Miért érdemes a meeting kultúra fejlesztésére fókuszálni?
Akár egy vállalatot fejlesztünk, akár csapatot vezetünk, fontos, hogy a meeting kultúra egy tudatosan kezelt, folyamatosan utánkövetett elemmé válhasson. Sajnos sok csapat küzd azzal, hogy a meetingek nem elég hatékonyak, ami jelentős idő-, energia-, pénzpazarlást jelent. Cikkünkben most megnézzük, hogy miért is kell figyelmet fordítani a jó meeting kultúrára, miért jelent ez sok szervezet számára kihívást, és hogyan lehet javítani a megbeszélések hatékonyságát a produktivitás növelése érdekében.
Miért fontos a megfelelő meeting kultúra?
Kutatások szerint az alkalmazottak átlagosan 6 órát, a középvezetők pedig 21-23 órát töltenek hetente megbeszélésekkel. A felsővezetők esetében ez akár a 28 órát is elérheti. A meetingekkel töltött órák rengeteg időt és energiát emésztenek fel és sok esetben negatív hatással vannak a produktivitásra.
Ha a meeting kultúra nem megfelelő, akkor az az egész cég üzleti sikereit befolyásolja. Amennyiben a csapattagok nem tartják elég hatékonynak, eredményesnek, sőt kifejezetten időpazarlónak gondolják az értekezleteket, az félreérthető kommunikációhoz, frusztrációhoz és konfliktusokhoz vezet. Ez pedig nehézségeket okoz a döntéshozatalban, a célok elérésében és a mindennapi feladatok elvégzésében. Éppen ezért elengedhetetlen fokozott figyelmet fordítani a minél hatékonyabb megbeszélésekre.
Meeting kultúra: reform a nagy cégeknél
Sok nagyvállalat dolgozik a meeting kultúra javításán, tehát a meetingekre vonatkozó megfelelő normák, értékek, viselkedések bevezetésén vagy épp azon, hogy a munkavállalóknak lehetőségük legyen elmélyülten dolgozni A Facebook például minden szerdán “meeting-mentes” napot tart, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy megszakítás nélkül dolgozhassanak a projektjeiken.
Az Uber is reagált erre a negatív trendre, miszerint az alkalmazottak egyre több időt töltenek megbeszéléseken. Hétfőnként nem tartanak értekezleteket, hiszen úgy vélik, hogy a hétindító nap a legnehezebb az alkalmazottak számára. A cég vezetői szerint minél több meetingen kell részt venniük az alkalmazottaknak, annál könnyebben veszítenek fókuszt és annál fáradtabbak lesznek.
Az amerikai Virgin Atlantic Airways “sétáló meetingeket” tart, ahol a dolgozók sétálnak egyet a háztömb körül, miközben megbeszélik az üzleti ügyeket. Más vállalatok ösztönzik az álló megbeszéléseket, amelyek bizonyítottan javítják a koncentrációt és a hatékonyságot.
Milyen a jó meeting kultúra?
Az erős meeting kultúra mindenekelőtt azt jelenti, hogy a szervezet minden egyes tagja tisztában van a szervezet-specifikus meeting szabályokkal és jogának, kötelességének érzi a gyakorlatban ezeket képviselni. Így, lehetőség nyílik bármilyen méretű szakmai találkozót összehozni, amely jól szervezett, és amely kézzelfogható eredményhez, illetve a következő lépések megtételéhez vezet.
Hogy milyen a szervezetünk meeting kultúrája, arról általánosságban az alábbiak árulkodnak:
- a csapat együttműködő képessége
- a szervezet elvárásai az egyes alkalmazottakkal szemben
- a team mennyire sikeres a vállalati célok elérésében
Saját tapasztalatunk szerint fontos jelzés az is, hogy
- mennyire mernek megszólalni a résztvevők egy-egy meetingen
- mennyire érkeznek felkészülten a résztvevők, illetve a meeting vezetője, facilitátora
- megfigyelhető-e egészséges vita a résztvevők, akár vezető és beosztott között is
- milyen hangulatban zárulnak a megbeszélések hogyan fogalmaznak meg, illetve hogyan vállalnak feladatot a résztvevők
- van-e gyakorlatban is utánkövethető előrehaladás két meeting között
A jó meeting kultúrát az átláthatóság, fenntarthatóság jellemzi, és a megbeszéléseket kölcsönös tisztelet és elszámoltathatóság vezérli. Mindenki, aki részt vesz a produktív csoportos megbeszéléseken, tisztában van a szerepével, és felelősségérzettel rendelkezik az értekezletek etikettjét illetően.
