Miért fontosak a KPI mutatók  a projektmenedzsmentben?

Tegyük fel, hogy az a célunk, hogy Budapestről Bécsbe jussunk. A jelzőtáblák fogják mutatni nekünk az irányt, hogy végül ne Pozsonyban kössünk ki. A projektmenedzsmentben a kulcs teljesítménymutatók töltik be ezeknek a jelzőtábláknak a szerepét. 

A jó KPI-ok megmutatják, hogy:

• Hogyan és milyen irányba változott a teljesítmény?
• Mennyire vagyunk közel vagy távol a céljaink eléréséhez?
• Mennyire hatékonyan használjuk a költségvetésünket?
• Mennyire jól működik a stratégiánk?
• Mely területek igényelnek több figyelmet?

Ha a KPI-ok méréséből származó eredmények nem kedvezőek, akkor a projektmenedzserek számára támpontként szolgálnak ahhoz, hogy meghatározzák, mely területen van szükség korrekcióra.

A KPI-ok a már fennálló problémákat is megmutathatják, és segíthetnek azok megelőzésében.

Ha azonban az eredmények jók, akkor azt bizonyítják, hogy az erőfeszítések megfelelőek, és ez motiválólag hat a projektvezetőkre és csapatokra.

Hogyan használjuk hatékonyan a KPI számokat a projektek során?

#1. tipp: A KPI legyen egyértelmű

A KPI-ok meghatározásánál mindig törekedni kell arra, hogy legyenek:

• specifikusak
• mérhetőek
• elérhetőek
• relevánsak
• időhöz kötöttek

#2. tipp: Tudatosan válasszuk ki a KPI-okat, a kevesebb néha több

Fontos, hogy csak olyan mérőszámokat kövessünk,  amelyek a leginkább relevánsak a kitűzött célok tekintetében. Ha nem tudjuk megmagyarázni, hogy egy adott KPI miért elengedhetetlen, az elég jó ok arra, hogy ne is kövessük. 

Mindig szem előtt kell tartani, hogy minél több a KPI-unk, annál több erőfeszítést igényel a róluk szóló jelentés elkészítése. A túl sok információ ráadásul a döntéshozatalt is megnehezíti.

#3. tipp: A KPI mindig tartalmazzon egy célt

A KPI-okkal csak most ismerkedő szervezetek néha úgy érzik, hogy nincs elég múltbeli információjuk ahhoz, hogy pontos célértéket rendeljenek hozzá. Azonban ha nincs meghatározott cél, az egyfajta szubjektivitást ad a méréshez, nem tudjuk pontosan, hogy jól teljesít-e vagy sem. Érdemes ezért olyan KPI-okat választani, amelyek esetében iparági kutatások vagy múltbeli információk alapján megalapozottan lehet megbecsülni a célértéket.

#4. tipp: Van, hogy búcsút kell inteni egy KPI-nak

Ha nem használunk egy KPI-t a szervezeti vagy stratégiai döntések során, akkor ez intő jel lehet arra, hogy nincs is rá szükség. Elképzelhető, hogy a KPI követése több időt és energiát visz el, mint amennyi hasznot hoz.

Milyen KPI mutatókat kövessünk?

Régebben, ha egy projekt időben és a költségvetésen belül volt, azt sikeresnek tekintették. Ez ma már nem így van. Bár az időt és a költségvetést még mindig fontos tényezőnek tekintik, azonban nem kizárólag ezek határozzák meg az eredményességet.

Fontos lehet például azt is megtudni, hogy a projekt segített-e elérni a kitűzött célokat, és hogy a projektre fordított erőforrások mennyisége és típusa megfelelő és optimális volt-e.

A projektmenedzsment során sokféle KPI létezik, azonban ezek 4 főbb kategóriába sorolhatók. 

Nézzük most meg néhány KPI mutató példát!

1. Időszerűség KPI-ok

• Ciklusidő – Egy adott feladat vagy tevékenység elvégzéséhez szükséges idő. Ez a projektben ismétlődő feladatok esetében hasznos.
• Időben történő befejezés százalékos aránya – Azaz, hogy egy feladat adott határidőre elkészül-e vagy sem.
• Eltöltött idő – Az az idő, amelyet a projektre minden egyes csapattag külön-külön fordított.
• Az ütemtervhez történő kiigazítások száma – Hányszor módosította a csapat a projekt egészének befejezési időpontját.
• Teljes munkaidős/naptári napok – Mennyi időt fordított a csapat a projektre naptári napokban, órákban és/vagy teljes munkaidőben kifejezett munkanapokban.
• Tervezett órák/eltöltött idő – Mennyi idő lett megbecsülve egy projektre a tényleges órákhoz képest. Ha az eltöltött idő eltér meghaladja a tervezett időt, az azt jelzi, hogy alul lett becsülve az erőforrás igény, vagy a költségvetés, és ez hatással lehet az ütemtervre.
• Erőforrás kapacitás – Ez a projekt KPI segít az erőforrások megfelelő elosztásában, valamint  az esetleges felvételi igények meghatározásában, továbbá a projekt befejezésének pontos ütemezésében. A projekten dolgozó egyének számát meg kell szorozni a rendelkezésre álló idő százalékával.
• Erőforrás konfliktus – A projektek befejezéséhez szükséges erőforrások hiánya, vagy az, hogy az alkalmazottak egyszerre több projekten dolgoznak, csökkentheti a hatékonyságot. Az ezeket a konfliktusokat összehasonlító KPI-k megmutatják, hogy a helyzet tartós probléma vagy egyszeri eset, amellyel foglalkozni kell.

2. Költségvetési KPI-k

• Költségvetési eltérés – Mennyire tér el a tényleges költségvetés a tervezettől. Ennek a KPI-nak a nyomon követéséhez mérni kell, hogy a kiadások vagy bevételek alapösszege milyen közel van a várt értékhez.
• Költségvetés készítési (vagy felülvizsgálati) ciklusidő –  A szervezet vagy projekt költségvetésének elkészítéséhez szükséges idő. Ez magában foglalja a kutatás, a tervezés és a végső megállapodásra jutás teljes időtartamát.
• A költségvetésben szereplő tételek – Ezek segítenek a tulajdonosoknak és a vezetőknek nyomon követni az egyes kiadásokat, és részletesebb képet nyújtanak arról, hogyan költötték el a rendelkezésre álló összegeket.
• A költségvetési ismétlések száma –  A végleges jóváhagyás előtt elkészített költségvetési verziók száma. A magasabb szám azt jelenti, hogy több időt fordítanak a költségvetés tervezésére és véglegesítésére.
• Tervezett érték – Ez a még elvégzendő feladatok tervezett költsége. Például, ha van egy 1 000 000 forint költségvetés, és a projektből még 30 százalék van hátra, akkor a hátralévő munka tervezett értéke  300 000 forint. Ezt a projekt KPI-t a tényleges költségekkel való összehasonlításhoz használhatjuk, és szükség esetén módosíthatjuk a költségvetést.
• Költségteljesítmény index – Összehasonlítjuk az eddig elvégzett munka tervezett költségét a ténylegesen elköltött összeggel. Ez egy arányszám a projekt költséghatékonyságának mérésére. A megkeresett érték osztva a tényleges költségekkel.