A projektekben különböző tudással és tapasztalattal, véleménnyel, elvárásokkal, értékekkel és munkamódszerekkel rendelkező emberek vesznek részt, akik egy közös projektcél érdekében dolgoznak. Ezért egy bizonyos ponton elkerülhetetlen, hogy konfliktusok alakuljanak ki. Amennyiben ezekre nem találunk megoldást, az az egész projekt életére hatással lehet, veszélyeztetheti sikerességét. Írásunkban most a konfliktuskezeléssel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat mutatjuk be, azokat a hatékony stratégiákat, melyek feloldhatják a vitás helyzeteket.
Mit jelent a konfliktuskezelés a projektmenedzsmentben?
A konfliktuskezelés projekt környezetben megköveteli a problémamegoldás, a kompromisszumkötés, a személyiségbeli nézeteltérések rendezésének és a konfliktusok feloldásának képességét.
A konfliktuskezelés fogalma tehát a viták felismerésének és racionális, kiegyensúlyozott és hatékony kezelésének gyakorlatát takarja.
Mivel jellemzően a projektmenedzserek felelősek a viszályok enyhítéséért, ezért elengedhetetlen, hogy minél inkább a vitás helyzetek megoldásának mestereivé váljanak.
Milyen típusú konfliktusok jelentkezhetnek a projekt során?
A konfliktusok különböző formákban jelennek meg, és akár pillanatok alatt kibillenthetik a projektet az egyensúlyából. A nézeteltérések gyakorlatilag bármiből adódhatnak: lehetnek érzelmi alapúak, a kommunikációs stílussal összefüggőek, személyiségekkel, munkamódszerekkel kapcsolatosak.
Nézzük most meg, hogy milyen típusú problémákkal találkozhatunk!
1. A kommunikáció hiánya
Sokszor előfordul, hogy a csapattagok kizárólag a saját munkájukra koncentrálnak és nincsenek tisztában azzal, hogy mások hol tartanak a feladataikkal. A kommunikáció hiánya megakaszthatja a projektek előrehaladását.
Ahhoz, hogy valóban mindenki egy oldalon álljon és azonos irányba haladjon, elkerülhetetlen a rendszeres kommunikáció.
2. Személyiségből adódó konfliktusok
Egy projektcsapatnak különböző személyiségű tagjai vannak. Egyesek lehetnek introvertáltak, míg mások extrovertáltak. Részt vehetnek a munkában különböző kultúrából érkező, más nyelvet beszélő emberek, valamint olyanok, akik gyorsan megértenek mindent és akik nehezebben tanulnak. Ezek a különbségek egy bizonyos ponton félreértésekhez, téves elképzelésekhez vezethetnek és konfliktusokba torkollhatnak.
Egy csapattag például tiszteletlennek vagy arrogánsnak találhatja társa egyik megjegyzését. Kényelmetlenül érezheti magát az érintett személlyel folytatott beszélgetések során. Ez megnehezítheti a mindennapos munkát, folyamatos konfrontációhoz és a hatékonyság elvesztéséhez vezethet.
3. Munkastílusbeli különbségek
A projektek során a csapattagok más és más feladatokat végeznek és mindenkinek eltérő a munkastílusa. Egyesek gyorsan dolgoznak, vállalják az egyéni felelősséget, míg mások több útmutatást igényelnek, lassabban haladnak és nem vállalják fel esetlegesen a hibáikat. Az eltérő munkastílusok akadályozhatják a projekt haladását. Ha a projekt nem a tervezett ütemben megy, és az út végtelennek tűnik, elkerülhetetlenül konfliktusok alakulnak ki. Vádaskodásokat, félreértéseket és zűrzavart szül.
4. A nem egyértelmű feladat végrehajtás miatti konfliktusok
Sokszor adódik olyan helyzet, hogy csapattagok nincsenek pontosan tisztában a teendőkkel a projektfeladatok kapcsán. Mivel nincsen egy egzakt terv, amit követhetnének, a taskok kezelése véletlenszerűen történik. Ez azért okozhat nehézséget, mert előfordul, hogy a csapat egyik része bizonyos irányba halad, míg a másik épp az ellenkezőbe. Ez konfliktusokat generál és a befolyásolja a projekt eredményességét.
5. A rossz vezetés miatti konfliktusok
A csapatvezetők feladata a projektben résztvevők megfelelő irányba terelése mérhető célok kitűzésével, a feladatok elosztásával és a munka előrehaladásának nyomon követésével. A csapatból úgy hozhatjuk ki a legtöbbet, ha folyamatosan bátorítjuk és motiváljuk őket. Ez biztosítja, hogy a projektfeladatokat minden probléma nélkül, időben teljesítsék. Előfordulhat ugyanakkor, hogy a vezető ezt nem ismeri fel, ebben az esetben a projekt nem tud sikeres lenni.
