Agilis érettség felmérése és agilis termékcsapat indítás megvalósíthatóság vizsgálata nagyvállalati környezetben
Agilis érettség felmérése és agilis termékcsapat indítás megvalósíthatóság vizsgálata nagyvállalati környezetben
Iparág: Energetika/Informatika
Célok, vezetői összefoglaló
Megbízói háttér és környezet
A megbízó egy közép-európai központtal rendelkező, magyarországi nagyvállalat, amely a régió egyik legjelentősebb energetikai és ipari szereplője. A társaság több tíz országban van jelen, több ezer munkavállalót foglalkoztat, és tevékenysége kiterjed az energiaellátási lánc teljes spektrumára: a kutatástól és kitermeléstől kezdve a feldolgozáson át egészen a végfelhasználói szolgáltatásokig. A magyarországi belső IT szolgáltató a teljes vállalatcsoport számára nyújt informatikai megoldásokat a rendszerfejlesztéstől és -bevezetéstől kezdve az üzemeltetésig.
Az elmúlt években számos akvizíció valósult meg, illetve új piacok felé nyitott a vállalat, mely többek közt az informatikai portfóliót is nagy mértékben bővítette. A szervezetre leginkább a tradicionális projektszemlélet jellemző, azonban az egyes területeteken szigetszerű kísérletezések is elindultak agilis témában. A vezetés felismerte az agilis termékcsapatokban rejlő lehetőségeket, így egy átfogó felmérés elindítása mellett döntött.
Célok, feladatok
A felmérés két különálló igényként indult, azonban az összefüggések és potenciális eredménykapcsolatok, valamint a szűkös rendelkezésre álló idő miatt ezek párhuzamosan valósultak meg:
- Az egyik cél az agilis termékcsapatok kialakítási és elindítási lehetőségeinek felmérése és elemzése volt:
- Meglévő IT portfólió elemzése rövid átfutási idővel, termékcsapat alapítás szempontjából releváns témák feltérképezése
- Koncepcióalkotás az agilis termékcsapatok indítására és felépítésére
- A potenciális agilis termékcsapatokra vonatkozó javaslatok megfogalmazása az alkalmazható módszertanok tekintetében
- Az azonosított termékcsapatok kialakítására és fejlesztésére vonatkozó roadmap-ek meghatározása
- Szervezeti akadályok és szükséges változások azonosítása
- A szakterületi fejlesztési roadmap-eken túl a teljes, globális IT területre vonatkozó fejlesztési roadmapek meghatározása.
- A másik cél a szigetszerűen létrejött kísérleti agilis csapatok érettségének felmérése
- a már részben, vagy teljesen agilis szemlélet, vagy módszertanok mentén működő csapatok azonosítása
- a Megbízóval közösen kiválasztott csapatok érettségének felmérése
- a jó gyakorlatok és fejlesztendő területek azonosítása
- a meglévő agilis csapatok számára fejlesztési javaslatok megfogalmazása
Kihívások, nehézségek
- A megbízó oldali kollégák magas leterheltsége miatt a felmérést és az adatgyűjtést a lehető leghatékonyabban kellett megvalósítani.
- A már meglévő agilis csapatok felmérése során az érintettek támogatást igényeltek az agilis fogalmak, kifejezések azonos értelmezését illetően.
- A felmérés során kiderült, hogy sokkal több csapat kezdett már használni agilis elemeket, mint azt eredetileg a szervezet gondolta, így az elemzésbe bevont csapatok számát a meglévő erőforráskorlátok miatt szűrni kellett.
- Az agilis termékcsapatok kialakítási és elindítási lehetőségeinek felméréséhez egy többszáz adatsort tartalmazó portfóliótábla adta az alapot, így külön fókuszt kellett helyezni az adattisztításra és a különböző elemtípusok (program, projekt, kisebb fejlesztések) kezelésére.
- A felméréseket és elemzéseket rövid, 3 hónapos átfutási idővel kellett megvalósítani, mely a magas megbízó oldali leterheltségek miatt nagyobb rugalmasságot igényelt a csapatunk részéről.
- A szervezeti érintettek nagyon vegyes ismeretekkel rendelkeztek az agilitás tekintetében, így több helyen minioktatások (pl. projekt és termékszemlélet-, vagy tradicionális és agilis megközelítés összehasonlítása) megtartására is szükség volt.
- A fejlesztési feladatokat jellemzően külső fejlesztőcsapatok valósították meg, melyet a koncepcióalkotásnál figyelembe kellett venni.
A feladat megvalósítása
A feladatokat agilis szemlélettel, 2 hetes iterációk és vezetői bemutatók mellett valósítottuk meg, tekintettel arra, hogy a végső átadandó riportok tartalma folyamatosan alakult a felmérések és elemzések megállapításai szerint.
Agilis termékcsapatok kialakítási lehetőségeinek felmérése:
Az agilis termékcsapatok kialakítási és elindítási lehetőségeit felmérő első lépésként vezetői egyeztetés keretében pontosítottuk a célokat, az érintetteket és a vizsgálandó területeket. Ezek alapján a szervezet a portfóliórendszeréből adattáblákat exportált, amik tartalmaztak minden releváns adatot a portfólióelemekkel kapcsolatban. Annak érdekében, hogy az adattáblákat a megfelelő kontextusban tudjuk értelmezni, minden terület portfóliómenedzsereivel interjúk valósultak meg, mely egy első körös szűréshez és adattisztításhoz, valamint az egyes portfólióelemek megfelelő értelmezéséhez szolgáltattak inputot.
