A projekttervezés sarokköve: a pontos, precíz projektterv
A projektterv kulcsfontosságú a projekttervezés és -megvalósítás szempontjából. Ha kellően kidolgozott, pontos és precíz, az a projekt céljának elérését illetően nyugodtan mondhatjuk, hogy már félsiker.
A projektterv szerepe a projekttervezés folyamatában
Egy cég működése során kulcsfontosságú a különféle vállalati projektek sikeres lebonyolítása. A hatékony projektmenedzsment alapvető feltétele pedig az átgondolt és precíz projekttervezés. Egy nem kellő alapossággal megtervezett projekt jelentős károkat okozhat a vállalatnak, ezért erre mindenképpen érdemes nagy hangsúlyt fektetni.
A projektterv definíciója, főbb funkciói
A projekttervezés folyamatának fókuszpontja a projektterv. A projektterv egy olyan jóváhagyott dokumentum, amely magában foglalja a projekt hatókörét és elérendő célját. Továbbá tartalmazza a cél eléréséhez vezető lépéseket,azok ütemezését, a hozzájuk rendelt költségelemeket és erőforrásokat, valamint egy kockázatkezelési, esetleg kommunikációs, vagy minőségmenedzsment tervet is. A nemzetközileg elfogadott módszertanok a projektterv helyett gyakran a projektmenedzsment terv kifejezést alkalmazzák, mely tartalma némileg bővebb az itthon megszokott projekttervtől.
A projektmenedzsment terv további funkciói:
- a projektben érdekelt résztvevőkkel (stakeholder) történő együttműködés megtervezése
- beszállítók, alvállalkozók bevonásának tervezése
- a minőségmenedzsment tervezése
- az alkalmazni kívánt projektmenedzsment folyamatok rögzítése
- A projekttervnek része a projekt ellenőrzésének terve is.
A projektterv jelentősége
A projektterv sokkal több egy szimpla dokumentációnál: a projekt sikere szempontjából kiemelkedő a jelentősége. Éppen ezért folyamatosan ellenőrizni kell, hogy a a projekt kivitelezése során felmerülő újabb információk tükrében szükséges-e a projektterv frissítése.
Milyen a jó projektterv? Ennek feltétele, hogy a következő kérdésekre választ adjon:
- Mi a projekt célja?
- Milyen feladatok elvégzése szükséges a cél eléréséhez?
- Ki(k) hajtja(‘k) majd végre ezeket a feladatokat?
- Mikorra várható a projekt megvalósítása?
A projektterv elkészítése, felépítése
A projektterv készítőinek és a projekt céljának meghatározása
A projektterv készítésénél az első lépés, hogy kijelöljük azt a személyt vagy csoportot, aki/amely a terv összeállításáért felel. Óriáscégeknél, nagyvállalatoknál erre gyakran külön teamet állítanak fel (Planning Process Group).
A projektterv megalkotásához a projektben érintett felek (stakeholders) azonosítása, valamint a szponzor (megrendelő) és projektvezető előzetes megállapodása, hatáskör definíciója (projekt alapítás) szükséges. A projekt kulcsszereplői általában a következők:
- a megrendelő (szponzor, ügyfél),
- projektmenedzser,
- projektcsapat,
- további szakértők,
- felhasználók köre.
A következő fontos lépés a projekt hatókörének, terjedelmének meghatározása. Ebbe beletartoz(hat)nak:
- a projekt megrendelőjének (szponzorának) elvárásai,
- a projektben közvetlenül érdekelt további szereplők szempontjai,
- a projekt egyéb résztvevőinek céljai,
- valamint a leszállítandók, illetve kapcsolódó munkacsomagok listája is.
WBS – Feladatlebontási struktúra
A hatókör megállapításában, valamint a tradicionális projektmenedzsment az ez alapján kialakítandó költség-, ütem- és erőforrás terv létrehozásában a projekt darabolása, kisebb egységekre bontása segítségünkre lehet.
Erre szolgál a Work Breakdown Structure (WBS), azaz a feladatlebontási struktúra.
A WBS alapján megállapítható az egyes feladatok erőforrás- és költségigénye, illetve lehetővé válik az ezek alapján meghatározható feladatok (activity) időbeli ütemezése is. A két legfontosabb erőforrás gyakran az élő munkaerő és a pénz. Az erőforrás-tervezés során tehát meg kell határozni minden egyes részfeladat esetében a várható munka- és költségráfordítás nagyságát.
A scope
A többek közt WBS segítségével tisztázott scope vagy hatókör-meghatározás tartalmazza, hogy mire irányul a projekt, vagyis mit fog megvalósítani. A scope-ból tehát kiderül, milyen termék, szolgáltatás vagy eredmény tartozik a projekt hatókörébe.
A scope a projektterv elemei közül az egyik legjelentősebb, ezért a projektterv szívének is nevezhetjük. Képzéseinken mindig hangsúlyozzuk, hogy a projekt célja és hatóköre, nem keverendő. A cél egy rövid pár mondatos leírás, ami megfogalmazza a projekt indításának okát, míg a hatókör ún. munkacsomagokat, követelményeket, leszállítandó listát tartalmaz.
A scope abból a szempontból is alapvető fontosságú, hogy a megrendelő és a többi érdekelt fél közötti kommunikációs zavarokat képes elhárítani, tehát segít a feladat közös értelmezésében.
A projektterv további fontos elemei
Kockázatelemzés
Ennek során számba kell venni a projekt megvalósulását akadályozó (veszélyek), vagy épp elősegítő (lehetőségek) potenciális tényezőket, illetve az ezek elhárítását, vagy elősegítését célzó lehetséges megoldásokat, akciókat.
Minőségmenedzsment
A minőségmenedzsment során cél, hogy a projekt eredménye minden szempontból megfeleljen a megrendelő elvárásainak. A minőségmenedzsment fókusza kettős:
- egyrészről, hogy a projekt végrehajtása közben megelőzze, illetve javítsa a projekt eredményeként létrejövő produktum esetleges hibáit,
- másrészről a projekt folyamatainak minőségbiztosítása, azaz a tervek szerinti végrehajtatásának biztosítása.
Kommunikációs terv
Ez a dokumentum a projekt résztvevői közötti kommunikáció hatékony lebonyolítását szolgálja. Célja a felek közötti kommunikációs folyamatok egyértelműsítése, illetve hogy valamennyi érintett hozzáférjen a projekt kivitelezéséhez szükséges információkhoz.
Néhány projektterv minta, kész projekttervek
Annak érdekében, hogy a projektterv fogalmával most ismerkedő olvasókat segítsük, az alábbiakban hivatkozunk néhány egyszerűbb, idevágó oldalt. Ezeken a honlapokon számos különböző projektterv sablon, illetve projektterv vázlat érhető el magyar és angol nyelven.
- Minta projektterv 2007 (magyar nyelven)
- 48 különféle projektterv sablon (angolul)
- 30+ projektterv minta (angolul)
- Projektterv sablonok Microsoft Wordhöz (angolul)
Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!
Szeretne többet megtudni a hagyományos, vagy akár agilis projekttervezéssel kapcsolatban? Esetleg egyéb, projektmenedzsmenttel kapcsolatos kérdése van? Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérjen ingyenes konzultációt!
Designabc