Audit távolról? Van hatékony mEgoldás
Akár független tanúsító szervezet által tanúsított, akár csak saját követelmények szerint működő irányítási rendszerünk van (minőségirányítás, környezetközpontú, információbiztonsági rendszer), egyre gyakrabban felvetődik a kérdés: a munkatársak home office munkavégzése mellett, a személyes kontaktok lecsökkentésével hogyan tartsuk meg aktuális auditjainkat? Az auditokat általában nem lehet elcsúsztatni, éven túl megtartani, illetve tevékenységi területeket, szabványkövetelményeket figyelmen kívül hagyni. Marad az a megoldás, hogy alkalmazzuk hatékonyan és eredményesen a távaudit technikákat!
Mikor alkalmazható távaudit?
Nagyon fontos leszögezni: távauditot akkor és úgy tarthatunk, ha a feltételeket úgy alakítjuk, hogy a helyszínt vagy tevékenységet auditálva az eredménye megegyezzen a „helyszíni” audit eredményével. Ezeknek a szempontoknak az alkalmazását segíti az ISO 19011 Irányítási rendszerek auditálásának irányelveit rögzítő szabvány, mely egyaránt alkalmazható a minőségirányítási (ISO 9001), a környezetközpontú (ISO 14001), az információbiztonsági (ISO 27001) és más irányítási rendszerek esetén is. Illetve egyre gyakrabban a vevői, beszállítói vagy más érintett külső szervezet által kezdeményezett auditok esetén is alkalmazzák.
Milyen technikák támogathatják a távauditokat az előkészítésétől a megvalósításon át a kiértékelésig?
Előkészítés, tervezés
Első lépés lehet annak megállapítása, hogy mely tevékenységek, helyszínek, szervezeti és működési sajátosságok alkalmasak a távauditra, és melyek azok, melyek kizárólag személyes vizsgálattal végezhetők el. Tapasztalatunk, hogy megfelelő felkészüléssel a tevékenységek jelentős része távaudittal is hatékonyan és eredményesen elvégezhető. Az alábbi tábla az ISO 19011 szabvány szerint ad szempontokat az audit módszerek meghatározásához.
Az előkészítés másik sarkalatos része a dokumentált információk (szabályozások, eljárások, utasítások stb.) átvizsgálása. Ennél a feladatnál külön térjünk ki a home office (vagy távoli, otthoni munkavégzés) szabályainak áttekintésére, hogy a távaudit valóban ezen követelmények ismeretében legyen lefolytatható. Ezek alapján tehetünk javaslatot a jelenlegi szabályozó dokumentumok szükséges korrekciójára, módosítására, kiegészítésére.
Minden audit tervezésekor fontos vizsgálni, hogy van-e többműszakos munkarend, esetleg olyan tevékenység, mely a szokásos munkaidőn túli rendelkezésre állást vállal (pl. 7/24). Ezekben az esetekben a távoli auditban ilyen időpontokra is tervezzünk vizsgálatokat!
A multi-site auditok esetén a távolról végezhető auditálási technikákat (interaktív webalapú együttműködés; online meetingek és/vagy az ügyfél folyamatainak elektronikus úton történő jóváhagyása) lehet alkalmazni. Már az előkészítés során határozzuk meg, hogy ezek közül mit, hol fogunk használni!
A komplex tevékenységeket végző szervezeteknél (gyártás, kereskedelem, szolgáltatások együttes alkalmazása esetén) a tanúsítói gyakorlatot ajánljuk: javasoljuk, hogy a távaudit időtartama ne haladja meg a teljes helyszíni audit időtartamának 50%-át (iránymutatás)! Az auditorok, az audit team kiválasztásánál a szokásos szempontok alkalmazása megfelelő, talán a távaudit infrastrukturális feltételeinek meglétét indokolt egyeztetni az érintettekkel (szükséges hardverek, liszenszek, jogosultságok biztosítása).
Az audittevékenységek végrehajtása és értékelése
A végrehajtás és értékelés során egyszerűsíthetők az auditadminisztráció feladatai. A nyitóértekezleten, a kommunikáció formájának véglegesítésekor megadhatjuk a szempontokat, mely a távoli auditok során egyszerűbbé teszi a vizsgálat tárgyának illetve az érintett szereplőknek az azonosítását, visszakereshetőségét (pl. online meghívók, megosztott dokumentumok könyvtára stb.). Az összegyűjtött auditbizonyítékok és az auditkritériumok összehasonlító kiértékelésének eredménye itt is kell, hogy tartalmazza:
- az auditkritériumoknak való megfelelést (megfelelőség – conformity, megfelelőség – compliance)
- az azoktól való eltérést (nemmegfelelőség – nonconformity, nem megfelelőség – non-compliance)
- a jelentős vs. kisebb eltérés azonosítását
- a fejlesztési lehetőségeket
A távaudit során a megállapításoknál szerepeltetnünk kell, hogy hordozott-e, és ha igen, milyen mértékben kockázatot a távaudit technika. Például javasolt szerepeltetni, ha alkalmazunk elektronikus és papíralapú dokumentumkezelést is egy szolgáltatási folyamatban, hogy a mintavételek csak az elektronikus dokumentumokra terjedtek ki. Ez nem csökkenti az audit hatékonyságát, de vállalható kockázatnak tekinthető és a következő éves auditok tervezésénél figyelembe vehető (pl. akkor a papíralapú dokumentumok átvizsgálását preferáljuk).
Szintén a végrehajtás fontos eleme a környezet vizsgálata, a helyszínek bejárása helyett hivatkozás a kamera alkalmazására, vagy fényképek melléklésével a megfelelések, vagy nemmegfelelések alátámasztása. Például a raktárak, a mérő- és megfigyelőeszközök állapotának egy-egy fényképpel történő igazolása teljes mértékben megfelel a követelményeknek.
Az eredmények dokumentumai nem változnak a szokásos vizsgálatokhoz képest (szükséges az auditterv, az audit feljegyzés, az auditjelentés és az eltéréslapok használata), de minden esetben az elektronikus dokumentum hivatkozások, alkalmazások egyszerűsíthetik a korábbi gyakorlatot.
Segítségre van szüksége távauditokkal kapcsolatban?
Az elmúlt években az üzleti szféra megbízásából több tucat jelentős multinacionális és hazai közepes- nagyvállalkozás számára nyújtottunk minőségirányítási, információbiztonsági, környezetirányítási, illetve integrált irányítási rendszerépítést, bevezetést. A tanúsító szervezetek eltérés nélkül minősítették ezeket a rendszereket. Vezető tanácsadóink több évtizedes auditori, különböző tanúsító szervezetekben végzett irányítási rendszer tanúsítói tapasztalattal is rendelkeznek, így a tanúsító, felügyeleti, megújító auditok követelményeit jól ismerik, ezekre hatékonyan tudják a szervezetek munkatársait felkészíteni.
Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!
Designabc