A kockázatelemzés módszertana, a kockázatmenedzsment folyamata
Cikkünkben egyebek mellett áttekintjük a kockázatelemzés és a kockázatkezelés folyamatát, a kockázati tényező fogalmát és a kockázati mátrix felépítését.
A kockázat fogalma
A kockázat fogalmának meghatározása kapcsán többféle definíció is rendelkezésre áll. Az egyik alapján a kockázat valamilyen cselekvéssel társuló veszély vagy lehetőség bekövetkeztének esélye, valószínűsége. Egy másik definíció már a kockázat következményeivel is számol. E szerint a kockázat egy veszély, vagy lehetőség valószínűségének és a hatásainak kombinációja.
Minden olyan potenciális esemény, történés, tényező, ami hatással lehet a projekt megvalósítására, költségvetésére vagy eredményére, kockázatnak tekintendő. Minél nagyobb eséllyel következik be egy ilyen esemény, illetve minél magasabbak a várható következményei, annál jobban nő a kockázata.
Bár a modern projektmenedzsment megközelítés alapján tehát nem csupán “rossz” kockázatokról beszélhetünk, a gyakorlatban mégis leggyakrabban ezeket negatív szövegkörnyezetben emlegetjük.
Mi az a kockázatelemzés?
A kockázatelemzés magában foglalja a projekt kapcsán felmerülő kockázati tényezők
- azonosítását,
- csoportosítását,
- értékelését,
- valamint a kockázatok kezelését
- és a kockázati tényezők utólagos felülvizsgálatát, a kockázatmenedzsment folyamatának dokumentálását.
A kockázatelemzés tehát a szóba jöhető kockázatok előfordulásának valószínűségét, következményeit is számba veszi. A kockázatelemzés, kockázatmenedzsment része a kockázatkezelés is. A kockázatkezelés keretében kerül sor a felmerülő összes kockázati tényező elhárítására és hatásaik mérséklésére irányuló stratégia megalkotására.
A kockázatelemzés folyamata
A kockázatelemzés kapcsán gyakran idézik Edward Murphy amerikai mérnök mondását, amelyet az 1940-es évek végén fogalmazott meg, és Murphy törvényeként vált ismertté. A mérnök egy légitámaszponton a gyorsulás emberi szervezetre gyakorolt hatásait vizsgálta egy kísérletsorozat keretében. Ekkor jutott arra a következtetésre, hogy ami elromolhat, az el is romlik.
Ezt a mondást érdemes a kockázatelemzés során is megszívlelni. Tehát jobb félni, mint megijedni alapon inkább tervezzük túl egy kissé a várható kockázatokat, mintsem hogy alábecsüljük őket.
A kockázati tényezők azonosítása
A kockázatok azonosításánál aranyszabály, hogy a lehető legtöbb kockázati tényezőt vegyük figyelembe. Ebben a fázisban ne mérlegeljük, melyik kockázat mennyire súlyos vagy releváns, a lényeg, hogy törekedjünk az összes kockázati tényező azonosítására. Emiatt érdemes csapatmunkában, akár egy brainstorming keretében lefolytatni az azonosítást.
Kockázatértékelés: a kockázatok csoportosítása – a kockázati mátrix
Miután rendelkezésre áll a potenciális kockázatok listája, ebben a lépésben kategorizáljuk őket. Mégpedig két szempont alapján:
- a kockázat valószínűsége,
- és a kockázat következményeinek súlyossága.
Tehát két skálát alkotunk, ezekből áll össze a kockázati mátrix. Egy példa egy ötfokozatú hatásskálára:
- Óriási – katasztrofális méretű hatás a projekt sikerére.
- Kockázatos – súlyos következmények az üzleti folyamatokra nézve.
- Jelentős – számottevő hatással jár a projekt eredményessége szempontjából.
- Kicsi – bekövetkezése enyhén befolyásolja a projektet.
- Minimális – elhanyagolható következményei vannak a projekt megvalósítására.
