A KPI-ok szerepe a projekt sikerekben
A KPI-ok, azaz a fő teljesítménymutatók nyomon követése elengedhetetlen a projektek során. Segítségükkel pontosan látható, hogy hogyan haladunk a kitűzött célok felé, valamint képesek rávilágítani az esetleges gyengeségekre. Cikkünkben most megnézzük, hogy miért olyan fontosak a KPI mutatók, hogyan használjuk őket hatékonyan, és milyen KPI-okat érdemes követni.
Mi az a KPI?
A Key Performance Indicator, azaz a KPI magyarul kulcsfontosságú vagy fő teljesítménymutatót jelent. Egy adott célkitűzésre vonatkozó eredmény időbeli, számszerűsíthető mérőszáma.
Az értékesítési és marketing KPI-októl a pénzügyön át a HR-ig, a kulcsfontosságú teljesítménymutatók fontos szerepet játszanak az üzlet minden területén a stratégiai célok megvalósításában.
A KPI jelentése a projektmenedzsmentben
A KPI-ok segítenek a projektmenedzsereknek meghatározni a projekt általános teljesítményét és annak a szervezeti célkitűzésekhez való igazodását. A projekt sikerét az előre lefektetett költségvetéseken, határidőkön, hatókörön és minőségi szinteken belül definiálják.
A KPI-ok kapcsolatot teremtenek a stratégiai célok és a projektcélok között, csökkentve a projektmenedzserek, a csapattagok, a részvényesek és az ügyfelek lemorzsolódását.
A KPI-ok hatékony ellenőrzési eszközként használhatók. Ahelyett, hogy megvárná a projekt befejezését a teljesítményértékeléssel, a projektmenedzser rendszeresen méri az előrehaladást a meghatározott célokhoz képest , hogy megállapítsa, a projekt a megfelelő irányba halad-e.
Miért fontosak a KPI mutatók a projektmenedzsmentben?
Tegyük fel, hogy az a célunk, hogy Budapestről Bécsbe jussunk. A jelzőtáblák fogják mutatni nekünk az irányt, hogy végül ne Pozsonyban kössünk ki. A projektmenedzsmentben a kulcs teljesítménymutatók töltik be ezeknek a jelzőtábláknak a szerepét.
A jó KPI-ok megmutatják, hogy:
- Hogyan és milyen irányba változott a teljesítmény?
- Mennyire vagyunk közel vagy távol a céljaink eléréséhez?
- Mennyire hatékonyan használjuk a költségvetésünket?
- Mennyire jól működik a stratégiánk?
- Mely területek igényelnek több figyelmet?
Ha a KPI-ok méréséből származó eredmények nem kedvezőek, akkor a projektmenedzserek számára támpontként szolgálnak ahhoz, hogy meghatározzák, mely területen van szükség korrekcióra.
A KPI-ok a már fennálló problémákat is megmutathatják, és segíthetnek azok megelőzésében.
Ha azonban az eredmények jók, akkor azt bizonyítják, hogy az erőfeszítések megfelelőek, és ez motiválólag hat a projektvezetőkre és csapatokra.
Hogyan használjuk hatékonyan a KPI számokat a projektek során?
#1. tipp: A KPI legyen egyértelmű
A KPI-ok meghatározásánál mindig törekedni kell arra, hogy legyenek:
- specifikusak
- mérhetőek
- elérhetőek
- relevánsak
- időhöz kötöttek
#2. tipp: Tudatosan válasszuk ki a KPI-okat, a kevesebb néha több
Fontos, hogy csak olyan mérőszámokat kövessünk, amelyek a leginkább relevánsak a kitűzött célok tekintetében. Ha nem tudjuk megmagyarázni, hogy egy adott KPI miért elengedhetetlen, az elég jó ok arra, hogy ne is kövessük.
Mindig szem előtt kell tartani, hogy minél több a KPI-unk, annál több erőfeszítést igényel a róluk szóló jelentés elkészítése. A túl sok információ ráadásul a döntéshozatalt is megnehezíti.
#3. tipp: A KPI mindig tartalmazzon egy célt
A KPI-okkal csak most ismerkedő szervezetek néha úgy érzik, hogy nincs elég múltbeli információjuk ahhoz, hogy pontos célértéket rendeljenek hozzá. Azonban ha nincs meghatározott cél, az egyfajta szubjektivitást ad a méréshez, nem tudjuk pontosan, hogy jól teljesít-e vagy sem. Érdemes ezért olyan KPI-okat választani, amelyek esetében iparági kutatások vagy múltbeli információk alapján megalapozottan lehet megbecsülni a célértéket.
