SZERVEZETI FOLYAMATMENEDZSMENT FEJLESZTÉS
Szervezeti folyamatok komplex problémáit oldjuk meg
Folyamatmenedzsment tanácsadási szolgáltatásainkkal szervezeteknek segítünk növelni működési hatékonyságukat üzleti folyamataik egyszerűsítésével, automatizálásával.
Az üzleti folyamatok menedzsmentje (Business Process Management, BPM) gyors szervezeti változtatások támogatására szolgál. A szemléletével intuitív, adatvezérelt, rugalmas és alkalmazkodó szervezeteket lehet építeni, a folyamatokat tevékenységek egyszerű láncolata helyett a szervezeti értékteremtés fő mozgatóerejévé teszi.
A témakör számos fejlesztési lehetőséget, fejlesztést fedhet le:
- Szervezeti szintű folyamatleltár (architektúra, process landscape) kidolgozása, Value Stream Mapping
- Folyamatmodellezés, térképezés, folyamati dokumentáció kidolgozása
- Folyamatelemzés és átalakítási, fejlesztési, beavatkozási javaslatok kidolgozása, bevezetések támogatása
- Folyamati szerepek és felelősségek kialakítása, átadási pontok tisztázása, fejlesztése
- Új szervezeti folyamatok kialakítása, bevezetése
- Folyamatok automatizációjának előkészítése és automatizációs megoldások
- Szervezeti “Folyamatiroda” (BPMO – Business Process Management Office) kialakítása felelősségek és működési keretek kidolgozásával
Mi történik miután felvesszük a kapcsolatot?
A szervezeti folyamatok vagy szervezeti folyamatképességek fejlesztésének sikere szempontjából kritikus a kulcsszereplők folyamatos bevonása, így törekszünk arra, hogy a fejlesztés a felső- és operatív vezetők igényei szerint, a megvalósító kulcsszereplők folyamatos bevonása mellett valósuljon meg.
1. Díjmentes konzultáció: igények, célok, lehetőségek megértése, egyeztetése
2. Gyorsfelmérés, gyökérokok feltárása
3. Felsővezetői bemutató, reális célok meghatározása
4. Javasolt ütemezés és ajánlat készítése
5. Szerződéskötés
6. Közösen meghatározott keretek szerinti támogatás
Kiemelt Szakértőink
Végh Domonkos
Czimbalmos Zsolt
Szenkovits-Varró Orsolya
Varga Fanni Leila
Kecskés Csaba
HOGYAN TÁMOGATJUK MI A SZERVEZETI FOLYAMATFEJLESZTÉST?
Szakmai koncepciónk szerint, a folyamatérettségi fejlesztések 6 külön szakaszra bonthatóak, amelyeket a lenti sematikus ábránk szemléltet. A szakaszok egy bizonyos köre ciklikusan végezendő, nem egyszeri feladat, hanem szükségszerűen a szervezet által elsajátítandó képesség. Koncepciónk fontos része, hogy a támogatott szervezetet a lenti lépések önálló elvégzésére is felkészítsük, így támogatva a szervezeti képességek és tudás megtartását.
A 6 szakaszról bővebben
1. azonosítás
Szervezeti folyamatleltár készítése, folyamatok priorizálása
Cél: Szervezeti folyamataink azonosítása és leltározása, a folyamatok priorizálása, az üzleti tevékenységre leginkább hatással lévő folyamatok kiemelése (mag-, menedzsment- és támogató folyamatok különválasztása)
Eredménytermékek:
- Folyamati leltár és szervezeti szintű folyamattérkép (másnéven process landscape, vagy folyamati architektúra)
- Kategorizált magfolyamatok, menedzsment folyamatok és támogató folyamatok
- Szakterületek közti átadás-átvétellel kapcsolatos igények, elvárások megfogalmazása
- Kiválasztott és priorizált magfolyamatok a következő szakaszhoz
2. modellezés
Magfolyamatok leírása, modellezése dokumentálása jelenlegi állapotukban
Cél: A kiemelt magfolyamatok folyamatábrába és folyamatleírásba való kidolgozása (modellezés). A szakasz célja, hogy mélységében megértsük a jelenlegi üzleti magfolyamatok felépítését, logikáját és lefutását.
Eredménytermékek:
- A rendelkezésre álló információk átvizsgálása
- A folyamatok jelenlegi állapotában való dokumentálása, modellezése
- Elemzésre és fejlesztésre kijelölt, priorizált magfolyamatok
3. elemzés
A kijelölt folyamatok átvilágítása, beavatkozási pontok meghatározása
Cél: A kiválasztott és priorizált magfolyamatok részletes elemzése, potenciális beavatkozási pontok azonosítása a folyamatok hatékonyságának, eredményességének és teljesítményének javítása érdekében.