Ezt követően a kijelölt érintettekkel vegyes csapatfelépítés (Product Owner, projekt- és portfóliómenedzser/Scrum Master) mellett 2-3 órában egy workshopelőkészítő egyeztetés valósult meg, ahol az általunk adott szempontok szerint a már részünkről előkészített portfólióelemeket vizsgáltuk. Ennek keretében többek közt az elemek megvalósításához szükséges kompetenciákat, a bevonandó területeket, a meglévő csapatméretet, a szállításhoz szükséges kompetenciaterületeket és a fejlesztések jellegét (pl. fix keretek, kockázati szint, prioritások) elemeztük. Az így kialakult már szűrt és előkészített portfólióelemeket csapatunk előkészítette egy workshopra.
A fenti feladatokat követően az előkészítés eredményei alapján bővebb, jellemzően 8-10 fős csapatokkal 1-1 napos workshop került megvalósításra, ahol az egyes elemekkel részletesen foglalkoztunk az alábbiak szerint:
- Fejlesztéshez szükséges és rendelkezésre álló kapacitások és kompetenciák
- Csapatméret
- Becsült átfutási idő
- Lehetséges MVP-k és azok tartalma
- MVP szállítás becsült átfutási ideje
- Kockázatok
- Lehetőségek és quick win-ek
- Igényelt támogatás az agilis szemlélet alkalmazásához
A workshop eredményeket csapatunk feldolgozta, majd az ezt követő iterációkban elkészült a végső riport, mely az alábbi témákat tartalmazta:
- Szakterületi és szervezeti portfóliótérkép
- agilis termékcsapat javaslatok,
- csapatméretek,
- fő célok, fókuszok,
- javasolt keretrendszerek (egyszerű-, vagy skálázott agilitás, Kanbanra épülő megoldások),
- javasolt csapatfelépítés,
- MVP-k és szükséges kompetenciák,
- javasolt szerepkörök,
- value stream alapú lehetőségek,
- szükséges támogatás a bevezetéshez,
- bevezetés javasolt roadmap-jei,
- szervezeti akadályok és azok feloldására javaslatok fejlesztési backloggal és roadmappel.
Agilis érettség felmérése:
A felmérés első lépését összekötöttük az előző pontban írt portfólióelemzéssel, így külön találkozók, egyeztetések nélkül listázhattuk a már agilisan működő csapatokat és információt gyűjthettünk a fejlesztésekről és a működésükről, ami alapján a vezetők kijelölték azokat a csapatokat, akiket bevontunk a felmérésbe.
A felmérés egy interjúval kezdődött, ahol a csapathoz rendelt projektmenedzser, vagy ahol már alkalmazták a szerepkört, Scrum Master információt adott a csapatról, az alkalmazott keretrendszerről és a ceremóniákról.
Az interjút követően a csapatokkal (beleértve a fejlesztőket, az üzleti szereplőket, projektvezetőt, Scrum Mastert és Product Ownert is) egy kb. 2 órás kérdőívkitöltésre kerestünk időpontot, melynek megvalósulását a kérdések azonos és helyes értelmezése érdekében kollégáink személyesen támogatták. A kérdőív egy általunk alkalmazott kérdőív testreszabott változata volt, mely az alábbi dimenziókat vizsgálta:
- Agilis szemlélet és alapelvek
- Csapatdinamika
- Folyamatok
- Szervezeti dinamika és együttműködés
- Termékszállítási képesség
- Üzleti reakcióképesség
- Szervezeti adaptibilitás
- Műszaki kiválóság és fejlődés
Az kérdőív kitöltést követően a csapatok ceremóniáit figyeltük meg, ahol az időkeretekre, a célokra, a ceremóniák előkészítettségére, a ceremóniák tartalmára, az együttműködés módjára és szintjére, az agilis szemlélet alkalmazására, valamint a ceremóniák eredményeire fókuszáltunk.
Ezt követően az eredményeket feldolgoztuk és azokat egy végső riport formájában adtuk át és mutattuk be a csapatok és a szervezet vezetői számára.
A riport többek közt az alábbi területeket mutatta be:
- A vizsgált dimenziók csapat és szervezeti szintű értékei, külön vizsgálva a szerepköri eredményeket is.
- Magasabb és alacsonyabb értékek kiemelése, a ceremónia megfigyelések tapasztalataival kiegészítve.
- Módszertani javaslatok.
- Csapatfejlesztési javaslatok, melyeket párhuzamba állítottunk a termékcsapat felmérés eredményeivel.
- Javasolt fejlesztési roadmap-ek, kiemelten a TOP 3 javítandó területre.
Eredmények
A feladatok megvalósulásával a szervezet egy mély, teljeskörű állapotfelmérést és kapcsolódó akciótervet kapott, mely a vezetők számára a szervezeti stratégia tervezéséhez komoly inputot szolgáltatott. A felmérés eredményei és a javasolt roadmap-ek nyomán a szervezet egy átfogó fejlesztésbe kezdett, ami lehetővé tette további agilis csapatok tudatos és megfelelően előkészített indítását egy hibrid portfólión belül. A fejlesztések kiterjedtek szervezeti folyamatokra, kultúrafejlesztésre, munkatársi képzésekre és development centerekre, valamint beszállítókat és informatikai eszközöket érintő változásokra is.
