Nagyvállalati Demand Management folyamat kialakítása induló skálázott agilis környezetben
Nagyvállalati Demand Management folyamat kialakítása induló skálázott agilis környezetben
Iparág: Energetika/informatika
Célok, vezetői összefoglaló
A projekt célja egy átfogó Demand Management keretrendszer kialakítása volt, amely biztosítja az üzleti igények rendszerezett befogadását, priorizálását és az agilis csapatok fókuszált munkáját. A megvalósítás során tréningek, workshopok, valamint iteratív tervezési mechanizmusok támogatták a folyamat bevezetését és beépülését. Az új rendszer lehetővé teszi a munkafolyamatok átláthatóságát, mérhetőségét és folyamatos fejlesztését, miközben edukációs szerepet is betölt a résztvevők számára. A tapasztalatok alapján a siker kulcsa az iteratív megközelítés és a folyamatos tanulás volt, amelyek elősegítették a változások elfogadását és a fenntartható működés kialakítását.
Megbízói háttér és környezet
A megbízó egy közép-európai központtal rendelkező, magyarországi nagyvállalat, amely a régió egyik legjelentősebb energetikai és ipari szereplője. A társaság több tíz országban van jelen, több ezer munkavállalót foglalkoztat, és tevékenysége kiterjed az energiaellátási lánc teljes spektrumára: a kutatástól és kitermeléstől kezdve a feldolgozáson át egészen a végfelhasználói szolgáltatásokig. A magyarországi központ felelős a vállalat hazai és nemzetközi működésének koordinációjáért, valamint a stratégiai és operatív folyamatok fejlesztéséért, optimalizálásáért.
Az elmúlt évtizedekben a társaság jelentős bővülésen ment keresztül mind bevételek, mind piaci jelenlét szempontjából, amit folyamatos beruházásokkal és akvizíciókkal erősített meg. Ezek a felvásárlások ugyanakkor különböző szervezeti kultúrák, működési modellek és irányítási rendszerek összeolvadását eredményezték, ami a hatékonyság fenntartását komoly kihívássá tette. A növekedési szakasz mérséklődésével a vállalat számára egyre inkább a belső folyamatok egyszerűsítése, az átláthatóság és a működési hatékonyság javítása került előtérbe, amely elengedhetetlenné tette az üzleti és operatív működés átfogó újragondolását.
Célok, feladatok
Az agilis működésfejlesztés egy olyan komplex szolgáltatási kör megvalósításának folyamatait érintette, amely
- több összetett informatikai rendszer magas minőségű együttműködését kívánta meg, amelynek specialistái már régóta részt vesznek ezek fejlesztésében és mély ismeretekkel rendelkeznek,
- a felhasználói igények folyamatos bővülésével a megrendelői igények rendszerezettebb befogadására és az igények közötti együttműködő priorizálásra egy átfogó termékstratégia mentén ad lehetőséget
- három agilis csapat számára lehetővé teszi a backlogból történő folyamatos munkát és az előrehaladás adminisztrációját Azure DevOps felületen
- felgyorsítja a különböző funkciók szállítását és növeli az ezt támogató kommunikáció hatékonyságát
- bemutatja a különböző stakeholderek (beleértve az üzleti, szakterületi érintetteket) számára az új folyamatot és támogatja a bevonódásukat.
A cél röviden egy olyan keretrendszer létrehozása volt, amely az üzleti igények folyamatos befogadását és priorizálását teszi lehetővé, és egyszerre segíti a megvalósító agilis csapatokat a fókuszált megvalósításban megfelelő részletezettségű üzleti igények leírásával és a folyamatosan érkező, illetve a már rendszerben létező igények rendszeres újrapriorizálásával.
Ez a keretrendszer az agilis működésfejlesztés egyik pilléreként szolgált, amely mellett tréningek, csapat-szintű és vezetői szintű eseménysorozatok bevezetése, és a stratégia megvalósulásának utánkövetése támogatta a csapatokat az iteratív, értékszemléletű munka megvalósításában.