Miért jelent mégis sok szervezet számára problémát a hatékony „meetingelés”?
A szervezeteken belül az emberek gyakran nem értékelik sokra a megbeszéléseket, pedig ez lenne az a tér, ahol a szervezeti problémákról, vagy projektekről, feladatokról alkotott különböző vélemények, meglátások a felszínre kerülhetnek, vagy tisztázódhatnak a félreértések. A hatékony feladatmegoldás első számú feltétele az, hogy a megfelelő információ rendelkezésre álljon, ami legtöbbször azt igényli, hogy elmeséljük egymásnak az elképzeléseinket. Sok alkalmazott például úgy véli, hogy az értekezletek időrablók, de véleményüket nem merik felvállalni, ami azt eredményezi, hogy kerülőutakat keresve meeting alatt is dolgoznak, vagy eleve lehangoltan érkeznek, hiszen ahhoz szoktak hozzá, hogy a meeting egy kötelező rossz, ami legtöbbször nem váltja be a hozzá fűzött reményeket.
De nem csak az alkalmazottak, hanem a felsővezetők számára is sokszor terhesek az egyeztetések. Egy amerikai kutatás során, melyben különböző iparágakból kérdeztek meg 182 vezetőt, az alábbi eredményeket kapták:
- 65% mondta, hogy az értekezletek megakadályozzák őket abban, hogy befejezzék a saját munkájukat
- 71% szerint a megbeszélések nem produktívak és nem hatékonyak
- 64% véli úgy, hogy az értekezletek az elmélyült gondolkodás rovására mennek
A problémák okai általában:
- a nem hatékony tervezés
- a meetingek alatt az összpontosítás hiánya
- az értekezlet után a nem megfelelő nyomonkövetés
Hogyan javítható a meeting kultúra?
Nézzünk most meg néhány hatékony módszert, amely segíthet a meeting kultúra fejlesztésében.
- A megbeszélés előtt a meeting vezetője meghatározza az értekezlet céljait és hogy milyen kézzelfogható eredményeket vár (pl.: döntés X témában, az X projektre vonatkozó megvalósítható ötletek listájának megvitatása stb.).
- A vezető az elérni kívánt eredményeket használja fel annak meghatározására, hogy kiket hívjon meg a meetingre, és hogyan épüljön fel annak napirendje.
- A célokat, várt eredményeket a megbeszélés vezetője a meeting elején is elmondja a résztvevőknek, vagy már a meeting meghívóban feltünteti ezeket, ezzel is informálva a kollégákat arról, hogy miért van szükség a jelenlétükre
- Amennyiben a beszélgetés eltér a tárgytól, a csapat bármelyik tagja felteheti a kérdést, hogy az elhangzottak mennyiben segítik a meeting céljának elérését, ezzel visszaterelve a megszólalásokat az aktuális témához.
- Az értekezlet végén a csapat közösen értékeli, hogy sikerült-e elérni a kívánt eredményt.
És:
- A szervezet tagjai a megfelelő tudás birtokában vannak azt illetően, hogy:
- mik tartoznak a meetingvezető, vagy facilitátor feladatai közé,
- hogy hogyan kell a résztvevők érzelmi állapotát észlelni,
- képesek a pszichológiai biztonság kialakulását, fenntartását támogatni feszültebb pillanatokban is,
- hogyan érdemes meeting célt és feladatokat meghatározni, hogy a meetinget követő munkavégzés minél egyértelmű legyen mindenki számára
Mindezek eredményorientálttá és hatékonnyá teszik a megbeszéléseket mind a meeting-, mint pedig a munka- vagy projektcélokra vonatkozóan.
Mikre érdemes figyelni a meetingek megtervezésekor?
Meeting előkészítés
A folyamat kialakítása a megbeszélés megtervezésekor létfontosságú. Ez adja meg a meeting alapját. Figyelmet kell fordítani többek között az értekezlet eredményeinek megtervezésére, a megbeszélések témáinak és helyszíneinek meghatározására, a napirend összeállítására. Ha e tényezők közül egy vagy több nem megfelelően van összehangolva, az kihatással lesz a meeting többi részére és a megbeszélés utáni időszakra.
Maga az előkészítés fázisa a teljes ülésciklus nagyjából 40%-át teszi ki. A találkozóra vonatkozó normák meghatározása és a hatékony tervezés nélkül az egész folyamat kudarcba fullad, így a meeting kultúra ezen szakasza a legfontosabb szempont.
