Miért fontos a kompetenciamérés a projektmenedzsmentben?
Sok szervezet fizetett már kemény tanulópénzt azért, mert projektmenedzsereit kompetenciamérés nélkül olyan mélyvízbe dobta, ahol szakemberei kellő tudás és tapasztalat híján csak fuldokoltak, ezzel halálra ítélve fontos projekteket. Pontosan ezért értékelődött fel a kompetenciák mérésének és fejlesztésének szerepe. A lelkiismeretes vállalatok nem sajnálnak pénzt és időt szánni ezekre a kulcsfontosságú folyamatokra az a eredményesség érdekében. Cikkünkben most azt fogjuk megnézni, hogy mi is az a kompetenciamérés? Miért előnyös a cégek számára? És milyen módszerekkel mérhetjük fel, hogy egy projektmenedzser alkalmas-e projektsikerek elérésére?
Mi az a kompetenciamérés?
A kompetenciának többféle jelentése van. Az egyik értelmezés szerint jogosultságot, illetékességet, hatáskört jelent. Egy másik megközelítés szerint pedig utalhat hozzáértésre, alkalmasságra, szakértelemre is.
Amikor kompetenciamérésről beszélünk, akkor a projektek kapcsán az utóbbi értelmezést kell használnunk.
Ez magába foglalhatja, hogy az adott területen:
- a szakember mekkora tudással, milyen ismeretekkel rendelkezik
- milyen kognitív és gyakorlati képességei vannak
- milyen az attitűdje
- milyenek az érzelmei
- mik az értékei
A kompetencia tehát az ismeretek, a képességek, a karakter és meta-tanulási képességek összessége.
A kompetenciáról itt írtunk korábban részletesebben
Miért fontos a kompetenciamérés?
Egy projekt lehet akármilyen jól kigondolt, megfelelően finanszírozott, dolgozhatunk a legjobb szakértőkkel és tanácsadókkal, ha nincs meg a megfelelő koordináció, nem fogunk sikereket elérni. Nem lesz tartható az ütemterv, a költségvetés, minőségi problémák fognak adódni. Minél nagyobb és összetettebb egy projekt, annál kritikusabbá válik ez az átfogó irányítási funkció. Egy projektmenedzsernek széles készség palettára és komplex személyiségprofilra van szüksége.
A projektmenedzsment képességek megszerzése és tökéletesítése évekig tartó tanulást, gyakorlást, fejlődést igényel. Bizonyos kompetenciák megszerzése és fejlesztése csakis projektkörnyezetben lehetséges és a növekedéshez folyamatos visszajelzések is szükségesek.
A kompetenciamérés és fejlesztés célja, az üzleti és projektsikerek támogatása. A cégeknek egyrészt fel kell mérniük az új jelölteket, másrészt a csapattagok kompetenciájának vizsgálatára is szükség van időről időre.
Meg kell vizsgálniuk, hogy:
- A projektmenedzsment készségeket hatékonyan alkalmazzák-e?
- A képzésekbe, coachingba és fejlesztésbe történő befektetés megtérül-e a teljesítmény szempontjából?
Milyen kompetenciákkal kell rendelkeznie egy sikeres projektmenedzsernek?
A projektmenedzseri kompetenciákat a tudás, a tapasztalat és személyiségjegyek együttese adja.
Tekintsük most át, hogy miként is néz ki ez a gyakorlatban!
I. A tudás, ismeretek legfontosabb területei
1. Általános vezetői képességek
Ide tartozik minden olyan ismeret, amelyre a munka során vezetői pozícióban szükség lehet. Többek között:
- a tárgyalási készségek
- a kommunikáció
- a csapatépítés
- egyéb humánerőforrás-gazdálkodási készségek stb.
2. Projektmenedzsment területekre vonatkozó ismeretek
Ez alatt a projektek során használt eszközöket értjük, így:
- a projekt hatókörének kezelését
- a határidők betartását
- a projektköltségek menedzselését stb.
3. Iparág specifikus menedzsment ismeretek
Ez tartalmazza az alábbiakat:
- életciklus menedzsment
- termékfejlesztési módszertanok
II. Az igazolt tapasztalat kompetencia területei
Ennek megértéséhez fontos tudni, hogy a sokéves tapasztalat még nem garancia a jó kompetencia értékelésre.