A Demand Management keretrendszer kialakítása egyszerre kreatív és edukációs folyamat: felfedi azokat a hiányosságokat, amelyek az üzleti igények befogadását és megvalósítását nehézkessé teszik, épít azokra a már jól működő folyamatelemekre és interakciókra, amelyek léteznek a szervezetben és bevezet új fogalmakat és mechanizmusokat, amelyeknek a meghonosítását rendszeres utánkövetéssel több szinten támogatni kell.
Kihívások, nehézségek
- egy alacsony agilis érettségű szervezetben nagy méretű, komplex, gyors működésfejlesztési igényt kellett megvalósítani
- a csapatok, illetve a stakeholder ökoszisztéma komplexitását, bevonását több tényező is nehezítette, mint például pl. kulturális különbségek, szervezeti határok, külsős fejlesztők
- a szervezeti sajátoságok, tradíciók, megszokott döntéshozási mechanizmusok figyelembevétele az agilis kultúra kialakításakor
A feladat megvalósítása
A projekt első szakaszában agilis bevezető, illetve haladó agilis tervezést érintő tréningek, majd egy workshop-sorozat valósult meg a bázis keretrendszer kialakítására, melyet az Azure DevOps konfigurálása követett. Emellett elkészült a többszintű tervezést lehetővé tevő iterációs terv, az az eseménysorozat rendszer, amely támogatta a keretrendszer működtetését. Ezt követően az agilis eseményeken keresztül coachinggal és egy további fejlesztési teendőket tartalmazó ún. Improvement Backlog segítségével támogattuk a rendszer beépülését és továbbfejlesztését.
Az első szakaszban az agilis működés és tervezés és a skálázott agilis tervezés ismérveit adtuk át elméletben és gyakorlati feladatokon keresztül a kiválasztott szakembereknek.
A második szakaszban egy workshop-sorozat segítségével felmértük, hogy az üzleti igények beérkezésétől a szállításig milyen már létező és még hiányzó fáziselemek vannak, melyek formalizálásával és tudatosításával a szervezet számára elfogadható minőségű folyamatrendszer alakítható ki. Bár a teljes keretrendszer a szállítás minőségi kritériumait is megfogalmazta, első körben az igény-feldolgozás és priorizálás rendszerére fókuszáltunk.
A Demand Management folyamat tehát megjelenítette, hogy:
- mik azok a minimálisan szükséges tényezők, amelyek a keretrendszer elemeit, folyamathatékonyságát meghatározzák, pl. a termékvízió, a termékstratégia, a versenyelőnyt támogató elemek, a piac változásai, a versenytársak tevékenysége, a rendszerkövetelmények, a szervezeti megfelelőségek, jogi megfelelőségek, a bottleneck követelmények, illetve a tervezéssel és a fejlesztéssel foglalkozó csapatok iterációnkénti teljesítménye.
- milyen főbb szakaszokban történik a tervezés az igény befogadásától egészen a PI Planningre kész, ún. PI Ready Backlogig, ahonnan a PI tervezés alkalmával a csapatok saját backlogjaikba válogathatják a munkát. Pl.: Funnel, Product Management Analysis, Product Management Backlog, Business Analysis, PI Ready Backlog
- mik az egyes szakaszok elfogadott szabályai, és az egyes backlogok tartalmáért ki vállalja a felelősséget. Ilyen szabályok főbb kérdései: minek kell történnie az adott szakaszban és milyen eredménnyel elfogadható az adott szakaszban történő munka, vagyis: melyek a főbb tevékenységek, döntéshozási pontok, az elemek feldolgozásának sorrendje, az adott szakaszban használt elemek formátuma, pl. Epic, Feature, Story stb., kik a felelősök és melyik platformon történik a munka, pl. az igényleadásra készített felület, a project management platform, specifikus excel tábla a felhőben, stb.