Néhány kulcsfontosságú dolog, amit egy megbeszélés előtt minden esetben el kell végezni:
- A napirend meghatározása.
- A megbeszélésen résztvevők kiválasztása.
- Az értekezlet moderátorának, facilitátorának kijelölése.
- Naptári meghívó küldése.
- Milyen jellegű megbeszélés lesz?
- Mi a találkozó célja?
- Mikor és hol kerül sor a megbeszélésre?
- Mennyi ideig fog tartani az értekezlet?
Amennyiben ezeket a pontokat a megbeszélés előtt tisztázzuk, elkerülhetők a stresszhelyzetek, a meglepetések, félreértések és fennakadások.
Vitathatatlanul az értekezletek előkészítésének egyik legfontosabb tényezője, a napirend meghatározása.
A napirend az értekezlet struktúrája, amely:
- tartalmazza az értekezlet összes tárgyalási pontját és cselekvési pontját
- segíti a fókuszáltságot
- biztosítja, hogy a megbeszélés céljai időveszteség nélkül megvalósuljanak (ez akkor lehetséges, ha mindenki tudja, miért van ott, mi fog történni, és mennyi ideig tart)
A meeting lebonyolítása
Ahhoz, hogy a megbeszélés sikeres legyen, számos kulcsfontosságú területre kell összpontosítani, többek között a hangnemre, a pontosságra, az elkötelezettségre és a napirend követésére. Ezek elengedhetetlenek ahhoz, hogy a vállalaton belül megfelelő meeting kultúrát teremtsünk, és biztosítsuk, hogy minden egyes megbeszélés a tervek szerint, érdekfeszítően és mindenekelőtt hatékonyan kerüljenek lebonyolításra. Érdemes a csapattal közösen a meeting elején tisztázni, vagy röviden elismételni azokat a normákat, amelyeket követve tiszteletteljes hangulatban, hatékonyan folyhat a megbeszélés.
Utánkövetés
A megbeszélést követő lépéseket meghatározhatja az, hogy hogyan ért véget a megbeszélés, milyen intézkedésekről született döntés, és hogy szükség van-e bármilyen utókövetésre.
A meeting utókövetése lehet például:
- egy összefoglaló e-mail
- a szükséges következő lépések meghatározása
- visszajelzés űrlapon stb.
Fontos, hogy az értekezletet követően a résztvevők tudják, mi a feladatuk, és a vezetőség is tisztában legyen az elért célokkal.
Amennyiben egy meeting pozitívan zárul, döntések születnek, és a következő lépésekről is szó esik, akkor a megbeszélés elérte a célját. Amennyiben viszont a megbeszélés úgy ér véget, hogy a résztvevők frusztráltnak, dühösnek, vagy épp kimerültnek, lehangoltnak érzik magukat, ez valószínűleg kihat a jövőbeli megbeszélésekre, és zavarokat okozhat a csapatok között, végső soron pedig rombolólag hat a meeting kultúrára.
Mikor beszélhetünk sikeres meetingről?
Ahogy arról már arról szót ejtettünk, a jó meetingnek van célja és eredménye. Ha nincsenek célok, akkor az egész csak időpazarlás. Ezért annak megállapításához, hogy egy megbeszélés sikeres volt-e, vagy sem, fontos figyelembe venni a következőket:
- Elértük-e a célt? Hogyan értük el?
- Miért nem sikerült elérni a célt?
- Visszajelzések gyűjtése arról, hogy milyen volt az értekezlet a résztvevők számára. Legjobb, ha kérés nélkül kapunk visszajelzést az értekezletről.
Annak megértése, hogy a megbeszélés elérte-e a kitűzött célokat, részben segít azonosítani, hogy van-e probléma a meeting kultúrával és megtenni a lépéseket a javítása érdekében. A meeting kultúra kialakítása nem feltétlenül bonyolult, de hosszadalmas feladat lehet, hiszen a legtöbb esetben az új normák mentén történő tudatos viselkedésváltozást kíván mind a munkavállalóktól, mind a vezetőktől, amely visszajelzésekre és önvizsgálatra épül.
Ha Ön is fontosnak tartja, hogy vezetőként folyamatosan képezze magát üzleti sikerei érdekében, eredményeket szeretne elérni a szervezeti és meeting kultúra fejlesztésében, akkor tekintse meg aktuális vezetőknek ajánlott képzéseinket!
Designabc