a teljesítményt. A bevonás mértéke, a vezetői stílusrendszer megfelelő kiválasztása növeli az elköteleződést a projektek iránt. Senki sem születik vezetőnek, ez egy fejleszthető terület, illetve a mai erőforrás korlátok miatt nagy hangsúlyt szükséges fordítani a tehetségek, a jövő meghatározó szereplőinek fejlesztésére és motiválására is.
- Struktúra Amennyiben tudjuk hogy mit és hogyan szeretnénk elérni, ezt célszerű egy megfelelő felépítéssel, szervezeti struktúrával is támogatni. Mindenki hallott már steering committee-król, felügyelőbizottságokról, change control board-okról, ám az ő működésük, struktúrájuk is definiálandó. Célszerű meghatározni többek között hogy virtuális, ideiglenes, vagy állandó szervek legyenek ezek, mit, milyen fórumokon keresztül adnak, vagy várnak el ezek a szerepek a projektek számára, hogyan jussanak információkhoz, illetve milyen támogató területek, hogyan segíthetik a projektek hatékony szállítását.
- Fejlődés, fejlesztés Minden rendszer fejleszthető, javítható. Tapasztalataink szerint nincs olyan pont, amikor a szervezet hátradőlhet, hogy készen vagyunk, minden tökéletes. Folyamatos javítással, finomhangolással az eredményesség folyamatosan növelhető, mely önálló működtetésével a szervezet önjáró, tanuló szervezetté fejlődhet.
- Megfelelés, betartatás A folyamatokat, elvárt működést be is kell tartatni. Bár ez nagy mértékben a projektekben dolgozón múlik, ez több eszközzel is támogatható. Auditok segítségével biztosítható, hogy az érintettek betartják a folyamatokat és a dokumentációs rendet, illetve ez a következő, folyamatos fejlődés pont számára is inputot adhat.
Hogyan dolgozunk?
Munkánk során értéket, nem dokumentumokat, fióktanulmányokat szállítunk. A kezdeti egyeztetéseket követően az alábbi elemekből építkezünk:
- Helyzetfeltárás, szervezet megismerése, korlátok, akadályok azonosítása
- Mérhető sikerkritériumok meghatározása, melyet a munka végét követően és annak során mérünk
- Megbízó oldali szereplők bevonása, folyamatos együttműködés, workshopok, interjúk
- Rendszeres visszajelzések, eredmények folyamatos, közös értékelése
- Csak olyan feladatot vállalunk, mely sikerében hiszünk
- Folyamatos változásmenedzsment fókusz az eredmények rögzítése érdekében
- Tapasztalataink, működő, jó gyakorlatok beépítése
- Egyszerűség, nem túlbonyolított megoldások
Designabc