6. Konfliktusok a költségvetéssel kapcsolatban
Minden projektnek megvannak a meghatározott erőforrásai, mint például a munkaerő, az eszközök, szoftverek stb. Ezek a projekt végrehajtási fázisában egyértelmű költségvetési allokációt igényelnek. Sok szervezet azonban költségcsökkentéshez folyamodik, ezzel akadályozva a projektfolyamatot.
Az eszközbeszerzés késik, nem kerül sor új ember felvételére stb. Továbbá egyes csapatok több költségvetést kapnak, míg mások, a teljes költségvetés csekély részéből gazdálkodhatnak, ami konfliktusokhoz vezet a projektvezetők között.
A konfliktuskezelés módszerei
Mindenkinek más és más a preferált konfliktuskezelési metódusa. Kenneth L. Thomas és Ralph H. Kilmann pszichológusok szerint öt konfliktuskezelési stratégia különíthető el, ezek megértése segíthet előbbre vinni egy projektet vagy csapatot, ha konfliktusra kerül sor.
1. stratégia – Elkerülés
Ilyenkor az emberek igyekeznek kivonulni a konfliktusból, vagy figyelmen kívül hagyni azt. Általában azért, mert a konfrontáció miatt érzett kellemetlen érzés felülmúlja a konfliktus megoldásának lehetséges hasznát. A probléma az, hogy ez a stratégia nem igazán oldja meg a vitás helyzetet, mivel gátat szab a kommunikációnak.
2. stratégia – Versengés
Azok az emberek, akik inkább a túlságosan asszertív konfliktuskezelés hívei, mintsem együttműködőek, a győzelem szándékával mennek bele a konfliktusmegoldásba. Feltételezik, hogy az egyik személy nyer, a másik pedig veszít, ezzel kiszorítva minden esélyt arra, hogy más nézőpontot lássanak meg. Emiatt ez általában nem jó stratégia a csoporton belüli konfliktusok megoldására.
3. stratégia – Alkalmazkodás
Ha engedünk a másik kívánságainak, elvárásainak vagy követeléseinek, akkor együttműködőek vagyunk, de nem asszertívak. Bár kívülről ez pozitívnak tűnhet, de ha valaki csak a béke fenntartása érdekében enged, az nem feltétlenül hasznos. Nem mindig vezet a probléma kielégítő megoldásához, és nyitva hagyja a kaput a csoport asszertívabb tagjai előtt, hogy átvegyék az irányítást.
4. stratégia – Együttműködés
A legtöbb projektvezető ezt a stratégiát alkalmazza. Egyszerre együttműködő és asszertív, lehetővé teszi a csoport minden tagjának, hogy hozzászóljon, majd a problémákat egy olyan közös megoldás kialakításával oldja meg, amelyet mindenki támogatni tud.
5. stratégia – Kompromisszumkészség
Az utolsó stratégia hasonló az előzőhöz, de ebben az esetben az illető csak félig-meddig asszertív és együttműködő. A koncepció lényege, hogy a csoport minden tagja lemond valamiről, így egyik tag sem kap meg mindent. Ezt tekintik a legjobb eredménynek, olyan kompromisszumra törekedve, amely igazságos, bár gyakran senki sem teljesen elégedett a végső megoldással.
Hogyan kovácsoljunk előnyt a konfliktusokból?
A konfliktusok elkerülhetetlenek, ha egy sokszínű csapatban dolgozunk. Miközben ezek próbára teszik a csapat egészének dinamikáját, egyben lehetőséget adnak a vitás kérdések tisztázására és innovatív megoldások kidolgozására.
A konfliktusok többek között olyan tényezőkből fakadnak, mint a nem egyértelmű projekt követelmények, a nem alkalmazkodó vezetési stílus, az ego csaták, a kommunikáció hiánya.
A projektmenedzsmentben azonban az 5 fő stratégiai módszeren túl a konfliktuskezelési technikák széles skáláját alkalmazhatjuk. Ráadásul ha jól csináljuk, akkor a nap végén tanulva a nézeteltérésekből, megerősödött csapatként állhatunk fel újra.
Nézzünk meg néhány módszert, ami ebben segíthet!