Milyen tényezőket kell megvizsgálni?
- eddig elért eredmények
- projektmenedzsmenttel töltött órák
- az irányított projektek mérete és komplexitása
- független referenciák
III. Személyiség aspektusok
A kompetenciák közül a személyiség területeknek fontos szerepe van. Alapvetően két fontos részt különíthetünk el.
1. Képes vagyok megtenni attitűd
Ezekhez a személyiség jellemzőkhöz tartozik:
- az önbizalom
- a proaktív hozzáállás
- az alkalmazkodóképesség
- a nyitottság
- a lelkesedés
- az integritás
2. Csapatvezetési képességek
Ilyen lehet például:
- a kommunikációs készség
- a motiváló erő
- a befolyásolási képesség
Kompetenciamérés a gyakorlatban
Minden szervezet és minden projekt más és más, ennek megfelelően van szükség a fontos kompetenciák mérésére is.
Tekintsük most át azokat az alap kompetenciákat és tulajdonságokat, amelyek szükségesek a megfelelő projektmenedzser kiválasztásához, valamint a későbbiekben a szakemberek értékeléséhez.
Ez egy jó alap, hogy megtaláljuk még a legkritikusabb projektekhez is a legképzettebb projektmenedzsereket.
A lista szerinti kompetenciamérést könnyedén társíthatjuk a viselkedés alapú interjúkkal.
Kompetencia | Mit keresünk? | A kompetenciamérés metódusa |
|---|---|---|
TUDÁS, ISMERET | Magában foglalja a jelölt szakmai elképzeléseinek, módszereinek, gyakorlatának és szókincsének tesztelését. Minden esetben szükség van arra, hogy a leendő projektmenedzser tényleges múltbéli példákat hozzon tapasztalatainak igazolására. | |
ÁLTALÁNOS MENEDZSMENT | ||
Vezetői képesség | ||
Józan ítélőképesség | A projekt üzleti céljának ismerete és az ezzel kapcsolatos döntések meghozatalának képessége. | Egy elképzelt forgatókönyv felvázolása abban a szituációban, ha a projekt során az idő, pénz vagy minőség hármas egyik eleme sérülne. |
Vízió, jövőkép | Képes egy szervezet vízióját projektvízióvá alakítani. | A jelöltnek el kell magyaráznia, hogy a projekt végső célja hogyan illeszkedik be a szervezet üzleti modelljébe és víziójába. |
Megfelelő iránymutatás | Annak képessége, hogy a szoros ütemterv és az akadályozó tényezők ellenére is sikerre vigye a projektet. | A jelentkezőnek be kell mutatnia, hogy honnan indult a projekt, hol tart jelenleg és hová tart. |
Coach vagy mentor csapat | A csapat erősségeinek és gyengeségeinek pontos ismerete.
A csapattagok képességeinek használata oly módon, hogy kiegészítsék és támogassák egymást.
Folyamatos visszajelzés a projektben résztvevők és a csapattagok felé. | A pályázónak fel kell vázolnia, hogyan miként motiválja a csapatát és hogyan teremt kapcsolatot a projekt egyéb résztvevőivel. |
Probléma- és konfliktuskezelés | Az ellenállás felismerésének és leküzdésének képessége.
Probléma helyett megoldás fókusz. | A leendő projektmenedzsernek be kell számolnia, hogy milyen problémamegoldó modelleket és stresszkezelési technikákat használ, és ezeket példákkal is alá kell támasztania. |
Hatékony döntéshozatal | Képes azonosítani a legfontosabb kérdéseket és problémákat, és kiválasztani a legjobb megoldást az alternatívák közül.
