Több olyan eszköz létezik, amely megkönnyítheti a mindennapjainkat. A folyamatábra is ezek közé tartozik. A következőkben bemutatjuk, hogy mi az a folyamatábra, mik a legfőbb előnyei és elemei, továbbá milyen eszközök állnak rendelkezésünkre az elkészítéséhez.
Mi az a folyamatábra?
A folyamatábra egy üzleti folyamatot, projektet, rendszert vagy akár egy számítógépes algoritmust ábrázoló diagram. Használata széles körben elterjedt, hiszen segítségével komplex feladatokat lehet egyszerűvé és átláthatóvá varázsolni.
Melyek a folyamatábra készítésének előnyei?
Letisztult vizuális ábrázolás
A folyamatábra egyik legnagyobb előnye értelemszerűen a vizualitásban, a feladatok letisztult ábrázolásában rejlik. Az eszköz segítségével egyszerre több folyamatlépés státuszát, sorrendjét és előrehaladását tudjuk egyetlen dokumentumba összefoglalni. A folyamatábra lehetővé teszi például egy munkafolyamat gyors és egyszerű áttekintését, továbbá a soron következő lépések meghatározását.
Hatékony koordináció
A projektmenedzserek számára rendkívüli előny, hogy a folyamatábrán belül rugalmasan képesek mozgatni a kijelölt feladatokat és a hozzájuk kapcsolódó erőforrásokat. Egy jól felépített munkahelyi folyamatábra a kapacitáskihasználtságot is magába foglalja, így az esetlegesen felmerülő változások egyszerűen lekövethetők, az erőforrások allokálása szükség esetén pedig gyorsan módosítható. A folyamatábra segít a projektgazdának tisztán látni a soron következő feladatokat amelyek relevánsak a projekt szempontjából.
Kommunikáció egy helyen
A projektben résztvevők a folyamatábrát egy olyan közös platformnak tekinthetik, amely – megfelelő használat mellett – akár a rendszeres értekezletek megtartását is kiválthatja. A projekt előrehaladásának vizualizálásával a csapattagok mindig tudhatják, hogy milyen feladat elvégzése vár rájuk a következő lépésben.
Problémamegoldás
A folyamatábrán belül egy adott feladatot, több részegységre is fel lehet bontani. Ezáltal egy komplexebb feladat is könnyebben értelmezhetővé válik és a felosztással a fő feladat is egyszerűbben megoldásra kerülhet. Összetettebb projektek esetén előnyös, ha már az ötletelés fázisában is egy folyamatábra kialakítása mellett döntünk, hiszen a vizuális megjelenítésnek köszönhetően a végtelennek tűnő feladatlista is átláthatóbbá válik számunkra.
Papírmentes dokumentáció
A folyamatábrákat már leggyakrabban digitálisan készítjük és tároljuk, így megspórolva a felesleges papír nyomtatási köröket.
A folyamatábra legfontosabb elemei és szimbólumai
Akár mi magunk szeretnénk folyamatábrát készíteni vagy éppen annak értelmezéssel küszködünk, szükségszerű, hogy tisztában legyünk a legalapvetőbb jelölésekkel és azok jelentéseivel. Természetesen vannak elterjedt ábrázolási nyelvek melyek különféle jelöléseket alkalmaznak, leggyakrabban mégis az alábbi 5 alapvető mód terjedt el:
1. Ovális alakzat – a kezdő és végpontok
Az ovális vagy ellipszis alakzat a folyamat kezdetét vagy végét jelöli. A start szimbólumból szigorúan csak egy szerepelhet az ábrán és egyetlen nyíl indulhat ki belőle. A vége szimbólumból akár több is lehet, azonban belőle nem indulhat ki nyíl, csupán beérkezhet hozzá.
2. Téglalap – főbb lépések jelölése
Miután elkezdjük a folyamatábrát, a téglalap szimbólum az amivel leggyakrabban folytatjuk. Segítségével rögzíthetők a főbb lépések, mint például a folyamat legalapvetőbb feladatai vagy műveletei.