Eredménytermékek:
- Javasolt beavatkozási pontok a folyamatok javítására, átdolgozására
- Fejlesztési akciótervek és a beavatkozási pontok kezdeti azonosítása
4. ÚJRATERVEZÉS
Folyamatok át- és/vagy kidolgozása új, optimalizált állapotukra
Cél: Az alkalmazandó új és/vagy a meglévő folyamatok átdolgozásának és áttervezésének végrehajtása az elemzés eredményeinek felhasználásával.
Eredménytermékek
- Átdolgozott, optimalizált folyamatok elfogadott, véglegesített dokumentációja
- Bevezetési akciótervek véglegesítése,
felelősségek, feladatok és vállalt határidők azonosítás
5. Bevezetés
Újratervezett folyamatok bevezetése, átadás üzemeltetésre
Cél: Az újratervezett és jóváhagyott folyamatok bevezetése és integrálása a mindennapi működésébe, a folyamatok hatékonyságának és eredményességének biztosítása.
Eredménytermékek:
- Az új folyamatokra vonatkozó elkészített oktatási és tréning anyagok
- Azonosított folyamati teljesítménymutatók
- A bevezetés utáni első időszakban a folyamatok monitorozásának és értékelésének előkészített dokumentációja, eszközei
6. Felügyelet
A bevezetett folyamatok ellenőrzése és finomhangolása
Cél: Az új folyamatok hatékonyságának értékelése és finomhangolása a bevezetés utáni időszakban is folytatódik, folyamatosan monitorozzuk a bevezetés hatásait, és reagálunk az esetleges problémákra vagy kiigazítási igényekre.
Eredménytermékek:
- A bevezetett folyamatokkal kapcsolatos visszajelzések és finomhangolási javaslatok összegyűjtése
- A folyamatok további finomhangolásának fejlesztési javaslatai
- Folyamatok kiértékelt teljesítménymutatói
Felépítjük a folyamatmenedzsment szervezeti egységét
Fókuszban a BPMO
A Folyamatirodák (Business Process Managemet Office, vagyis BPMO) számos kulcsfontosságú feladatot láthatnak el, amelyek a szervezet folyamatainak és azok teljesítményének javítását célozzák. A folyamatfejlesztések soha nem érnek véget egy adott folyamat optimalizálásával, újragondolásával. Az idő előrehaladtával még a legprecízebben modellezett és működtetett folyamatokat is újra ráncba kell szedni. Az ehhez kapcsolódó feladatokat érdemes egy dedikált szervezeti egységre, a BPMO-ra bízni.
A BPMO lehetséges feladatai
- Megalkotja és karban tartja a szervezeti folyamatarchitektúrát
- Szervezeti folyamatok konzisztens struktúrába rendezése
- Stratégiai célkitűzések implementálása folyamat szintre
- Kiemelt szervezeti folyamatok karbantartása és ütemezett felülvizsgálata
- Azonosítani, priorizálni folyamatfejlesztési projekteket
- Információgyűjtés fejlesztendő folyamatokról
- A folyamatfejlesztési prioritások meghatározása a stratégia figyelembevételével
- Menedzseli a folyamatteljesítmény-mérési rendszert
- Napi, heti, havi és éves szintű adatok gyűjtése a folyamatteljesítményről
- Információgyűjtés a szervezeti szintű folyamatteljesítményről
- Szervezeti folyamatteljesítmény jelentések összeállítása
- Működteti a folyamatgazda (process owner) rendszert
- Új kollégák betanítása, meglévő folyamatfelelősök képzése
- Folyamatgazdák közösségének gondozása
- BPM eszköztár fejlesztése
- Különböző BPM eszközök, standardok elérhetőségének biztosítása
- Új BPM eszközök beszerzése
- Kockázat- és compliance-menedzsment
- Külső igények folyamatdokumentációra való lefordítása
- Dokumentumok összekészítése és karban tartása pl. ISO 9001 audit kapcsán
A folyamatfejlesztésekkel realizálható eredmények
Transzparencia
- Átláthatóvá válik, ki mit miért tesz a szervezetben, és ezek a teendők mikor lehetnek készen
- Érthetővé válik, egyes feladatok, folyamatok miért tartanak az ideálisnál hosszabb ideig
- A kritikus helyzetek beavatkozási pontjai egyértelművé válnak
Összekapcsolás
- Területek közötti átadási pontokkal kapcsolatos igények, elvárások megfogalmazása, egységesítése
- Folyamatokat kiszolgáló rendszerek integrációja, akár robotikus folyamat-automatizálás (RPA) segítségével
- Adatok kinyerése és felhasználása a jelenlegi rendszerekből
Korszerűsítés
- Munkafolyamatok beágyazása a rendszerekbe az aktuális munkamenet és a termelékenység befolyásolása nélkül
- A csapat feladatainak és munkafolyamatainak központi kezelése
Folyamati hatékonyság
- Akadályok és fejlesztésre váró területek gyors azonosítása
- Kontrol és korrekció hatékonytalanságok esetén
- Átlátható mutatószámok és vezetői dashboardok
- Standardizált lefutások és eljárások
Designabc