Időben tud az üzleti céloknak megfelelő döntéseket hozni. | Egy elképzelt forgatókönyv alapján annak megállapítása, hogy a jelölt milyen megközelítés alapján hoz döntéseket, figyelembe veszi-e a tényeket és a véleményeket, bemutatja-e a szponzornak a lehetőségeket, dokumentálja-e a meghozott döntéseket, és nyomon követi-e a végrehajtást. |
Kommunikáció | Képes a feladatokkal, tervekkel, ütemtervvel, stratégiákkal és szervezeti struktúrával kapcsolatos információk átadására a projektben érdekelt felek számára. | A jelentkező által használt kommunikációs tervek leírásának ellenőrzése. A jelölt a kommunikáció formáját és időzítését a célközönséghez igazítja-e? Megerősíti-e a küldött és kapott információk pontosságát? Tesznek-e fel nyomon követő kérdéseket? |
Tárgyalás | Mindenki számára előnyös megállapodások megkötésének képessége. | Játsszunk el egy képzeletbeli forgatókönyvet a jelölt tárgyalás metódusának azonosítására. Inkább érdekeket képvisel, mint pozíciókat? Előnyös megállapodásra törekszik? |
Csapatépítés | Képes bátorítani és képessé tenni az embereket arra, hogy csapatként dolgozzanak együtt a projekt megvalósítása érdekében. | Kérjük meg, hogy mondjon példákat a múltban alkalmazott csapatépítő tevékenységekre. Megosztja-e a jelölt a vezetési feladatokat a csapattal? Kihirdeti-e a csapat eredményeit? |
PROJEKTMENEDZSMENT | Az alapvető projektmenedzsment folyamatok, módszertanok, eszközök és technikák ismerete, valamint ezek szervezethez történő adaptálásának képessége. | Mintaprojekt felvázolása annak érdekében, hogy a jelölt bemutathassa projektmenedzsment képességeit, így például a projekttervezést, a költség-haszon elemzést, a problémamegoldást, a kockázatkezelést. |
IPARÁGI MENEDZSMENT | A szervezet iparágában használt alkalmazások magas szintű ismerete. Képesség a projektmenedzsment folyamatok hozzáigazítására a szervezet termékéletciklusához. | A jelölt magyarázza el, vázolja fel, hogy miként igazítaná a projektmenedzsmentet a konkrét alkalmazási területhez. |
IGAZOLT TAPASZTALAT | A pályázónak konkrét példákon keresztül kell bemutatnia eddig elért sikereit, valamint azt, hogy ezeket miként ismerték el az érdekeltek. | |
Projekttapasztalat | Annak képessége, hogy akár problémás csapatokat és projekteket is tud irányítani és sikerre vinni.
Alkalmas az ügyfél és a projektcsapat közötti interakciók irányítására. | Példákon keresztül vázolja, hogy milyen korábbi tapasztalatokkal rendelkezik. Ennek nyomán vegyük fel a kapcsolatot a referenciaként megadott személyekkel. |
SZEMÉLYES JELLEMZŐK | A jelölt viselkedésének tesztelése projekt környezetben forgatókönyvek, szerepjátékok vagy vezetői értékelés segítségével. | |
Személyiségjegyek | Jól tud alkalmazkodni helyzetekhez és a folyamatos változások során mindenki elvárásait kezelni.
Képes nemet mondani.
Nyugodt tud maradni nagy nyomás alatt is.
Képes felelősséget vállalni a kudarcokért. | Kérjünk példákat a vállalások betartására, beleértve a kollégáknak tett ígéreteket is. Szerepjátékkal szimuláljunk stresszes helyzeteket. Figyeljünk a beszélgetés nyelvezetére, a kommunikációra, a kölcsönös tiszteletre. |
Csapattagok vezetésének képessége | Képes elnyerni az érdekelt felek bizalmát és tiszteletét.
Alkalmas a projekt sikeréhez szükséges döntések befolyásolására. | Alkalmazzunk forgatókönyvet annak meghatározására, hogy a jelölt hogyan lép kapcsolatba a projekt érdekelt feleivel. Kivel, hogyan kommunikál?
Hiteles marad-e, függetlenül attól, hogy kivel beszélget?
Hogyan kezeli az elvárásokat? Mennyire képes meghallgatni másokat? |
Összefoglalva
A kompetenciamérés segít megállapítani, hogy a leendő – vagy már egy aktuális projekten dolgozó – projektmenedzser rendelkezik-e a szükséges tudás, tapasztalat és személyiségjegyek azon kombinációjával, amely elengedhetetlen az üzleti sikerek eléréséhez. Azzal, hogy a szervezetek képesek kiválasztani a projekthez megfelelő projektmenedzsert, minimalizálni tudják a kudarcokat, és képesek maximalizálni a projekt megtérülését.
Amennyiben Ön is fontosnak a kompetenciák terén a folyamatos fejlődést, jelentkezzen projektvezetői kompetencia fejlesztő képzésünkre!
Designabc