Multitasking: készség vagy mítosz?
Manapság elfoglaltabbak vagyunk, mint valaha. Habár a technológia egyszerűsítette mindennapjainkat, az eszközök révén egyre több adatot zsúfolunk az agyunkba és egyre kevesebb időnk jut minden másra. A folyamatos produktivitási kényszer szétforgácsolja a figyelmünket, stresszesek vagyunk és túlterheltek. A sikeres emberek azonban már régóta rájöttek, hogy a produktivitás kulcsa a fókusz, a figyelem.
“A legegyszerűbb módja annak, hogy sok mindent véghez vigyél, ha egyszerre csak egy dolgot csinálsz.“
/Samuel Smiles – 19. századi skót irodalmár/
Mi is az a multitasking?
A multitasking jelentése két vagy több tevékenység adott idő alatt történő párhuzamos végzése. Alapvetően jól hangzik, adott időegység alatt több dolgot is meg tudunk csinálni egyszerre. Akkor mi ezzel a baj? Egész egyszerűen az, hogy az agyunk nem így működik, nem erre van berendezkedve.
Tudományosan kifejezve: a multitasking feltételezi, hogy egy személy „kiképezheti” a prefrontális kéregét (az agy azon részét, amely lehetővé teszi a fókuszálást, odafigyelést és a feladatok rangsorolását), hogy ezt a fókuszt egyszerre több dolog között feloszthassa, ami fizikailag lehetetlen. Nem tudományosan kifejezve: ha folyamatosan változtatod a figyelmed a különböző feladatok között annak ára van, ami a teljesítményedben mérhető. Az energiád akár 40%-át is elégetheted a feladatok közötti váltásokkal.
Az ellenérvek
Jeff Sutherland (a SCRUM keretrendszer egyik megalkotója) könyvében egy nagyon egyszerű feladattal demonstrálja, hogy miért káros a multitasking, ezt bárki elvégezheti otthon, nem kell hozzá más, csak papír és ceruza.
A feladat a következő: írjuk le az arab számokat, a római számokat és az ABC betűit 1-10-ig a lehető leggyorsabban. Első alkalommal úgy írjuk le, hogy először az arab számot írjuk le, utána a római számot, és utána a betűt, szóval a lap, amire írunk a következő képpen kell, hogy kinézzen:
1 I A
2 II B
3 III C
Úgy csináljuk, hogy mindig egy sort írjunk le. Referenciaként az én eredményem: 38 mp.
Most pedig, oszlopokban írjuk le a számokat és a betűket, tehát először az arab számokat 1-10-ig, majd a római számokat I-X-ig, majd pedig a betűket. Az időm ezzel a módszerrel: 22 mp. Tehát szimplán azzal, hogy egy feladatot (egy oszlopot) csináltam meg egyidejűleg, majdnem megfeleztem a feladat elvégzéséhez szükséges időt.
Értem, de!
“Én elfoglalt felsővezető vagyok, csomó dolgot kell egyszerre csinálnom, a csapatom egyszerre 13 projektet futtat.”
Válaszom erre a következő: az agilis kiáltvány megalkotását gigantikus méretű és mennyiségű szoftverprojekt-felmérések előzték meg, aminek egyik célja volt a hatalmasra nőtt fejlesztési átfutási idő csökkentése, melyből az egyik, Gerald Wienberg által leközölt kimutatás, egyszerre megdöbbentő és nagyon tanulságos:
A “veszteség a témaváltás miatt” tiszta veszteség. Tehát ha 5 projektünk fut egyszerre, a munkánk 75%-a kárba vész, magyarul a munkanapod háromnegyedét lehúzhatod a WC-n. Ezért nem tudjuk a fenti feladatban ugyanolyan sebességgel leírni a sorokat és az oszlopokat, és ez az eredménye az agyunk fizikai korlátainak.
Elkerülhető e a multitasking?
Természetesen a mai világban, ahol mindennap szétbombáznak minket a különböző ingerekkel: TV, rádió, internet, social media, mobiltelefonok, szinte lehetetetlen 100%-osan elkerülni a multitaskingot. A lényeg és a feladat itt az, hogy ismerjük fel, vegyük észre, ha több dolgot csinálunk egyszerre és törekedjünk arra, hogy amennyire csak lehet csökkentsük ezen alkalmak számát.
Na de akkor mit tehetünk ellene?
Néhány egyszerű tipp a multitasking elkerülésére:
- Pihenj eleget!
- Mindenféle zavaró tényezőtől igyekezz megszabadulni, az asztalodon csak az maradjon, ami az adott feladat elvégzéséhez szükséges!
- Tervezd meg a napodat!
- Figyelj arra, hogy mikor veszíted el a figyelmedet, és szokj rá, hogy tudatosan mindig visszaállítod magadat a koncentrált munkavégzésre!
- Tanulj meg nemet mondani!
- Kapcsold ki az eszközeiden az értesítéseket!
A multitasking szinte minden területen felüti a fejét, mint a „produktivitás turbója”. Ez a mítosz ahhoz vezetett, hogy ma már a napunk minden percében ennek keretében próbálunk dolgozni, mert úgy hisszük, különben nem leszünk produktívak. A fenti ellenérveket és a gyakorlati példát végiggondolva azonban magunk is könnyedén rájöhetünk, hogy ha egyszerre csak egy feladatra fókuszálunk, csökkenteni tudjuk a stressz-szintünket, a számunkra fontos dolgokra tudunk fókuszálni és hamarabb tudjuk elérni céljainkat. Ki ne akarná ezt?
Designabc