Integrált projekt- és projektportfólió-menedzsment érettség fejlesztés IT rendszer bevezetéssel

A projektet nagyobb szakaszokra bontottuk, amelyek között iteratív megközelítéssel dolgoztunk a szállítandó eredménytermékeken. A fejlesztési folyamatok több egyeztetést és iterációt igényeltek szoros együttműködésben a megbízóval. A szervezet felkészítése érdekében az új funkciók fokozatos bevezetése mellett döntöttünk.

A projekt kezdeti fázisában szemléletformáló oktatást tartottunk a szervezet kulcsszereplői számára, amely során bevezettük őket a projektmenedzsment (PM) és projektportfólió-menedzsment (PPM) alapjaiba. A képzések célja az volt, hogy a résztvevők közös nyelvezetet építsenek, megismerjék a modern projektmenedzsment elméletét, eszközeit és technikáit, amelyek támogatják a szervezet növekedéséből fakadó fakadó kihívások hatékony kezelését. A képzések során külön hangsúlyt fektettünk a PPM koncepcióira, amely nemcsak az egyes projektek kezelését, hanem a teljes projektportfólió áttekintését és optimalizálását is magában foglalta.

Az oktatások után workshopokat és interjúkat szerveztünk, amelyek során az új PM és PPM folyamatok részleteinek kidolgozása zajlott. Ezek az alkalmak lehetőséget biztosítottak arra, hogy az érintettek ötleteihez és a szervezet illetve vezetés igényeihez igazítsuk a folyamatokat, és olyan rendszereket alakítsunk ki, amelyek nemcsak elméletben, hanem a gyakorlatban is jól működnek.

Az első közös alkalmak során azonosítottuk és definiáltuk a szervezeten belüli projektszereplőket és azok felelősségeit. Az új szerepkörök közé tartozott a PMO (Project Management Office) és a Portfólió Bizottság (PPB) is.

• PMO: Ennek a szervezeti egységnek az volt a feladata, hogy segítse a projektmenedzsment folyamatát megértetni szervezettel, támogassa a projektvezetőket, és biztosítsa a kialakított projektfolyamatok betartását. A PMO további feladata volt, hogy nyomon kövesse a projektek státuszát és jelentéseket készítsen a vezetőség számára, valamint a PPB üléseket előkészítse.
• Portfólió Bizottság: A PPB feladata az volt, hogy havi rendszerességgel felülvizsgálja a futó projekteket, meghatározza az új projektigények prioritását, valamint döntéseket hozzon a projektportfólióval és a finanszírozással kapcsolatban.

A következő lépésben azonosítottuk a szervezeti projektkategóriákat azok komplexitása alapján. Minden projektkategóriához külön, de ugyanarra a logikai ívre épülő, csak részletezettségükben eltérő PM és PPM folyamatokat hoztunk létre. Ezek magukban foglalták az egyes lépések részletezését, a feladatok és felelősségek pontos meghatározását, valamint a kötelezően használandó projektdokumentáció azonosítását is. Fontos célunk volt, hogy a kis, egyszerű projektektől a nagy, komplex programokig minden kategória egyértelmű, követhető iránymutatásokkal rendelkezzen. A kategóriák alapján történő kezelés biztosította, hogy a projektek méretüktől és összetettségüktől függően a megfelelő erőforrásokat és figyelmet kapják. A projektdokumentáció tartalmát és formai követelményeit is ezen ponton dolgoztuk ki.

Ezt követően a következő fókuszpontunk a projektpriorizálás pontozási módszertanának kialakítása volt. Ez a rendszer a projektek üzleti értéke, stratégiai célokhoz való illeszkedése és erőforrásigénye alapján értékelte a projekteket. A módszertan lehetőséget adott arra, hogy a szervezet megfelelően priorizálja a projekteket a rendelkezésre álló kapacitások és a szervezet stratégiai céljai alapján, illetve, hogy az éves stratégiatervezés és a projektportfólió, valamint a projektötletek összehangoltan legyenek kezelve.

A folyamatok és az eszközök kialakítása után a PPB megkezdte rendszeres működését, havi üléseket kezdett tartani, amelyek során rendszeresen áttekintették a futó projekteket és az új projektjavaslatokat. A havonta esedékes alkalom kellő lehetőséget biztosított arra, hogy időben reagáljanak az esetlegesen felmerülő problémákra, és szükség esetén új projekteket emeljenek be a portfólióba.

A PPB funkció működésének megkezdésével egy időben pedig több kiválasztott pilot projekttel kezdtük el tesztelni a kialakított projektfolyamatok erősségeit és hiányait, amely visszajelzések alapján a folyamatok és a kapcsolódó szabályozási dokumentáció frissítésre került.

Ezt követően minden új projekt már a kialakított rendszerben kezdte meg a működését, aminek a rendszer elindulásának támogatása és kísérése is megbízásunk része volt. A projektvezetők számára egy PM mentoring programot indítottunk, amely heti rendszerességgel lehetőséget biztosított a projektvezetők számára, hogy személyes kérdéseikkel és kihívásaikkal forduljanak hozzánk. Ebben a folyamatban a projektvezetők folyamatos támogatást kaptak a napi munkájuk során felmerülő PM problémák megoldásához, valamint a módszertanok és eszközök hatékony alkalmazásához.

A projekt záró szakaszában, a folyamatok finomhangolása és a működés megkezdése után, felmerült az igény egy egységes IT rendszer bevezetésére, amely a projektmenedzsment és projektportfólió menedzsmentet funkciókat integráltan képes támogatni.

• Specifikálás: Az előzetesen kidolgozott szabályzatok és folyamatok alapján megkezdtük az IT rendszer követelményeinek specifikálását. Ez magában foglalta azokat a funkciókat, amelyek elengedhetetlenek voltak a projektportfólió kezeléséhez, a projektkategóriák nyomon követéséhez és a státuszjelentések automatizálásához.
• Döntéstámogató elemzés: A lehetséges IT megoldásokat elemzés alá vontuk, és javaslatot tettünk a legmegfelelőbb rendszer kiválasztására. Az elemzés során figyelembe vettük a szervezet egyedi igényeit, a rendszer könnyű integrálhatóságát a meglévő IT infrastruktúrába és architektúrába, valamint annak a skálázhatóságát, testreszabhatóságát.
• Bevezetés: Miután a döntés megszületett a választott rendszerről, koordináltuk a rendszer bevezetését, beleértve a tesztelést, a felhasználók betanítását és az éles üzembe helyezést is. Az IT rendszer segítségével a szervezet képes lett a projektportfólió teljes körű menedzselésére, a projektek teljesértékű dokumentálására és a projektek és a projektportfólió hatékony nyomon követésére, riportálására.