#4. tipp: Van, hogy búcsút kell inteni egy KPI-nak
Ha nem használunk egy KPI-t a szervezeti vagy stratégiai döntések során, akkor ez intő jel lehet arra, hogy nincs is rá szükség. Elképzelhető, hogy a KPI követése több időt és energiát visz el, mint amennyi hasznot hoz.
Milyen KPI mutatókat kövessünk?
Régebben, ha egy projekt időben és a költségvetésen belül volt, azt sikeresnek tekintették. Ez ma már nem így van. Bár az időt és a költségvetést még mindig fontos tényezőnek tekintik, azonban nem kizárólag ezek határozzák meg az eredményességet.
Fontos lehet például azt is megtudni, hogy a projekt segített-e elérni a kitűzött célokat, és hogy a projektre fordított erőforrások mennyisége és típusa megfelelő és optimális volt-e.
A projektmenedzsment során sokféle KPI létezik, azonban ezek 4 főbb kategóriába sorolhatók.
Nézzük most meg néhány KPI mutató példát!
1. Időszerűség KPI-ok
- Ciklusidő – Egy adott feladat vagy tevékenység elvégzéséhez szükséges idő. Ez a projektben ismétlődő feladatok esetében hasznos.
- Időben történő befejezés százalékos aránya – Azaz, hogy egy feladat adott határidőre elkészül-e vagy sem.
- Eltöltött idő – Az az idő, amelyet a projektre minden egyes csapattag külön-külön fordított.
- Az ütemtervhez történő kiigazítások száma – Hányszor módosította a csapat a projekt egészének befejezési időpontját.
- Teljes munkaidős/naptári napok – Mennyi időt fordított a csapat a projektre naptári napokban, órákban és/vagy teljes munkaidőben kifejezett munkanapokban.
- Tervezett órák/eltöltött idő – Mennyi idő lett megbecsülve egy projektre a tényleges órákhoz képest. Ha az eltöltött idő eltér meghaladja a tervezett időt, az azt jelzi, hogy alul lett becsülve az erőforrás igény, vagy a költségvetés, és ez hatással lehet az ütemtervre.
- Erőforrás kapacitás – Ez a projekt KPI segít az erőforrások megfelelő elosztásában, valamint az esetleges felvételi igények meghatározásában, továbbá a projekt befejezésének pontos ütemezésében. A projekten dolgozó egyének számát meg kell szorozni a rendelkezésre álló idő százalékával.
- Erőforrás konfliktus – A projektek befejezéséhez szükséges erőforrások hiánya, vagy az, hogy az alkalmazottak egyszerre több projekten dolgoznak, csökkentheti a hatékonyságot. Az ezeket a konfliktusokat összehasonlító KPI-k megmutatják, hogy a helyzet tartós probléma vagy egyszeri eset, amellyel foglalkozni kell.
2. Költségvetési KPI-k
- Költségvetési eltérés – Mennyire tér el a tényleges költségvetés a tervezettől. Ennek a KPI-nak a nyomon követéséhez mérni kell, hogy a kiadások vagy bevételek alapösszege milyen közel van a várt értékhez.
- Költségvetés készítési (vagy felülvizsgálati) ciklusidő – A szervezet vagy projekt költségvetésének elkészítéséhez szükséges idő. Ez magában foglalja a kutatás, a tervezés és a végső megállapodásra jutás teljes időtartamát.
- A költségvetésben szereplő tételek – Ezek segítenek a tulajdonosoknak és a vezetőknek nyomon követni az egyes kiadásokat, és részletesebb képet nyújtanak arról, hogyan költötték el a rendelkezésre álló összegeket.
- A költségvetési ismétlések száma – A végleges jóváhagyás előtt elkészített költségvetési verziók száma. A magasabb szám azt jelenti, hogy több időt fordítanak a költségvetés tervezésére és véglegesítésére.
- Tervezett érték – Ez a még elvégzendő feladatok tervezett költsége. Például, ha van egy 1 000 000 forint költségvetés, és a projektből még 30 százalék van hátra, akkor a hátralévő munka tervezett értéke 300 000 forint. Ezt a projekt KPI-t a tényleges költségekkel való összehasonlításhoz használhatjuk, és szükség esetén módosíthatjuk a költségvetést.