A harmadik szakaszban workshop-sorozat eredményeképp a Demand Management folyamatot egy Kanban táblában jelenítettük meg, mely nagyvonalakban követte a SAFe (Scaled Agile Framework) ART Kanban keretrendszerét. Ez a Kanban tábla arra szolgál, hogy összekapcsolja a munkát a különböző szintű backlogok között és lehetőséget ad a folyamat működési hiányosságainak feltárására, azok minél gyorsabb kijavítására a folyamat, a „flow” gyorsítására. Ez az elkészített kritériumrendszer szolgáltatta az alapot a csapat által választott Project Management platform pilot működésének elkészítésére is. Ebben a szakaszban bevonásra kerültek további belső szakemberek is, pl. a szervezetben már agilisan dolgozó csapatok tagjai, a csapat üzleti elemzői, kulcsszereplők az agilis csapatokból, akik kérdéseikkel, eddigi projekttapasztalatukkal segítették a rendszer kritériumainak finomítását.
A negyedik szakaszban egy pilot PI planninget készítettünk elő a már kialakított csapatok számára, amelyet az első, kísérleti sprintek követtek. Ez az időintervallum lehetőséget adott arra, hogy gyakorlatban is teszteljük az igénybefogadási és feldolgozási folyamatot. Itt a tapasztalatok azt mutatták, hogy:
- a szervezet még nem teljesen felkészült arra, hogy projektjeit teljes egészében az agilis keretrendszer, az egységes közös priorizálás alapelvei mentén valósítsa meg, sok a párhuzamos elvárás
- a csapatoknak, ugyanúgy, mint a különböző megrendelőknek is hozzá kell szokniuk, hogy az üzleti igények ezentúl egy közös csatornán érkezhetnek csak be a csapathoz,
- fókuszba kell helyezni a Product Management, tehát a tervezésért felelős, döntési jogkörrel rendelkező csapat iteratív tervezési munkájának eseményeit, amellyel a Demand Management folyamatot működtethetik
Az ötödik szakaszban, a tanulságok mentén a csapat elkészítette azt a felületet, amely üzletfeleinek az igényleadás folyamatát érthetően elmagyarázta és azt a kérdőívet, amelynek segítségével megrendelőik megfelelő előkészítettséggel, átgondoltan adhatták le az igényeiket. Megtörtént a vezetői kommunikáció a megrendelők és a csapat felé is, mely bemutatta a változást, az egycsatornás igényleadás folyamatát és megerősítette a csapattagokat abban, hogy nem kötelesek „oldalágról érkező” igényeket befogadni. Ebben a szakaszban kialakításra került az Improvement Backlog, vagyis a folyamatot továbbfejlesztő munkák priorizált gyűjteménye, melynek megvalósítását a csapattal közösen kezdtük el. Ezt a szakaszt az események támogatásával egészítettük ki.
Eredmények
A projekt eredményeként egy átfogó Demand Management keretrendszer került kialakításra, amely lefedte a skálázott agilis termékcsapat minden kulcsfontosságú, agilis tervezéshez szükséges kritériumát, illetve támogató tevékenységünkön keresztül bevezettük az iteratív tervezési mechanizmusokat, eseményeket az induló agilis csapat számára. A keretrendszert úgy alakítottuk ki, hogy a folyamat könnyen utánkövethető, mérhető és továbbfejleszthető legyen, illetve edukációs célokat szolgáljon az újonnan érkező, és az eddig nem agilis szemléletben dolgozó szakemberek számára. A jelenlegi tervek alapján a kialakított Demand Management folyamat kiinduló mintaként is szolgál majd további induló termékcsapatok számára.
Lessons Learned
- Az iteratív tanácsadói megközelítés kulcsfontosságú volt a sikeres megvalósításhoz, mivel lehetőséget adott a folyamatos finomításra és a visszajelzések beépítésére.
- A folyamatok implementációja jelentős ellenállásba ütközött a felsőbb és a megrendelői szinteken, akik megszokták a csapat kiszolgáló típusú működését.
- Az edukációs lehetőségek kulcsfontosságú szerepének erősítése szükséges ahhoz, hogy minden stakeholder felkészülten, rajtra készen vehessen részt a pilot folyamatokban.
