A projektasszisztens feladatai

2020-09-23
ProMan Consulting
A projekt asszisztens feladatai szerteágazóak.

A projektasszisztens feladatai

A projektasszisztens feladatai szerteágazóak, az adminisztratív feladatok éppúgy beletartozhatnak, mint az, hogy a projektasszisztens feladatokat priorizál. De számos szervezési, kommunikációs, pénzügyi és egyéb tevékenységet is felölel a projektasszisztens feladatköre. 

A projektasszisztens jelentése: mi a szerepe a projektben? 

A projektasszisztens feladatai széleskörűek, ide tartozik egyebek mellett:

  • a projektmenedzser támogatása,
  • a projekttel kapcsolatos szervezési, kommunikációs és pénzügyi teendők elvégzése,
  • a projekt kapcsán felmerülő adminisztív feladatok elvégzése. 

A projektasszisztens kifejezés jelentése tehát korántsem egy szimpla titkár vagy titkárnő szerepét fedi le, sokkal inkább a projektmenedzsment folyamatának szürke eminenciása. A jó projektasszisztens a háttérben marad, mégis a projekt megvalósításának motorja. Munkája nem túlságosan szembetűnő – tevékenységének hiánya annál inkább. 

A projektasszisztens feladatai

Mivel a projektasszisztens feladatai sokrétűek, a fentiekben alkalmazott tagolásnak megfelelően soroljuk fel ezeket az alábbiakban is. 

A projektvezető támogatása

A projekt asszisztens feladatköre az adminisztratív feladatokat is tartalmazza.

A projektasszisztens munkaköri leírása kiemelt helyen tartalmazza ezt a tevékenységet. Nem véletlenül: a projektasszisztens a projektvezető jobb keze, így ebbe a feladatkörbe nagyon sok minden beleférhet. Gyakorlatilag minden olyan tevékenység idetartozik, amelynek elvégzésére a projektmenedzser felkéri a projektasszisztenst. 

A projektasszisztens feladata például a projektülések anyagainak előkészítése, sokszorosítása és a projekt résztvevőihez történő eljuttatása. Ezen túl az előre nem látható, ad-hoc jellegű teendők jelentős részét is a projektasszisztens végzi el. Ezek gyakran előre nem látható történések, helyzetek menedzselését, megoldását jelentik. Ebből – és a projekt egészét érintő sokféle tevékenységből – adódóan a projektasszisztens általában jól képzett, rutinos, komoly szakmai múlttal rendelkező “régi motoros”. 

A projektasszisztens feladatai a szervezést illetően

  • A projekttervezéstől a lezáráson át a kiértékelésig a projektcélok megvalósításán dolgozik

A projektasszisztens – egy hasonlattal élve – a fedélzetmesterhez hasonlóan már akkor a hajó fedélzetén van, amikor az még a kikötőben várja az indulást. Az út végén pedig az utolsó között hagyja el a fedélzetet. Az asszisztens a projekt tervezésében éppen úgy részt vesz, mint megvalósításban, illetve a projekt lezárását követő kiértékelésben. 

  • Koordinálja a projektben részt vevő tagok munkáját

A projektasszisztens minden munkatárs, minden egyes tag feladatait és munkáját ismeri. Naprakész információkkal támogatja őket a munkavégzésében, tevékenységük összehangolásában. Ilyen értelemben úgy tevékenykedik, mint egy projektkoordinátor.

  • Feladatokat priorizál és delegál

A projektasszisztens begyűjti és feldolgozza a projekt megvalósítása során keletkező információkat. Ezek alapján a projektvezető utasításaival összhangban rangsorolja az elvégzendő, de gazdátlan feladatokat. Amennyiben szükséges, a megfelelő projekttag részére delegálja ezeket. 

  • Nyomon követi a projektfeladatokat, -határidőket és figyelmeztet rájuk

Mint már említettük, a projektasszisztens tökéletesen átlátja a projektet, és ez vonatkozik a projekten lefektetett határidőkre is. A projektasszisztens reszortja a feladatok státuszának, határidejének követése, ha indokolt, a felelősök figyelmeztetése, a határidők számon kérése is. Szükség esetén pedig a projektvezető értesítése. 

