A projektasszisztens feladatai

A projektasszisztens munkaköri leírása kiemelt helyen tartalmazza ezt a tevékenységet. Nem véletlenül: a projektasszisztens a projektvezető jobb keze, így ebbe a feladatkörbe nagyon sok minden beleférhet. Gyakorlatilag minden olyan tevékenység idetartozik, amelynek elvégzésére a projektmenedzser felkéri a projektasszisztenst. 

A projektasszisztens feladata például a projektülések anyagainak előkészítése, sokszorosítása és a projekt résztvevőihez történő eljuttatása. Ezen túl az előre nem látható, ad-hoc jellegű teendők jelentős részét is a projektasszisztens végzi el. Ezek gyakran előre nem látható történések, helyzetek menedzselését, megoldását jelentik. Ebből – és a projekt egészét érintő sokféle tevékenységből – adódóan a projektasszisztens általában jól képzett, rutinos, komoly szakmai múlttal rendelkező “régi motoros”. 

A projektasszisztens feladatai a szervezést illetően

• A projekttervezéstől a lezáráson át a kiértékelésig a projektcélok megvalósításán dolgozik

A projektasszisztens – egy hasonlattal élve – a fedélzetmesterhez hasonlóan már akkor a hajó fedélzetén van, amikor az még a kikötőben várja az indulást. Az út végén pedig az utolsó között hagyja el a fedélzetet. Az asszisztens a projekt tervezésében éppen úgy részt vesz, mint megvalósításban, illetve a projekt lezárását követő kiértékelésben. 

• Koordinálja a projektben részt vevő tagok munkáját

A projektasszisztens minden munkatárs, minden egyes tag feladatait és munkáját ismeri. Naprakész információkkal támogatja őket a munkavégzésében, tevékenységük összehangolásában. Ilyen értelemben úgy tevékenykedik, mint egy projektkoordinátor.

• Feladatokat priorizál és delegál

A projektasszisztens begyűjti és feldolgozza a projekt megvalósítása során keletkező információkat. Ezek alapján a projektvezető utasításaival összhangban rangsorolja az elvégzendő, de gazdátlan feladatokat. Amennyiben szükséges, a megfelelő projekttag részére delegálja ezeket. 

• Nyomon követi a projektfeladatokat, -határidőket és figyelmeztet rájuk

Mint már említettük, a projektasszisztens tökéletesen átlátja a projektet, és ez vonatkozik a projekten lefektetett határidőkre is. A projektasszisztens reszortja a feladatok státuszának, határidejének követése, ha indokolt, a felelősök figyelmeztetése, a határidők számon kérése is. Szükség esetén pedig a projektvezető értesítése. 

• Részt vesz a projekthez kapcsolódó események, rendezvények előkészítésében és megszervezésében

Segít a projekthez kapcsolódó rendezvények, például: 

• • projekttalálkozók,
  • belső vagy külső meetingek, 
  • munkaebédek, tárgyalások,
  • prezentációk, 
  • beszámolók, sajtótájékoztatók stb. előkészítésében és lebonyolításában.

A projekt asszisztens feladatai a kommunikáció terén

• Kapcsolattartás a külső partnerekkel és a belső munkatársakkal

A külső partnerek naprakész tájékoztatása a projekt állásáról, továbbá a belső munkatársak tevékenységének és a külső partnerek munkájának összehangolása. 

• A projekt résztvevőinek informálása, tájékoztatása

A projekt zökkenőmentes megvalósításához nélkülözhetetlen információk, dokumentumok, e-mailek stb. továbbítása. Ha egy részleg vagy munkatárs nem fér hozzá egy fontos információhoz vagy háttéranyaghoz, vagy nem találja az erről szóló e-mailt, általában a projektasszisztens az, aki ismeri a keresett információ forrását, helyét. 

A fentieken kívül idetartozik minden olyan feladat, illetve az ezekben való részvétel, amely:

• a projekt bemutatását, eredményeinek széles körű közlését segíti, 
• a projektben előírt tájékoztatási feladatokkal függ össze. 

A projektasszisztens pénzügyi feladatai