Irányelvek lefektetése
A csapattagoknak egyértelmű iránymutatásokat kell adni a tőlük elvárt ideális viselkedésre éa feladatok teljesítésére vonatkozóan. Amennyiben mindenki tisztában van a szabályokkal, sokkal kisebb a viták kirobbanásának esélye.
Fontos például, hogy mindenki tisztában legyen a hierarchiával, hogy kihez fordulhat és ki segíthet neki. Lássa pontosan a szervezeti célokat. Ha minden iránymutatás már a kezdetektől fogva világos, kisebb az esélye a félreérthető kommunikációnak. Így csökken a konfliktusok valószínűsége.
Odafigyelés
Megfelelő odafigyeléssel megismerhető és megérthető a konfliktusban érintett összes fél álláspontját. Az egyes csapattagok más és más kihívásokkal küzdenek és eltérő félelmekkel szembesülnek, így viselkedésük is különböző. Ezért fontos megtalálni az érzelmek gyökerét, hiszen csak így van lehetőség az elfogulatlan problémamegoldásra.
Kerüljük az erőszakot és a megfélemlítést
A megfélemlítés azt jelenti, hogy vezetőként a tekintélyünket arra használjuk, hogy rákényszerítsük az embereket a parancsok követésére. Ez azonban a legtöbb esetben nem hozza meg a kívánt eredményt. Lehet, hogy a csapattagok átmenetileg félelemből eleget tesznek ugyan a kéréseknek, de ez hosszú távon zavart okoz a közös munkában. A ki nem mondott érzelmek, a harag, a frusztráció egy idő után még nagyobb erővel tör felszínre. A konfliktusok megoldása során tehát fontos a nyugalom. Türelmesen meg kell hallgatni a csapat minden tagját. Soha ne vádoljunk és hárítsuk másra a felelősséget és ne is álljunk senki pártjára. Inkább tekintsünk erre egy olyan lehetőségként, hogy még hatékonyabbá tehetjük a kommunikációt csapatszinten.
Pragmatikus döntéshozatal
A pragmatikus vezetők döntéseiket a csapatuk változó igényeihez igazítják. Gondoskodnak arról, hogy megoldási javaslataik érzelmileg és érvelés szempontjából is kiegyensúlyozottak legyenek. Ennek során empatikusan közelítik meg a csapat konfliktusainak rendezését.
Amikor például nézeteltérés merül fel, világosan elemzik mindkét oldalt. A konfliktusban résztvevő valamennyi fél esélyt kap arra, hogy kifejtse álláspontját. A pragmatikus vezető a visszajelzések alapján képes elfogulatlanul szemlélni a helyzetet. A folyamat során nemcsak az adott probléma megoldására kerül sor, hanem hatékony megelőző intézkedéseket kidolgozása is történhet.
Használjuk a kompromisszum erejét
A kompromisszumos megközelítésben mindkét fél feláldoz bizonyos meggyőződéseket, elveket a csapat érdekében. Ez megköveteli, hogy az érintett felek együttműködjenek, és a közös csapatcél érdekében dolgozzanak, ahelyett, hogy az egyéni problémákra fókuszálnának. A kompromisszumos technika általában békés konfliktus-megoldáshoz vezet, mivel a felek leülnek megvitatni, tárgyalni és eszmét cserélni.
Építő kritika
Az építő kritika egy olyan technika, amelynek lényege, hogy bátorító visszajelzést adunk a konfliktusban érintetteknek. Itt az a cél, hogy őszintén és egyenesen elmondjuk a véleményünket a probléma megoldása érdekében. Fontos, hogy mindez támogató legyen, és rámutasson a csapattagok által végzett jó munkára. Nem szabad, hogy sértődöttséget érezzenek, és kisétáljanak a konfliktusmegoldási folyamatból. Előfordulhat, hogy ugyanazokkal az emberekkel kell tovább dolgoznunk különböző projekteken, így nem engedhetjük meg magunknak, hogy bárkiben keresű szájíz maradjon.
Mediátor alkalmazása
Hatékony konfliktuskezelési-technika egy harmadik személy bevonása. A mediátor hídként működik a két konfliktusban álló személy között, aki figyelmesen meghallgatja mindegyikük aggályait. Biztosítja, hogy a csapattagok ne ragadjanak bele a vitákba, és segít a tagoknak a kölcsönös megegyezésben.
Miben tudunk mi segíteni?
A projektek sikeres koordinálásához elengedhetetlen a megfelelő kommunikáció és a sikeres konfliktuskezelés. Válasszon képzéseink közül, szélesítse ismereteit, fejlessze készségeit, illetve szerezzen nemzetközi minősítést projektvezetőknek ajánlott képzéseinken!
Designabc