Ez pedig egy szintén ötfokozatú valószínűségi skála:
A – gyakori,
B – valószínűleg bekövetkezik,
C – közepes a valószínűsége, hogy megvalósul,
D – nem valószínű, hogy megtörténik,
E – szinte biztos, hogy nem kell rá számítani.
A fenti két skála segítségével egy ehhez hasonló kockázati mátrix jön létre:
A színskála alapján tehát megtörténik a mátrixban szereplő összes kockázati tényező besorolása valamelyik kategóriába:
- zöld szín: az itt található tényezők alacsony kockázatot jelentenek,
- sárga szín: az itt lévő elemek közepes kockázatúak,
- piros szín: ezek a magas kockázatot jelentő tényezők.
Minél valószínűbb egy kockázati tényező bekövetkezésének valószínűsége és minél súlyosabbak a várható következményei, annál nagyobb az adott tényező kockázati potenciálja.
Kockázatkezelés: a kockázatmenedzsment stratégiájának megalkotása
A kockázatkezelés során az azonosított kockázati tényezők elhárítására javaslatokat kell tenni. Minél nagyobb egy kockázati tényező kockázati potenciálja, annál inkább szükséges a megfogalmazott javaslatok alapján konkrét intézkedések kidolgozása az adott kockázat elhárítása érdekében. Amennyiben a kockázat elhárítása nem lehetséges, várható hatásainak csökkentésére kell intézkedési tervet megalkotni.
Ahogyan a kockázatelemzés, kockázatmenedzsment egészének, úgy a kockázatkezelés során megfogalmazott javaslatok és intézkedések végrehajtásának is költsége van. Ezt azonban érdemes úgy kezelni, mint például a biztosítási díjakat. Az esetleges kockázatok megvalósulása ugyanis sokszor nagyobb kárral jár, mint az megelőzésük költsége.
A kockázati tényezők dokumentálása felülvizsgálata, nyomon követése
A kockázatelemzés folyamatának, a kockázatkezelésnek és a kockázati tényezőknek dokumentálása elengedhetetlen. Erre azért van szükség, hogy a kockázatelemzés és -kezelés során szerzett tapasztalatokat később hasznosítani tudjuk. Egy újabb, hasonló projekt során ugyanis hasonló kockázati tényezőkkel szembesülhetünk, és nagy segítséget jelent, ha a kockázatelemzést nem kell a nulláról kezdeni.
Emellett egy, a projekt során sikeresen elhárított kockázati tényező ugyanazon projekt folyamán megismétlődhet. Ebben az esetben is fontos kapaszkodót jelent az egyszer már eredményesen alkalmazott forgatókönyv megléte.
A kockázatelemzés eredménye, haszna
- A kockázatok és kezelésük várható költségeinek előzetes kiszámítása jelentős mértékben növeli a projekt pénzügyi stabilitását, kiszámíthatóságát, segíti a reális költségvetés megtervezését.
- A kockázatelemzés révén lehetővé válik az akár jelentős költséggel járó káresemények, balesetek elhárítására.
- Ez egyúttal olyan kockázatok kiküszöbölését, illetve lehetséges káros következményeik minimalizálását is jelenti, amelyek hátráltatnák, lassítanák vagy legrosszabb esetben akár teljesen meggátolnák a projekt végrehajtását.
- Az azonosított és kategorizált kockázati tényezők számba vétele és az ellenintézkedések kidolgozása minden érdekelt félnek lehetővé teszi az ezekre történő felkészülést.
- A lehetséges kockázatok feltérképezése lehetővé teszi, hogy a kockázatkezelésre szánt forrásokat a lehető leghatékonyabban használjuk fel.
Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!
Ha a kockázatelemzés, kockázatmenedzsment vagy a kockázatkezelés területén szívesen bővítené elméleti és gyakorlati tudását, vagy más, a projektmenedzsmenttel kapcsolatos kérdése van, várjuk szíves megkeresését. Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérjen ingyenes konzultációt!
Designabc