  • Részt vesz a projekthez kapcsolódó események, rendezvények előkészítésében és megszervezésében

Segít a projekthez kapcsolódó rendezvények, például: 

    • projekttalálkozók,
    • belső vagy külső meetingek, 
    • munkaebédek, tárgyalások,
    • prezentációk, 
    • beszámolók, sajtótájékoztatók stb. előkészítésében és lebonyolításában.

A projekt asszisztens feladatai a kommunikáció terén

  • Kapcsolattartás a külső partnerekkel és a belső munkatársakkal

A külső partnerek naprakész tájékoztatása a projekt állásáról, továbbá a belső munkatársak tevékenységének és a külső partnerek munkájának összehangolása. 

  • A projekt résztvevőinek informálása, tájékoztatása

A projekt zökkenőmentes megvalósításához nélkülözhetetlen információk, dokumentumok, e-mailek stb. továbbítása. Ha egy részleg vagy munkatárs nem fér hozzá egy fontos információhoz vagy háttéranyaghoz, vagy nem találja az erről szóló e-mailt, általában a projektasszisztens az, aki ismeri a keresett információ forrását, helyét. 

A fentieken kívül idetartozik minden olyan feladat, illetve az ezekben való részvétel, amely:

  • a projekt bemutatását, eredményeinek széles körű közlését segíti, 
  • a projektben előírt tájékoztatási feladatokkal függ össze. 

A projektasszisztens pénzügyi feladatai

A projekt asszisztens munkaköri leírás tartalmazza a projekt asszisztens feladatait.

A projektasszisztens:

  • részt vesz a pénzügyi tervezésben,
  • a források felkutatásában,
  • ellenőrzi a számlákat, kifizetéseket, 
  • kapcsolatot tart a pénzügyi osztállyal és a könyveléssel. 

A projektasszisztens és az adminisztratív feladatok

A projektasszisztens feladata a projekthez kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátása is. Ennek megfelelően pontosan ismeri a projektadminisztrációs feladatokat és személyesen is részt vesz ezek elvégzésében. 

A projektasszisztens feladatköre az adminisztratív teendők kapcsán:

  • a projekthez kapcsolódó adminisztratív és dokumentációs teendők összefogása, koordinálása,
  • tevékenységi jelentések, teljesítéseket igazoló iratok összegyűjtése, teljesítési igazolások előkészítése, 
  • munkaidő-kimutatások archiválása, 
  • projekttalálkozók, meetingek, értekezletek adminisztrálása, jegyzőkönyvek vezetése, emlékeztetők, feljegyzések készítése, 
  • tevékenységi jelentések, összegzések, riportok készítése, 
  • kimutatások készítése, az erőforrások nyilvántartása, szükség esetén részvétel a kontrollingban és a nyomon követésben.
A projekt asszisztens feladata a projektvezető támogatása.

A projektasszisztens feladatkör betöltéséhez szükséges kompetenciák

  • szervezőkészség,
  • jó kommunikációs készség, 
  • adminisztrációs feladatok terén megszerzett szakmai tapasztalat, 
  • digitális kompetenciák,
  • csapatmunkára való képesség, 
  • önálló munkavégzés, 
  • kiváló koncentrációs, figyelemösszpontosító képesség,
  • átlagon felüli problémamegoldó készség, 
  • kiemelkedő stressztűrő képesség. 

A projektasszisztens tehát egy kulcsfontosságú pozíció a hatékony projektmenedzsment, a projekt eredményes megvalósítása szempontjából. Miközben számos terhet levesz a projektvezető válláról, tisztában van a projekt egészével és mindenkinél jobban átlátja a projekt részleteit. Jó projektasszisztens nélkül nincs sikeres projekt. 

Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!

Szeretne többet megtudni a projekttervezéssel vagy az projektmenedzsment szerepekkel kapcsolatban? Esetleg egyéb, projektmenedzsmenttel kapcsolatos kérdése van? Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérjen ingyenes konzultációt!

No comments

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

4 + 12 =