3. Nyíl – az itiner
A nyíl végigkíséri figyelmünket a teljes folyamatábrán. Bár sokféle nyíl szimbólum közül lehet választani, javasoljuk, hogy egyet vagy kettőt használjunk egy adott folyamatábrán belül. Ez megtartja a diagram letisztultságát.
4. Rombusz – dönteni kell
A rombusz a döntés szimbóluma. Használatával jelezhetjük, ha egy egyszerű vagy egy összetettebb döntés előtt állunk, melyet meg kell oldanunk a továbblépéshez. Mindig győződjünk meg arról, hogy az összes lehetséges döntési szituációt és azok lehetséges kimeneteit feltüntettük az ábrán.
Folyamatábra készítési tippek
Akár egy papírlapon vagy online készítünk folyamatábrát, három alapvető lépést mindenképp figyelembe kell venni:
- A folyamat minden lépéséhez használjunk alakzatot.
- Kössük össze úgy az alakzatokat, hogy azok egyértelműen jelöljék a folyamat útvonalát.
- Hangsúlyozzuk ki a legfontosabb lépéseket színek vagy egyedi alakzatok hozzáadásával.
A mai világban sokkal praktikusabb, ha valamilyen online eszközt használunk egy folyamatábra elkészítéséhez. Amellett, hogy online a kész eredményt másokkal is megoszthatjuk, ez egyszerre több ember által is azonnal szerkeszthető és bővíthető a papír alapú tervezéssel ellentétben.
Íme néhány további tipp, ami segíthet:
1. Hagyjunk elég helyet
Fontos, hogy ne szorítsuk össze az alakzatokat, hiszen az ábra könnyen átláthatatlanná válhat. Hagyjunk inkább több helyet, hiszen ha levegősen kezdjük a tervezést, akkor az könnyebben átlátható marad.
2. Jelölések következetes használata
Egy folyamatábra rengeteg különböző vizuális elemből állhat, így a konzisztencia szebbé teszi a végső eredményt. Ügyeljünk arra, hogy az alakzatok, a színek, a méretek, a betűtípusok és a nyilak egységesek legyenek.
3. Ne tegyünk az ábrára mindent, ami eszünkbe jut
Az ideális ábra egyszerűen áttekinthető és értelmezhető. Ahhoz, hogy ezt elérjük, rendezzük és tartsuk tisztán a diagramon szereplő információkat. Gondoljuk át, hogy mely lépések felvitele szükségszerű, minden más, ami felesleges, elhagyható.
4. Kérjük ki mások véleményét
Amint készen vagyunk az ábra elkészítésével, nézzük át és javítsuk az esetleges hibákat, ellentmondásokat. Célszerű lehet egy folyamatban érintett kollégát, szakértőt is megkérni hogy nézze át, értelmezze az eredményt.
Bár e bejegyzés a folyamatábrázolás alapjait taglalja, a folyamatok ábrázolása nem minden esetben egyszerű. Sok esetben már maga a döntés, hogy például úszósávos, vagy vertikálisan felépített folyamatábrát használjunk is nehéz lehet. Hogy a kívánt eredményt elérjük, érdemes átgondolni az alábbi kérdéseket:
- Mi az ábra célja, milyen szintű információt szeretnénk ezzel átadni?
- Kinek szól majd az eredmény?
- Milyen tapasztalata van a célközönségnek folyamatok olvasásában, értelmezésében?
- Szükség lehet a folyamatábrát valamilyen egyéb plusz információval (pl. RACI tábla, kapcsolódó rendszerek, be- és kimenetek stb.) kiegészíteni?
- Milyen eszközzel a legkönnyebb az elkészítés és szerkesztés, mennyire változékony a folyamat?
A folyamatok ábrázolása csak egy kis szelete a folyamatmenedzsmentnek, hiszen azok optimalizálása, hatékonyábbá tétele, vagy akár automatizálása is felmerülhet igényként. Amennyiben segítségre van szüksége, forduljon hozzánk bizalommal!
Designabc