- Költségteljesítmény index – Összehasonlítjuk az eddig elvégzett munka tervezett költségét a ténylegesen elköltött összeggel. Ez egy arányszám a projekt költséghatékonyságának mérésére. A megkeresett érték osztva a tényleges költségekkel.
3. Minőségi KPI-ok
- Ügyfélelégedettség és hűség – Az, hogy valaki elégedett-e, és visszatérne-e újra, hatékonyan mérhető felméréssel. Ez a KPI akkor jöhet szóba, ha a projekt közvetlenül ügyfelekkel, vásárlókkal van kapcsolatban.
- Támogatottsági szint – Az ügyfél elégedettséghez és a lojalitáshoz hasonlóan ez is egy olyan KPI, amelyet egy egykérdéses felméréssel mérnek, és amelynek célja a márkahűség megismerése.
- Hibák száma – Milyen gyakran kell dolgokat újra megcsinálni a projekt során. Ez azt jelenti, hogy hányszor kell valamit ismételten átdolgozni, ami hatással van a költségvetésre és projekt ütemezésére.
- Panaszok – Érkeznek-e panaszok akár ügyfelektől, akár projekten belül azzal kapcsolatban, hogy valaki nem végzi el a feladatát.
- Kilépési arány – A projektet vagy szervezetet elhagyó csapattagok száma vagy százalékos aránya. Ha a projektcsapatban magas a fluktuáció, az azt jelezheti, hogy javítani kell a vezetésen és/vagy a munkakörnyezeten. Ez ugyanis lelassítja a projekteket, és hosszú távon magasabb költségeket eredményez.
4. Hatékonysági KPI-ok
- Átlagos óradíj – Ez a mutató a projekt befejezéséhez szükséges erőfeszítéseket méri, beleértve az alkalmazottak bérét, juttatásait, az irodahelyiséget, az eszközöket és egyebeket. Ennek az átlagnak a nyomon követése és összehasonlítása a projekteredményekkel segít meghatározni, hogy az alkalmazottak idejét hatékonyan használták-e fel.
- Erőforrás nyereségesség – Az erőforrások jövedelmezőségének kiszámítása segít megérteni, hogy a csapattagok ideje eredményesen lett-e kihasználva. Ehhez a számításhoz szükség van az óránkénti átlagköltségre és a számlázási díjakra.
- Időben teljesített projekt mérföldkövek száma – A projekten belül különböző állomások vannak, vizsgálni kell, hogy ezek időben teljesülnek-e. Továbbá, a mérföldkövek elkészültek-e, és a tulajdonos vagy a vevő jóváhagyta-e őket.
- Törölt projektek száma – Annak nyomon követése, hogy hány projekt lett szüneteltetve vagy teljesen törölve. A törölt projektek magas száma a tervezés, valamint a célok összehangolásának hiányára, továbbá az új projektek vállalására való képtelenségre utalhat.
- Változtatási kérelmek száma – Az ügyfél által a megállapított munkaterülethez kért változtatások száma és gyakorisága. A túl sok módosítás negatívan befolyásolhatja a költségvetést, az erőforrásokat, az ütemtervet és az általános minőséget.
- Számlázható kihasználtság – Az ügyfélnek kiszámlázható projektórák százalékos aránya. Ezek a bevételtermelő, projekttel kapcsolatos feladatokhoz kapcsolódnak, míg a nem kiszámlázható órák jellemzően inkább adminisztratív jellegűek, például az ajánlatok elkészítése és megtárgyalása.
Összefoglalva
Projektmenedzserként a KPI-ok meghatározásával mérni tudjuk azokat a tényezőket, amelyek egy projektet sikeressé tesznek. Segítenek pontosan meghatározni, hogy hogyan halad a munka, és megmutatják a folyamat gyenge pontjait. Lehetőséget kínálnak arra, hogy feltárjuk azokat a területeket, amelyek kudarchoz vezethetnek, és korrigálhatjuk az esetleges hibákat, mielőtt túl késő lenne. A szubjektív projektmutatókkal ellentétben a KPI-k mennyiségi adatokat használnak a projektek állapotának meghatározásához, ezzel támogatva az eredményes projekteket.
Amennyiben Ön is fontosnak tartja, hogy minél sikeresebben tudja irányítani csapatát és hatékonyan tudja megvalósítani a kitűzött projekt célokat, akkor válasszon aktuális projektvezetőknek ajánlott képzéseink közül!
Designabc