Írta: Dvorzsák Alexander, PSPO, PSM, DASSM vezető tanácsadó
Becslés: hogyan érdemes elkezdeni?
A becslésnek hatalmas jelentősége van a szakmai és a magánéletünkben is. Céljaink elérése érdekében feladatokat, problémákat oldunk meg, és az eredményekért hajlandóak vagyunk áldozatokat hozni (pl. erőforrás, idő, pénz), amelyek mértékét a várt eredményekhez mérjük. Azonban mind az áldozatokat, mind az eredményeket sokszor becsülnünk kell. De hogy tudunk pontosan becsülni? Milyen jó módszerek vannak rá? Blogposztunkban gyakorlati példákkal is megvilágítjuk a kérdést.
Miért becslünk?
A céljainkkal járó feladatokat és problémákat, illetve a várható eredményeket szeretnénk tisztábban látni, hogy tudjuk mérlegelni, mi az, ami belefér a lehetőségeinkbe (erőforrás, idő, pénz stb.). A célok között lehetnek egyszerűen elérhetőek (szomjas vagyok, inni szeretnék), vagy bonyolultak (el szeretnék jutni a Marsra). Az egyszerűen elérhető célok esetén nem is nagyon kell becsülnöm, csak végre kell hajtanom a jól ismert vagy tiszta feladatokat. Ahogy a célok elérhetősége nehezedik, már egyre inkább szükségem van becslésre, hogy tudjak dönteni a megvalósításukról.
A becslések pontossága
Mikor tudunk a legpontosabban megbecsülni egy feladat hatásait és eredményeit? Minél előrébb járunk a megoldásában, annál pontosabb becslést tudunk adni a várható kimenetelekről. Ez ellen nem tudunk mit tenni, ezért inkább éljünk együtt vele és fogadjuk el, hogy bármennyire is próbálkozunk, pontos becslés nem lehetséges.
A becslések szükséges pontossága
Feladatok esetében természetesen vannak olyanok, amiket pontosabban tudunk becsülni és vannak olyanok, amiket kevésbé pontosan tudunk, ezt a becslés körülményei határozzák meg. Ami fontos, hogy a kevésbé jól becsülhető feladatoknál ne legyen elvárás a pontosabb becslés, mert ez feszültséget, problémákat, nem várt helyzeteket szülhet. A körülményekhez kell igazítani a becslési elvárásokat. Az alábbi ábra mutatja, hogy a becslésbe (tervezésbe) fektetett energia hogyan viszonyul a becslés (tervezés) által adott értékhez.
A JBGE (Just Barely Good Enough) pont elérésére kell törekednünk, itt a leghatékonyabb a becslésünk. Ha a görbén ettől balra becslünk, akkor még lesz dolgunk vele, ha ettől jobbra, akkor pedig nem kapunk már több értéket, sőt a becslésbe fektetett erőforrásaink egy része kárba is veszik. A JBGE pont helyét az ábrán a becslés körülményei határozzák meg, melyre az alábbiak hatnak:
- Jobbra tolják a pontot (több erőforrást kell a becslésbe, tervezésbe fektetni)
- Kockázat
- Bonyolultság
- A “kiszámíthatóságra” törekvés
- Balra tolják a pontot (kevesebb erőforrást kell a becslésbe, tervezésbe fektetni)
- Tapasztalat
- Tudás
- A változás egyszerűsége
- Bizonytalanság
Milyen egy jó becslési rendszer?
- Relatív
- Az emberek nagyon jók relatív becslésben és nagyon rosszak abszolút becslésben, ezért relatív becslésre kell törekedni. A feladatokat az eddig feladatokhoz (is) hasonlítsuk a becslésük során. Példa relatív becslésre: 3 épületet rendezzünk magassági sorrendbe
- Példa abszolút becslésre: Egy épületnek becsüljük meg a magasságát méterben. (Itt elég sokan alkalmazzák azt a logikát, hogy megszámolják hány emeletes az épület és egy emeletet 3 méternek feltételezve, a kettőt összeszorozva mondanak becslést. Vegyük észre, hogy ez már relatív becslés!)
- Sok vélemény, szempont
- Minél több ember véleményét kikérjük egy feladat becslése során, annál több kérdést tudunk összegyűjteni, annál jobban tudjuk tisztázni a feladatot. Ezért szeretjük, ha teljes csapatok becsülik a feladatokat, nem pedig egyének.
- Ritkítsuk a lehetőségeket
- Nem tudunk pontos becslést adni, ezért az illúziót se hagyjuk meg. Nem szeretnénk azon vitatkozni, hogy valami 51.5 nap, vagy 52 nap, ezért el is veszem a felesleges vita lehetőségét, például a lehetséges értékek: 1, 5, 10, 20, 50, 100.
- Mindenki ismeri a becslési rendszert, aki alkalmazza
Példa becslési módszerre – Planning Poker
A Planning Poker egy elég divatos becslési forma és jól is működik, ha ismerjük a lényegét és megfelelően használjuk.
Miért jó a Planning Poker becslés?
- Relatív: a becslési skálát mértékegység nélküli számok alkotják
- Sok vélemény: csapatban becsülnek
- Ritkítjuk a lehetőségeket: Fibonacci számokat használunk
Mi a Planning Poker becslés folyamata?
- Kellékek:
- Kártyák számokkal rajtuk (1, 2, 3, 5, 8, 13, 20), ahány ember becsül, annyi pakli
- A becslésre váró feladatok összegyűjtve
- Amikor a csapat készen áll, az első feladatot felcsapják az asztalra és beszélgetnek róla, kérdéseket tesznek fel vele kapcsolatban.
- Ha már nincs több kérdés a feladattal kapcsolatban, akkor mindenki kiválaszt egy kártyát becslés gyanánt, majd egyszerre felcsapják az asztalra. A legnagyobb és legkisebb értéket adók közül kezdi el valaki a beszélgetést, hogy miért gondolt ilyen nagyra vagy kicsire. Ha már nincs több kérdés, akkor újra becsül a csapat.
- Folytassuk addig, amíg konszenzusra nem jut a csapat!
Összefoglalva
A becslés elengedhetetlen, mindennapi döntéseinket rájuk alapozva hozzuk meg. A becslések határainak, alapvetéseinek ismeretében becsüljünk, ne csapjuk be magunkat, mert annak csak mi isszuk meg a levét:
- nincs pontos becslés
- a becslések pontossága eltérő
- az emberek relatív becslésben jók
- minél több a vélemény, tapasztalat, annál pontosabb becslést tudunk adni
mindenki máshogy becsül, törekedjünk a transzparenciára, hosszú távon alakítsunk ki jó becslési rendszert
Designabc